SPED-Fiscal ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL - EFD Perguntas mais freqüentes

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1 SPED Versão A. Conceito, uso e obrigatoriedade do SPED Fiscal: 1. O que é o SPED fiscal? Resp: A sigla SPED significa Sistema Público de Escrituração Digital. O SPED Fiscal ou Escrituração Fiscal Digital é um conjunto de escrituração de documentos fiscais, apuração de alguns impostos e outras informações de interesse dos fiscos das unidades federativas e da Receita Federal do Brasil. Sendo nomeado pela legislação como Escrituração Fiscal Digital (EFD). Se constitui em um arquivo digital (assinado digitalmente e transmitido via Internet) composto pelas escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. 2. Qual é a legislação relacionada ao SPED Fiscal? Resp: São os seguintes dispositivos legais: - Decreto nº 6.022/07, de 22 de janeiro de Institui o Sistema Público de Escrituração Digital, que engloba as escriturações digitais contábil e fiscal, a nota fiscal eletrônica e o conhecimento de transporte eletrônico. - Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de Institui a Escrituração Fiscal Digital EFD; - Convênio ICMS 13/08 (alterou a data de início do SPED Fiscal para 01/01/2009); - Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de Dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital EFD; - Ato COTEPE/ICMS nº 20/2007 (alterou prazo para 01/01/2009); - Ato COTEPE/ICMS nº 19, de 23 de junho de Altera o Anexo Único do Ato COTEPE nº 09/08; - Ato COTEPE/ICMS nº 30, de 18 de setembro de 2008 Altera o Anexo Único do Ato COTEPE/ ICMS 09/08; - Protocolo ICMS 77, de 18 de setembro de 2008 Restringe a obrigatoriedade da EFD prevista no Convênio ICMS 143/ Em relação a quantidade de registros, como podemos comparar os arquivos SINTEGRA com os arquivos do SPED Fiscal? Resp: Os arquivos SINTEGRA (Convênio nº 57/95 e Anexo VI RICMS/PR) possuem 23 tipos de registros, já os arquivos SPED Fiscal possuem 146 tipos de registros (vide Ato Cotepe nº 09/2008 e alterações). 4. Em relação ao layout dos arquivos, como podemos comparar os arquivos SINTEGRA com os arquivos do SPED Fiscal? Resp: Os campos dos registros do SINTEGRA (vide RICMS/PR - Anexo VI item 8) são de tamanho fixo, já os registros do SPED Fiscal são delimitados por pipe (vide Ato Cotepe nº 09/ Anexo Único item 2.1.1). No SINTEGRA (vide RICMS/PR - Anexo VI) a estrutura dos registros segue o modelo relacional, já no SPED Fiscal os registros seguem a estrutura do modelo hierárquico ( pai filho ) (vide Ato Cotepe nº 09/ Anexo Único). 5. Em relação a codificação e a situação dos documentos fiscais, como podemos comparar os arquivos SINTEGRA com os arquivos do SPED Fiscal? Resp: No SPED Fiscal, em relação ao SINTEGRA (vide RICMS/PR - Anexo VI item 3.2.1), houve alteração das tabelas de codificação dos tipos e de situação dos documentos fiscais Página 1/8

