MANUAL DO SPED FISCAL Revisão: /09/2009

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1 MANUAL DO SPED FISCAL Revisão: /09/2009 Vector Informática SPED Fiscal - EFD - PVA Este arquivo contém definições e funcionamento do SPED Fiscal, PVA, EFD, Certificado digital e outras informações relevantes sobre o tema. Apresenta também os procedimentos de instalação e configuração do PVA Programa de validação de arquivo. NESTE DOCUMENTO SPED - Sistema Público de Escrituração Digital... 2 A Escrituração Fiscal Digital... 2 Funcionamento do SPED Fiscal... 2 Programa Validador e Assinador (PVA)... 2 Apresentação do arquivo... 2 Certificado Digital... 3 O que é um certificado digital?... 3 Certificado digital e o SPED Fiscal... 3 Fornecedores de Certificado Digital... 3 Documentos Necessários... 4 Instalação e Configuração do PVA... 5 Requisitos Necessários... 5 Instalação... 5 Configurações Gerais... 5 Cadastro de Contribuinte... 5 Alteração de Cadastro de Contribuinte... 5 Exclusão de Cadastro de Contribuinte... 5 Configuração da Aplicação... 6 Utilização do PVA EFD... 6 Importação de arquivos... 7 Validação das informações... 7 Transmissão de dados Backup e Restauração Vector Informática Av. Carmindo de Campos, 1286A. Jd. Paulista, Cuiabá MT. CEP Fone/Fax (65) Página 1 de 11

2 SPED - SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL O SPED - Sistema Público de Escrituração Digital começou a ser desenvolvido ainda no Governo Fernando Henrique Cardoso com a edição da Lei 9989/00 - Plano Plurianual que contemplava o Programa de modernização das Administrações Tributárias e Aduaneiras. O sistema entrou em vigor para algumas empresas em 2008, em caráter de teste, atingindo em 2009 grande parte das empresas tributadas pelo lucro real no país. O projeto é composto por três bases: EFD - Escrituração Fiscal Digital, ECD - Escrituração Contábil Digital e NF-e Nota Fiscal Eletrônica. A ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL A Escrituração Fiscal Digital (EFD) é um dos subprojetos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Constitui-se em um arquivo digital, com um conjunto de informações referentes às operações, prestações de serviços e apuração de impostos do contribuinte. Em seu primeiro módulo substitui os seguintes Livros Fiscais: o o o o o Registro de Entradas; Registro de Saídas; Registro de Inventário; Registro de Apuração do IPI; Registro de Apuração do ICMS Portanto, os documentos fiscais deixam de serem impressos para se transformarem em arquivos de existência exclusivamente digital. O objetivo da medida além de simplificar e racionar processos, é facilitar o acesso às informações. O contribuinte obrigado à EFD, a critério de cada Unidade Federada, poderá ser dispensado da entrega dos arquivos do SINTEGRA (Convênio ICMS 57/95). FUNCIONAMENTO DO SPED FISCAL A partir de sua base de dados, a empresa deverá gerar um arquivo digital de acordo com o layout estabelecido em Ato COTEPE, informando todos os documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Este arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo SPED. PROGRAMA VALIDADOR E ASSINADOR (PVA) Após a importação, o arquivo digital poderá ser visualizado pelo próprio Programa Validador, com possibilidades de pesquisas de registros ou relatórios do sistema. Outras funcionalidades do programa: digitação, alteração, assinatura digital da EFD, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de segurança e sua restauração. APRESENTAÇÃO DO ARQUIVO Em regra, a periodicidade de apresentação é mensal. Os contribuintes deverão gerar e apresentar os arquivos a partir de janeiro de 2009, sempre enviando um arquivo correspondente a cada mês. Vector Informática Av. Carmindo de Campos, 1286A. Jd. Paulista, Cuiabá MT. CEP Fone/Fax (65) Página 2 de 11

3 CERTIFICADO DIGITAL O QUE É UM CERTIFICADO DIGITAL? O certificado digital é um documento eletrônico que possibilita comprovar a identidade de uma pessoa, uma empresa ou um site, para assegurar as transações online e a troca eletrônica de documentos, mensagens e dados, com presunção de validade jurídica. CERTIFICADO DIGITAL E O SPED FISCAL Para trabalhar com o SPED Fiscal o contribuinte deverá adquirir um certificado digital. Recomendamos que seja utilizado o certificado digital modelo e-cnpj (A1) - Arquivo. Fornecedores de Certificado Digital CERTISIGN Site: Valor do certificado e-cnpj (A1) - Arquivo: R$ 165,00 CORREIOS Site: Posto de Atendimento: Agência Central dos Correios, Praça da República, Cuiabá, Fone: para Agendamento. Valor do certificado e-cnpj (A1) Arquivo: R$130,00 SERASA Site: Posto de Atendimento: o CUIABA: Endereço: Rua Barão de Melgaço, º Andar, 1006 a 1008, CEP Centro - Cuiabá - MT Brasil o Tel: Valor do certificado e-cnpj (A1) - Arquivo: R$ 165,00 SERPRO Site: https://ccd.serpro.gov.br/serproacf/ Valor do certificado e-cnpj (A1) - Arquivo: R$ 150,00 Posto de Atendimento: o Escritório de Cuiabá MT: Av. Vereador Juliano da Costa Marques, 99 - Bairro Aclimação / Prédio do Ministério da Fazenda - ao lado do Shopping Pantanal CEP: Cuiabá/MT Vector Informática Av. Carmindo de Campos, 1286A. Jd. Paulista, Cuiabá MT. CEP Fone/Fax (65) Página 3 de 11

4 Documentos Necessários Pessoa Jurídica Será feita a confirmação da identidade da organização e da(s) pessoa(s) física(s) representante(s) legal(is) da pessoa jurídica, mediante a presença física desse(s) representante(s). Documentos necessários da Empresa: a) Relativos à sua habilitação jurídica: I. Se pessoa jurídica criada ou autorizada a sua criação por lei, cópia do ato constitutivo ou de eleição/posse do representante; II. Se entidade privada: 1. Ato constitutivo, devidamente registrado no órgão competente (Junta Comercial); e 2. Documentos da eleição de seus administradores, quando aplicável; b) Relativos à sua habilitação fiscal: I. Prova de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas - CNPJ; ou II. Prova de inscrição no Cadastro Específico do INSS CEI. Importante! Caso o estatuto, contrato social ou documento equivalente de sua empresa contenha mais de um representante legal cadastrado na Receita Federal, será necessário que as pessoas citadas neste documento como representantes legais compareçam para validação presencial de posse de seus documentos e assinem o Termo de Titularidade. Documentos do(s) Representante(s) Legal(is) da(s) Empresa(s): É obrigatória a apresentação das ORIGINAIS + CÓPIA SIMPLES, dos seguintes documentos: Cédula de Identidade* CPF (Cadastro de pessoa física) Comprovante de endereço, emitido há no máximo 90 dias Foto 3x4 colorida (recente) ** Título de Eleitor (opcional) PIS-PASEP (opcional) * Fica dispensada a apresentação de fotografia se for apresentada cédula de identidade com foto, desde que emitida há no máximo 5 anos da data da validação presencial. ** Entende-se por Cédula de Identidade documentos emitidos pelas Secretarias de Segurança Pública, Carteiras emitidas pelos órgãos, criados por lei federal, controladores do exercício profissional: Ex: OAB, CREA, CRC, CRM, CRO, etc, Carteira de Habilitação com fotografia ou Passaporte (se estrangeiro). ** Os documentos que possuem data de validade precisam estar dentro do prazo; ** RG plastificado não pode estar replastificado ou em mal estado; *** Serão aceitas contas de concessionárias de serviço público (Luz, Água, Telefonia fixa e móvel, Gás). Os documentos opcionais deverão ser trazidos se os mesmos forem informados no preenchimento da solicitação. Vector Informática Av. Carmindo de Campos, 1286A. Jd. Paulista, Cuiabá MT. CEP Fone/Fax (65) Página 4 de 11

5 INSTALAÇÃO E CONFIGURAÇÃO DO PVA REQUISITOS NECESSÁRIOS Para rodar o programa validador do SPED Fiscal, é necessário que o seguinte aplicativo esteja instalado na máquina: Java SE Runtime Environment 6 Update 16 ou posterior: Local Internet. INSTALAÇÃO 1. Baixar o arquivo do programa PVA EFD no site da receita. Clique aqui. 2. Após baixar o instalador, duplo clique no instalador baixado. 3. Realizar a instalação do programa na pasta padrão sugerida pelo instalador. CONFIGURAÇÕES GERAIS Cadastro de Contribuinte Para cadastrar um contribuinte, acesse o menu Contribuinte > Cadastrar contribuinte, e preencha todos os campos necessários: Alteração de Cadastro de Contribuinte A alteração do cadastro de um contribuinte é feita através do menu Contribuinte > Abrir Cadastro : Exclusão de Cadastro de Contribuinte A exclusão do cadastro de contribuinte é feita através do menu Contribuinte > Excluir Cadastro, conforme mostrado a seguir: Vector Informática Av. Carmindo de Campos, 1286A. Jd. Paulista, Cuiabá MT. CEP Fone/Fax (65) Página 5 de 11

