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1 DA GESTÃO DO PROGRAMA 1. INTRODUÇÃO O Programa Nacional de Apoio à Modernização da Gestão e do Planejamento dos Estados e DF (PNAGE) tem por objetivo geral melhorar a efetividade e a transparência institucional das administrações públicas dos Estados e do Distrito Federal (doravante os Estados Participantes), a fim de alcançar uma maior eficiência do gasto público. O PNAGE está dividido em duas fases de cinco anos, contendo múltiplos projetos que serão executados de forma descentralizada pelos respectivos Estados Participantes. O Programa será coordenado e supervisionado por meio da Direção Nacional do PNAGE (DN-PNAGE), integrante da estrutura regimental da Unidade de Coordenação de Programas da Secretaria Executiva do Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão (UCP/MP). O custo total do Programa está orçado em US$ (cento e cinqüenta e cinco milhões de dólares), sendo a parte financiada pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID) de US$ (noventa e três milhões de dólares) e o restante composto por recursos de contrapartida da Mutuária, no montante global de US$ (sessenta e dois milhões de dólares), podendo incluir o equivalente a US$ (cinqüenta e oito milhões e novecentos mil dólares) provenientes dos Estados Participantes. O programa será implementado de forma descentralizada sendo os recursos transferidos aos Estados Participantes (sub-executores) por meio de contratos de Repasse. A Caixa Econômica Federal atuará como agente financeiro oficial do Programa. Tendo em vista o modelo híbrido do arranjo de execução que se caracteriza pela transferência de recursos na modalidade contrato de repasse, recursos estes oriundos de financiamento externo, a execução estará sujeita, simultaneamente, às normas do governo brasileiro aplicadas ao convênio (IN/STN nº 1/97 e alterações posteriores) e às normas do Banco Interamericano de Desenvolvimento-BID. Para tanto, foram definidos procedimentos de execução que possibilitam a prestação de contas segundo as exigências da legislação nacional, bem como segundo as exigências do BID. Os procedimentos de execução previstos neste Manual contemplam todo o ciclo da gestão do projeto desde o planejamento, a execução física e financeira, o controle contábil e de resultados. 2. OBJETIVO GERAL DO PNAGE O objetivo geral do Programa é melhorar a efetividade e a transparência institucional das administrações públicas dos Estados e do Distrito Federal (doravante os Estados Participantes), a fim de alcançar uma maior eficiência do gasto público.

2 3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS (COMPONENTES) Os objetivos específicos do Programa, com relação a cada Estado Participante e ao Distrito Federal, são: (i) fortalecer sua capacidade de planejamento e gestão de políticas públicas; (ii) desenvolver sua capacidade de administração de recursos humanos; (iii) modernizar sua estrutura organizacional e seus processos administrativos; (iv) fortalecer seus mecanismos de transparência administrativa e de comunicação social; (v) modernizar sua gestão de informação e integrar seus sistemas informáticos e (vi) desenvolver mecanismos para promover e implantar uma cultura de mudança institucional. Descrição O Programa financiará atividades distribuídas entre os seguintes componentes: 1. Fortalecimento da capacidade de planejamento e de gestão de políticas públicas. O objetivo deste componente é fortalecer a capacidade institucional das administrações estaduais e do Distrito Federal para melhorar a efetividade do sistema de planejamento e gestão das políticas públicas. Este componente financiará atividades compreendidas nos seguintes subcomponentes: (i) aperfeiçoamento da capacidade de formulação e implantação de políticas públicas; (ii) aperfeiçoamento da capacidade de seguimento, controle e avaliação de políticas públicas; (iii) aperfeiçoamento da capacidade de gestão plurianual por programas; e (iv) aperfeiçoamento da capacidade de coordenação das ações governamentais nos níveis geral, setorial e regional. 2. Desenvolvimento de políticas e da capacidade de gestão de recursos humanos. O objetivo deste componente é fortalecer a capacidade de gestão das entidades ou unidades responsáveis pela administração dos recursos humanos dos Estados Participantes. Este componente buscará ampliar a disponibilidade e confiabilidade das informações operacionais e gerenciais e financiará atividades nos seguintes subcomponentes: (i) atualização da legislação de recursos humanos em função das normas constitucionais vigentes; (ii) aperfeiçoamento da gestão e atualização das bases de dados de recursos humanos; (iii) aperfeiçoamento da capacidade de planejamento e implantação de políticas de gestão de recursos humanos dos Estados Participantes; e (iv) aperfeiçoamento dos atuais modelos de gestão de recursos humanos. 3. Modernização de estruturas organizacionais e de processos administrativos. O objetivo deste componente é aumentar a efetividade e a eficiência dos processos de gestão e controle das administrações públicas dos Estados Participantes para modernizar suas estruturas organizacionais e seus processos administrativos. Este componente buscará ampliar os controles sobre o gasto público em geral e sobre os custos operacionais e administrativos e financiará atividades distribuídas entre os seguintes subcomponentes: (i) reestruturação de modelos organizacionais; (ii) modernização da gestão dos processos de logística (bens imóveis, aprovisionamento e convênios e contratos); (iii) desenvolvimento

3 da capacidade de gestão de custos; (iv) modernização da gestão da memória administrativa; e (v) aperfeiçoamento dos processos de controle interno e de sua vinculação com os processos de controle externo. 4. Fortalecimento dos mecanismos de transparência administrativa e de comunicação. O objetivo deste componente é fortalecer os mecanismos de transparência administrativa e de comunicação dos Estados Participantes. Este componente buscará influenciar positivamente a conduta ética dos servidores públicos e aumentar o controle social e financiará atividades distribuídas entre os seguintes subcomponentes: (i) aperfeiçoamento dos mecanismos de comunicação com os servidores públicos dos Estados Participantes; (ii) aperfeiçoamento dos mecanismos de monitoramento da conduta dos servidores públicos e de divulgação de valores éticos (ouvidorias); (iii) fortalecimento das ouvidorias; (iv) aperfeiçoamento das ações e da articulação dos órgãos de controle geral (corregedorias); (v) fortalecimento dos mecanismos de participação e controle social; e (vi) avaliação sistemática da prestação de serviços ao público. 5. Modernização da gestão da informação e integração dos sistemas de tecnologia de informação. O objetivo deste componente é aumentar a capacidade de gestão dos órgãos de planejamento dos Estados Participantes para melhorar a qualidade e efetividade da informação que produzem. Este componente buscará ampliar a disponibilidade e confiabilidade das informações operacionais e gerenciais nas áreas de planejamento, gestão de recursos humanos, gestão de logística e avaliação de custos. Serão financiadas atividades distribuídas entre os seguintes subcomponentes: (i) desenvolvimento da capacidade de gestão da informação e da tecnologia de informação; (ii) atualização do modelo de organização e gestão de tecnologia de informação; (iii) modernização do parque tecnológico; e (iv) atualização dos bancos de dados e desenvolvimento de sistemas integrados de informação. 6. Desenvolvimento de uma cultura de promoção e implantação da mudança institucional. O objetivo deste componente é promover e implantar uma mudança institucional nas unidades de planejamento e administração dos Estados Participantes mediante o financiamento de atividades distribuídas entre os seguintes subcomponentes: (i) desenvolvimento e sistematização de diagnósticos de cultura institucional; (ii) desenvolvimento de habilidades de gestão para mudança institucional e (iii) implantação de mecanismos de indução e de reconhecimento de mérito e desempenho individual e de equipe, bem como avaliação de mudança institucional. 7. Apoio à cooperação em gestão. O objetivo deste componente é fortalecer a capacidade de gestão dos Estados Participantes e incentivar a cooperação e o compartilhamento de soluções entre eles. Este

4 componente apoiará ações dentro dos seguintes subcomponentes: (i) capacitação para gestão dos projetos; (ii) desenvolvimento e implantação de metodologias, assim como de sistemas, para gerenciamento, monitoramento e avaliação (SISMA/SGP); (iii) formulação e implantação de soluções compartilhadas e (iv) replicação de soluções cooperadas. 4. ARRANJO INSTITUCIONAL E FLUXOGRAMA DE IMPLEMENTAÇÃO O PNAGE adotará um modelo de execução descentralizada, sendo que os recursos provenientes do Financiamento do BID serão repassados pela União aos Orçamentos dos Estados e do Distrito Federal por meio de Contratos de Repasse, na classificação de Transferências Voluntárias, e depositados em conta específica aberta na CAIXA. Caberá aos Estados Participantes consignarem os referidos recursos em seus orçamentos, bem como alocarem os recursos referentes à contrapartida, de forma a atingirem o montante estabelecido no Acordo de Empréstimo. As responsabilidades, competências e atribuições entre os atores envolvidos constam do Acordo de Empréstimo e seus anexos, do Regulamento Operacional (ROP) do Programa e dos Contratos de Repasse. São atores envolvidos na implementação do PNAGE: MP Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão; UCP/MP Unidade de Coordenação do Programa; DN-PNAGE Direção Nacional do PNAGE; BID Banco Interamericano de Desenvolvimento; UCEs Unidades de Coordenação Estadual; CESTADO Comitê Técnico Consultivo CD Comitê Deliberativo CONSAD Conselho Nacional de Secretários de Administração FÓRUM - Fórum Nacional de Secretários de Planejamento CAIXA Caixa Econômica Federal, agente financeiro oficial. A UCP/MP, ligada à Secretaria de Gestão, foi criada pela Portaria Ministerial no 235, de 02 de setembro de 2004, e tem como finalidade a integração das ações de desenvolvimento dos programas e projetos financiados com recursos originários de organismos internacionais de financiamento. Dentro de seu organograma, encontra-se a DN-PNAGE, responsável pela coordenação em nível nacional do Programa e pela gestão das atividades do Programa no âmbito do MP. As secretarias de planejamento e administração executarão os projetos nas UCEs, criadas especificamente por ato normativo interno, para esta finalidade, segundo as disposições do ROP e orientados pelo presente Manual. O CONSAD e o Fórum participam do Comitê Deliberativo do Programa, a ser presidido pelo Secretário Executivo do MP, de acordo com o estabelecido no Contrato de Empréstimo e no ROP. A CAIXA é o agente financeiro oficial por meio do qual serão realizadas as transferências voluntárias. A referida instituição financeira atuará como mandatária do MP para realizar

5 atividades de controle gerencial da gestão dos contratos de repasse conforme indicado neste manual. SESSÃO II GESTÃO DOS PROJETOS 5. ATRIBUIÇÕES DAS PARTES NO PNAGE Elaborar e Ajustar, quando necessário, o Projeto do Estado; Elaborar o POA do Estado; Elaborar o Plano de Aquisição (PA) de bens e serviços do Estado; Avaliar e consolidar a programação orçamentária e financeira no projeto do Estado; Elaborar os Termos de Referência (TORs); Elaborar a solicitação de não objeção ao BID; Elaborar o pedido de desembolso/remanejamento de recursos e correspondente justificativa; Elaborar a Prestação de Contas (PC) e encaminhar à CAIXA; Elaborar o Relatório de Pagamento (RP)/aplicação de recursos; Elaborar indicadores de execução e impacto; Elaborar e consolidar o Relatório Financeiro e quantitativo, sintético e analítico por subcomponente, produto e atividade; Elaborar o balanço das futuras aquisições analítico e sintético; Disseminar e acompanhar a sistemática de acompanhamento; Consolidar o Relatório Semestral de Progresso (RSP); Elaborar o relatório de avaliação final do projeto; e Elaborar o relatório de ativos adquiridos. Gerenciar a execução dos serviços, atestando a realização do contrato, mediante comprovação documental ex ante à CAIXA, para pagamento direto ao fornecedor pelo referido agente financeiro; Gerenciar a execução de serviços de diárias e passagens e outros, cujos contratos avulsos não superam a importância de R$ 8.000,00 (oito mil reais), com comprovação de gastos ex post, mediante a apresentação à CAIXA de dossiês trimestrais contendo a documentação comprobatória dos gastos.

6 Produtos da UCE: Programação orçamentária e financeira consolidada e avaliada; Plano de aquisição de bens de serviços consolidado e validado; TOR validado; Relatório mensal gerencial físico orçamentário elaborado; Indicadores de execução e impacto disponibilizado; Sistemática de acompanhamento disseminada e acompanhada; Relatório semestral de progresso consolidado; Relatório de avaliação final do projeto elaborado; Solicitação de não objeção elaborado; Prestação de contas elaborada; Relatório sintético e analítico por subcomponente, produto, atividade e do projeto (financeiro e quantitativo) elaborado e consolidado; Saldos para futuras aquisições analítico/sintético elaborado; Consultoria em elaboração e gerenciamento de projeto prestado; e Projeto reavaliado. DN-PNAGE/UCP/MP: Coordenar e dar assistência técnica aos ESTADOs na preparação dos Projetos específicos e dos Planos Operacionais Anuais (POAs); Expedir orientações relativas ao processo de alocação de recursos da contrapartida ; Receber e consolidar, para encaminhamento ao BID, as solicitações de não objeção do Banco aos processos de aquisição de bens, serviços de consultoria e obras de adequação, quando se fizerem necessárias; Consolidar as prestações de contas dos ESTADOs, após recebimento e análise pela CAIXA, e encaminhamento à Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda (STN) e ao BID; Preparar e apresentar ao BID os relatórios técnicos e financeiros consolidados do Programa; Preparar e apresentar ao BID os pedidos de desembolsos e as respectivas justificativas de despesas; Acompanhar a execução do Programa, mediante apoio operacional da CAIXA;

7 Prover suporte para o funcionamento do Comitê Deliberativo e do Comitê Técnico Consultivo do Programa. Consolidar os Projetos dos ESTADOs; Elaborar o Projeto do Componente Nacional relativo a DN-PNAGE; Consolidar os POAs dos ESTADOs e encaminhar ao BID; Elaborar o POA do Componente Nacional relativo a DN-PNAGE; Consolidar os PAs de bens e serviços dos ESTADOs; Elaborar o PA de bens e serviços do Componente Nacional relativo a DN-PNAGE; Avaliar e consolidar a programação orçamentária e financeira dos Projetos dos ESTADOs; Avaliar e consolidar a programação orçamentária e financeira do Componente Nacional relativo a DN-PNAGE; Avaliar os TORs dos ESTADOs nos casos aplicáveis; Elaborar os TORs do Componente Nacional relativo a DN-PNAGE; Consolidar e encaminhar ao BID as PCs dos ESTADOs; Elaborar a PC do Componente Nacional relativo a DN-PNAGE; Consolidar e encaminhar ao BID os indicadores de execução e impacto dos ESTADOs; Elaborar indicadores de execução e impacto do Componente Nacional relativo a DN-PNAGE; Consolidar e encaminhar ao BID os balanços das futuras aquisições analítico e sintético dos ESTADOs; Elaborar o balanço das futuras aquisições analítico e sintético do Componente Nacional relativo a DN-PNAGE; Disseminar e acompanhar a sistemática de acompanhamento; Consolidar o Relatório Semestral de Progresso (RSP); Consolidar os relatórios de avaliação final dos Projetos dos ESTADOs; Elaborar o relatório de avaliação final do Componente Nacional relativo a DN- PNAGE; 5.2. Produtos da UCP/MP: Programação orçamentária e financeira consolidada e validada; Plano de aquisição de bens de serviços consolidado e validado; TORs validada;

8 Indicadores de execução e impacto disponibilizado; Plano Operacional Anual consolidado; Sistemática de acompanhamento disseminada e acompanhada; Relatório semestral de progresso consolidado; Relatório de avaliação final do projeto elaborado; Solicitação de não objeção elaborado; Prestação de contas elaborada; Consultoria em elaboração e gerenciamento de projeto prestado Atribuições da CAIXA (Caixa Econômica Federal)- Condicionada ao Aditamento do Contrato de Empréstimo a) solicitar, receber e encaminhar relação de documentos dos proponentes, necessária para a assinatura do Contrato de Repasse; b) preparar os Contratos de Repasse e seus aditamentos, segundo minuta previamente aprovada pelo MP, colher assinatura do beneficiário da transferência, assinar, representando a União, e promover a sua publicação; c) receber o instrumento de comunicação da celebração do Contrato de Repasse, encaminhado pelo beneficiário da transferência ao Poder Legislativo local, com o respectivo recibo de protocolo; d) abrir conta-corrente vinculada ao Projeto na CAIXA, em agência localizada na sede de execução, em nome do sub-executor, destinada exclusivamente à movimentação dos recursos objeto dos Programas a que se vinculem; e) comunicar ao MP a identificação das contas-corrente vinculadas aos Projetos; f) acompanhar, nos termos deste Manual de Execução do Programa, os recursos transferidos pela União, alocados nas contas específicas de cada Projeto, correspondentes às transferências realizadas e os recursos referentes à contrapartida local, quando depositados na conta vinculada ao Projeto; g) realizar o crédito dos pagamentos devidos pelo sub-executor, diretamente aos fornecedores dos bens e serviços adquiridos, nos casos de contratos em valor superior a R$ 8.000,00 (oito mil reais); com os recursos da transferência e da contrapartida, se for o caso, mediante prévias certificação do responsável pelo Projeto no Estado, DF ou Estado e deliberação da autoridade detentora da competência respectiva, condicionado à existência de recursos suficientes na conta vinculada ao Projeto, conforme a seguir: h) atestar a realização das obras, se houver, bem como a aquisição dos bens, previstos no Projeto;

9 i) verificar, trimestralmente, se a contrapartida local do sub-executor, relativa ao desembolso de recursos, está de acordo com o estabelecido no Plano Operacional Anual POA; j) examinar se a prestação de contas parcial, a partir do terceiro desembolso, está de acordo com o estabelecido no POA; k) acompanhar se os registros da movimentação financeira do Projeto do sub-executor, no âmbito do Programa, estão na forma estabelecida pelo MP e de acordo com as normas do BID, conforme registros constantes no Sistema de Gerenciamento de Projetos SGP, de modo a: permitir a identificação das quantias das diferentes fontes alocadas ao Projeto de cada sub-executor; consignar os investimentos no Projeto com recursos do repasse e da contrapartida; conter os detalhes necessários para a identificação dos bens adquiridos e dos serviços contratados; demonstrar o custo dos investimentos em cada categoria dos investimentos básicos; verificar o lançamento de empenho a fornecedor; l) solicitar ao sub-executor as informações requeridas pelo MP; m) fornecer ao MP, prontamente, as informações solicitadas acerca de cada Contrato de Repasse; n) comunicar ao MP, prontamente, as irregularidades ou ilegalidades constatadas no transcorrer da execução dos Projetos, bem como qualquer mora do sub-executor no cumprimento das obrigações pactuadas; o) elaborar, até 30 (trinta dias) depois de encerrado cada ano-calendário, os relatórios financeiros relativos a cada Contrato de Repasse, indicando o uso dos recursos das transferências e da contrapartida local, quando for o caso, na forma estabelecida pelo MP; p) verificar se o objeto licitado está previsto no Projeto, para efetivar os pagamentos previstos no item g desta Cláusula ou quando da Prestação de Contas, cabendo solicitar ao sub-executor o Edital de Licitação, Ato de Adjudicação e respectivas publicações;

10 q) examinar, quando julgar necessário ou por solicitação do MP, os bens e as obras executadas, mediante repasse de recursos no âmbito do PROGRAMA ou a documentação a eles relativa; r) receber e examinar preliminarmente a documentação relativa às Prestações de Contas Parcial e Final, de acordo com o Manual de Execução dos Programas; s) encaminhar ao MP relatório de execução financeira final do Projeto; t) executar as atribuições na forma definida no ROP e no Manual de Execução dos Programas Atribuições do BID O Fluxograma de implementação do PNAGE pode ser visualizado no esquema abaixo: (1) República Federativa do Brasil (Mutuário) Banco Interamericano de Desenvolvimento BID (Agente Financiador) (2) (3) Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão Secretaria Executiva Direção Nacional do PNAGE da Unidade de Coordenação de Programas (Executor) CAIXA- Mandatária para operacionalização dos convênios Estados dos Estados e Municípios Unidades Executora Local UCEs (Sub-executores)

11 6. MECANISMOS DE EXECUÇÃO 6.1. Execução Direta: Órgão Executor (7% dos recursos do financiamento) Quando a UCP/MP realizar de forma direta, por solicitação da DN-PNAGE/UCP/MP, os processos de aquisição de bens, contratação de serviços de consultoria e obras de adequação no âmbito do Programa, os mesmos serão realizados da seguinte forma: elaboração pela DN-PNAGE/UCP/MP de Termos de Referência específicos e encaminhamento à UCE; encaminhamento pela UCE à Coordenação Geral de Logística (CGLOG) da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administrativa (SPOA) para elaboração dos editais de licitação; realização do processo integral da licitação pela CGLOG, com a participação técnica da UCP/MP; adjudicação pelo SPOA do vencedor e firma dos respectivos instrumentos contratuais; gerenciamento pela UCP/MP, com apoio do SPOA, da execução dos serviços, atestando a realização do contrato. As normas e procedimentos de aquisição e contratação encontram-se detalhadas no Título II deste manual.

12 Sub-executores Quando as UCE s realizarem os processos de aquisição de bens, contratação de serviços de consultoria, e obras de adequação, no âmbito dos respectivos projetos, diretamente em sua estrutura ou área responsável pelas aquisições, de acordo com as regras e limites estabelecidos no Acordo de Empréstimo do Banco, e também de acordo com as normas do convênio, deverão observar os seguintes passos: elaboração de termos de referência específicos ao objeto da contratação pelo beneficiário, sob a coordenação da UCE ou diretamente pela UCE; encaminhamento pela UCE, por intermédio da DN-PNAGE/UCP/MP, para não objeção do BID, nos casos assim exigidos, conforme as disposições do Acordo de Empréstimo e seus Anexos; elaboração, em conjunto com a unidade responsável por licitações no Estado de Contas dos instrumentos da licitação; realização do processo integral da licitação pela unidade responsável por licitações no Estado de Contas, com a participação técnica da UCE; adjudicação pela unidade responsável por licitações no Estado de Contas do vencedor e firma dos respectivos instrumentos contratuais; gerenciamento pela UCE, com apoio da unidade responsável no Estado de Contas, da execução dos serviços, atestando a realização do objeto do contrato, mediante comprovação documental ex ante, para pagamento direto ao fornecedor nos casos de contratos em valor superior a R$ 8.000,00 (oito mil reais), exceto nos 12 primeiros meses após a 1ª aquisição, quando o Banco deverá emitir a não objeção prévia, independentemente do montante de recursos. Gerenciamento pela UCE, com apoio da unidade responsável no Estado, da execução de despesas de diárias e aquisições de passagens e outros, cujos contratos avulsos não superam a importância de R$ 8.000,00 (oito mil reais), com comprovação de gastos ex post, mediante a apresentação de dossiês trimestrais contendo a documentação comprobatória dos gastos. Nos 12 primeiros meses após a 1ª aquisição, o Banco deverá emitir a não objeção prévia, independentemente do montante de recursos Execução Indireta: Órgão Executor e Sub-executores Órgão Executor (7% dos recursos do financiamento) Quando a UCP/MP realizar, por solicitação da DN-PNAGE/UCP/MP, os processos de aquisição de bens, serviços de consultoria e obras de adequação no âmbito do Programa, por meio de Agência Especializada.

13 Sub-executores Quando as UCEs realizarem os processos de aquisição de bens, contratação de serviços de consultoria e obras de adequação, no âmbito dos respectivos projetos, por meio de Agência Especializada, deverão observar os procedimentos específicos utilizados por essa Agência, conforme seja o caso. Neste caso, deverá ser submetido previamente ao MP, para encaminhamento e análise conjunta com o BID, o documento ou termo a ser assinado com a Agência Especializada selecionada para este fim.

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