CONCORRÊNCIA PARA CONTRATAÇÃO DE ASSESSORIA DE IMPRENSA

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1 CONCORRÊNCIA PARA CONTRATAÇÃO DE ASSESSORIA DE IMPRENSA Período de Execução: 2012

2 BRIEFING Reed Exhibitions

3 PERFIL A Reed Exhibitions A Reed Exhibitions é a principal organizadora de eventos do mundo, reunindo mais de 6 milhões de profissionais ao redor do planeta, gerando bilhões de dólares em negócios. Hoje, os eventos da Reed estão presentes em 35 países, distribuídos pelas Américas, Europa, Oriente Médio e Ásia e organizados por 35 escritórios próprios que empregam mais de funcionários. A Reed Exhibitions organiza uma série de eventos, incluindo exposições, conferências, congressos e reuniões. O portfólio contém mais de 440 eventos que atendem 44 setores da indústria. O estreito relacionamento da Reed com profissionais, associações de classe e órgãos governamentais assegura que cada evento seja de interesse e relevância para os mercados atendidos. Como resultado, muitos eventos da Reed são líderes em suas áreas. A Reed Exhibitions pertence à Reed Elsevier Group plc, uma companhia listada entre as 100 maiores da Bolsa de Valores de Londres e líder mundial na divulgação e geração de informações.

4 Dados de Mercado Feiras de negócios no Brasil: As feiras de negócios constituem um dos meios mais efetivos para a criação e manutenção de relacionamento com os clientes. As pessoas gostam de se encontrar com seus pares e particularmente no Brasil - e em todos os países latinos, a possibilidade de realizar encontros cara a cara com potenciais novos clientes ou fornecedores de produtos e soluções continua a ser a ferramenta de marketing mais eficiente para acelerar processos de lançamento e geração de vendas. No Brasil, esse processo se acelerou na década dos anos 90 e hoje vive um momento de auge. Dados da UBRAFE (União Brasileira dos Promotores de Feiras) apontam que as feiras agendadas para 2012 reunirão 50 mil empresas, sendo 42 mil nacionais e 8 mil internacionais, que devem receber 5,4 milhões de visitantes. A estimativa é que as feiras ocupem 3,4 milhões de m 2 de área de exposição.

5 CONTRATAÇÃO Reed Exhibitions

6 Objetivos da Contratação Otimizar a imagem positiva dos eventos junto aos formadores de opinião; Ampliar/modernizar a divulgação das Feiras; Potencializar a imagem do evento junto ao público-alvo; Utilizar o expertise da assessoria para gerar pautas diferenciadas e criar novas oportunidades durante o evento (ex.: sugerir convidados que agreguem valor à Feira); Duração do trabalho início imediato após assinatura do contrato até um mês depois do último evento relacionado ao pacote de Feiras.

7 Processo para contratação Habilitações necessárias: Experiência em feiras de negócios ou eventos; Conhecimento do setor da Feira; Conhecimento/relacionamento com formadores de opinião de editorias específicas; Conhecimento/relacionamento com formadores de opinião dos cadernos de economia / negócios; Relacionamento com os produtores/pauteiros de emissoras de rádio e televisão; Equipe composta por um número de profissionais necessário para atender cada um dos eventos, de acordo com seu tamanho, sendo necessário dois (2) componentes sênior na equipe; Experiência no fluxo de informações entre os promotores/organizadores e expositores;

8 Processo para contratação Atividades obrigatórias: -Seguir a Estratégia Geral apresentada pela Gerência de Comunicação; -Acrescentar todas as ações possíveis a serem desenvolvidas para o evento na estratégia global; -Produzir conteúdo macroeconômico relacionado aos eventos para suporte da comunicação; -Montar cronograma de trabalho e apresentar à Gerência de Comunicação / Cumprir com o cronograma de trabalho proposto; -Registrar, via , as dificuldades encontradas para realizar determinada ação. Importante que as dificuldades constem do relatório final; -Trabalhar fortemente com as mídias parceiras, mantendo contato constante e atualizandoos sobre as novidades do evento; -Solicitar que as mídias parceiras envie-nos suas publicações para acompanharmos o trabalho e chegarmos a um resultado mais próximo do real na centimetragem final;

9 Processo para contratação Atividades obrigatórias: -Fazer follow up ativo com expositores selecionados, a fim de levantar informações para notas / releases (dependendo do evento de 15 a 20 expositores-chave indicados pela Gerência de Comunicação / Direção do evento); -Produzir entrevistas com expositores-chave e entidades parceiras (de acordo com orientações da Gerência de Comunicação); -Produzir relatório semanal das atividades realizadas e resultados obtidos e encaminhar à Gerência de Comunicação; -Produzir relatório final com base na estratégia desenvolvida.

