4. Aperfeiçoamento e Modernização dos Processos de Trabalho

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1 4. Aperfeiçoamento e Modernização dos Processos de Trabalho Revisão das Resoluções Básicas do TCM Dando continuidade ao trabalho de revisão das resoluções básicas, a Comissão respectiva elaborou as seguintes proposições: alteração das Resoluções de FUNDEF (nº 05/05) e de Saúde (nº 04/05), tendo em vista o entendimento adotado pelo Tribunal, em relação ao regime de competência em substituição ao regime de caixa, que até então se vinha observando no cálculo da aplicação destes recursos, adequandoos às diretivas da Portaria 447/0 da STN e do Parecer Normativo do TCM nº 08/05; minuta da Resolução de Adiantamento convertida na Res. nº.97/0; minuta de Denúncia, convertida na Res. nº 5/0, nela incluindose, o Termo de Ocorrência; alteração do art. 4º, V, da Resolução nº 7/0 (Regimento Interno do Tribunal), passando a Corte a julgar a legalidade dos processos de pensão, quando, anteriormente, somente eram apreciados em grau de recurso, em decorrência da compensação financeira entre institutos de previdência. Novos Atos Normativos Além dos atos normativos expedidos, com base em estudos realizados pela Comissão de Revisão, em 00, o Tribunal, pelos seus órgãos próprios, expediu, ainda, as seguintes Instruções e Parecer Normativo, versando sobre matérias relativas ao exame de contas. Instrução nº 00/0, alterando a instrução 0/004, estabelecendo que a Câmara Municipal, na sessão legislativa extraordinária, somente deliberará sobre a matéria para a qual foi convocada, vedado o pagamento de parcela indenizatória. Instrução nº 00/0, estabelecendo procedimentos a serem observados quanto às decisões do Pleno, com base no Parecer AJU nº 89/0, resultante de consulta formulada pela Secretaria Geral. Ordem de Serviço nº 008/0, atribuindo à 3ª CCE a programação, planejamento, coordenação e execução das atividades auditoriais. Parecer Normativo nº /0, orientando no sentido de que as contribuições previdenciárias patronais das Câmaras Municipais não se incorporem às suas folhas de pagamento. 47

2 Programa de Modernização PROMOEX Concluindo as tratativas negociais, o início formal da execução do PROMOEX (Programa de Modernização do Sistema de Controle Externo dos Estados, Distrito Federal e Municípios Brasileiros) deuse com a assinatura, no mês de abril de 00, dos convênios para repasse dos recursos do financiamento contraído com o Banco Interamericano do Desenvolvimento BID, pela União, por intermédio do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Avaliandose o primeiro ano do programa, verificase que o grau de execução ficou aquém do desejado. Naturalmente que a execução dos programas de porte em sua primeira fase, enfrenta sempre dificuldades. No caso do PROMOEX essas dificuldades foram maiores. Primeiramente, por tratarse de um programa de âmbito nacional, sem experiência similar, envolvendo 33 órgãos constitucionais independentes, exigiu uma longa fase de adequação de procedimentos de outros programas e a construção de novas regras para orientar a execução. Por outro lado, a reduzida equipe do Ministério do Planejamento alocada ao PROMOEX, sobrecarregada com a execução de um outro programa nacional de porte, o PNAGE, revelouse insuficiente para receber, analisar e dar curso às demandas dos Tribunais de Contas, subexecutores do programa, considerandose que, no primeiro ano do programa, toda a contratação deve ser submetida à supervisão prévia do BID, inclusive com a utilização dos recursos da contrapartida. Em função dessas dificuldades iniciais, praticamente a utilização dos recursos do financiamento do programa restringiuse a custeio de diárias e passagens para participação nos fóruns e em outros eventos nacionais de capacitação programados (Tabela 40). A expectativa é de que com os ajustamentos que estão sendo realizados se tenha, em 007, um novo ritmo na execução dos projetos, mesmo porque, não obstante o quadro de dificuldades referidas, o PROMOEX já apresenta resultados que devem ser potencializados, tais como a maior interação entre os TCs e a internalização de valores, a exemplo da construção coletiva, do compartilhamento de soluções e da proposta de uniformização de entendimentos em torno de conceitos e de procedimentos, que são base para a formação de uma cultura comum de controle externo. Tabela 40 Capacitações e Fóruns do PROMOEX Mês Abril Maio Junho Julho Agosto Outubro Novembro Dezembro Evento Assinatura dos convênios de repasses III Módulo de Capacitação Missão Arranque IV Módulo de Capacitação para Execução do Programa I Fórum Desenvolvimento de Rede e Portal de Controle Externo VI Módulo de Capacitação Novas Políticas de Aquisição de Bens e Serviços II Fórum Compartilhamento de Controles Informatizados da LRF Capacitação em Módulos Operacionais do SIASG e Pregão Eletrônico III Fórum Capacitação em Auditoria Operacional II Simpósio Técnico Auditoria Operacionl Compartilhamento de Soluções em TI III Encontro Auditoria Operacional I Seminário ATRICON Lei Processual dos Tribunais Local Belo Horizonte Belo Horizonte São Paulo Recife Recife Belém Recife Fonte: Unidadede Execução Local UEL/PROMOEX 48

