MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO COORDENAÇÃO-GERAL DE AUDITORIA

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1 MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO COORDENAÇÃO-GERAL DE AUDITORIA PROCESSO : 07 UNIDADE GESTORA :Escritório de Representação no Rio de Janeiro OBJETIVO DA AUDITORIA : Tomada de Contas Anual EXERCÍCIO : 2009 Relatório de Auditoria de Gestão nº 07/2010 I - INTRODUÇÃO Em atendimento à determinação contida no Memorandum CISET/008, de 6 de janeiro de 2010, do Secretário de Controle Interno, apresentamos o presente Relatório de Auditoria, que examina os atos e fatos de gestão praticados no período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2009, sob a responsabilidade dos dirigentes da Unidade em referência. 2. Os trabalhos de auditoria interna, nas contas da Unidade, realizaram-se por ocasião do levantamento de Tomada de Contas e foram desenvolvidos in loco, na sede da Unidade Gestora, onde se encontram arquivadas as primeiras vias dos processos de pagamento e os demais documentos que comprovam a execução orçamentária, financeira e patrimonial. 3. Os exames foram efetuados por amostragem, de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. 1

2 II - TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA 4. A Unidade Jurisdicionada realizou, no exercício, despesas no valor nominal de R$ ,08 (três milhões, quinhentos e cinqüenta e seis mil, quinhentos e cinqüenta reais e oito centavos), que correspondem a 0,20 % do montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no exterior. III - RESULTADO DOS EXAMES 5. Não há ocorrência de atos de gestão relacionados aos itens 4, 8, 9 e 15 do anexo IV da DN/TCU nº 103/ Considerando o reduzido quadro de pessoal, o número de unidades a serem auditadas, a equipe de Auditoria verificou a efetiva execução dos 11 contratos vigentes no exercício de 2009 e parte de seus respectivos processos de pagamentos; verificou a gestão de recursos humanos, a gestão de patrimônio e material, ademais de outros controles da unidade, principalmente os relativos à frota de veículos. As ressalvas apontadas pela Auditoria, após a análise dos documentos, foram comunicadas ao Gestor, que tempestivamente apresentou suas justificativas. Parte das justificativas foram acatadas e outras de natureza formal serão objeto de comunicação interna e acompanhamento pelo Controle Interno das medidas necessárias para correção. As ressalvas que, no entendimento do Controle Interno, necessitam de implementação e acompanhamento também por parte do Controle Externo, encontram-se nos capítulos específicos deste Relatório. 7. Com base nos exames realizados na documentação comprobatória dos atos e fatos de gestão, que deram origem ao presente processo, e em cumprimento ao disposto no Anexo IV da Decisão Normativa TCU nº 103/2009, apresentamos as seguintes observações: 2

3 III.1 - Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas (físicas e financeiras) planejados e/ou pactuados, apontando as causas que prejudicaram o desempenho da ação administrativa e as providências adotadas. 8. Os principais objetivos e metas do Escritório de Representação no Rio de Janeiro são apoiar as unidades administrativas do Ministério e da Fundação Alexandre de Gusmão situadas no Rio de Janeiro, bem como zelar pela manutenção e conservação do conjunto arquitetônico do Palácio do Itamaraty do Rio de Janeiro e dos acervos do Museu Histórico e Diplomático, da Biblioteca, da Mapoteca e do Arquivo Histórico do Ministério. 9. O ERERIO gastou, no exercício de 2009, 93% dos recursos disponíveis no Programa de trabalho Administração da Unidade. 10. Com base na análise das despesas realizadas pela Unidade Gestora, constatou-se que os gastos foram realizados visando a atender as atividades inerentes aos objetivos e metas da Unidade. III.2 - Avaliação dos indicadores de gestão utilizados pelas unidades jurisdicionadas para avaliar o desempenho da gestão, quanto à utilidade e mensurabilidade. 11. Constam do Relatório de Gestão os indicadores utilizados pela Unidade para avaliar o desempenho da gestão: i) Taxa de Despesa Realizada, que mede a relação entre o total de despesas realizadas no exercício e o total de recursos aprovisionados e ii) proporção entre as despesas com manutenção e a área física do Palácio do Itamaraty, que relaciona o total das despesas com administração e a área construída do Palácio do Itamaraty. 3

