Minas Gerais. Desafios e aprendizagens na implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no TJMG quebra de paradigmas e mudança de cultura

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Martín Santarém
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2 ORGANOGRAMA - SECRETARIA DO TJMG

3 MAPA DA DISPOSIÇÃO DE COMARCAS DE MG

4 Cenário da Implantação Unidades Administrativas: 179 Unidades judiciais: 122 Comarcas: 296 Total de usuários: Servidores: (1ª e 2ª Instância); Estagiários: (1ª e 2ª Instância); Terceirizados: (1ª e 2ª Instância).

5 Sobre o O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido e cedido, gratuitamente, pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que permitem a: Produção de documentos natodigitais, Tramitação em múltiplas unidades; Assinatura usuários do órgão e usuários externos. Características principais: portabilidade, padroniza a produção documental, permite a produção de processos classificados pelos planos de classificação e temporalidade.

6 A QUEM PERTENCE A INFORMAÇÃO? Constituição Federal : Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência Lei de Acesso a Informação /2011: Art. 3o Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes: I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção; II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações; III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação; IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública; V - desenvolvimento do controle social da administração pública.

7 ETAPAS DE PLANEJAMENTO Apresentar projeto à alta administração; Elaborar cronograma: definição dos prazos; Instituir o SEI como sistema administrativo do TJMG; Instituir o Comitê Gestor do SEI; Definir estratégia de implantação (unidades, presencial ou EAD); Instalar o sistema ambiente de homologação; Parametrizar o sistema à estrutura do TJMG: migração de dados, unidades, usuários, processos, cargos para assinatura, documentos. Avaliar estrutura de Hardware Instituir Plano de Comunicação ASCOM Instalar o sistema de ambiente de produção; Capacitar servidores e magistrados.

8 Etapas Pré - Implantação Visita ao TRF4 com outros tribunais para análise da ferramenta Assinatura do Termo de adesão junto ao CTJ e formação da Rede dos Tribunais Visita de equipe DIRGED / DIRFOR para capacitação no TJTO Publicação da Portaria-Conjunta 573 /2016 e Portaria 3490/2016 que instituíram o SEI e o comitê gestor no âmbito do TJMG Publicação da Portaria-Conjunta nº 593/2016 que regulamentou a utilização do SEI Abril/16 Jul/16 Ago/16 Set/16 Nov/16

9 Etapas - Implantação CGJ/Presidência 2ª e 3ª Vice Presidências 1ª Vice Dirsep Dirfin Dirfor Dengep Ouvidoria (adm) Comissões Permanentes Dearhu Novos Rumos Transportes Comarca de Belo Horizonte (Justiça Comum e Juizados) 295 Comarcas do interior Dez/16 Fev/17 Mar/17 Abr/17 Ago/17 Nov/17

Pontos de Atenção - Definição de multiplicadores das unidades; - Não fazer revisão dos processo de trabalho; - Avaliar efetividade do Plano de Comunicação; - Definir escopo: área meio?

10 Pontos de Atenção - Definição de multiplicadores das unidades; - Não fazer revisão dos processo de trabalho; - Avaliar efetividade do Plano de Comunicação; - Definir escopo: área meio? Área fim? O SEI não substitui sistema já implantados ou comunicações por - Equipes de apoio para atendimento à usuários. - Página no sitio do TJMG para centralizar as informações do sistema.

11 Resultados - Percepção de redução de custos relacionados a transporte de documentos, impressão e papel; - Qualidade no ambiente físico de trabalho; - Agilidade na tramitação e resolução das demandas; - Aproximação entre o interior e a capital; - Transparência.

12 Impactos - Otimização e revisão dos fluxos de trabalho; - Revisão da estrutura do Tribunal; - Organização das informalidades relacionadas às unidades, lotação de colaboradores;

Principais aprendizados Pontos Positivos: - Apoio da alta gestão; - Concentração das decisões, autonomia; - Sem avaliação prévia de fluxos de trabalho; - Normatização maleável; - Capacitação

13 Principais aprendizados Pontos Positivos: - Apoio da alta gestão; - Concentração das decisões, autonomia; - Sem avaliação prévia de fluxos de trabalho; - Normatização maleável; - Capacitação presencial; - Parcerias de sucesso: SESPRE / CEPAQ / CETEC / ASCOM / DIRFOR Pontos Negativos: - Comunicação, efetividade; - Multiplicadores (não comprometimento); - Resistência à capacitação; - Comitê Gestor muito estratégico equipe de implantação de uma única área; - Planejamento prévio (pouco tempo). Antes aproximadamente agora do que perfeitamente nunca Prof. Lydia Rosa

14 Um passo além... - Capacitação de 31 deficientes visuais lotados em unidades da Capital; - Instrutora deficiente visual; - Manual Funcionalidades Básicas do SEI em Braile.

MUDANÇAS SÃO NECESSÁRIAS!!! O corpo tende à inércia Isaac Newton Se eu tivesse perguntado às pessoas o que queriam, elas teriam respondido: cavalos mais rápidos.

15 MUDANÇAS SÃO NECESSÁRIAS!!! O corpo tende à inércia Isaac Newton Se eu tivesse perguntado às pessoas o que queriam, elas teriam respondido: cavalos mais rápidos. Henry Ford Não há maior demonstração de insanidade do que fazer a mesma coisa, da mesma forma, dia após dias e esperar resultados diferentes. Albert Einstein

16 Fernando Rosa Fernanda Mendes

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