SOLICITAÇÃO DE PROPOSTAS Nº 15482/2012. Contratação de Empresa Especializada em Comunicação ATA DA AUDIÊNCIA PRÉVIA

Transcrição

1 SOLICITAÇÃO DE PROPOSTAS Nº 15482/2012 Contratação de Empresa Especializada em Comunicação ATA DA AUDIÊNCIA PRÉVIA Às quinze horas e trinta minutos, do dia dezesseis de abril de 2012, foi realizada Audiência Prévia relativa à Solicitação de Propostas Nr /2012, que objetiva a contratação de empresa especializada em comunicação social, no âmbito do Projeto BRA/11/017, para Conferência Rio +20. Reuniram-se nas dependências do Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento PNUD, situado na EQSW 103/104 Lote 1, Bloco D, Setor Sudoeste Brasília - DF, Brasil, CEP: , os representantes técnicos do PNUD e do CNO, Sr. Acir Madeira, Sr. Heitor Granafei, Sra. Maria Elisa Diniz, as Assistentes de Operações do PNUD/Rio +20, Sra. Ireny Soares e Fabiana Rech, e os representantes das Empresas registradas no Anexo II da presente Ata - Lista de Presença. Após a abertura dos trabalhos, registro e apresentação dos presentes, a Assistente de Operações, Sra. Ireny Soares, esclareceu os objetivos da Audiência Prévia, realizando comentários sobre os procedimentos em questão e sobre as ações necessárias para realização da Conferência Rio +20, em junho de Foram ressaltados aspectos relevantes sobre a apresentação da proposta, que deve ser apresentada assinada, em envelopes distintos, lacrados, e devidamente identificados como Envelope A Proposta Técnica e Garantia de Proposta, e Envelope B Proposta Comercial. Foi esclarecido que no caso de consórcio, o documento intitulado promessa de constituição de consórcio, identificando as empresas integrantes, a empresa líder, os serviços e pagamentos correspondentes e a denominação do consórcio deve ser apresentado juntamente com a proposta técnica, no envelope A. Quanto a verificação da Habilitação Jurídico-Fiscal, Econômico-Financeira, foi esclarecido que a documentação requerida será solicitada somente após a identificação da proposta classificada de menor preço. A Equipe Técnica do Projeto acima identificada, discorreu sobre questões relativas aos requisitos técnicos obrigatórios previstos nos Termos de Referência, e detalhou os produtos especificados. Foi informado que o Clipping para analise será publicado no Portal de Compras do PNUD. Após os esclarecimentos dos requisitos do Edital detalhando os principais aspectos do serviço requerido, e esclarecimentos sobre os aspectos formais de apresentação das propostas, a Sra. Ireny Soares lembrou a todos que a data limite para apresentação de questionamentos é 19 de abril de 2012, e que as respostas serão divulgadas no dia 20 de abril de2012. Nada mais havendo a ser tratado, a reunião de Audiência Prévia foi finalizada às 19:10h do mesmo dia registrado acima. Constituem Anexos à presente Ata os seguintes documentos: Anexo I - Questionamentos Respondidos, e Anexo II Lista de Presença.

2 Anexo I - Questionamentos e Respostas 1. A garantia de proposta pode ser depósito caução ou serve uma carta bancária? Resposta: a garantia de proposta prevista no Edital pode ser entregue na forma de cheque administrativo ou carta-fiança bancária. O modelo do documento consta no Anexo V do Edital. Ao final do processo de seleção a garantia de proposta é substituída pela garantia de execução. 2. É necessário o registro do documento de constituição de consórcio na Junta comercial ou em cartório? Resposta: não é obrigatório o registro da promessa de constrituição de consórcio no cartório. O referido documento será substituído pelo Termo de Constituição de Consórcio e registrado na junta comercial antes da assinatura do contrato. 3. Como se dará o processo de seleção? Menor preço é classificatório? Há ponderação? Resposta: Será considerada vencedora a licitante que atender a todos os requisitos do Edital e seus Anexos, atingir 70% do total de pontos e apresentar o menor preço proposto. 4. Na documentação tem que ser entregue proposta original e cópia. A cópia da certidão pode ser simples ou tem que ser reconhecida em cartório? Resposta: Pode ser simples. 5. Como será feito o pagamento? Resposta: o pagamento será efetuado mediante o aceite do produto devidamente atestado pelo contratante/beneficiário. 6. A documentação de habilitação jurídico-fiscal, conômico-financeira será exigida somente da proposta classificada de menor preço? Resposta: o entendimento está correto. 7. A inclusão dos contratos nos formulários é obrigatória ou facultativa? Resposta: é de responsabilidade da licitante o relato das experiências (trabalhos realizados) que considerar relevantes e que a respectiva documentação de suporte seja apresentada juntamente com documentos que comprovem a sua experiência. 8. É possivel saber quantas pessoas serão treinadas? Quem irá definir os profissionais que serão treinados? Resposta: Vide Errata 9. Quem é responsável pela estrutura logística do treinamento? Resposta: Vide Errata. 10. Serão requeridos serviços de tradução. Resposta: o CNO já tem um serviço de tradução que poderá ser utilizado. Entretanto, espera-se que a equipe tenha capacidade de manter diálogos presenciais ou por telefone, trocar correspondências eletrônicas e mesmo produzir textos em inglês. Ressaltamos

3 que todos os textos serão previamente aprovados pelo CNO / Itamaraty antes de serem publicados e/ou distribuídos. 11. a equipe de tradução estará disponível só durante o evento, ou já está disponível? Resposta: Já está disponível. 12. há precisão do número de artigos a serem produzidos? Resposta: Não, não há nem mínimo nem máximo. Entendemos que os profissionais que comporão a equipe serão capazes de atender a imprensa, redigir artigos, etc. Ou seja, redigir textos e artigos será parte da tarefa rotineira deles. Voltamos a ressaltar que todos os artigos e textos produzidos serão sempre submetidos previamente a aprovação do CNO / Itamaraty, antes de sua publicação e/ou distribuição. 13. Sobre redes de relacionamentos, faremos os uploads ou há quem faça? Resposta: os perfis estão montados, mas o upload e gerenciamento de conteúdo deverá ser feito pela contratada. 14. Dada a dinâmica das redes de relacionamento, será preciso programar os uploads e ter agilidade na aprovação de conteúdos. Como será? Resposta: Temos ciência da necessidade de agilidade na aprovação dos conteúdos. O trabalho diário será como em uma redação. Teremos algumas posições de trabalho dentro do Riocentro, durante a conferência, que é quando será maior a necessidade de agilidade. Teremos também alguns pontos focais que acompanharão os trabalhos da imprensa e contribuirão para dar a agilidade necessária. 15. O que vocês consideram a execução dessas reuniões com autoridades e públicos estratégicos, tais como workshops, seminários, congressos, feiras, cafés da manhã, almoços, jantares (item )? Resposta: Vide Errata. 16. O gasto para a realização da press trip será da empresa fornecedora do serviço? Deslocamentos internos serão por conta das contratada? Qual será a classe dos vôos dos convidados? Quais despesas serão cobertas pelo governo brasileiro para os convidados? Resposta: Vide Errata. 17. Como vamos cobrar as despesas com a press tirp? Resposta: os custos serão reembolsados mediante comprovação da despesa com base nos valores informados na proposta comercial. 18. Item Há agenda dos outros eventos da sociedade civil que deverão ser cobertos? Resposta: devem ser cobertos aqueles que acontecerão nas áreas gerenciadas pelo Comitê Nacional de Organização (CNO) que são: Parque dos Atletas, HSBC Arena, Parque do Flamengo, Museu de Arte Moderna, Vivo Rio, Píer Mauá, Galpão da Cidadania e Quinta da Boa Vista. Ainda não temos a agenda dos eventos que acontecerão nesses locais. Essa agenda ainda está sendo produzida.