4 12. No entendimento da equipe de Auditoria, os indicadores utilizados não constituem instrumento suficiente para avaliar a eficiência, eficácia e a efetividade da Gestão e/ou do Programa de Trabalho. III.4 - relativo ao item 5 do Anexo IV - Avaliação, por amostragem, da regularidade dos processos licitatórios realizados por UJ, incluindo os atos relativos à dispensa e inexigibilidade de licitação, selecionados pelo Controle Interno com base nos critérios de materialidade, relevância e risco 13. Com relação à assinatura do 2º termo aditivo para prorrogação da vigência do contrato 04/2007, firmado com a empresa Aquim Eventos Culinários Ltda com dispensa de licitação, com base no artigo 24, inciso V, da Lei nº 8.666/93, no valor global de R$ ,00, pelo prazo de 12 meses, prorrogáveis por iguais e sucessivos períodos até sessenta meses, a Auditoria verificou que não consta do processo parecer prévio da Consultoria Jurídica sobre a minuta do aditamento ao contrato assinado em 01 de junho de 2009, em desacordo com o artigo 38, parágrafo único, da Lei 8.666/93. Comentário do Auditado 14. Por falha organizacional, não foi enviado o processo à AGU quando da assinatura do Segundo Termo Aditivo. Comentário da Auditoria 15. A falha apontada revela que persiste falta de organização na realização de processos licitatórios e indica que a Unidade ainda não dispõe de controle eficiente para o acompanhamento e a fiscalização de contratos. A omissão de submeter o processo de aditamento ao contrato à apreciação da Consultoria Jurídica, além de descumprir o 4

5 normativo legal, poderá resultar em assinatura de termos aditivos eivados de erros, com eventuais danos ao Erário. Recomendação 16. Observar fielmente o disposto no artigo 38, parágrafo único, da Lei 8.666/93, quanto à obrigatoriedade de submeter à Consultoria Jurídica as minutas de termos aditivos aos contratos firmados pela Unidade. 17. A Unidade continua a efetuar pagamentos mensais ao Senhor Márcio Moreira Brite, profissional autônomo, relativos à contratação de serviços de manutenção de equipamentos de informática, por dispensa de licitação, com base no artigo 24, inciso II da Lei nº /93. A importância paga ao prestador de serviços anualmente é de R$ ,68 e ultrapassa o valor previsto na lei de licitações para dispensa de licitação. 18. A esse respeito, o Controle Interno, por meio do Memo CISET/159/2009 recomendou à Unidade cumprir com rigor o disposto no artigo 37, inciso XXI, da Carta Magna, e nos artigos 2º e 3º da Lei n /1993, de modo a promover a realização do competente procedimento licitatório para a contratação dos serviços de manutenção da rede de informática da Unidade. Em resposta, a Unidade informou que: O pregão para contratação dos serviços de manutenção da rede de informática será realizada tão logo seja publicada a portaria do arquivista Nelson Calil da Silva, oficializando-o como novo pregoeiro do ERERIO. Entretanto, no exercício de 2009, a Unidade repetiu as mesmas falhas apontadas quando do exame da tomada de contas do exercício 2008, descumprindo a recomendação do Controle Interno. Comentário do Auditado 19. Desde agosto de 2009 foi aberto o processo 19/2009 para realização de 5

