INSTRUÇÃO NORMATIVA PMLF/CGM N.º SCL-001 ASSUNTO: ADESÃO A ATA DE REGISTRO DE PREÇO DA UNIÃO OU ESTADO VERSÃO: 01

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1 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA PMLF/CGM N.º SCL-001 ASSUNTO: ADESÃO A ATA DE REGISTRO DE PREÇO DA UNIÃO OU ESTADO DATA 08/08/12 VERSÃO: 01 PG. 1/15 O CONTROLADOR GERAL DO MUNICÍPIO DE LAURO DE FREITAS BA, no uso de suas atribuições legais, com base no Decreto Municipal nº 2.364, de 23/10/2005, que institui o Manual de Normas e Procedimentos, bem como na Portaria CGM nº 003/2011, RESOLVE: Regulamentar a adesão do Poder Executivo Municipal a ata de registro de preço realizado pela União ou Estado da Bahia visando à execução de convênios, contratos de repasse, termos de compromisso ou instrumentos congêneres disciplinada pela Lei Federal n.º 8.666/93 (e respectivas alterações) e Decreto Municipal nº 2.413, 13 de Fevereiro de A DISPOSIÇÕES GERAIS A.1 A IN (Instrução Normativa) abrange o processo administrativo em meio físico. A.2 Toda movimentação do processo deverá ser formalizada através do Sistema de Protocolo Eletrônico, sendo obrigatório o preenchimento do campo despacho. A.3 É de responsabilidade de o Protocolo Geral autuar o processo. A.4 Havendo alguma irregularidade o processo deve ser devolvido ao órgão causador da falha para correção. B PROCEDIMENTO PARA CONTRATAÇÃO B.1. UNIDADE REQUISITANTE I - Acessa o (s) sistema (s) informatizado (s) da União ou Estado da Bahia visando identificar a ata, edital de registro de preço e demais documentos necessários a formalização da adesão. II Elabora ofício (ANEXO II) solicitando autorização da Prefeita Municipal para utilização Ata do Registro de Preço de outro entre federativo, justificando o pleito, descrevendo os itens e valores objeto da futura contratação, anexando ao mesmo os seguintes documentos: a) Cópia do Edital e Ata do Registro de Preço; b) Termo do convênio, contrato de rapasse, termo de compromisso ou outro documento equivalente; 1

2 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA PMLF/CGM N.º SCL-001 ASSUNTO: ADESÃO A ATA DE REGISTRO DE PREÇO DA UNIÃO OU ESTADO DATA 08/08/12 VERSÃO: 01 PG. 2/15 c) Ofício (ANEXO III) endereçado ao órgão responsável pelo gerenciamento solicitando autorização para utilização da Ata do Registro de Preço; d) Resposta do órgão gerenciador da Ata do Registro de Preço autorizando sua utilização; e) Ofício (ANEXO IV) endereçado à empresa consignatária da Ata de Registro de Preço consultando-a se tem interesse em fornecer os bens e/ou serviços ao Poder Executivo Municipal pelas mesmas condições e preços constantes naquele documento. f) Resposta da empresa consignatária da Ata de Registro de Preço manifestando sobre o interesse de fornecer os bens e/ou serviços ao Poder Executivo Municipal pelas mesmas condições e preços constantes naquele documento. g) Anexa às certidões de regularidade fiscal com INSS, FGTS, Receita Federal, Receita Estadual e Receita Municipal e autenticidades, averiguando a sua validade. II - Encaminha os documentos para autuação junto ao Protocolo Geral. B.2. PROTOCOLO GERAL/SETORIAL I - Autua o processo, carimba e numera as folhas. II - Envia o processo administrativo para o Departamento de Orçamento via Sistema de Protocolo. B.3. DEPARTAMENTO DE ORÇAMENTO I - Analisa processo administrativo. II - Verifica se há disponibilidade orçamentária/financeira. a. Se o processo administrativo não for autorizado, segue tramitação do inciso I do item B.4 b. Se processo administrativo for autorizado, imprime Nota de Reserva e emite as declarações de estimativa de impacto orçamentáriofinanceiro e de compatibilidade com a LOA, PPA e LDO, conforme art. 16, I e II da LC 101/00, se for o caso, e segue tramitação do item B.5. B.4. UNIDADE REQUISITANTE 2