2 (vide Ato Cotepe nº 09/ Anexo Único - Tabelas e 4.1.2). 6. Quais os tipos de livros fiscais em papel serão contemplados pelo SPED Fiscal? Resp: O contribuinte deverá utilizar a EFD para efetuar a escrituração dos seguintes livros fiscais: Registro de Entradas; Registro de Saídas; Registro de Inventário; Registro de Apuração do IPI e Registro de Apuração do ICMS. 7. Quais empresas e a partir de quando as empresas serão obrigadas utilizar o SPED Fiscal? Resp: A lista contendo as empresas obrigadas a EFD a partir de 2009, foi publicada por meio do Protocolo ICMS 77, de 18 de setembro de Também poderá ser consultada na página da SEFA/PR no seguinte endereço: 8. As médias e pequenas empresas também devem utilizar o SPED Fiscal? Resp: Nesse primeiro momento a obrigatoriedade não se aplica às microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional. 9. As empresas que não foram obrigadas poderão aderir ao projeto de forma voluntária? Quais os procedimentos para que uma empresa interessada possa passar a utilizar o SPED Fiscal? Resp: Sim. As empresas situadas em território paranaense que estejam interessadas em aderir ao projeto de forma voluntária deverão solicitar mediante requerimento à Secretaria de Fazenda o seu credenciamento, de acordo com a Norma de Procedimento Fiscal nº 089/2008. A Adesão voluntária tem caráter irretratável. 10. As empresas que não foram obrigadas e aderirem ao projeto de forma voluntária poderão no futuro optar em não utilizar mais o SPED Fiscal? Resp: Não, a opção de ingresso no SPED Fiscal é de caráter irretratável, não admite retorno. Uma vez tendo aderido ao projeto, não há como voltar a condição anterior (Protocolo ICMS 77/2008 Cláusula Segunda) 11. Pode uma empresa ter alguns estabelecimentos usuários e outros não usuários do SPED Fiscal? Resp: Não. O ingresso de um estabelecimento no SPED obriga o ingresso de todos os estabelecimentos da mesma empresa. 12. Para utilizar o SPED Fiscal é necessário ser usuário de PD? Resp: Não há necessidade de ser usuário de PD para ser usuário do SPED Fiscal. 13. Como os não usuários de PD poderão utilizar o SPED Fiscal? Resp: Através da opção de digitação das informações que o Programa Validador e Assinador (PVA) disponibiliza. 14. As empresas obrigadas serão credenciadas de ofício pela Secretaria da Fazenda ou terão que providenciar seu credenciamento para utilizar o SPED Fiscal? Resp: A lista contendo as empresas obrigadas a EFD a partir de 2009, foi publicada por meio do Protocolo ICMS 77/ Uma empresa usuária do SPED Fiscal deve substituir na íntegra seus Livros Fiscais em papel por tal sistema? Página 2/8

3 Resp: Sim, não há previsão de utilização do sistema de forma parcial (vide Convênio ICMS 143/06 Cláusula sétima). 16. O que significa a divisão das empresas usuárias do SPED Fiscal em perfil A ou B? Como é definido o perfil de cada empresa? Resp: O perfil define os tipos de registros que o contribuinte deve apresentar conforme Ato Cotepe nº 09/2008. O perfil B é mais resumido indicando, por exemplo, o resumo por dia de itens vendidos por cada ECF e o perfil A é mais detalhado, por exemplo, informações cupom a cupom e itens de cada cupom (espelhamento do cupom fiscal). Tais situações, também, poderão se referir a Nota Fiscal de venda a consumidor e a documentos relacionados a telecomunicações e energia elétrica. O enquadramento das empresas em determinado perfil de apresentação da EFD será definido pelos Estados e consta na relação de contribuinte obrigados à EFD aprovada pelo Protocolo ICMS 77/08. Não havendo o enquadramento do estabelecimento em um determinado perfil, deverão ser apresentados os registros referentes ao Perfil A. 17. O que são as tabelas de ajuste? Quais tabelas de ajuste a empresa deve utilizar? Resp: São tabelas usadas para realizar ajustes nos saldos de apuração do ICMS operações próprias e ICMS - substituição tributária (quando o contribuinte informante da EFD seja também substituto tributário), conforme Ato Cotepe nº 09/2008 Anexo Único - Item nº 5.1. A tabela de ajuste a ser utilizada para a apuração do ICMS operações próprias deverá ser a tabela de ajustes fornecida pelo Estado do contribuinte informante da EFD. Exemplo: Contribuinte paranaense deverá utilizar a tabela fornecida pelo Estado do Paraná, já o contribuinte baiano deverá utilizar a tabela fornecida pelo Estado da Bahia. A tabela de ajuste a ser utilizada para a apuração do ICMS - substituição tributária deverá ser a tabela de ajuste fornecida pelo estado onde o contribuinte tiver a inscrição como substituto tributário. Exemplo: Contribuinte paranaense quando gerar os registros referentes a apuração do ICMS - ST do Estado do Paraná deverá utilizar a tabela fornecida pelo Estado do Paraná. Esse mesmo contribuinte paranaense quando estiver gerando os registros referentes a apuração do ICMS ST do Estado da Bahia deverá utilizar a tabela fornecida pelo Estado da Bahia. B. Obrigações Acessórias: 1. Com a utilização do SPED Fiscal continua necessário gerar o SINTEGRA, GIA, etc? Haverá integração dos sistemas do SPED Fiscal com os softwares destas declarações? Resp: Inicialmente, o contribuinte deverá utilizar a EFD para efetuar a escrituração dos livros fiscais citados na pergunta 6. Em relação a obrigatoriedade de entrega do SINTEGRA (conforme prevê o Convênio ICMS 143/06 Cláusula terceira - 2º), GIA, GIA-ST, DFC e etc. não há alterações. 2. Considerando que a Secretaria da Fazenda já recebe os arquivos do o SPED Fiscal, seria correto afirmar que as informações de tais arquivos não precisarão ser mais fornecidas ao Fisco, na forma de arquivos de eletrônicos, quando assim solicitado? Resp: Não, pois o contribuinte, sempre que notificado, deverá fornecer ao Fisco tais informações (vide RICMS Art º). 3. É correto afirmar que, como a Secretaria da Fazenda já recebe os arquivos do SPED Fiscal, a empresa usuária não mais precisa guardá-los? Resp: Não, o contribuinte precisará guardar tais informações pelo prazo de 5 anos (vide RICMS Art º e art Parágrafo único). Página 3/8