6 pregão. Devido á complexidade do assunto e a decorrentes deficiências na elaboração do projeto básico e planilha de custos, houve necessidade de dois cancelamentos. Estaremos, em breve, programando a realização de novo pregão, lembrando que há outros pregões para serem celebrados, como o de fornecimento de combustível para o Escritório. Comentário da Auditoria 20. A justificativa do Gestor não elide a impropriedade. O montante das despesas realizadas pela Unidade ultrapassa o valor previsto para dispensa de licitação, o que caracteriza fracionamento de despesa e fuga do procedimento licitatório. Ademais, conforme mencionado nos parágrafos anteriores, tal impropriedade já foi objeto de auditorias em exercícios anteriores. Recomendação 21. Cumprir fielmente as recomendações do Controle Interno, quanto à obrigatoriedade de realizar processo licitatório para contratação de serviços de informática. III.4 - relativo ao item 6 do Anexo IV - Avaliação da gestão de recursos humanos, destacando, em especial, a força de trabalho existente e a observância da legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadoria, reforma e pensão. 22. Os atos relativos a admissão, remuneração, cessão, requisição, concessão de aposentadoria, reforma ou pensão de servidores públicos, estão reportados no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora Departamento do Serviço Exterior DSE (240009), à qual compete gerenciar a política de recursos humanos do 6

7 MRE, no Brasil e no exterior, conforme prevê o artigo 213 da Portaria Ministerial 212, de Em 31 de dezembro de 2009, a força de trabalho do Posto era composta de: CATEGORIAS QUANTIDADE Diplomatas 12 Ofchan 18 Achan 8 Assistente Social 1 Arquivista 1 QUADRO PERMANENTE Técnico em Assuntos Culturais 1 Agente Administrativo 2 Agente de Portaria 5 Artíficie 4 Motorista 2 TOTAL 54 Médico 1 Técnica em Documentação 2 CEDIDOS Bibliotecária 1 Arquivologista 1 Museologa 1 TOTAL 6 Museologia 4 Adminsitração 4 ESTAGIÁRIOS História 3 Relações Internacionais 1 Direito 1 Arquivologia 2 TOTAL 15 Limpeza 29 TERCEIRIZADOS Segurança 23 Motorista 3 Manutenção Predial 11 TOTAL 66 TOTAL GERAL 141 7

8 24. Verificaram-se discrepâncias entre o quantitativo de funcionários registrados no SIAPE à disposição da Unidade e o número efetivo da força de trabalho do ERERIO. 25. A Unidade, em sua manifestação, comprometeu-se a adotar as providências necessárias para assegurar harmonização entre a lista de funcionários à disposição da UG e os registros do SIAPE. III.5 - relativo ao item 7 do Anexo IV - Avaliação do cumprimento parcial ou total, pela UJ das Determinações e Recomendações expedidas pelo TCU e pelo Órgão de Controle Interno, analisando as eventuais justificativas do gestor para o descumprimento e as providências adotadas. 26. A repetição das falhas registradas nos parágrafos 13, 17, 34, 35, 37, 40 a 44, 48, 50, 54 a 57, 62 e 66, evidencia a não implementação, por parte da Unidade, das recomendações do Controle Interno. Vale ressaltar que, conforme registrado no Relatório de Gestão, a equipe de Auditoria do Tribunal de Contas da União executou trabalhos de fiscalização voltado principalmente para verificação de correção de falhas registradas em auditorias anteriores, do Controle Interno. Até o encerramento dos nossos trabalhos, o relatório com as conclusões dos trabalhos realizados pelo TCU não havia sido reportado à Unidade. Além das falhas recorrentes, objeto de comentários no corpo do Relatório, outras falhas de natureza formal se repetiram e estão sendo objeto de recomendação à parte, do Relatório. As medidas a serem adotadas para a correção serão objeto de monitoramento pelo Controle Interno. 27. Cabe registrar, ainda, que a Unidade, em seu Relatório de Gestão, não se manifestou a respeito das informações sobre providências adotadas para dar 8

9 cumprimento às recomendações expedidas pelo Controle Interno e pelo Tribunal de Contas da União. III.6 - relativo ao item 10 do Anexo IV - Avaliação de conformidade da inscrição de Restos a Pagar no exercício de referência, nos termos do artigo 35, do Decreto /86 e do Decreto 6.752/2009, ou legislação que os altere. 28. A Unidade inscreveu 14 (quatorze) processos em Restos a Pagar, ao final do exercício, no montante de R$ ,96, sendo os de maior representatividade os derivados das Notas de Empenhos 539 e 597, no valor de R$ ,00 e ,00, respectivamente. Os trabalhos efetuados pela equipe de Auditoria constataram tratar-se de saldos de empenhos derivados de licitações realizadas ao final do exercício, voltadas para serviços de reconstrução do telhado do Museu Histórico e Diplomático, e de reforma da subestação elétrica do ERERIO. Constatou-se, ainda, a existência de contratos prevendo a realização de obras, evidenciando assim, que foram cumpridos os normativos vigentes para as respectivas inscrições. III.7 - relativo ao item 12 do Anexo IV - Falhas e irregularidades constatadas que não resultaram em dano ou prejuízo e que ainda não tenham sido corrigidas pelo gestor ou cujas justificativas não tenham sido acatadas, indicando os responsáveis e fazendo constar avaliação conclusiva. 29. A Carta de Fiança nº , emitida pelo Unibanco- União de Bancos Brasileiros S.A, folha 70, entregue pela empresa Aquim Eventos Culinários Ltda, como garantia do contrato n.º 4/2007, menciona que: Esta fiança é prestada com expressa renúncia aos benefícios previstos nos artigos 827 e 829 do Código Civil Brasileiro, e vigorará pelo prazo de 360 (trezentos e sessenta) dias, a contar de 15/06/2007, vencível, portanto, em 09/06/2008. O artigo 827 da Lei N.º , de 10 de janeiro de 2002, que institui o Código Civil, prevê que: O fiador demandado pelo 9

10 pagamento da dívida tem direito a exigir, até a contestação da lide, que sejam primeiro executados os bens do devedor. Assim, caso se faça necessário que o Itamaraty execute a fiança de imediato, o Unibanco terá o direito de primeiro executar judicialmente os bens do devedor, para só então liberar os recursos à Unidade. Ademais, a vigência do termo de garantia expirou em Comentário do Auditado 30. Providencias estão sendo tomadas junto à empresa no sentido de apresentar nova carta de fiança. Comentário da Auditoria 31. As justificativas apresentadas pelo Gestor são semelhantes às mencionadas no parágrafo 151 do Relatório Sintético de Auditoria de Gestão nº 03/2008. Não obstante as recomendações feitas pelo Controle Interno, a Unidade incorreu nas mesmas falhas quando da prorrogação da vigência do contrato nº 4/2007. Recomendação 32. Encaminhar ao Controle Interno cópia da nova carta de fiança bancária apresentada pela empresa Aquim Eventos Culinários Ltda. Almoxarifado 33. A exemplo do observado e registrado em trabalhos de auditorias anteriores, não foram adotadas providências para corrigir os diversos tipos de problemas relacionados ao Almoxarifado, a saber: 10

11 SIAFI a) Não conciliação dos dados do almoxarifado com os registros no 34. No momento da Auditoria, os registros contábeis indicavam a existência de saldo no Almoxarifado no valor de R$ ,99 (SIAFI dia 26/05/2010) enquanto o levantamento efetuado pelos servidores lotados no Almoxarifado, a pedido da equipe Auditoria, demonstra a existência de produtos no valor de apenas R$ , Inexiste controle global dos itens do almoxarifado. Todo o controle do quantitativo existente é realizado com base nas fichas de estoque, por item. Os saldos das referidas fichas conferem com as quantidades existentes. No entanto, os saldos financeiros das fichas não necessariamente estão 100% corretos, pois, nos anos de 2006 e 2007, foram realizados ajustes que provocaram a baixa de itens inservíveis, porém, na ficha de controle, somente foi efetuada a baixa física, tendo sido mantidos os valores dos registros anteriores. Cite-se como exemplo a Almofada para Carimbo ficha denominada Escr 4 que, em 02/03/2007, registrava a existência de 17 unidades pelo valor global de R$ 56,00. Posteriormente, como indicado na ficha, houve ajuste no saldo para 9 unidades, mantido o valor global de R$ 56,00. Comentário do Auditado 36. A discrepância refere-se à falta de baixa no SIAFI. Novo procedimento de conferência está sendo introduzido para lançamento de baixas. b) Materiais com prazo de validade vencido. 37. Constatou-se a existência de itens inservíveis para o consumo, devido à perda do prazo de validade. A tabela a seguir registra os referidos itens e os respectivos valores, cuja perda implica dano ao Erário: 11