3 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA PMLF/CGM N.º SCL-001 ASSUNTO: ADESÃO A ATA DE REGISTRO DE PREÇO DA UNIÃO OU ESTADO DATA 08/08/12 VERSÃO: 01 PG. 3/15 I Processo administrativo não autorizado: a. Discute com o Gestor e verifica a possibilidade de cumprir as observações realizadas pelo Depto. de Orçamento. b. Havendo ajuste do processo administrativo, reenvia para o Depto. de Orçamento para reanálise, seguindo o disposto no inciso II do item B.3. c. O processo administrativos só seguirá para o PROJUR quando for autorizado pelo Depto. de Orçamento, devendo seguir o disposto no item B.5. B.5. PROJUR (PROCURADORIA JURÍDICA) 05 DIAS ÚTEIS I Recebe processo administrativo através do Sistema de Protocolo e realiza as rotinas descritas nos Incisos II a VIII no prazo máximo de 05 dias úteis. II Elabora se for o caso, parecer jurídico e contrato. III - Imprime contrato em cinco vias, vistando todas as páginas. IV Colhe as assinaturas do contratado, de acordo com o prazo fixado pela Comissão de Licitação em Edital e Ata da Sessão e junta aos autos as cinco vias do contrato. V Elabora o extrato da homologação e contrato conforme ANEXO V. VI - Publica no diário oficial dos municípios todo e qualquer ato de homologação e contrato. Em se tratando de licitação que tenha como fonte de recurso: a. convênio federal, publica também no D.O.U (Diário Oficial da União); b. convênio estadual, publica também no D.O.E. (Diário Oficial do Estado). VII - Encaminha processo para o GAPRE (Gabinete da Prefeita), conforme item B.6, através do Sistema de Protocolo. B.6. GAPRE (Gabinete da Prefeita) I - Recebe processo através do Sistema de Protocolo. 3

4 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA PMLF/CGM N.º SCL-001 ASSUNTO: ADESÃO A ATA DE REGISTRO DE PREÇO DA UNIÃO OU ESTADO DATA 08/08/12 VERSÃO: 01 PG. 4/15 II Preenche Termo de Autorização de Adesão à Ata de Registro de Preço conforme ANEXO VI. III - Envia processo para análise da Prefeita. B.7. PREFEITA I - Caso opine pela não autorização da adesão a ata do registro de preço, devolve o processo para o GAPRE, que deverá seguir as orientações contidas no inciso I do item B.8. II - Caso opine pela autorização da abertura de licitação, assina o Termo de Autorização de Adesão à Ata de Registro de Preço e contrato e devolve para GAPRE que deverá seguir o disposto no inciso II do item B.8. B.8. GAPRE I - Remete os autos do Processo administrativo não autorizado pela Prefeita para Unidade Requisitante, via Sistema de Protocolo, para que tome conhecimento da decisão e proceda a publicação do cancelamento do feito junto a PROJUR, à baixa e o arquivamento do processo administrativo no Protocolo Geral. II Caso o processo tenha sido homologado, anexa uma via do contrato e a(s) respectiva(s) publicação(ões) do extrato ao processo. III Distribui as vias dos contratos, sendo: a. 02 (duas) vias para Unidade Requisitante, que encaminha uma via ao gestor de contratos e entrega a outra ao contratado; b. 01 (uma) via para PROJUR, para arquivamento no livro de contratos. IV - Envia processo para Departamento de Contabilidade, acompanhado da sua via do contrato, através do Sistema de Protocolo. B.9. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE 03 DIAS ÚTEIS I Recebe o processo através do Sistema de Protocolo e realiza as rotinas descritas nos Incisos II a X no prazo máximo de 03 dias úteis. 4

5 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA PMLF/CGM N.º SCL-001 ASSUNTO: ADESÃO A ATA DE REGISTRO DE PREÇO DA UNIÃO OU ESTADO DATA 08/08/12 VERSÃO: 01 PG. 5/15 II - Realiza o empenho do valor licitado. III - Emite nota de empenho, anexa aos autos e encaminha uma via à Unidade Requisitante. IV - Efetua o cadastro do contrato no SIGA (Sistema Integrado de Gestão e Auditoria) do TCM-BA (Tribunal de Contas dos Municípios do Estado da Bahia), conforme I.N. SCL-006. V - Em se tratando de processo que envolva recursos de convênio firmado com a União, efetua o cadastro do contrato no SICONV (Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse), que pode ser acessado através do endereço conforme Instrução Normativa de Convênios e Contratos de Repasse (I.N. SCV-004). VI - Carimba o processo indicando a finalização do cadastro no SIGA-TCM e SICONV, quando for o caso. VII - Digitaliza e arquiva o processo até a data de envio para o Tribunal de Contas dos Municípios. IX - Envia o arquivo da digitalização do processo administrativo para Comissão de Licitação. X Envia o arquivo da digitalização do processo administrativo para o Departamento Central de Convênios (Controladoria), quando se tratar de recursos de convênio ou contrato de repasse. XI Envia processo de licitação original ao Departamento de Convênios (Controladoria), após ter sido devolvido pelo TCM/BA, quando se tratar de licitação que envolva recursos de convênios ou contrato de repasse. C DISPOSIÇÕES FINAIS C.1 O processo de solicitação do bem e/ou serviço e o respectivo pagamento seguirá a rotina disposta na Instrução Normativa IN PMLF/CGM SFI 001 do Manual de Normas e Procedimentos. 5