10 FEIRAS PRODUTOS 19ª AGRISHOW (Feira Internacional de Tecnologia Agrícola em Ação) - de 30 de abril a 04 de maio / Ribeirão Preto / SP 5ª FORIND (Feira de Fornecedores Industriais de São Paulo) - de 26 a 28 de junho / Sertãozinho / SP MOVINTER (Feira de Móveis do Estado de São Paulo) - de 17 a 20 de julho / Mirassol / SP FENASUCRO & AGROCANA (XX Feira Internacional da Indústria Sucroalcooleira e X Feira de Negócios e Tecnologia da Agricultura da Cana-de-Açúcar) - de 28 a 31 de agosto / Sertãozinho / SP

11 Ciclos do Trabalho 1: Divulgação prévia das ações que irão ocorrer no evento: elaboração de textos, venda de pautas, notas, coletiva de imprensa, participação em cafés da manhã, reuniões de briefing, reuniões nas entidades de classe parceiras, preparação de press kits, etc; 2: Treinar e acompanhar, quando necessário, as entrevistas dos porta-vozes dos eventos; 3: Divulgação e operação no evento: toda a operação da sala de imprensa durante o evento (atendimento à imprensa, cobertura das ações que estiverem acontecendo, palestras, workshops, congresso e demais atividades); 4: Mídias Sociais: produção de conteúdo para as diversas mídias sociais (Blog, Twiter, Facebook, Orkut, etc.) 5: Relatórios: a assessoria deverá produzir relatórios semanais das ações desenvolvidas e, ao término do evento, apresentar relatório de resultados junto às mídias eletrônica, imprensa e online;

12 Oportunidades Decidida a agência contratada, os expositores das Feiras que compõem o projeto serão oficialmente comunicados de que a Assessoria será responsável pela divulgação do evento, sob Coordenação da Gerência de Comunicação da Reed Exhibitions Alcantara Machado; A Agência contratada poderá oferecer seus serviços de Assessoria de Imprensa aos demais expositores da Feira, desde que mantenha uma equipe de atendimento diferenciada;

13 Despesas adicionais pagas pela promotora Clipping eletrônico e impresso: A Gerência de Comunicação já possui fornecedores contratados para a realização desse trabalho (necessário monitoramento das publicações especializadas impressas e online). Fotógrafos: O Departamento de Marketing da RXAM é responsável pela contratação de profissionais para cada um dos eventos realizados. Motoboys e correios: Antes de realizar qualquer tipo de ação deve-se apresentar a proposta à Gerência de Comunicação, que permitirá ou não a realização do trabalho, bem como os procedimentos necessários. Xerox / press kits: Necessário cumprir com o prazo para a produção do material. A Gerência de Comunicação já possui fornecedor para esse trabalho. Despesas com Alimentação nos dias de evento: A equipe de atendimento receberá vales-refeições para alimentação (no local do evento) durante os dias de realização do evento. Despesas com táxi e ligações interurbanas e internacionais: Necessário apresentar notas fiscais e demais documentos solicitados Gastos extras não contemplados acima devem ter autorização da Gerência de Comunicação antes da execução

14 Observações Finais A assessoria escolhida para realizar o trabalho de divulgação da Feiras deverá destinar uma equipe exclusiva para o atendimento ao evento; Essa exigência deve-se ao processo de transparência que os organizadores e a agência de comunicação contratada devem ter junto aos demais expositores; A divulgação institucional da Reed Exhibitions é trabalhada internamente, pela própria Gerência de Comunicação. Alguns eventos podem sofrer alteração de datas. Caso isso ocorra a equipe será comunicada.

15 Cronograma O processo de escolha e contratação dos prestadores de serviços acontecerá da seguinte forma: 03/11/ divulgação para o mercado da abertura da concorrência. Edital e apresentação estarão disponíveis para consulta dos interessados no endereço eletrônico 18/11/ prazo final para envio das propostas via e impressa 22/11/2011- divulgação dos aprovados na 1ª fase (no site 29/11/2011 divulgação do resultado final

16 Comissão Julgadora A Comissão Julgadora será formada por: -Membros da Gerência de Comunicação e Marketing -Board da Companhia

17 Lembre-se! Encaminhe sua proposta até o próximo dia 18 de novembro de 2011 para: Informar no campo assunto do Concorrência Assessoria_nome da agência e Reed Exhibitions Alcantara Machado Rua Bela Cintra, 1.200, 8º andar - Consolação - São Paulo / SP A/C: GERÊNCIA DE COMUNICAÇÃO Prazo: até às 16h do dia 18 de novembro de 2010.

18 Obrigado! Agradecemos a sua participação! Gerência de Comunicação Reed Exhibitions Antonio Alves (11) Monise Hernandez (11)

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