12 Item Quantidade Valor Unitário vr Total em em Reais Reais Caneta azul 229 0,30 68,47 Caneta preta 84 0,46 38,39 Caneta vermelha 91 1,16 105,17 Total , Registre-se, ainda, a existência de 339 rolos de fitas adesivas, tamanho pequeno, não incluídos na tabela acima pela ausência de valor unitário dos produtos. Na ficha de controle, a ausência do valor é justificada pelo fato de a aquisição ter sido efetuada antes de Comentário do Auditado 39. Observe-se que, apenas a partir de 2008, o setor de Administração contou com o mínimo de estrutura de pessoal para exercer basicamente suas funções de estoque e controle dos mesmos. Paulatinamente, está sendo regularizada a questão dos estoques. c - Ausência de planejamento de compras 40. O resultado dos trabalhos efetuados permite inferir que inexiste gestão de almoxarifado e de compras. As compras, aparentemente, são efetuadas sem consulta prévia aos itens existentes no Almoxarifado e sem levar em consideração o consumo médio dos itens adquiridos. Apenas como exemplo, já que existem situações semelhantes, cite-se: 41. i) Compras sem consulta prévia aos produtos em estoque: cite-se o caso das almofadas, acima registrado, que, em 2007, apresentavam saldo de 17 unidades. No 12

13 exercício de 2007, sem que haja documentação comprobatória do processo utilizado, 8 (oito) unidades foram baixadas, por estarem com prazo de validade vencido, reduzindo assim, ainda em 2007, o saldo para 9 unidades. No entanto, em 29/04/2010, passados três anos sem nenhuma movimentação, foram adquiridas mais 4 unidades, elevando o saldo para 13. A falta de gestão provoca aquisição sem controle e eventual desperdício de material, implicando dano ao Erário. 42. ii) Itens com saldos em quantidades elevadas, apuradas durante os trabalhos de auditoria (i) Material de Consumo Item Quantidade Adoçante líquido 151 Apontador plástico 478 Borracha branca 342 Caixas Clips nº Coador de papel nº Fitas para máquina de escrever ibm82c 86 Lápis verde e preto 495 Pastas amarela para expediente 3051 Pasta amarela para expediente s/trilho

14 (ii) Material Permanente Item Quantidade Aparelhos telefônicos 9 Cadeiras modelo presidente c/braço 2 Microondas cônsul 1 Fax-simile, tipo papel impressão 2 Microondas cônsul 38 litros 2 Máquinas para café 4 litros 10 Ventiladores de coluna 3 Ventiladores de teto 11 Computador (gabinete rjac Torr atx) 1 Condicionador de ar de parede Com relação aos materiais permanentes, que deveriam ser objeto de distribuição imediata e não estocagem no almoxarifado, o gestor deve averiguar as solicitações que justificaram as compras e as causas da não utilização dos referidos itens. Materiais de Informática 44. Constatou-se a existência de diversos itens em grande quantidade, vários deles adquiridos antes de 2006, a exemplo de cartuchos e toners, que provavelmente estão com prazo de validade vencido. O Gestor deverá mandar providenciar levantamento específico, apurando e informando ao Controle Interno os itens cujos prazos de validade estão vencidos, as datas e valores de aquisição e os responsáveis pelas solicitações. Comentário do Auditado 45. Embora aparentemente subestimada a quantidade de itens, são materiais de reposição que necessitam existir em estoque em virtude do procedimento demorado de 14