4 19. Seria interessante a definição de uma equipe mínima. Estimar o valor homemhora, e prever uma quantidade de profissionais eventualmente necessários sob demanda. Solicitamos a identificação de um mínimo necessário de cada perfil profissional. Resposta: Vide Errata. 20. Sobre equipes: é preciso indicar o nome ou apenas descrever as competências? Resposta: os currículos (nome e qualificação) que devem obrigatoriamente ser apresentados são os dos três profissionais indicados para coordenação, que contribuirão para a pontuação da concorrente. Se, por ventura, algum dos profissionais de coordenação precisar ser substituído, o contratante deve ser informado e a substituição deverá se dar por perfil igual ou superior ao do profissional inicialmente apresentado mediante a aprovação do contratante e do beneficiário. Os demais perfis que irão compor a equipe devem ser mencionados pela Licitante na proposta não sendo obrigatório neste momento a identificação dos nomes. 21. Se houver interesse, a concorrente pode apresentar outros profissionais que possam contribuir para o trabalho a ser desenvolvido, além dos três obrigatórios. Resposta: sim. 22. Todos os equipamentos serão da contratada? Resposta: apenas quando a montagem do pavilhão de imprensa no Riocentro estiver concluída, parte da equipe poderá ser alocada lá, onde os móveis e equipamentos (desktops) serão providos pelo CNO. 23. O que é software de gerenciamento de mailing jornalístico (item )? Resposta: Softwares como Maxpress ou similar. Porém queremos ter acesso ao banco de dados montado para que possa ser usado pelo Itamaraty futuramente. Ou seja, o mailing utilizado durante a Conferência com os dados de contato dos jornalistas (nome, veículo para o qual trabalha, telefones, endereço de etc) deve ser entregue à contratada em arquivo eletrônico (preferencialmente Excel) ao final do contrato. 24. Sobre o clipping: quando vocês dizem até 70 meios nacionais e internacionais, qual é o mínimo que devemos considerar? Resposta: Vide Errata 25. Quando temos versões impressa e online do mesmo veículo, devemos contar um ou dois meios? Resposta: Contar dois meios. 26. O que vocês querem dizer com outros meios de atualização contínua (item )? Resposta: Internet. 27. Não seria interessante o monitoramento de mídias digitais? Resposta: está incluído no item Sobre a versão digital da exposição Da Rio 92 à Rio+20 (item 4.1.4) todo o material será disponível ou teremos que montar? Resposta: Vide Errata.

5 29. Qual é a periodicidade dos materiais descritos no item ? Resposta: Todo o item será retirado Vide Errata. 30. Após a Conferência irá haver a mesma demanda por relatórios? Resposta: após o termino da conferencia a necessidade de relatórios será menor. 31. Qual é a previsão de assinatura de contrato e início dos trabalhos? Resposta: segunda semana de maio. Os trabalhos de mailing deverão ter início por volta do dia 20 de maio. 32. No item 9.3, como se dará a comprovação do nome completo do responsável pela assinatura dos atestados? Resposta: a identificação deve ser clara, com nome e cargo da pessoa que assina. Havendo dúvida a Comissão Avaliadora irá diligênciar. 33. Com relação ao item 9.2, os atestados têm que ter data de emissão mínima? Resposta: Não. Incluir todos os que forem relevantes. Caso necesário, a Comissão Avaliadora fará diligência. 34. Com relação ao item 9.4, a exigência de mil jornalistas credenciados impede a participação de praticamente todos os presentes. Vocês podem rever essa exigência? Resposta: Vide Errata. 35. Ainda no mesmo item, há necessidade de que o evento tenha sido realizado no Brasil, ou podemos apresentar experiência de eventos no exterior? Resposta: Queremos cases de eventos realizados no Brasil. 36. Com relação ao clipping para análise de mídia, será fornecido? Resposta: Sim, forneceremos o clipping de fevereiro a março de 2012, para ser analisado. 37. Na página 16, sobre a capacidade de avaliação de experiências similares, serão consideradas somente experiências próprias, onde a empresa tenha atuado diretamente? Resposta: Não, pode ser de maneira geral, mesmo que tenha sido realização de outra empresa. Qualquer experiência similar é válida.