6 Configuração da Aplicação Para configurar a porta do banco de dados que será utilizada para escutar conexões ao banco MySQL, e também o número máximo de erros e/ou advertências ao validar uma escrituração fiscal, acesse o menu Configurações > Configurar aplicação. UTILIZAÇÃO DO PVA EFD O funcionamento geral do processo é mostrado a seguir: Os sistemas da Vector exportarão arquivos para o PVA EFD, que fará a validação dos dados. Se todos os dados estiverem válidos, o usuário poderá transmitir as informações das escriturações pelo PVA EFD. Caso estejam incorretas, o usuário terá em mãos um relatório de inconsistências para corrigilas no PVA ou no Solution. Recomenda-se, para um grande número de inconsistências, gerar novamente o arquivo de exportação nos Sistemas da Vector (Pharma, Solution, etc), e não utilizar o PVA EFD para a correção. Motivo: o PVA EFD pode apresentar inconsistências e travamentos durante a correção de várias inconsistências, fazendo com que o usuário perca seu trabalho feito, ou até mesmo a escrituração fique inconsistente, obrigando o usuário a importá-la novamente e refazer todo o processo. Quando a correção for feita em algum sistema Vector, deverá ser gerado novamente o arquivo TXT para que o PVA EFD importe-o e valide-o novamente. Observação: Caso o contador da empresa possua um sistema de contabilidade que leia o layout do arquivo digital EFD do SEPD Fiscal, o mesmo, após ser gerado pelo sistema Vector (Pharma/Solution), poderá ser importado para esse sistema de contabilidade para que o contador realize eventuais conferências ou alterações no arquivo. Depois de realizados os procedimentos, o arquivo digital deverá ser importado para o PVA, em seguida, emitido à SEFAZ. Vector Informática Av. Carmindo de Campos, 1286A. Jd. Paulista, Cuiabá MT. CEP Fone/Fax (65) Página 6 de 11

7 IMPORTAÇÃO DE ARQUIVOS A importação dos arquivos deverá ser feita através do menu Escrituração Fiscal > Nova > Importar, ou através do botão mostrado na imagem abaixo: VALIDAÇÃO DAS INFORMAÇÕES A validação das informações das escriturações importadas/criadas no Sped Fiscal é feita através do menu Escrituração Fiscal > Verificar Pendências, conforme mostrado abaixo: Vector Informática Av. Carmindo de Campos, 1286A. Jd. Paulista, Cuiabá MT. CEP Fone/Fax (65) Página 7 de 11

8 O PVA EFD analisa as pendências relativas à escrituração selecionada, e emite um relatório conforme abaixo: O usuário pode imprimir os detalhes dos erros destas pendências, para correção nos sistemas Vector, ou exibir os detalhes dos erros, para corrigir dentro do próprio PVA EFD. Para imprimir os detalhes dos erros via PVA EFD, marque a opção Erro e em seguida clique em Exibir Detalhes. Veja ilustração abaixo: Vector Informática Av. Carmindo de Campos, 1286A. Jd. Paulista, Cuiabá MT. CEP Fone/Fax (65) Página 8 de 11

9 Após a geração dos detalhes, o usuário poderá usar o botão de imprimir, para imprimir o relatório de inconsistências. Caso queira apenas mudar no PVA EFD as inconsistências, bastará descer pelo relatório e clicar nos links com inconsistências, que o usuário será enviado diretamente para o campo inconsistente, conforme mostrado abaixo: Vector Informática Av. Carmindo de Campos, 1286A. Jd. Paulista, Cuiabá MT. CEP Fone/Fax (65) Página 9 de 11

10 TRANSMISSÃO DE DADOS A transmissão das escriturações é a etapa final do processo, após o término das correções das inconsistências encontradas durante a Validação. Para fazer a transmissão de escriturações, é necessário utilizar o menu Escrituração Fiscal > Transmitir, conforme ilustração abaixo: BACKUP E RESTAURAÇÃO O backup das escriturações é uma rotina interna do programa PVA EFD. Para realizar o backup Geral das escriturações, utilize o menu Cópias se Segurança > Escrituração Fiscal > Gerar, conforme mostrado abaixo: A restauração do backup das escriturações é também uma rotina interna do programa PVA EFD. Para realizar a restauração das escriturações, utilize o menu Cópias se Segurança > Escrituração Fiscal > Restaurar : Os processos de Backup e Restore do Cadastro de contribuintes seguem a mesma lógica acima, e podem ser acessados através do menu visto na imagem a seguir: Vector Informática Av. Carmindo de Campos, 1286A. Jd. Paulista, Cuiabá MT. CEP Fone/Fax (65) Página 10 de 11

11 Vector Informática Av. Carmindo de Campos, 1286A. Jd. Paulista, Cuiabá MT. CEP Fone/Fax (65) Página 11 de 11

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