15 compras e do uso constante por setores como a biblioteca e mapoteca. Providencias estão sendo tomadas para centralizar o controle dos pedidos dos setores. Comentário da Auditoria 46. A ausência de gestão no tocante ao item Inventário, revelada pelas impropriedades acima registradas, indica forte possibilidade da ocorrência de dano ao Erário. Recomendação 47. O gestor deve determinar a adoção de providências que permitam de forma imediata: i) o início de gestão efetiva e transparente do almoxarifado; e ii) a apuração, com meios próprios, da possível existência de danos ao Erário, por conta da não conciliação dos valores do Almoxarifado com os do SIAFI, da existência de itens estocados sem possibilidade de utilização por perda do prazo de validade, por ausência de referência a valor unitário, por falta de planejamento de compras, provocando desperdício de bens não duráveis e perda de garantia de material permanente, como já ocorreu. 48. A exemplo do que vem sendo registrado em auditorias anteriores, embora tenha sido realizado levantamento do Patrimônio da Unidade, não foram adotadas providências para a conciliação com os valores registrados no SIAFI, razão pela qual os relatórios da Unidade registram, em 31 de dezembro de 2009, a existência de bens no montante de R$ ,33, enquanto o SIAFI, na mesma data, registra o valor de R$ ,28. 15

16 Comentário do Auditado 49. A partir de 2010, o Setor Financeiro e o de Patrimônio vêm trabalhando juntos para evitar a diferença de valores. Note-se que o primeiro setor utiliza o SIAFI, ao passo que o segundo faz uso do Linkdata, fator que muitas vezes leva a discrepâncias nos valores, visto que as classificações existentes no segundo são mais detalhadas que as do primeiro sistema. Inventário do Museu 50. Constatou-se que a Unidade está providenciando o levantamento dos bens existentes, sem, no entanto, registrar o número patrimonial e o valor de cada um dos itens. A não indicação da numeração e do respectivo valor impossibilitará a realização do registro contábil, levando à manutenção, no Relatório de Auditoria, de ressalva que há anos vem sendo registrada. Comentário do Auditado 51. Reitero a informação de que não se dá valor a obra de arte nos acervos de museu, de acordo com prática seguida por outras instituições similares. Comentário da Auditoria 52. Caso venha a ser identificado dano ao Erário, a ausência de controle pode impossibilitar a real apuração de responsabilidades. 16

17 Recomendação 53. Reiteram-se recomendações feitas, em Relatórios de Auditoria de exercícios anteriores, no sentido de que sejam adotadas providências para conciliar os dados do levantamento físico com os dados do SIAFI. SETOR DE TRANSPORTES a) Falta de Estrutura Organizacional 54. Durante os trabalhos de auditoria realizados no setor de transportes, constatou-se que não há uma chefia específica que controle as atividades diárias e movimentação dos veículos. As autorizações de saída são emitidas por funcionário do Gabinete da Chefia do ERERIO. Por vezes, o setor permanece trancado, até o retorno de algum motorista. Estão lotados no Setor 3 (três) motoristas terceirizados e um do quadro permanente. Além destes, 2 (dois) Assistentes de Chancelaria têm autorização para dirigir o veículo UNO, de placa KVM3073, para realização de trabalhos nos aeroportos do Rio de Janeiro, prestando apoio às autoridades brasileiras e estrangeiras em missões oficiais. b) Controle de Movimentação dos Veículos 55. Os boletins de circulação dos veículos não estão sendo preenchidos na sua totalidade, além de não registrar o horário de saída e de retorno do motorista, o objeto da movimentação do veículo não é habitualmente preenchida, nem os itinerários são adequadamente anotados, sendo apenas indicadas as autoridades solicitantes do serviço. No campo de itinerário (serviço) quando preenchido, utiliza-se os termos diversos ou à disposição do MRE. 17

