Sociedade Brasileira de Radioterapia SBRT Conveniada ao Colégio Brasileiro de Radiologia e Diagnóstico por Imagem - CBR

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1 REGULAMENTO PARA CANDIDATURA À SEDE DO CONGRESSO ANUAL DA SOCIEDADE BRASILEIRA DE RADIOTERAPIA - SBRT O Congresso da Sociedade Brasileira de Radioterapia é o maior evento nacional da especialidade. Visando contemplar a participação de todos os associados, a SBRT define os critérios para a escolha da sede do seu Congresso Anual. As condições de participação dos proponentes, aqui discriminadas, foram definidas com base na experiência das outras edições do Congresso e visam garantir a qualidade e tranqüilidade na realização do evento. 1. REQUISITOS PARA ELEGEBILIDADE Podem participar dessa seleção todos os sócios da SBRT, que atendam aos seguintes requisitos: a) Estar em dia com a anuidade da entidade; b) Apresentar proposta escrita que atenda as exigências especificadas neste regulamento e de acordo com o roteiro constante do Anexo 1; c) Estar de acordo e comprometer-se com os critérios, regras e exigências deste regulamento. 2. DATA DE REALIZAÇÃO DO CONGRESSO As datas pra a realização do evento poderão ser propostas pelos candidatos, mas serão aceitas ou não pela Diretoria da SBRT.

2 3. CARACTERÍSTICAS e INFRA-ESTRUTURA DA SEDE DO EVENTO Para a realização do Congresso, o Estado, Cidade e Local deverão atender às seguintes necessidades: a) O ESTADO onde será realizado o evento deverá: - Ter no mínimo, três radioterapeutas registrados na SBRT como sócios titulares atuantes; b) A CIDADE que sediará o evento deverá: - Ser de fácil acesso, com aeroporto e vôos diários para as principais capitais brasileiras; - Ter capacidade de hospedagem para 800 pessoas, em hotéis de padrão médio (3 estrelas) e superior (5 estrelas), num raio não superior a 5 km do local da realização do evento; c) O Centro de Convenções indicado para a realização do evento deverá: 1º - Possuir no mínimo três salas para a realização dos cursos, sendo que a capacidade de uma delas deve ser de no mínimo 400 pessoas, e duas outras com capacidade para 100 pessoas cada; 2º - Possuir ainda 2 salas menores, uma se destina ao APOIO da equipe organizadora e outra à SALA VIP; 3º - Possuir espaço adequado para exposição / montagem de estandes; 4º - Comprovar a existência de fornecedores locais de serviços de locação e instalação de equipamentos de audiovisual (projetores, computadores, etc); 5º - Comprovar a existência de ponto de Internet de alta velocidade para cyber space; 6º - Apresentar documentação devidamente assinada que confirme a disponibilidade da infraestrutura exigida para a realização do Congresso na data sugerida na documentação ora entregue. 4. EXIGÊNCIAS E DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA A CANDIDATURA Os proponentes interessados em sediar o Congresso da SBRT deverão submeter à Diretoria da Sociedade Brasileira de Radioterapia, uma proposta formal, por escrito, com no máximo 10 páginas, com o roteiro apresentado no Anexo 1, destacando os seguintes itens:

3 a) Motivações e importância estratégica para realização do evento na localidade; b) Indicação do responsável pela organização do evento e respectiva equipe executora. O responsável deverá ser um radioterapeuta sócio da entidade, atuante no Estado, que poderá ter sido escolhido e /ou indicado por seus conterrâneos, para essa missão; c) Infra-estrutura da cidade e do Centro de Convenções (facilidade de acesso, logística, descrição da rede hoteleira e capacidade de hospedagem, capacidade de público do local, fornecimento de equipamentos e etc.); d) Indicação do Centro de Convenções que sediará o evento com o respectivo TERMO DE RESERVA para a data do evento, devidamente assinado; e) Orçamento de Custo aproximado do aluguel do centro de convenções onde será realizado o evento. f) O modelo do evento poderá ser solicitado à secretaria da SBRT; g) Apresentar os valores das contrapartidas locais, para custear, no mínimo, as despesas referentes à locação do espaço físico que irá sediar o evento (Centro de Convenções), o Coquetel de Abertura e o Jantar do Presidente; 5. ANÁLISE E SELEÇÃO DAS PROPOSTAS A seleção dos candidatos seguirá as seguintes etapas: a) A Diretoria da SBRT se reunirá com a finalidade de avaliar as propostas e fazer a escolha da sede do congresso para o ano solicitado. b) Os candidatos deverão estar aptos a responder possíveis questionamentos para esclarecer possíveis dúvidas da diretoria. c) Após a escolha, será feito um comunicado oficial ao radioterapeuta responsável, e em seguida a SBRT divulgará em seu site. d) Os candidatos que não responderem as solicitações da diretoria da SBRT no prazo determinado estarão automaticamente excluídos do processo de seleção.