4 Vide também Decreto nº 6.022/2007 art. 2º - 2º Vide também Ato Cotepe ICMS 09/08 item As empresas usuárias do SPED Fiscal deverão guardar as informações transmitidas à Receita Federal do Brasil? Resp: Sim. O contribuinte deverá armazenar o arquivo digital da EFD, observando os requisitos de segurança, autenticidade, integridade e validade jurídica, pelo mesmo prazo estabelecido pela legislação para a guarda dos documentos fiscais. A geração, o armazenamento e o envio do arquivo digital não dispensam o contribuinte da guarda dos documentos que deram origem às informações nele constantes, na forma e prazos estabelecidos pela legislação aplicável. 5. Em caso de sinistro ou perda do arquivo do SPED Fiscal, seriam estes disponibilizados para recuperação por parte da Secretaria da Fazenda ou pela Receita Federal? Resp: Sim, vide Decreto nº 6.022/2007 art. 4º parágrafo-único. C. Modelo Operacional: 1. Como funciona o modelo operacional do SPED Fiscal? Resp: A partir de sua base de dados, a empresa deverá gerar um arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido no Ato COTEPE nº 09/2008, informando todos os documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Este arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo Sped. 2. De que forma se pode transmitir os arquivos do SPED Fiscal para a Secretaria de Fazenda? Resp: O contribuinte instalará o PVA (Programa Validador Assinador) que validará o arquivo gerado pelo seu sistema no layout específico do Sped e o Receita Net que fará a transmissão do arquivo. O PVA chama o Receitanet que transmitirá o arquivo, com certificação digital, para RFB. Ao receber o arquivo, a RFB o transmite imediatamente para UF onde se localiza a empresa emissora. A transmissão deve ser por estabelecimento. 3. Quais os prazos para se transmitir os arquivos do SPED Fiscal para a Secretaria de Fazenda? Resp: A periodicidade de apresentação é mensal. No Paraná, o prazo é o dia 15 do mês subseqüente ao encerramento do mês civil. 4. Quais são as validações realizadas pela Secretaria da Fazenda na recepção dos arquivos do SPED Fiscal? Resp: São as previstas no Guia Prático da EFD. 5. Após a transmissão dos arquivos do SPED Fiscal para a Secretaria de Fazenda, a empresa receberá alguma confirmação de que o arquivo foi realmente entregue e se suas informações estão corretas? Resp: Após a transmissão, será emitido um recibo (recibo de entrega de EFD) pelo programa Receitanet contendo quem assinou o arquivo, número do recibo, assinatura da transmissão, data e hora da transmissão comprovando a entrega do arquivo. 6. É possível o envio dos arquivos do SPED Fiscal por partes ou as informações de um Página 4/8