18 56. O procedimento contraria o Art. 9º da Instrução Normativa nº 1, de 21 de junho de 2007 que define: A utilização e as características dos veículos serão definidas conforme abaixo: (...) usuário/utilização - servidor no desempenho de atividades externas, para efetuar seus deslocamentos, desde que comprovadamente em objeto de serviço, devendo para tanto ser mantido rigoroso controle com indicação expressa da natureza da saída, com hora de saída e chegada. c) Controles do Setor - Custo Operacional 57. Não está sendo elaborado o Mapa de Controle do Desempenho e Manutenção do Veículo Oficial, contrariando determinação do art. 24 da Instrução Normativa nº 3, de 15 de maio de 2008, a seguir transcrito: Os órgãos e entidades farão apuração do custo operacional dos veículos visando a identificar os passíveis de reparos (recuperáveis) e os antieconômicos ou irrecuperáveis (sucatas), comprovadamente alienáveis. 1º Para os fins do caput deste artigo, o órgão ou entidade manterá o Mapa de Controle do Desempenho e Manutenção do Veículo Oficial de cada veículo (Anexo II) atualizado mensalmente. 2º A apuração prevista no caput deste artigo deverá se basear em critérios econômicos e técnicos, inclusive os relativos à proteção do meio ambiente. 58. Adicionalmente, ressalte-se que o mapa citado permite ao Gestor avaliar o consumo de combustíveis e a quilometragem rodada por cada veículo. Comentário do Auditado 18

19 59. A falta de pessoal tem impedido o controle adequado. Procurar-se-á, na medida do possível, sanar o problema. Comentário da Auditoria 60. As falhas originadas de deficiência ou ausência das funções relacionadas com os controles internos, poderão sempre ser imputadas ao Gestor, quando da apreciação e julgamento das suas contas. Recomendação 61. Estabelecer uma estrutura de controle referente ao setor de transporte da Unidade, com o estabelecimento de rotinas de movimentação e controle dos veículos, em cumprimento à legislação pertinente, alocando, pelo menos, um servidor do quadro para exercer a chefia do setor. d) Falta de Identificação Padrão de Veículo Oficial. 62. Os veículos Zafira e Uno, de cor branca, não tem a pintura ou adesivo indicativo de Governo Federal e Poder Executivo, como determina o art. 13 da Instrução Normativa nº 3, de 15 de maio de 2008, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e respectivo anexo VII. 19

20 Comentário do Auditado 63. O gestor não apresentou manifestação sobre a falha apontada. Comentário da Auditoria 64. Tal situação é recorrente. O referido veículo, há muito tempo, circula sem a identificação de que se trata de um veículo oficial, de utilização exclusiva em serviço. Recomendação 65. Identificar o veículo com a pintura determinada pela legislação vigente. f) Falta de pagamento de multas de trânsito 66. A equipe de Auditoria constatou que há multas de veículos oficiais do ERERIO, vencidas em 2007 e 2008, sem pagamento, conforme já relatado no relatório de auditoria relativo ao exercício de

