Título do Case: Desafio de obter a confiança na EJ: Análise de Custos para Grande Empresa. Categoria: Projeto Externo Resumo: Uma detalhada análise dos custos incorridos num processo produtivo é de fundamental importância para as organizações. Conhecendo os custos dos produtos detalhadamente, a organização é capaz de adotar melhores políticas para a redução de custos, determinar preços de venda mais coerentes, além de poder contar com uma base de dados quantitativos para a tomada das mais diversas decisões estratégicas. No entanto, justamente por ser de fundamental importância para as organizações, um serviço de análise de custos torna-se um desafio ainda maior para as empresas juniores, levando-se em conta o receio comum das organizações em contratar os serviços de uma empresa regida apenas por graduandos. No entanto, com muito trabalho e estudo é possível executar um bom projeto de análise de custos, oferecendo dados muito bem embasados que demonstrem ao cliente um panorama real dos custos de seus produtos e ofereçam a ele a confiabilidade necessária para a tomada de decisão. Introdução: A desconfiança quanto a qualidade do serviço prestado pelas empresas juniores é constantemente um obstáculo na conquista de novos clientes, o que tornase ainda mais relevante quando se oferece um serviço que mexe com algo de fundamental importância para uma empresa: o conhecimento correto de seus custos. Isso fica ainda mais crítico na organização na qual o serviço foi prestado, que se distancia muito da realidade na qual as empresas juniores normalmente trabalham. A empresa na qual o projeto foi realizado contava com mais de 400 funcionários, o que a caracteriza como uma Grande Empresa. Tratava-se de uma indústria de tecelagem e fiação, fundada a mais de 80 anos, e comandada principalmente pela família fundadora. Para a empresa contratante, o tempo de execução do projeto era um fator crítico, o que fez com que se tornassem necessários certos ajustes no plano de projeto normalmente adotado num projeto de análise de custos, além da necessidade de um número bem maior de consultores na equipe de projeto: normalmente os projetos
contam com equipes de três consultores, neste projeto, a equipe era composta por oito consultores. O projeto de Análise de Custos oferecido teve então, que ser condensado para atingir unicamente a necessidade primordial do cliente: o conhecimento do custo unitário de seus produtos. Basicamente, o projeto contou com quatro etapas: o lançamento e a coleta dos dados, a análise dos processos produtivos e da planilha anteriormente utilizada pelo cliente para definir os custos, a elaboração dos cálculos dos custos e a confecção da planilha a ser entregue para o cliente acompanhar os custos, e finalmente, a conclusão do projeto. Desenvolvimento: O cliente da Empresa Junior tinha a motivação da necessidade de conhecer seus custos com maior exatidão. Na época da contratação do serviço, contava com um sistema de custeio obsoleto, elaborado há mais de dez anos, por uma empresa de consultoria. Por essa razão, temia que seus custos estivessem desatualizados, já que desde então havia realizado mudanças em seus processos produtivos, e alguns produtos haviam se tornado mais significativos do que outros em termos de produção e vendas, o que poderia estar causando erros no rateio de custos indiretos. O cliente entrou em contato com a Empresa Junior através do telefone, e, inicialmente não informou o nome de sua empresa. Informou que havia sido indicado por uma indústria do setor de confecções que já havia requisitado uma proposta de consultoria para a Empresa Junior. A partir de então, foi marcada uma visita à empresa. Dois integrantes da Empresa Junior compareceram à essa visita e se depararam com uma realidade bem diferente das empresas para as quais a Empresa Junior geralmente prestava seus serviços. Tratava-se de uma indústria de fiação e tecelagem de grande porte, com mais de 400 funcionários, além de contar com um processo produtivo singular: fabricavam o tecido a partir do fio que também produziam e vendiam. Além disso, o algodão que servia de matéria-prima para o fio poderia ser usado também na fabricação de algodão hidrófilo. Em conversa com os representantes dessa indústria, verificaram que o custeio se daria em quatro principais setores diferentes: a tecelagem antiga (equipamentos antigos), a tecelagem nova (equipamentos novos), fiação e na produção de algodão hidrófilo. Os produtos da empresa eram basicamente o campo operatório, cerca de dez tipos de tecido diferentes, toalhas, cerca de 10 tipos diferentes de fio, e o algodão hidrófilo.
