SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL. Capacitação SEI Parte I. Junho/Julho de Instrutor:

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1 SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL Capacitação SEI 2017 Parte I Junho/Julho de 2017 Instrutor:

2 Projeto PEN O Processo Eletrônico Nacional é uma iniciativa coordenada pelo governo federal, que reúne órgãos e entidades de diversas esferas para a construção de uma infraestrutura pública de processos administrativos eletrônicos. Resultante da integração de diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do governo federal.

3 Objetivos do PEN Melhorias no Desempenho dos Processos da Administração Pública Como? Ganhos de agilidade e produtividade Maior satisfação do público usuário Redução de custos e promovendo a sustentabilidade Facilita o compartilhamento de informações Viabiliza a transparência ativa Proporciona uma mudança organizacional Melhoria de qualidade de vida do servidor

4 Principais entregas do PEN Solução de processo eletrônico selecionada no âmbito do PEN Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente para as instituições públicas Permite a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema. Compatibilidade com diversos ambientes operacionais Histórico de implantações bem-sucedidas Execução em plataforma 100% software livre e propriedade pública

5 FACILIDADES Portabilidade Acesso Remoto Acesso de usuários externos Controle de nível de acesso Tramitação em múltiplas unidades Controle de prazos Estatísticas da unidade Tempo do processo Pesquisa em todo teor Acompanhamento especial Acesso externo

6 Vídeo Vídeo:

7 Gestão por Processo Um dos principais conceitos do sistema é a gestão por processo. Assim, para se criar um documento deve-se antes iniciar o Tipo de Processo correspondente ou inserir o documento em um processo já existente. No SEI, não há documentos soltos ou avulsos, todo documento deve ser vinculado a um processo.

8 Boas Práticas Padronizar procedimentos. Acesso público como regra e restrito como exceção. Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações. Dar preferência ao editor do SEI.

9 Mudança cultural Mudança Cultural: o grande desafio Importância do Endomarketing Ministério do Turismo UkFp7DLnGbA&feature=youtu.be atch?v=ordog9tthem

10 Vídeo Um ano de SEI na prefeitura de São Paulo :

11 Capacitação SEI Usar!

12 Premissas do SEI Trabalho com processos Possibilidade de trâmites simultâneos Possibilidade de trabalho colaborativo na unidade e entre unidades Ausência de fluxo fechado

13 Material de Apoio Acesso aos Procedimentos Operacionais Padrão - POPs e vídeos do SEI:

14 Material de Apoio Acesso ao Manual do Usuário SEI: Documentação/Manuais > Manual do Usuário (

15 Agenda Parte I Introdução Operações com Processos Operações com Documentos Parte II Blocos Recuperando Informações Usuários externos

16 Acessando o Sistema Parte I Acesso ao ambiente de treinamento: Nos campos "usuário" e "senha" devem ser preenchidos o seu login e senha do Passaporte UFMS. Para alterar/recuperar sua senha, deve-se acessar:

17 Acessando o SEI Parte I

18 Barra de Ferramentas Parte I Atualize seus dados. Essa é uma necessidade só para o Treinamento.

19 Barra de Ferramentas Parte I

20 Menu Principal Parte I

21 Menu: Controle de Processos Parte I É a tela principal do SEI, onde são visualizados todos os processos que estão abertos na unidade. Os processos estão separados em dois grupos: processos recebidos de outra unidade (1) e processos gerados pela própria unidade do usuário logado (2).

22 Menu: Controle de Processos Parte I Visualização: apresenta três opções. Ao passar o cursor sobre o número do processo (sem clicar), é mostrada a informação do Tipo de Processo e a Especificação. Esta tela ainda apresenta um grupo de ícones com funcionalidades que possibilitam efetuar operações para um ou um conjunto de processos (operações em lote). Basta marcar a caixa de seleção ao lado do número de cada processo e, então, selecionar o ícone correspondente à ação desejada.

23 Menu: Controle de Processos Parte I

24 Cores e ícones de processos Parte I

25 Cores e ícones de processos Parte I

26 Operações com Processos Parte I Iniciando um processo Abrindo um processo existente Excluindo um processo Relacionando processos Removendo relacionamento Iniciando processo relacionado Anexando um processo Recebendo processo na unidade Atribuindo processo a um usuário Inserindo anotações Abrindo processo anexado Sobrestando um processo Removendo sobrestamento de processo Duplicando um processo Enviando um processo Tela de retorno programado Concluindo um processo Inserindo Ponto de Controle Gerenciando Ponto de Controle

27 Iniciando um processo Parte I

28 Iniciando um processo Parte I Na tela "Iniciar Processo" será escolhido o tipo de processo desejado. Os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela é aberta. Para outros tipos, deve ser selecionado o ícone (+). Para voltar à tela anterior deverá ser selecionado o ícone (-). A versão de treinamento do SEI atualmente não conta com os tipos de processos referentes à área-fim, mas estes serão inseridos na versão final. A nomenclatura dos tipos de processos seguirá o padrão Área: especificação. Por exemplo: Pessoal: solicitação de férias, Extensão: Projeto, Graduação: abertura de SISCAD.