3 O POA (Plano Operativo Anual) de 00 contemplava recursos no montante de R$.5.354,9, sendo que só foram repassados R$.45,79, dos quais somente foram gastos R$ 87.80,85 da fonte local, em razão do cenário antes referido (Tabela 4). Os recursos não utilizados em 00 serão reprogramados para o exercício de 007. Tabela 4 Distribuição de Recursos POA de 00 por Categoria de Investimento Componente Capacit. Consult. Equip. Mat.Ap. % Fortalicimento Integração TCS , , ,00 8% Desenv. Vínculos Interinstitucionais entre TCs Redefinição Procedimentos Controle Externo LRF Desenv. Políticas e Gestão de Soluções Copartilhadas 30.40, , , , , , , , ,00 3% % % Modernização dos TCs.7.75,4 0.95, ,00.000, ,9 89% Integração dos TCs Cíclo Gestão Redesenho dos Métodos e Procedimentos Controle Externo Planejamento Estratégico e Aprimoramento Gerencial Desenv. da Política e Gestão de TI Adequação Política e Gestão de Pessoal.39, , , ,00 7.3, , ,78 8.4, ,00.000, ,00.000, , , , ,00 7.3,4 % 35% 8% 30% 5% Administração 3.90, , ,00 3% Administração do Projeto Monitoramento e Avaliação 8.480, ,00 8.0,00 5.0,00.00, ,00 % % SUBTOTAL 354.7, , ,00.000, ,9 00 % de Execução,7% 34,57%,0% 00% 8% Fonte: Unidade de Execução Local UEL/PROMOEXTCM Em face do cronograma de execução dos projetos estruturantes e prioritários para o Tribunal, dos produtos contemplados no POA/00, que puderam ser tocados com recursos próprios do Tribunal, como é o caso do projeto Sistema Integrado de Gestão e Auditoria SIGA, considerado nuclear do programa de modernização, avançaram. Os demais achamse em fase de análise (.3.3 Métodos e procedimentos de exame redesenhados e implantados, e.5. Parque tecnológico adaptado às necessidades do Tribunal) ou em fase de modelagem dos procedimentos para aquisição ou contratação dos serviços (.. Programa de capacitação dos jurisdicionados para implantação do sistema de controle interno municipal,.4.4 Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos criado e implantado e.5. Plano Estratégico da Tecnologia da Informação elaborado e aprovado). Projetos Estruturantes do Programa de Modernização PROMOEX Projeto Sistema Integrado de Gestão e Auditoria SIGA Como uma das prioridades do programa de modernização, o Projeto SIGA Sistema Integrado de Gestão e Auditoria, respaldado na captura eletrônica dos dados e 49

4 informações das contas municipais, visa reduzir o volume de papeis, evitar retrabalho, criar agilidade e agregar valor no exame das contas públicas e às demais atividades fiscalizatórias. Basicamente o SIGA vai informatizar, em ritmo crescente, todas as etapas das contas públicas, possibilitando a formação de um amplo banco de dados com vistas à realização de auditorias planejadas. Além das atividades de adequação customização e formação do ambiente tecnológico apropriado, em 00 deuse ênfase à preparação do Projeto Piloto SIGA a ser implantado e testado durante todo o primeiro semestre de 007, nas Prefeituras de Salvador, Vera Cruz, Itaparica, Simões Filho e Lauro de Freitas, vinculadas à ª IRCE Salvador. Após a crítica e os ajustamentos que se fizerem necessários, será promovida a capacitação dos técnicos do Tribunal e dos jurisdicionados para a implantação do Projeto em fase definitiva. Projeto Redesenho da Metodologia de Controle Externo O Projeto de Redesenho da Metodologia objetiva estabelecer procedimentos de análise dos atos de gestão municipal, apoiados no uso intensivo da tecnologia da informação. A metodologia de trabalho em vigor envolve o manuseio de volumosa documentação gerada pelos jurisdicionados. Conforme já comentado, em 00 foram manuseados, pelas Inspetorias Regionais, somente no exame mensal, cerca de 0.3 milhões de documentos de receita e despesa. Todo esse volume de papeis, associado às limitações do suporte tecnológico hoje instalado, termina restringindo a tempestividade na fiscalização e na correção de desvios identificados. Desse modo, o Projeto do Redesenho, associado ao Projeto SIGA, deverá propiciar a agilidade que se exigem no monitoramento e na emissão de alertas sobre pontos de controle da gestão fiscal, assim como o cruzamento e a confrontação de dados e informações para o planejamento e execução de auditorias. Projeto Adequação do Parque Tecnológico A intensificação do uso da tecnologia da informação, demandada pelos Projetos SIGA e Redesenho, que são os eixos da modernização do Tribunal, exige a formação de ambiente tecnológico adequado. Neste sentido, fazemse necessárias a recomposição e a ampliação da infraestrutura de informática do TCM, com aquisição de equipamentos o de softwares. Assim seqüenciando o programa de aquisições, iniciado em 005, foram adquiridos 50 equipamentos e softwares de informática, destacandose os softwares Delphi 50

5 Architect e Enterpreise, bem como promovida a capacitação de técnicos na linguagem Delphi.Net, Reve, Model Make e UML e em segurança da informação (Tabela 4). Tabela 4 Equipamentos e Softwares Adquiridos Especificação Servidor Estações de Trabalho Impressora a Jato de Tinta Impressora Laser Software SIGA Qt. * Sede * IRCEs 53 7 Fonte: Diretoria de Informática DIF Nota: * 8 estações de trabalho foram licitadas, em 00, mas serão entregue em 007 e serão instaladas na sede do TCM. Estimase novas aquisições, no início de 007, com recursos do financiamento do BID (Tabela 43). Tabela 43 Equipamentos a serem adquiridos em 007 (PROMOEX) Especificação Gerenciador de Bco. de Dado SQLServer Switch de Rede Servidor de MédioGrande Porte Servidor de Médio Porte Servidor de Pequeno Porte Estações de Trabalho Impressora Laser Qt Fonte: Unidadede Execução Local UEL/PROMOEX e Diretoria de Informática DIF Projeto Educação Corporativa Em 00, foram realizados 3 eventos de capacitação, no âmbito do Programa de Educação Corporativa, com a participação de 95 servidores, valendo destacar o Curso Introdutório, destinado aos novos servidores técnicos e administrativos, nomeados em virtude da aprovação no concurso público e o de Auditoria Governamental, este realizado em convênio com a Universidade Estadual da Bahia UNEB, para os novos auditores, técnicos de controle externo e técnicos de inspeção de obras. O traço diferencial do curso foi a ênfase nos aspectos práticos, consistentes na aplicação de metodologia de trabalho em campo e a construção de procedimentos, papéis de trabalho e de relatórios auditoriais. Foram realizados, também, dois Encontros Técnicos, envolvendo a participação dos 7 Inspetores Regionais, com o propósito de levantar subsídios para a definição do Projeto Redesenho dos Processos de Exame de Contas do TCM, em face da implantação do Sistema SIGA, e discutir procedimentos para o exame das contas de 005. Realizouse, também, o III Encontro de Avaliação e Planejamento, com o objetivo de subsidiar o Programa de Trabalho de 007 e a capacitação em novos temas relevantes para o controle externo, da qual participaram os especialistas, Dr. Marcos Nóbrega, do TCE 5

6 PE, e a Dra. Silvana de Rose do TCESP, que proferiram palestras sobre os temas Ética na Gestão Pública e Cidadania e A Administração Pública e o Terceiro Setor. A Tabela 44 apresenta a relação dos cursos, congressos, seminários e encontros realizados no decorrer do exercício, com o quantitativo de servidores participantes. Tabela 44 Participação em Cursos e Seminários Trimestre º Jan/Mar. º Abr/Jun. 3º Jul/Set. 4º Out/Dez. Evento Delphi.Net, Reve, Model Make e UML Licitação na Modalidade de Pregâo Eletrônico Procedimentos/Rotinas p/ Cálculo de Aposentadorias e Pensões Gestão por Competência Qualidade e Governança em TI Introdutório p/ novos servidores Intensivo p/ novos técnicos de controle externo IRCEs Auditoria Governamental II Encontro Técnico do TCM VI Congresso Brasileiro de Direito Público IV Encontro Nacional de Auditoria e Obras Públicas Seminário Nacional Pregão e Registro de Preços II Congresso Brasileiro de Licitações e Contratos Atualização de Cart. Nacional de Habilitação Motoristas Dispensa e Inexigibilidade de Licitação Controle Interno no Setor Público Contabilidade para Não Contadores Congresso de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Webdesign V Encontro de Secretárias Atualização de Cart. Nacional de Habilitação Motoristas XI Simpósio Nacional de Auditoria de Obras Públicas III Encontro Técnico do TCM Particip Fonte: Asses. Técnica de Planejamento e Modernização ATP Projeto de Gerenciamento Eletrônico de Documentos O Projeto de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Projeto GED tem por objetivo desenvolver e implementar a política de elaboração, tramitação e arquivamento eletrônico unificado. Como fase preparatória de sua implantação, foram concluídos, em 00, o Diagnóstico do Ciclo de Vida e Fluxo dos Documentos, que tramitam no Tribunal, a Tabela de Temporalidade Documental e o Código de Classificação de Documentos, realizados mediante contratação de serviços de consultoria especializada. Em 007, darseá seqüência às demais etapas do projeto que envolvem a padronização, automação da criação e arquivamento de documentos; modelo corporativo de gestão de informações e documentos; automação e racionalização dos fluxos dos processos; e integração entre GED e WEB, bem como a aquisição do equipamento de suporte tecnológico necessário. 5

7 Além das etapas do Projeto GED, executaramse outras atividades que concorreram para a racionalização de procedimentos e a economia de custos, merecendo destaque a disponibilização do Keyfile para uso das Inspetorias Regionais, proporcionando o acesso rápido e seguro ao acervo de informações já digitalizadas; a instalação de computador servidor e a disponibilização, em meio magnético (disquete, CD, etc.) de informações demandadas pelo Ministério Público e outros órgãos, o que já proporcionou uma expressiva redução de custos, com a eliminação de cerca de cópias de documentos impressas. Essa mesma economia se verificou com a digitalização dos originais dos processos com destinação externa, com o que cópias xerográficas que deixaram de ser impressas. Relações Institucionais Um dos subcomponentes do PROMOEX, é o desenvolvimento de vínculos interinstitucionais com outros Poderes e instituições dos três níveis de Governo e com a sociedade. Com esse propósito, priorizouse a interação com o Ministério Público Estadual, considerando que o Parquet e o Tribunal, no desempenho de suas funções, mantêm fortes vínculos entre si, seja na oferta de elementos para promoção da ação penal, nas hipóteses de crimes contra a Administração Pública e da prática de atos de improbidade, seja pelo devido encaminhamento das representações formuladas pelo Tribunal nas hipóteses ilícitos detectados nos processos de contas ou de denúncias. O processo de aproximação entre as duas instituições constou de um Seminário de Interação, realizado em maio, em que se discutiram questões de interesse comum, visando estabelecer vínculos sistemáticos de cooperação entre as duas instituições, em especial para o enfrentamento dos atos de improbidade na gestão pública municipal, e de um Encontro Técnico, realizado em outubro, com aspectos mais práticos, de esclarecimentos de dúvidas e de fixação de pontos de entendimento que possam se constituir em subsídios para orientação de estratégia de atuação das instituições em seus propósitos comuns. Como produto desses eventos, foi estabelecida uma base de cooperação a ser formalizada mediante convênio, cujo termo se acha em discussão para assinatura oportuna. 53