4 6. CRITÉRIOS DE ANÁLISE E HOMOLOGAÇÃO Serão consideradas habilitadas a concorrer ao pleito de Sede do Congresso da SBRT, as propostas que: a) Garantirem atendimento aos requisitos de elegibilidade (item 1); b) Garantirem o atendimento às exigências de infra-estrutura e características para sede do evento (item 3); c) Estiverem de acordo com o que estabelece o item 4; d) Apresentarem a clara indicação do compromisso do radioterapeuta responsável pela organização do Congresso; e) Justificarem, convincentemente, que a realização do evento na cidade proposta contribuirá para os eventos locais e nacionais de promoção de empreendimentos inovadores. 7. FORMA E PRAZO PARA APRESENTAÇÃO DAS PROPOSTAS a) As propostas deverão ser encaminhadas para e para Sociedade Brasileira de Radioterapia, situada à Pça. Oswaldo Cruz, 124 5º andar Cj Bela Vista - São Paulo - SP - CEP , A/C: Diretoria, com documentos devidamente assinados, juntamente com os anexos, até 30 de abril. b) As propostas que forem entregues após este prazo não serão consideradas para efeito de análise para constar do questionário avaliativo. 8. CALENDÁRIO DE DATAS Atividade Encaminhamento das Propostas Solicitação de Esclarecimentos pela Diretoria e Comissão Científica Homologação das Inscrições Data limite 30 de Abril 15 de Maio 25 de Maio

5 Escolha da Sede através de opção no Questionário Avaliativo do Congresso 20 de Junho 9. DISPOSIÇÕES GERAIS a) Caso não sejam apresentadas pelo menos duas propostas concorrentes, ou nenhuma das propostas preencha os requisitos, será indicada uma sede pela Diretoria. b) As propostas enviadas serão escolhidas exclusivamente para o Questionário de Avaliação do Congresso. c) A gerência financeira do Congresso, será responsabilidade da Tesouraria da SBRT. d) A Comissão Científica Nacional da SBRT, juntamente com professores locais, farão o programa do congresso. e) A indicação da empresa organizadora de eventos será responsabilidade da SBRT. f) Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria da SBRT, cujas decisões, nos termos desse regulamento, são soberanas.

6 10. ANEXOS a) Ficha de Identificação do Proponente (anexa); b) Termo de Compromisso (solicitar modelo a SBRT); c) Documento que ateste a reserva do local na data de realização do Congresso, conforme estabelecido neste regulamento, devidamente assinado.

7 ANEXO 1 FICHA DE IDENTIFICAÇÃO DO PROPONENTE 1. IDENTIFICAÇÃO DO PROPONENTE: a) Nome do Radioterapeuta: b) Endereço Completo (Rua /Av., Cidade, CEP) c) Fone /Fax: d) 2. CARACTERÍSITCAS DO ESTADO: a) Nº de Radioterapeutas atuantes: b) Nome dos Radioterapeutas atuantes: 3. CARACTERÍSTICAS DA PROPOSTA:

8 a) Apresentação /Introdução: b) Justificativa /Motivações e importância estratégica para a realização do evento: c) Resultados /impactos esperados: d) Responsável pela Organização (breve currículo): e) Descrição da Infra-estrutura da cidade (facilidade de acesso, atrações, rede hoteleira, alimentação, fornecedores de serviços para eventos, transportes, etc.): f) Local para a realização do Congresso (descrição da infra-estrutura e capacidade de atendimento, localização, justificativa da escolha do local, etc.): g) Parceiros comprometidos com o evento e contrapartidas:

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