6 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA PMLF/CGM N.º SCL-001 ASSUNTO: ADESÃO A ATA DE REGISTRO DE PREÇO DA UNIÃO OU ESTADO DATA 08/08/12 VERSÃO: 01 PG. 6/15 C.2 - Cabe ao titular de cada unidade dar conhecimento desta norma aos servidores. C.3 Compõem esta que dos seguintes anexos: I. Fluxograma disciplina a fase interna da licitação. II. Modelo de Oficio solicitando autorização da Prefeita Municipal adesão ata. III. Modelo de Oficio endereçado ao órgão responsável pelo gerenciamento solicitando autorização para utilização da Ata do Registro de Preço; IV. Modelo de Oficio endereçado à empresa consignatária da Ata de Registro de Preço consultando-a se tem interesse em fornecer os bens e/ou serviços ao Poder Executivo Municipal pelas mesmas condições e preços; V. Extrato de homologação e contrato referente a registro de preço; VI. Termo de autorização de adesão a ata de registro de preço; e IV. Relação dos itens e ou serviços constantes da ata de registro de preço. C.4 Alguns destes formulários poderão ser substituídos pelos documentos padrões utilizados pela União ou Estados na formalização da adesão. C.5 - Esta Instrução Normativa entra em vigor na data da sua publicação. Lauro de Freitas (Ba), 8 de agosto de Kívio Dias Barbosa Lopes Controlador Geral do Município Fabiana Pessoa de Oliveira Diretor Deptº. Normas e Procedimentos 6

7 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA PMLF/CGM N.º SCL-001 ASSUNTO: ADESÃO A ATA DE REGISTRO DE PREÇO DA UNIÃO OU ESTADO DATA 08/08/12 VERSÃO: 01 PG. 7/15 7

8 FLUXOGRAMA DA ADESÃO A ATA DE REGISTRO DE PREÇO DA UNIÃO OU ESTADO PELO MUNICÍPIO UNIDADE REQUISITANTE Oficio e Documentos PROTOCOLO GERAL DEP. DE ORÇAMENTO PROJU GAPRE PREFEITA DEP. DE CONTABILIDADE CONTROLADORIA CONVÊNIO

9 ANEXO II Lauro de Freitas-Ba, xx de xx de 201x. Of. nº /20xx. A Sua Excelência o Senhor (a) Prefeito (a) [Nome] Órgão Unidade Orçamentária Endereço Assunto: Solicitação de autorização para aderir à Ata de Registro de Preço de outro ente federativo. Senhor (a) Prefeito (a) Venho solicitar autorização para proceder à adesão a Ata de Registro de Preço de Nº XX celebrado pelo Órgão- nome do órgão, com a empresa xx decorrente da Licitação Nº xx, visando à aquisição dos itens e/ou serviços constantes na Tabela em anexo. O requerimento ora formulado visa garantir a execução do convênio Nº XX, cujo objeto é, xxx, de valor estimado de R$ xx,00 sendo R$0,00 referente a repasse e R$ 0,00 referente a contrapartida. Seguem em anexo os seguintes documentos: I Relação dos itens e ou serviços objetos e seus quantitativos e objetos da contratação mediante a adesão à Ata de Registro de Preço em comento; II Cópia do Edital e Ata de Registro de Preço; III Termo do convênio, contrato de repasse, termo de compromisso e outros documentos equivalentes; IV Ofício solicitando ao órgão gerenciador da Ata de Registro de Preço autorizando para sua atualização;

10 V Oficio da empresa consignatária da Ata de registro de Preço consultando-a sobre o interesse de fornecer os bens e ou serviços ao Poder Municipal nas mesmas condições constantes no documento; VI Resposta do ofício da empresa consignatária da ata de registro de preço, manifestando interesse em fornecer os bens e ou serviços ao Poder Executivo Municipal, nas mesmas condições e prazos estabelecidos na Ata de Registro de Preço; e VII Certidões de regularidade fiscal como INSS, FGTS, Receita Federal, Receita Estadual e Receita Municipal da empresa consignatária da ata de registro de preço. Aguardando a vossa manifestação, renovamos manifestações de apreço e distinta consideração. Atenciosamente, [Nome] [Cargo] Lauro de Freitas (BA), / / Autorizo a adesão. Prefeito (a) Municipal I.N. SCL-001 v.1

11 ANEXO III Lauro de Freitas-Ba, xx de mês de ano. Of. nº /20xx. Ao Senhor (a) Nome Órgão Cargo-Endereço Assunto: Solicitação de autorização de adesão à ata de registro de preço. Prezado (a). Senhor (ª): Venha solicitar a V.Sa. autorização para aderir a Ata de Registro de Preço Nº XX celebrado pelo Órgão- nome do órgão, com a empresa xx decorrente da Licitação Nº xx, visando à aquisição dos itens e/ou serviços abaixo. O requerimento visa garantir a execução do Convênio Nº XX, celebrado entre XXX e XXX, cujo objeto é..., de valor estimado em R$ 0,00 sendo, 00,00, referente a repasse e R$ 00,00, referente à contrapartida. Segue em anexo a relação dos itens e ou objeto constantes da ata de adesão em comento, de que se pretende contratar. Solicito que envie o ofício de autorização para a utilização da ata de registro de preço, pelo fax (xx) e ou xxxx@ xxxx.com. br Aguardando a sua manifestação, renovamos manifestações de apreço e distinta consideração. Atenciosamente, I.N. SCL-001 v.1 [Nome] [Cargo]

12 ANEXO IV Lauro de Freitas-Ba, xx de mês de ano. Of. nº /20xx. Ao Senhor (a) Nome Órgão Cargo-Endereço Assunto: Consulta à empresa se tem interesse de fornecer bem e/ou serviço decorrente de ata de registro de preço em face de processo administrativo de adesão (Carona). Prezado (a). Senhor (ª): Informamos que o Município de Lauro de Freitas recebeu autorização para aderir a Ata de Registro de Preço Nº XX celebrado pelo Órgãonome do órgão, com a empresa xx decorrente da Licitação Nº xx, visando à aquisição dos itens e/ou serviços abaixo. A adesão visa garantir a execução do Convênio Nº XX, celebrado entre XXX e XXX, cujo objeto é..., de valor estimado em R$ 0,00 sendo, 00,00, referente a repasse e R$ 00,00, referente à contrapartida. Isto posto, venho consultar a essa empresa se tem interesse em fornecer, a esta entidade, utilizando os mesmos preços e prazos constantes na Ata de Registro de Preço acima citada e respectivo Edital de licitação. Favor responder a este ofício, pelo número de fax (xx) e ou xxxx@ xxxx.com.br. Aguardando a sua manifestação, renovamos manifestações de apreço e distinta consideração. I.N. SCL-001 v.1 Atenciosamente, [Nome] [Cargo]

13 ANEXO V MODELO DE EXTRATO DE HOMOLOGAÇÃO E CONTRATO REFERENTE A REGISTRO DE PREÇO PREFEITURA MUNICIPAL DE LAURO DE FREITAS-Ba EXTRATO DE HOMOLOGAÇÃO E CONTRATO Contrato: XXX/XXXX. Nª da Ata de adesão xxxx: Nª do Edital xxxxx: Contratada: xxxxxxxxxxxxxx. CNPJ: xx.xxx.xxx/xxxx-xx. Contratante: Município de Lauro de Freitas. Objeto: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Processo Administrativo: xxxx/xxxx.. Dotação Orçamentária: xxxxxxxxxxxx. Data da Homolgação: xx/xx/xxxx. Data do contrato: xx/xx/xxxx. Vigência: xx/xx/xxxx. Valor: R$ xxxxx (xxxxxxxxxxxxxxx). Moema Gramacho Prefeita Municipal I.N. SCL-005 v.2

14 ANEXO VI MODELO DE TERMO DE AUTORIZAÇÃO DE ADESÃO A ATA DE REGISTRO DE PREÇO PREFEITURA MUNICIPAL DE LAURO DE FREITAS Lauro de Freitas, de de Termo de Autorização de adesão à Ata de Registro de Preço Autorizo à adesão à Ata de Registro de Preço nº elaborada pelo órgão XXXX e pela empresa XXXXXX, visando executar o convênio nº, celebrado com. Autorizo adjudicação dos lotes às empresas vencedoras pelo valor proposto na referida ata e edital. Prefeita (o) Municipal I.N. SCL-001 v.1 ANEXO VII PREFEITURA MUNICIPAL DE LAURO DE FREITAS Lauro de Freitas, de de RELAÇÃO DOS ITENS E OU SERVIÇOS CONSTANTES DA ATA DE REGISTRO DE PREÇO ITEM CÓDIGO DESCRIMINAÇÃO DO PEDIDO UND QDT UNT VALOR ESTIMADO TOTAL

15 TOTAL R$ - [Nome] [Cargo] I.N. SCL-001 v.1