29 Preenchendo os dados do processo Parte I Protocolo: manter na opção automático. A opção informado será usada para cadastrar os processos já existentes após a digitalização. Tipo de processo: escolhido na etapa anterior. Especificação: para diferenciar processos de mesmo tipo. Classificação por Assuntos: não alterar (competência do Arquivo Central). Interessados: listar o(s) interessado(s) do processo. Adicionar caso não exista, digitando o nome completo e apertando Enter. Nível de acesso: a regra é a publicidade.

30 Observações Parte I Nunca deixar a Especificação e os Interessados em branco, sob risco de não ser possível encontrar o processo novamente. Atenção especial ao preenchimento do campo Especificação pois é um item que fica visível ao passar o mouse sobre o nº do processo na tela de controle (máx. 100 caracteres). Padrão de preenchimento: nomes próprios sempre completos, sem abreviações e com iniciais maiúsculas. O processo recém-aberto será mostrado na coluna Gerados na tela de Controle de Processos. Processos restritos: só podem ser visualizados pelas unidades em que foram tramitados. A inclusão de novos tipos de processo e documento deverá ser solicitada à Divisão de Documentação Institucional (DIDOC/CSV/PROADI) pelo site

31 Tela do processo Parte I Lado esquerdo (1): mostra o nº do processo e a respectiva relação de documentos organizados por ordem de autuação. Lado direito (2): são mostrados todos os ícones de operações possíveis para o processo e, logo após, são mostradas as unidades nas quais o processo está aberto

32 Operações com Processos Parte I Iniciando um processo Abrindo um processo existente Excluindo um processo Relacionando processos Removendo relacionamento Iniciando processo relacionado Anexando um processo Recebendo processo na unidade Atribuindo processo a um usuário Inserindo anotações Abrindo processo anexado Sobrestando um processo Removendo sobrestamento de processo Duplicando um processo Enviando um processo Tela de retorno programado Concluindo um processo Inserindo Ponto de Controle Gerenciando Ponto de Controle

33 Operações com Documentos Parte I Criando documentos internos Editando documento Barra de Ferramentas Versões do documento Assinando um documento Criando um texto padrão Criando um modelo de documento Incluindo documento Externo Excluindo um documento do processo Cancelando um documento Imprimindo documentos Incluindo um documento em múltiplos processos Dando ciência em um documento

34 Dúvidas Saber Mais Curso ENAP: para contato: Solicitação de inclusão de novos Tipos de Processo e Tipos de Documento deverá ser solicitado pelo site Lições do CURSO SEI USAR: Acesso aos POPs e vídeos do SEI: Acesso ao Manual do Usuário SEI:

35 SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL Capacitação SEI 2017 Parte II Junho/Julho de 2017 Instrutor:

36 Blocos Parte II Encaminhado documento para assinatura em outra unidade Assinando documento encaminhado por outra unidade Encaminhando processo para consulta por outra unidade Visualizando minutas e documentos por meio de blocos de reunião Incluindo processos em um bloco interno Visualizando processos em um Bloco Interno

37 Recuperando Informações Parte II Verificando o histórico do processo Incluindo processo em Acompanhamento Consultando, alterando e excluindo grupo em Acompanhamento Especial Disponibilizando a Base de Conhecimento Alterando a Base de Conhecimento Executando pesquisa Reabrindo processo Exportando documentos do processo em formato PDF Exportando documentos do processo em formato ZIP Estatística dos processos

38 Usuários Externos Parte II Enviando utilizando o SEI Criando Grupos de Permitindo visualização de processo por usuário externo Cadastrar usuário externo para assinatura em documento interno Solicitando assinatura de usuário externo em documento interno

39 Dúvidas Saber Mais Curso ENAP: para contato: Solicitação de inclusão de novos Tipos de Processo e Tipos de Documento deverá ser solicitado pelo site Lições do CURSO SEI USAR: Acesso aos POPs e vídeos do SEI: Acesso ao Manual do Usuário SEI: