SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE BENS PÚBLICOS (SIGBP): CONTROLE PATRIMONIAL

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1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE BENS PÚBLICOS (SIGBP): CONTROLE PATRIMONIAL EFICAZ INTEGRADO AO SISTEMA FINANCEIRO CHRISTHINY FERNANDA M ASIERO SANSON JACQUELINE FERNANDES DE GUSMÃO THIAGO ALCÂNTARA HERMÍNIO

2 2 Painel 46/142 Avanços e resultados da gestão patrimonial nos estados SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE BENS PÚBLICOS (SIGBP): CONTROLE PATRIMONIAL EFICAZ INTEGRADO AO SISTEMA FINANCEIRO Christhiny Fernanda Masiero Sanson Jacqueline Fernandes de Gusmão Thiago Alcântara Hermínio RESUMO A Secretaria da Administração da Paraíba, em virtude da situação crítica em que se encontrava, seja pela morosidade em conseguir informações seja pela inconsistência das mesmas e diante da responsabilidade de administrar um Estado que possui um patrimônio estimado de mais de 15 bilhões de reais, observou ser inadmissível a Gestão deste Patrimônio e do Fluxo de despesas de forma artesanal. Com este foco, contratamos, através de licitação, uma empresa especializada para implantar uma Solução Integrada de Gestão de Patrimônio com plataforma WEB, com o fito de integrar e automatizar os processos para atender a todos os Órgãos e Secretarias, da administração direta, indireta e autárquica que fazem parte da estrutura administrativa do Governo no que se refere a Gestão do Patrimônio, Materiais (Almoxarifados) e Imobiliário. A Integração do Sistema de Patrimônio com o Sistema Financeiro do Estado garante hoje o uso do sistema, resultando em um controle eficaz dos bens de consumo e permanentes, desde a compra, até o seu desfazimento.

3 3 INTRODUÇÃO Diante da visão da grande dependência de implementações de novas tecnologias com objetivo de agregar processos corporativos para as áreas de gestão administrativa, atualmente há uma vertente para o gerenciamento de serviços com ferramentas de TI. Isto vem se fortalecendo pela necessidade de transparência nas organizações, aumento da eficiência, qualidade das informações e celeridade nos processos, utilizando-se de mecanismos de governança administrativa. Aspectos como a segurança, integridade, disponibilidade e confiabilidade passam a ser características essenciais para o funcionamento do ambiente de gestão de TI. A crescente demanda por informações ágeis e precisas tem acarretado também, um esforço extraordinário das áreas de TI, sendo que, novas rotinas de trabalho e controle vem sendo experimentadas e adotadas sem muito sucesso, apesar de todo empenho dos servidores, devido à falta de uma solução adequada e especializada para os macroprocessos e processos de negócio da gestão administrativa. Para solucionar esses problemas, foi imperati vo ao Governo do Estado da Paraíba efetivar processos organizacionais em alinhamento com as melhores práticas de gestão de tecnologia da informação, para que os levantamentos dos dados, na maioria das rotinas e processos, sejam feitos de forma eficiente, reduzindo a margem de erros e demora excessiva na tabulação e consolidação destes. Visando atender plenamente estas necessidades, a implementação de processos de gerenciamento dos serviços, aplicados à gestão administrativa, devem abranger todos os serviços e produtos que estejam à disposição para a utilização dos gestores em suas mais diversas áreas de atuação. Porém,sabe-se que, a adoção de processos sem uma solução que os automatize é ineficiente e gera burocracia ao ambiente operacional. Portanto, faz-se necessário a utilização de uma solução computacional integrada e completa, contemplando o fornecimento, customização das ferramentas e disponibilização de informações gerenciais para que o Governo possa gerir adequadamente suas necessidades. Com esses conceitos,o Governo da Paraíba, buscou a aquisição de uma Solução Integrada que definitivamente atendesse todas estas demandas.

4 4 NECESSIDADE DE MODERNIZAÇÃO A falta de implantação de uma política integrada de Governança no Estado da Paraíba trazia dificuldades no planejamento, acompanhamento e gestão do gasto público. Administrar um Estado com despesas empenhadas que ficam na casa dos nove bilhões (dados 2014) requeria um modelo de Gestão baseado em Governança. Diante deste cenário, em 2011 o Governo da Paraíba instituiu o SIGE - Sistema de Governança do Estado da Paraíba, que consiste em uma solução sistêmica integrada para acompanhar e controlar o gasto público por meio da otimização técnica da gestão estadual. O SIGE, instituído pelo Decreto n o /2011, prevê alguns desafios determinantes para a execução do novo conceito de gestão pública, os quais deveriam estar prontamente atendidos com os produtos e serviços que serão executados e fornecidos com a solução pretendida. Entre eles estava o Controle Patrimonial dos Bens Móveis e Imóveis com critérios de avaliação, mensuração e reconhecimento, considerando a depreciação, a amortização, a exaustão e a capacitação de servidores para a utilização das novas soluções de TI e os processos das compras governamentais. Sabemos que uma solução tecnológica deve servir para encerrar as demandas advindas dessa gestão patrimonial, auxiliando como instrumento de planejamento estratégico para cumprimento das exigências da Lei de Responsabilidade Fiscal (101/2000), e de suas alterações introduzidas pela Lei da Transparência (131/2009). A nova ferramenta de gestão deve oferecer, as informações detalhadas de todos os processos de compras, dos contratos e gestão de materiais e patrimonial, tornando o usuário parte ativa do processo, porque terá acesso aos dados em tempo real. Sua parte estrutural deve permitir a customização de sua identidade, com documentação sistematizada e automatizada de todas as etapas do processo,e deverá garantir ainda, a segurança das informações registradas, além do monitoramento das metas estipuladas.

5 5 O PROJETO SIGE O Sistema Integrado de Governança do Estado (SIGE) foi concebido como um instrumento de planejamento estratégico para implementação de medidas necessárias ao atendimento pelo Estado das seguintes exigências legais: I. Contidas na LC n o 101/ Lei da Responsabilidade Fiscal, com as alterações introduzidas pela Lei Complementar n o 131/2009; II. De convergência às normas internacionais de contabilidade Portarias n os 406/2011, 437/212 e 733/2014 da Secretaria do Tesouro Nacional dentre outras; III. De Governança Democrática com os seguintes componentes: I. Coordenação; II. Organização e Gestão; III. Planejamento e Orçamento; IV. Receita; V. Execução Orçamentária e Financeira; VI. Gestão Patrimonial e de Pessoal; VII. Dívida Pública e Regularidade Fiscal; VIII. Contabilidade e Auditoria; IX. Comunicação e Transparência; X. Tecnologia da Informação. A GESTÃO DO PROJETO Foi criado um comitê multidisciplinar formado pelos titulares das Secretarias de Estado da Receita, da Administração, das Finanças, da Comunicação Institucional, do Planejamento e Gestão, da Controladoria Geral do Estado e da Procuradoria Geral do Estado. A Coordenação do Sistema foi exercida por Consultor Técnico do Governo do Estado e o componente Tecnologia da Informação gerenciado pelo presidente da Codata.

6 6 OBJETIVOS ALMEJADOS Transparência, governança, gestão e alianças estratégicas com outros órgãos estaduais: Poderes Legislativo e Judiciário, além do Tribunal de Contas e Ministério Público. A iniciativa garante à população o acesso irrestrito aos dados de aplicação de recursos públicos pelos gestores paraibanos por meio do Portal da Transparência. Com o foco na Gestão, o sistema passa a monitorar os custos de cada atividade do Estado, o que permitirá maior controle das ações e dos gastos públicos. OS DESAFIOS DO PROJETO A Primeira etapa do projeto consistiria na automação e integração dos procedimentos da contabilidade do Estado, com foco na Gestão do Patrimônio Público, Compras Licitação e Contratos. Considerando que não há mais espaço para gestão artesanal, foi formado um grupo técnico de trabalho, composto por técnicos da Secretaria da Administração, Companhia de Processamento de Dados da Paraíba CODATA e Controladoria Geral do Estado para buscar soluções de governança para o patrimônio, materiais e almoxarifados e compras. Após 8 meses de estudos e levantamentos,chegou-se a conclusão de que somente uma Solução que realizasse uma Integração do Sistema de Patrimônio e Compras com o Sistema Financeiro do Estado garantiria sua utilização, resultando em um controle eficaz dos bens de consumo e permanentes. Dessa maneira, seria necessária além da aquisição de um sistema de informática, uma consultoria técnica e a execução do saneamento dos móveis e imóveis do Estado.

7 7 Em 2013, através de processo licitatório, buscou-se uma empresa especializada para implantar a Solução Integrada de Gestão com plataforma WEB, com o fito de integrar e automatizar os processos para atender a todos os Órgãos e Secretarias, da administração direta, indireta, autárquica e fundações que fazem parte da estrutura administrativa do Governo do Estado da Paraíba no que se refere a: Gestão do Patrimônio (Mobiliário e Imobiliário); Gestão de Materiais (Almoxarifados); Gestão de Compras, Contratos e Licitações. O escopo dos serviços da solução foram classificados em macroprocessos e processos de negócio,e deveriam atender, conforme demonstrado a seguir: Macroprocesso: Gerenciar Materiais e Patrimônio Processos de negócios: Realizar Entrada de Bens Movimentar Bens Patrimoniais Realizar Baixa de Bens Providenciar Aquisição de Bens Providenciar aquisição de materiais Realizar Inventário Patrimonial Gerenciar Estrutura Organizacional Gerenciar Catálogo de Materiais Monitorar Cadastro do Bem Patrimonial Prestar Contas a Contabilidade Registro das aquisições e baixas de bens para os lançamentos contábeis Calculo da depreciação, Exaustão e Amortização. Monitorar Processo de Trabalho Realizar Entrada de Itens de Estoque Gerenciar Estrutura de Requisitantes Realizar Distribuição dos Itens de Estoque Realizar Baixa de Itens de Estoque

8 8 Transferir Itens de Estoque entre Almoxarifados Realizar Inventário dos Estoques Gerenciar Infra-estrutura de Distribuição Gerenciar Catálogo de Itens de Estoque Planejar Ressuprimento de Estoque Macroprocesso: Gerenciar Compras, Licitações e Contratos Processos de negócio: Realizar pedido de compra ou contratação Providenciar reserva orçamentária Montar processo administrativo de compras e contratações Realizar compra ou contratação de forma direta Realizar a adesão a ata de registro de preços Realizar a compra ou contratação por licitação Controlar os recursos e representações Monitorar Processos de Trabalho Gerenciar catálogo de itens de compra Realizar Compra ou Contratação por Pregão Eletrônico Realizar Compra ou Contratação por Cotação Eletrônica Realizar Convocação de Remanescente Monitorar Processos de Trabalho Gerenciar Catálogo de Itens de Compra Formalizar Contrato Administrativo Acompanhar Execução do Contrato Administrativo Realizar Aditivos e Apostilas em Contratos Administrativos Monitorar Processos de Trabalho Cadastrar Atas de Registro de Preços Realizar Alterações nas Atas de Registro de preços Realizar Baixa de Ata de Registro de Preços Controlar Adesões de Ata de Registro de Preços Monitorar a Execução de Ata de Registro de Preços Monitorar Processos de Trabalho Gerenciar Catálogo de Itens de Compras

9 9 A Solução integrada também deveria prever: 1. Mapeamento, análise e melhoria de processos de negócio, para mapear os processos de negócio de relevância para o Governo do Estado da Paraíba conforme sua execução atual, com posterior análise destes processos e realização de proposição de melhorias destes aplicando os conceitos, legislação pertinente e melhores práticas consolidadas para os mesmos, além de sua consolidação em ferramenta apropriada. 2. Identificação das fontes de dados para mesclagem que identificariam as informações que preenchessem as lacunas de determinado modelo e posterior criação de mecanismo para obtenção destes dados no momento da mesclagem. 3. Identificação de indicadores de desempenho dos processos, os quais deveriam identificar as informações que formariam os indicadores, a forma de apresentação dos mesmos e seus filtros quando houvesse. Configuração dos indicadores e validação dos mesmos na ferramenta. 4. Adequação das ferramentas para atender a melhoria nos processos de negócio, levantando junto aos órgãos da administração do Governo do Estado da Paraíba, os requisitos funcionais para atender uma melhoria proposta em um ou mais processos de negócio, alterando a funcionalidade já existente ou criando nova funcionalidade na ferramenta, incluindo a validação da funcionalidade nesta. 5. Migração e Conversão de Dados, realizando a restauração da base de dados dos sistemas em uso em qualquer plataforma tecnológica relacional,fazendo análise dos registros para migração, identificando a quantidade de registros e as particularidades de cada unidade gestora no banco de dados antes de iniciar a migração. Desenvolvimento do software para esta migração, com sua realização e conferência contábil.

10 10 6. Análise Prévia dos Dados A verificação da consistência dos dados previa: A definição do tratamento das situações existentes e exceções, tais como informações insuficientes, incompletas, em duplicidade; A realização de ajustes para eliminação de redundâncias e, padronização de dados; A adequação dos dados/tabelas para nova plataforma; A checagem do quantitativo físico-financeiro antes da conversão dos dados; 7. Migração e Carga da Base para realizar: A migração dos dados existentes para o novo ambiente; A geração da nova Base de Dados integrada; A revisão e análise final com checagem do quantitativo físicofinanceiro pós-conversão; A emissão do relatório do resumo de movimentação mensal de bens (RMB) para confrontamento do resultado final das contas apresentadas pelo sistema de gestão em relação aos valores contabilizados pelo Sistema Financeiro; A carga de dados e homologação dos dados na nova estrutura. 8. Qualificação dos dados existentes, que deveria avaliar um conjunto de dados fornecidos pelo Governo do Estado da Paraíba, adequá-los, aplicando conceitos e melhores práticas pacificadas. Para toda solução deveria ser feita a avaliação e reestruturação de perfis e usuários, conforme a seguir: Para o macroprocesso de gestão de Patrimônio Mobiliário, a análise deveria será feita nos seguinte dados: Estruturação dos Responsáveis com dados dos setores competentes; Avaliação do catálogo de materiais quanto à descrição e características; Identificação e gerenciamento por centros de custo; Avaliação do Catálogo de Materiais quanto a especificações; Classificação Orçamentária dos Materiais e Serviços; Avaliação das Naturezas de Despesa;

11 11 Para o macroprocesso de Execução Orçamentária das Compras e Contratações: Avaliação do Catálogo de Serviços quanto a Classificação Orçamentária; Avaliação do Catálogo de Materiais quanto a Classificação Orçamentária; Avaliação dos Créditos Orçamentários; Para o macroprocesso de Execução Financeira dos Contratos Administrativos: Avaliação do Catálogo de Serviços quanto a Classificação Orçamentária; Avaliação do Catálogo de Materiais quanto a Classificação Orçamentária; Avaliação das Retenções por Item de Compra; Avaliação dos Créditos Financeiros Disponíveis; Para o macroprocesso de Gestão de Atas de Registro de Preços: Avaliação do Catálogo de Serviços quanto a Especificações; Avaliação do Catálogo de Materiais quanto a Especificações; Classificação Orçamentária dos Materiais e Serviços; Avaliação das Naturezas de Despesa; Para o macroprocesso de Gestão de Contratos Administrativos: Avaliação do Catálogo de Serviços quanto a Especificações; Avaliação do Catálogo de Materiais quanto a Especificações; Classificação Orçamentária dos Materiais e Serviços; Avaliação das Naturezas de Despesa; Para o macroprocesso de Gestão de Compras e Contratações: Avaliação do Catálogo de Serviços quanto a Especificações; Avaliação do Catálogo de Materiais quanto a Especificações; Classificação Orçamentária dos Materiais e Serviços; Avaliação das Naturezas de Despesa; Para o macroprocesso de Gestão de Almoxarifado: Estruturação dos Requisitantes de Acordo com a Estrutura Organizacional; Avaliação do Catálogo de Materiais quanto a Descrição; Estruturação da infraestrutura de distribuição (definição dos almoxarifados e criação dos endereços); Classificação contábil dos Materiais do Catálogo; Identificação dos Centros de Custos; Avaliação do Plano de Contas; Criação dos Catálogos de Requisição;

12 12 Para o macroprocesso de Gestão de Patrimônio Imobiliário: Identificação dos Centros de Custo; Montagem do Catálogo de Cartórios Relevantes; Avaliação do Plano de Contas; Para o macroprocesso de Gestão de Depreciação: Avaliação do Catálogo de Materiais quanto a Especificações; Classificação Contábil dos Materiais; Avaliação das Naturezas de Despesa; Avaliação dos Elementos de Despesas; Avaliação das Contas Contábeis; Para o macroprocesso de Gestão de Reavaliação: Avaliação do Catálogo de Materiais quanto a Especificações; Classificação Contábil dos Materiais; Avaliação dos valores originais registrados na contabilidade. 9. Cadastramento de atas de registro de preços vigentes, que deveria operacionalizar o cadastramento das atas vigentes em data definida, após implantação do produto e conforme cronograma físico. Este cadastramento envolve não só o registro da ata em si, mas também o registro de todas as informações envolvidas neste processo e controle de vigência das Atas. 10. Cadastramento de Contratos Administrativos Vigentes, que deveria operacionalizar o cadastramento dos contratos vigentes conforme cronograma físico, após implantação do produto, o cadastramento envolve não só o registro do contrato, mas também o registro de todas as informações envolvidas neste processo. 11. Treinamento sobre o negócio que possibilitasse a formação de curso sobre assuntos relevantes para determinado processo de trabalho para os usuários dos diversos órgãos. 12. Produção de tutoriais que pudesse desenvolver, usando ferramentas apropriadas, tutoriais que explicassem a operacionalização de determinadas funcionalidades da ferramenta adquirida para disponibilização dos mesmos nos mecanismos virtuais de capacitação existentes no Governo do Estado da Paraíba.

13 Consultoria sobre Classificação dos Estoques, Política de Distribuição e Ressuprimento de Almoxarifado, que pudesse formular e diagnosticar sobre as metodologias, tipos de classificação e relevância destas classificações para estabelecer regras de ressuprimento (lote de compra, ponto de pedido, estoque de segurança), bem como orientar o Governo do Estado da Paraíba sobre as melhores práticas para a distribuição dos itens de estoque nos vários setores. 14. Consultoria para adequação de depósito, com a finalidade de realizar visitas nos depósitos existentes e propor um conjunto de soluções para otimização dos espaços, melhor conservação dos itens e agilização da distribuição dos bens neles armazenados. 15. Consultoria para Resolução de Irregularidades do Cadastro de Imóveis que levantassem informações sobre titularidade de bens imóveis de propriedade do Governo do Estado da Paraíba, para identificar documentos para comprovar a titularidade do bem a ser regularizado. 16. Consultoria sobre estabelecimento da política de compra/ contratação, identificar e diagnosticar as melhores práticas e doutrinas para auxiliar no estabelecimento da política de compra pública, observando informações de consumo e tempo dos processos de trabalho estabelecidos para a realização da compra, espaço físico para armazenamento. 17. Consultoria sobre a operacionalização inicial do sistema de execução de compras eletrônicas, para orientar as unidades gestoras do Governo do Estado da Paraíba quanto a normas e procedimentos para chamamento dos fornecedores a participar das suas compras eletrônicas. Orientar quanto a Infraestrutura tecnológica adequada para garantir a operação do sistema. Orientar quanto a criação ou adequação das normas que regem o negócio.

14 Saneamento dos itens de estoque para visitar as instalações do Governo do Estado da Paraíba identificando os itens de estoque existentes efetivamente e fazendo a conferência com os dados existentes no último inventário. A identificação deveria consistir em localizar o item de estoque dentro do almoxarifado, inclusive providenciar sua identificação usando etiquetas com o código de barras do item de estoque que será armazenado naquele local; com posterior registro deste item de estoque em levantamento informatizado com a leitura do código de barras pelo dispositivo coletor e a contagem do quantitativo do item que está estocado. 19. Saneamento do inventário de bens móveis, para visitar as instalações das unidades gestoras do Governo do Estado da Paraíba identificando os bens móveis existentes efetivamente e fazendo a conferência com os dados existentes no último inventário. A conferência consiste em obter os dados do levantamento contido no coletor e realização de rotina de conferencia informatizada com os dados já existentes no banco de dados convertido/migrado. No tocante à gestão patrimonial o serviço deveria compreender a realização de atividades relacionadas ao saneamento dos dados existentes sobre bens móveis que se encontram distribuídas nas diversas unidades gestoras do Governo do Estado da Paraíba. As atividades previstas nessa etapa do processo consistiam em procedimentos para o controle patrimonial mediante a realização de inventário geral com a utilização de tecnologia de código de barras para a identificação física dos bens incluindo etiquetas/plaquetas personalizadas, cujos serviços seriam distribuídos nas seguintes etapas: Planejamento do Inventário; Inventário Físico Automatizado; Normatização, Tratamento e Nivelamento da Informação; Migração e Geração de Base de Dados; Operacionalização.

15 Planejamento do Inventário para diagnóstico da situação atual e planejamento dos próximos passos para realização do inventário, a concepção desse momento dos serviços deveria seguir os seguintes passos: Reunião com as equipes das unidades gestoras do Governo do Estado da Paraíba para exposição dos trabalhos; Análise dos processos e rotinas existentes; Planejamento do roteiro e adequação dos prazos para realização do inventário; Aprovação de layout, fabricação e entrega dos identificadores patrimoniais; Definição da sistemática de numeração dos bens, contemplando numeração específica para bens de outra natureza. Arrolamento e análise das informações do acervo patrimonial; Designação de local para acomodação da equipe e material de trabalho, acesso às dependências e acompanhamento dos trabalhos. 21. Inventário físico automatizado, que seria a fase da execução dos serviços em campo para apuração, identificação e reorganização do acervo patrimonial por meio de inventário físico com tecnologia de código de barras e/ou RFID, propiciando o enriquecimento das informações a seguir: O mapeamento, cadastramento e atualização das tabelas corporativas de acordo com a estrutura organizacional do Governo do Estado da Paraíba (unidades gestoras, unidades administrativas, núcleos sistêmicos, instalações e endereços); A utilização dos dados armazenados no cadastro do Governo do Estado da Paraíba, sendo que os números antigos de identificação patrimonial serão conservados no novo cadastro, para fins de guarda do histórico, e vinculados aos novos códigos de identificação patrimonial;

16 16 A atualização dos responsáveis em observância à estrutura organizacional e hierarquia do Governo do Estado da Paraíba, utilizando a mesma metodologia da área de patrimônio em relação à carga dos bens; A elaboração de roteiro e cronograma operacional com a relação dos locais a serem inventariados; A realização do inventário físico com inspeção "in loco", de acordo com a estimativa e distribuição dos bens por localização em todos os municípios onde existirem unidades administrativas do Governo do Estado; A utilização de coletor de dados portátil com scanner para leitura de código de barras com capacidade para armazenamento de dados e coleta automatizada das informações em campo; A identificação física, cadastro individualizado com fixação de identificador sequencial com código de barras em local visível e padronizado; A elaboração de nomenclatura padronizada e estruturada, formada por uma estrutura de nome chave básica e nomes modificadores, permitindo pesquisas inteligentes/paramétricas ao coletor e à base de dados; O registro das características construtivas, específicas, peculiares, físicas ou funcionais, necessárias à perfeita identificação de um item e seu desempenho, descrito de forma objetiva e sucinta; A atribuição do estado de conservação (situação física); A transferência dos bens para as localizações catalogadas e desativação, por bloqueio, das localizações antigas que não possuem bens associados, caso necessário; A identificação dos bens relacionados, adicionados e de terceiros (relação-carga); A emissão de relatório de bens não localizados/faltantes; A emissão de relatório de plaquetas não utilizadas;

17 17 A emissão de relatório de bens com numeração repetida ou inexistente; A emissão de relatório de bens inventariados (geral e por Localização); A emissão de relatório descritivo de termo de responsabilidade para certificação da carga de bens; A emissão de relatório quantitativo de itens apurados por ocasião do inventário nas respectivas localizações, constando: centro de custo, local, data do início do Inventário, data do término do inventário, quantitativo de itens inventariados e intervalo sequencial de plaquetas utilizadas; A revisão nas dependências inventariadas em busca de bens porventura não localizados durante o levantamento; A atualização e disponibilização da informação dos itens inventariados que reflete imediatamente no banco de dados e na aplicação a partir da importação/exportação dos dados do coletor/sistema; A atualização imediata do banco de dados através da importação e exportação de dados coletor/sistema; Os Coletores deverão permitir a utilização de ferramenta de inventário inicial específica para o refinamento e tratamento das informações coletadas durante a realização do inventário inicial necessária para garantir a padronização e estruturação dos bens patrimoniados, e que possa alimentar o sistema de patrimônio que será instalado nas unidades gestoras do Governo do Estado da Paraíba. A ferramenta de inventário inicial deverá: Permitir identificação in loco dos bens inventariados e não inventariados; Pesquisar locais a serem inventariados; Permitir avaliação da memória disponível no coletor de dados; Permitir transmissão e recepção de dados microcomputador x coletor;

18 18 Permitir associação dos bens móveis com a respectiva localização; Permitir a importação e exportação de dados entre o microcomputador e o coletor de dados; Apresentar no display, durante o processo de inventário, a data e hora, localização e descrição do bem, assim como a situação física; Demonstrar a alteração da situação física do bem patrimoniado; Permitir enviar os dados coletados para o sistema de controle de patrimônio, para emissão dos relatórios de inventários; Apresentar a descrição completa do setor e endereço; Permitir a Normatização, Tratamento e Nivelamento da Informação; Permitir emissão de relatório de bens não localizados/faltantes; Permitir emissão de relatório de plaquetas não utilizadas; Permitir emissão de relatório de bens com numeração repetida ou inexistente; Permitir emissão de relatório de bens inventariados (geral e por Localização); Permitir emissão de relatório descritivo de termo de responsabilidade para certificação da carga de bens; Permitir emissão de relatório quantitativo de itens apurados por ocasião do inventário nas respectivas localizações, constando: centro de custo, local, data do início do Inventário, data do término do inventário, quantitativo de itens inventariados e intervalo sequencial de plaquetas utilizadas; Permitir quaisquer outros relatórios gerenciais customizados necessários requisitados pela Administração. 22. Normatização, tratamento e nivelamento da informação, nesta etapa deveria ser realizada a homogeneização da informação através da análise e tratamento dos dados para que não apresentem desigualdades e deverá contemplar as seguintes atividades:

19 19 A adequação do catálogo de materiais ao plano de contas do Governo do Estado da Paraíba; A categorização, codificação e cadastramento de materiais de acordo com o agrupamento de materiais no padrão da tabela Federal Supply (modelo SCOR); A classificação contábil de acordo com o plano de contas do Governo do Estado da Paraíba e normatização/legislação pertinente; A padronização das nomenclaturas e descrições dos materiais/características e tabelas corporativas; A identificação e cadastramento no sistema dos bens relacionados (relação-carga) nas respectivas localizações, utilizando numeração diferenciada com preservação da numeração anterior; O cadastro de novos materiais e associação de características correspondentes. 23. Cotejamento e conciliação contábil, para o tratamento paralelo ao inventário dos bens com saneamento de eventuais irregularidades: A identificação das sobras e faltas de materiais para regularização da base de dados; O cotejamento preliminar dos bens com as mesmas características físicas, objeto de sobra do inventário; A preservação do histórico de aquisição e contábil; A conciliação dos dados físicos x contábeis, objeto do cruzamento das informações coletadas com as informações pré-existentes; A emissão de relatório de bens encontrados e não cotejados, categorizados como sobras, passíveis de incorporação ao acervo do órgão, tais como: bens sem identificação patrimonial ou de origem desconhecida; A análise e proposição de tratamento das inconsistências, com sugestão de tratamento para realização dos acertos e ajustes necessários para cada caso;

20 20 A definição junto com o Governo do Estado da Paraíba em relação às ações pertinentes para realização das adequações contábeis, tais como: rateio, desmembramento, incorporação e baixa, caso necessário; Ano de contas; Classificação contábil dos materiais do catálogo. A SOLUÇÃO O Sistema Integrado de Gestão de Bens Públicos (SIGBP), como foi denominado pelo grupo de trabalho idealizador do projeto, teve seu uso tornado obrigatório, através do decreto /14. Além do decreto, de forma a garantir a obrigação, foi implementado também o bloqueio no sistema financeiro para os órgãos que não o utilizassem. O fluxo do processo ficou assim estabelecido: 1. Empenho no sistema financeiro (siaf) informação vai para o sistema de patrimônio; 2. Após a conferência do bem, ocorre a liquidação no sistema de patrimônio pela equipe gestora de patrimônio; 3. A informação volta para o sistema financeiro para pagamento. Exemplo claro de governança. Foco inicial do projeto: Reestruturação dos almoxarifados; Reestruturação dos patrimônios; Integração SIGBP x SIAF Saneamento Imóvel; Saneamento Móvel; Integração Financeira - O Grande Sucesso A partir de então, todas as compras de bens de consumo ou permanentes são liquidadas nos setores de patrimônio dos órgãos, e não mais nos financeiros. Desta maneira, indiretamente obrigamos os órgãos a reestruturar seus setores de patrimônio, dotando-os de mão de obra mais técnica e especializada.

21 21 Vários mecanismos de controle e crítica foram desenvolvidos para que o gestor possa acompanhar o andamento da validação da liquidação, somente sendo pago aos que efetivamente cumprirem as regras de negócio estabelecidas. Outros controles internos também são aplicados pelo sistema, como por exemplo: empenho sem saldo, fornecedor não habilitado, empenho fora do exercício, dentre outros. Essa integração além de garantir a reestruturação como já mencionado, também ajuda a evitar erros processuais de aquisição, assim como garante a associação entre as contas e valores do Sistema com o SIAF, o que facilita dentre outras coisa o cálculo das depreciações e a emissão dos resumos contábeis anuais. Objetivamente, nenhuma nota fiscal poderá ser paga sem estar devidamente liquidada no sistema de patrimônio, seja ela paga com quaisquer tipos de recurso. A unidade gestora entra em bloqueio não obedecendo ao fluxo. Garantimos então a utilização do Sistema de Patrimônio! RESULTADOS ALCANÇADOS Hoje, os serviços propostos, bem como a solução tecnológica, estão modernizando os processos de trabalhos administrativos que viabilizam todo o controle do Patrimônio do Governo do Estado da Paraíba, ampliando a qualidade do trabalho, eficiência, economicidade, transparência, celeridade, entre outros; e ainda atendem as exigências legais impostas pelas normas internacionais de contabilidade, e demais legislações pertinentes. Como o resultado desse grandioso projeto, esperamos apresentar à sociedade, aos órgãos de controle e entidades financiadoras (nacionais e internacionais), pela primeira vez, a realidade do patrimônio mobiliário e imobiliário do estado, que acreditamos ser muito superior ao atualmente registrado. Este nível de gestão também nos propiciará grandes benefícios, através de uma maior atração de investidores e de recursos financeiros, aumentando a capacidade de investimento do Estado. Além dos ganhos obtidos com relação aos valores Patrimoniais do Estado, conforme citado acima, este projeto vem, também, com o objetivo de buscar oportunidades de redução de custos através da melhor

22 22 gestão de toda a cadeia de consumo de bens materiais e serviços,uma vez que todas as informações necessárias para o planejamento de compras dos órgãos estão disponíveis no sistema através de consulta aos almoxarifados e todas as operações possíveis para pautar as decisões gerenciais. Abrangência do projeto: 83 órgãos utilizam o sistema, obrigatoriamente conforme decreto. No Patrimônio: Mais de bens lançados no sistema; notas fiscais lançadas no sistema; cadastros de transferência entre setores; 316 usuários cadastrados. No Almoxarifado: 174 almoxarifados cadastrados no sistema; setores requisitando material para requisição online; requisições atendidas; notas fiscais lançadas no sistema; usuários cadastrados. Algumas estatísticas interessantes: Total de materiais cadastrados Total de fornecedores cadastrados Total de empenhos liquidados (SIGBP X SIAF) Consumo: tipos de materiais Permanente: tipos Mais de itens cadastrados que precisam ser validados pela emissão do CRC Em 8 meses NF/EMPENHOS passaram pela integração.

23 23 VISÃO DE FUTURO Como próximo passo, vamos focar no macroprocesso de Compras, onde todas as contratações a serem realizadas no estado da Paraíba decorrerão de análises criteriosas e integradas sejam através da real necessidade de utilização do patrimônio (uso e desgaste natural) e da melhor gestão de seus estoques de bens de consumo, com a rigorosa observância quanto à criticidade, prazos de validade e garantias de fornecedores (evitando-se desperdícios), seja através de parâmetros de preços históricos e de mercado (banco de preços) evitando-se adquirir bens ou serviços com preços acima dos praticados no mercado.as novas contratações darse-ão através de um sistema de compras e licitações que contempla todas as fases da aquisição, desde o pedido de compra, passando por toda a etapa de instrução do processo, realização do pregão presencial ou eletrônico, adjudicação do vencedor, gestão do contrato de bens materiais ou serviços e acompanhamento do nível de satisfação e qualidade dos fornecedores do estado. Cabe destacar que todas as etapas do processo serão registradas no sistema, de maneira segura, e ficarão à disposição da administração e quaisquer órgãos de controle o que proporciona transparência e segurança adicional a todo o processo realizado.

24 24 REFERÊNCIAS Controladoria Geral do Estado Portal da Transparência do Governo da Paraíba Secretaria da Administração do Estado Diretoria de Patrimônio e Logística Central de Compras do Governo da Paraíba Companhia de Processamento de Dados da Paraíba

25 25 AUTORIA Christhiny Fernanda Masiero Sanson Diretora de Tecnologia da Informação da Codata. Jacqueline Fernandes de Gusmão Diretora de Logística e Patrimônio da Secretaria de Estado da Administração da Paraíba. Endereço eletrônico: Thiago Alcântara Hermínio Gerente de Patrimônio da Secretaria de Estado da Administração da Paraíba. Endereço eletrônico:

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01/2014 SCLCS - SISTEMA DE COMPRAS, LICITAÇÕES, CONTRATOS E SERVIÇOS N.º 01/2014

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01/2014 SCLCS - SISTEMA DE COMPRAS, LICITAÇÕES, CONTRATOS E SERVIÇOS N.º 01/2014 INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01/2014 SCLCS - SISTEMA DE COMPRAS, LICITAÇÕES, CONTRATOS E SERVIÇOS N.º 01/2014 Versão: 01 Data de aprovação: 7 de outubro de 2014. Ato de aprovação: Resolução n.º 112 /2014 Unidade

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