5 determinado período só podem ser enviadas em um único arquivo? Resp: Não será permitida a transmissão por partes, o arquivo deve ser transmitido de forma integral abrangendo todo período em que a empresa realmente esteve ativa. D. Alteração de arquivos do SPED Fiscal: 1. É possível retificar ou substituir as informações dos arquivos do SPED Fiscal que já foram transmitidos para a Secretaria de Fazenda? Há prazo para tal retificação ou substituição? Resp: Sim, haverá arquivos normais e retificadores, não havendo mais arquivo aditivo ou de desfazimento. Existe a previsão para bloqueio na recepção dos arquivos de retificação após o dia 15 do mês subseqüente ao encerramento do mês civil, mas a Receita Estadual do Paraná, inicialmente, não realizará este bloqueio. E. Consulta aos arquivos do SPED Fiscal que foram transmitidos pelas empresas: 1. A empresa terá acesso, através de consulta, ao conteúdo dos arquivos que transmitiu para Secretaria da Fazenda? Resp: O acesso aos arquivos transmitidos se dará através da utilização do PVA, que acessará o próprio arquivo transmitido que está gravado na máquina da empresa. F. Programa Validador Assinador (PVA): 1. Para que serve o Programa Validador Assinador (PVA)? Resp: Outras funcionalidades do programa: digitação, alteração, assinatura digital da EFD, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de segurança e sua restauração. O download do PVA pode ser obtido no endereço: 2. Instalação do Programa Validador Assinador (PVA)? Resp: Como pré-requisito para a instalação do PVA é necessária a instalação da máquina virtual do Java. Após a importação, o arquivo poderá ser visualizado pelo próprio Programa Validador, com possibilidades de pesquisas de registros ou relatórios do sistema. 3. Quais os requisitos mínimos para instalação e uso do Programa Validador Autorizador (PVA)? Resp: A seguir são descritos os requisitos mínimos de hardware e software para a execução do PVA. a) Hardware - Requisitos: 1. Processador PENTIUM ou superior; 2. Velocidade (clock interno) de 133 MHZ; 3. Memória RAM de 32 MB; 4. Espaço disponível em disco rígido; 5. Monitor VGA, configuração para 800 x 600 pixels e, no mínimo, 256 cores; 6. Placa de vídeo com 1 MB de memória; 7. Mouse serial padrão; b) Software - Requisitos: 1) Windows 98SE ou superior com acesso à Internet. 2) Programa Java instalado. 3) Receitanet para transmissão do arquivo. O declarante deve buscar no endereço uma versão atualizada do programa Receitanet (download) e instalá-lo em seu computador. Página 5/8

6 4. O Programa Validador Autorizador (PVA) possui módulo de digitação? Resp: Sim, há um módulo que permite digitação. 5. Após ser validado pelo PVA e transmitido à Secretaria de Fazenda, pode-se considerar que as informações de tais arquivos estão corretas em relação a legislação tributária? Resp: A recepção do arquivo digital da EFD pela RFB não implicará no reconhecimento da veracidade e legitimidade das informações prestadas, nem na homologação da apuração do imposto efetuada pelo contribuinte. G. Certificação Digital: 1. Como é garantida a validade jurídica dos arquivos do SPED Fiscal? Resp: Os arquivos do SPED Fiscal têm a sua validade jurídica garantida pela assinatura digital através de certificado digital do emitente no padrão ICP Brasil, que dá, ao documento, a certeza de sua integridade e de sua autoria. Ressaltamos que a MP instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP- Brasil para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras, viabilizando o uso do documento eletrônico. Nos termos de seu Artigo 10, parágrafo1º: Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória. 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários (...) 2. O que é certificação digital? Como adquirir uma assinatura digital? Resp: A assinatura digital é um processo que possibilita a verificação de integridade e identifica a autoria de um arquivo eletrônico, ou seja, a assinatura eletrônica permite saber quem é o autor de um arquivo eletrônico e se o mesmo não foi modificado. A senha é uma forma de limitar o acesso de um sistema de informação, sendo muito utilizado em transações eletrônicas. Para possuir uma assinatura digital é necessária a aquisição de um certificado digital junto às Autoridades Certificadoras que oferece, além da assinatura digital, outras funcionalidades como a identificação do usuário e o controle de acesso de forma mais segura e eficiente que o sistema de senhas. Para maiores informações sobre Autoridades certificadoras, autoridades de registro e prestadores de serviços habilitados na ICP-Brasil, consulte o site: 3. Que tipo de certificado digital minha empresa deverá adquirir para poder enviar os arquivos do SPED Fiscal para a Secretaria de Fazenda? Resp: O certificado digital utilizado no SPED Fiscal será emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP-Brasil, tipo A1 ou A3, para os representantes legais ou seus procuradores cadastrados junto a RFB para o estabelecimento referente ao arquivo da EFD. 4. Caso minha empresa possua vários estabelecimentos que irão utilizar o SPED Fiscal, será necessário adquirir um certificado digital para cada estabelecimento? Resp: Sim para cada estabelecimento deverá ser adquirido um e-cnpj. Cada e-cnpj poderá Página 6/8

7 nomear um procurador. Se para todos os estabelecimentos for nomeado o mesmo procurador aí este poderá assinar a EFD de todos os estabelecimentos. 5. Para o certificado ICP Brasil, há possibilidade de delegação pelo representante legal da empresa? Resp: Os certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, seguem as definições da Declaração de Práticas de Certificação (DPC) de cada autoridade certificadora e fica limitada por esta DPC. No caso específico do e-cnpj, a DPC da AC-SRF exige que o certificado digital seja emitido para a empresa, tendo como responsável uma pessoa física que seja representante legal da empresa, o que dificulta a delegação para terceiros. Todavia existem outros certificados digitais do tipo PJ-múltiplo que não tem esta restrição e que podem ser emitidos pela empresa para qualquer pessoa que ela desejar. Existe ainda a previsão do procurador. Maiores informações acesse o site da RFB. 6. Em que etapas do processo de geração dos arquivos do SPED Fiscal é necessária a utilização de certificado digital? Resp: O Certificado digital no padrão ICP-Brasil será necessário em dois momentos: a) o primeiro é na assinatura digital do documento eletrônico. O certificado digital deverá ser o do representante legal ou do procurador cadastro junto a RFB; b) o segundo é na transmissão do documento eletrônico. Qualquer certificado digital no padrão ICP-Brasil, do representante legal ou do procurador, poderá transmitir o documento eletrônico para a RFB e recuperar a resposta da RFB. Importante : apenas o certificado digital que efetuou a transmissão do arquivo eletrônico poderá resgatar a resposta de confirmação de recepção pela RFB. 7. É necessário o envio da Chave Pública dos Certificados Digitais para a RFB? Resp: Não é necessário enviar a chave pública do certificado digital para a RFB. Basta que elas estejam válidas no momento da conexão e verificação da assinatura digital. 8. Quem fará a verificação da Certificação Digital? Resp: A RFB H. Outras Informações: 1. Onde obter a documentação técnica referente ao SPED Fiscal? Resp: As informações poderão ser obtidas no site: pachto://www1.receita.fazenda.gov.br/sped-fiscal 2. Quais os canais de comunicação das empresas com a SEFAZ? Resp: Por meio do SAC. 3. Todos os blocos serão exigidos? Resp: Sim. Pelo menos os registros de abertura e fechamento do bloco. 4. Obrigatoriedade do registro? Resp: Vide tabela Obrigatoriedade do campo? Resp: Vide Seção 4 Detalhamento dos Registros que compõem a EFD. Em resumo: Os campos onde na coluna obrigatoriedade estiver preenchida com N significa que o campo não deve ser preenchido em determinadas situações e para determinados documentos. Se houver Página 7/8

8 a informação para o campo, o mesmo deve ser sempre preenchido. Ainda que determinados registros e/ou campos não contenham regras específicas de validação de conteúdo ou de obrigatoriedade, esta ausência não dispensa, em nenhuma hipótese, a não apresentação de dados existentes nos documentos e/ou de informação solicitada pelos fiscos. Regra geral, se existir a informação, o contribuinte está obrigado a prestá-la. A omissão de informações pode acarretar penalidades e a obrigatoriedade de reapresentação do arquivo. 6. Lista das empresas obrigadas a partir de 01/01/09 Resp: No site Nome do arquivo: Lista_Obrigados_EFD_2009.pdf ou no Portal do SPED na página da SEFA/PR no seguinte endereço: conteudo= Demais dúvidas acesse o SAC: Curitiba e Região Metropolitana (41) (ligação local) Outras localidades (ligação gratuita) Atendimento de segunda a sexta-feira das 7 às 19 horas. Página 8/8

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