21 Comentário do Auditado 67. Por várias vezes, o Setor Financeiro do ERERIO buscou entrar em contato com o DETRAN para quitar as pendências. Todavia, há uma grande dificuldade para alcançar um acordo a respeito do meio de pagamento das multas por depósito. O DETRAN-RIO não fornece seus dados básicos (CNPJ e dados bancários) para que seja providenciada a quitação. Comentário da Auditoria 68. A Auditoria entende que o Gestor deve buscar mecanismos para eliminar as dificuldades impostas ao pagamento das multas, sob pena de que haja, ao longo dos anos, um acúmulo de multas sobre os veículos da Unidade. 69. Além disso, cabe ao ERERIO, a responsabilização do servidor público que cometeu a infração, cumprindo o art. 121 da Lei nº 8.112/90, que estabelece que o servidor responde civil, penal e administrativamente pelo exercício irregular de suas atribuições, e o 3º do art. 257 da Lei nº 9503, de 23/09/07, que institui o Código de Trânsito Brasileiro, a seguir transcrito: Art As penalidades serão impostas ao condutor, ao proprietário do veículo, ao embarcador e ao transportador, salvo os casos de descumprimento de obrigações e deveres impostos a pessoas físicas ou jurídicas expressamente mencionados neste Código. 1º Aos proprietários e condutores de veículos serão impostas concomitantemente as penalidades de que trata este Código toda vez que houver responsabilidade solidária em infração dos preceitos que lhes couber observar, respondendo cada um de per si pela falta em comum que lhes for atribuída. 21

22 3º Ao condutor caberá a responsabilidade pelas infrações decorrentes de atos praticados na direção do veículo. Grifo da equipe de Auditoria. 70. No caso de servidor terceirizado, cabe à empresa contratada o pagamento das respectivas multas, podendo esta, retroativamente, cobrar de seus contratados. Recomendação 71. A Unidade deve cobrar dos condutores dos veículos o pagamento das multas pendentes. III Relação das irregularidades que resultaram em dano ou prejuízo, verificadas por meio da auditoria de gestão e suportadas por evidências devidamente caracterizadas, indicando os atos de gestão ilegais, ilegítimos ou antieconômicos, os responsáveis, o valor do débito e as medidas implementadas com vistas à correição e ao pronto ressarcimento, conforme Quadro IV.A.2, acompanhada de avaliação conclusiva sobre as justificativas apresentadas pelos responsáveis. 72. A Auditoria constatou que diversas impropriedades ressalvadas em anos anteriores, que serão registradas em campo apropriado, no Relatório da Tomada de Contas a ser encaminhado ao Tribunal de Contas da União, não foram objeto de providências. No entanto, chama a atenção, por traduzir-se em dano ao Erário, a ausência de providências para a alteração do valor da COFINS. Na proposta da empresa, foi inserido com o percentual de 7,60%, quando a alíquota vigente é de apenas 3%. 22

23 Comentário do Auditado 73. Segundo consta do processo, às folhas 196/197, a empresa Hope está enquadrada na sistemática não cumulativa de tributação PIS/COFINS, significando que o percentual aplicável seria de 7,6% de acordo com o artigo 2º da Lei /2003. Recomendação 74. Providenciar levantamento dos pagamentos efetuados à empresa Hope para apurar os valores que deixaram de ser retidos. Os valores apurados devem ser objeto de comunicação à Secretaria de Controle Interno e de cobrança à empresa, para posterior recolhimento. III.12 - Avaliação individualizada e conclusiva sobre as justificativas apresentadas pelos responsáveis sobre as irregularidades constantes do relatório de auditoria de gestão. 75. Avaliação a respeito da justificativa apresentada pelo Gestor, constante do parágrafo 74, que resultou na recomendação inserta no parágrafo 75. Considerando que a empresa, conforme informado pela Unidade, está enquadrada na sistemática não cumulativa de tributação PIS/COFINS, devendo ser observado o percentual de 7,6 constante da proposta da empresa, parece razoável que, nas faturas apresentadas, também seja indicado o mesmo percentual, com a conseqüente retenção e posterior recolhimento do mesmo percentual da proposta. 23

24 IV - CONCLUSÃO 76. Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o presente processo, concluímos pela REGULARIDADE COM RESSALVA do processo de contas da Unidade Gestora. Brasília-DF, em 30 de junho de A Analista de Finanças e Controle Matrícula SIAPE - XXXX B Analista de Finanças e Controle Matrícula SIAPE - XXXX C Analista de Finanças e Controle Matrícula SIAPE - XXXX 24