O cliente demonstrou sua necessidade de elaboração rápida do projeto e demonstrava sua desconfiança para com a Empresa Junior. Assim foi evidenciada a presença de um orientador que auxiliaria a equipe de projeto, o que forneceu maior segurança ao cliente. Com foco nessas necessidades do cliente, foi elaborado uma proposta de consultoria com um projeto de análise de custos bem enxuto, atendendo às necessidades primordiais do cliente. Para agilizar o projeto, a equipe teve um número maior de consultores, no caso, oito. Assim, foi elaborado um cronograma para a realização do projeto em 12 semanas (cerca de três meses). A proposta foi aceita e deu-se início então, à execução do projeto. Na primeira etapa, com duração prevista de seis semanas, deu-se o lançamento do projeto e a coleta de dados. Nessa etapa, a equipe foi apresentada à empresa e apresentou mais detalhadamente como seria elaborado o projeto. Em seguida, iniciou-se a coleta de dados. Primeiramente, a equipe foi dividida em quatro duplas: uma para cada um dos grandes setores da empresa. Assim, cada dupla encaminhou-se ao setor designado e inicialmente buscou entender o fluxo percorrido por cada produto daquele setor, de modo a entender tudo o que acarretaria em custos para o produto e o que não acarretaria. No entanto, nessa etapa, a equipe de projeto deparou-se com um problema: o número de produtos era bem maior do que se esperava: o campo operatório poderia ter diferentes dimensões, conter ou não o fio radiopaco e poderia ser produzido através de dois processos diferentes, além de poder ser embalado em uma embalagem impressa ou em uma embalagem lisa. Em termos de custos, tratava-se de 32 produtos diferentes, o que antes aparentava se tratar de 4 produtos diferentes apenas (as quatro dimensões que o campo operatório poderia ter). Situações similares aconteceram para os demais produtos. No caso dos tecidos, cada tipo poderia ser tingido em cor clara média ou forte, e para cada uma dessas cores, poderia ser estampado ou não, podendo ter estampa leve, média ou forte. Para o algodão hidrófilo, este poderia ser em bolinhas, para cotonete, em embalagens de 25g, em embalagens de 50g, poderiam ser produzidos a partir de um algodão mais limpo e mais caro, ou a partir de um tipo menos puro e mais barato, que no entanto teria que passar por mais um processo, ou poderia ser resto do algodão que foi utilizado para a fiação. No caso dos fios, para cada tipo de fio, este poderia ser do tipo tecelagem ou do tipo malharia, o que acarretava em processos diferentes, poderia ser tinto ou cru, e no caso de ser tinto poderia ter cor clara, média, ou forte. As toalhas poderiam ter várias dimensões, e novamente, poderiam ter cor clara, média ou
forte. Assim, a equipe de projeto deparou-se com a multiplicação do número de produtos a serem custeados e ficou evidente que seria necessário um tempo maior para a execução do projeto. No entanto, com essas multiplicações, na maioria das vezes tratava-se de uma diferenciação dos produtos no final do processo produtivo, não foi necessário aumentar em tanto tempo a etapa de coleta de dados, que foi incrementada em apenas uma semana, tendo assim 7 semanas. Na segunda etapa, com duração prevista de duas semanas, a equipe de projeto dividiu-se em dois grupos de quatro pessoas: um grupo para analisar os dados coletados e verificar se havia algum dado necessário que ainda não havia sido coletado, e outro para analisar a planilha utilizada pelo cliente para calcular os custos dos produtos, de modo a perceber erros na contabilização dos custos. Esta etapa teve sua duração reduzida para uma semana, equilibrando a duração do projeto, devido à utilização de uma semana a mais na etapa anterior. A terceira etapa, para elaboração dos cálculos de custo e elaboração da planilha, tinha duração prevista de três semanas. No entanto, logo viu-se que esse tempo não seria suficiente. Com o grande número de produtos e o grande número de cálculos a serem realizados, foram necessárias mais duas semanas. A equipe encontrou um obstáculo na elaboração da planilha: esta deveria conter tudo o que o cliente necessitava para entender os custos da empresa e ao mesmo tempo deveria ser acessível pelo mesmo, para que fosse utilizada corretamente. A equipe usou um editor de planilhas e optou por não usar programação, deixando a planilha de uso mais fácil para o cliente. Foi gasto um bom tempo na definição do layout que tornaria a planilha mais acessível para o cliente. Definido o layout, a planilha começou a ser elaborada por dois membros da equipe de projeto que entendiam mais do programa editor de planilhas utilizado. O restante da equipe de projeto, conforme a planilha ia sendo elaborada, estava responsável por ir preenchendo a planilha corretamente com os dados dos produtos. Com o preenchimento da planilha, ainda foram verificados dados que eram necessários mas que ainda não haviam sido coletados, e integrantes da equipe de projeto retornaram à empresa para obter esses dados. Ao final das cinco semanas, a planilha foi concluída. Na quarta etapa, destinada à finalização, foi elaborada uma cartilha explicativa, que visava facilitar o uso da planilha desenvolvida. Foi elaborado também um documento explicando como foi realizada cada etapa do projeto, para que o cliente tivesse um maior conhecimento de tudo o que foi realizado em sua empresa. Nessa
etapa foi apresentada a planilha ao cliente, bem como foram fornecidas algumas diretrizes para o bom uso da mesma. Também foi evidenciado ao cliente o método de custeio utilizado para custear os produtos, bem como foi explicada a razão de a equipe se decidir por este método. O cliente verificou os custos finais de seus produtos e já pôde perceber algumas oportunidades de melhorias. Alguns erros foram detectados na contabilização dos custos, e a equipe de projeto prontamente os corrigiu. No entanto, o cliente estava bastante motivado a manter esse conhecimento dos custos em sua empresa, e requisitou à equipe de projeto que elaborasse um documento que explicasse de onde veio cada fórmula utilizada na planilha para a contabilização dos custos. A equipe verificou a importância de a empresa ter este conhecimento e elaborou o documento, que foi entregue na finalização do projeto. Conclusão: O projeto realizado foi de grande importância para a Empresa Junior. O serviço de análise de custos havia sido realizado apenas algumas poucas vezes pela empresa e a oportunidade de realizar este serviço em uma grande indústria forneceu a motivação necessária para que a equipe se empenhasse ao máximo a realizar um bom serviço e gerar conhecimento para a empresa inteira. Com a realização deste projeto foi possível aperfeiçoar o serviço de análise de custos, que em um momento posterior foi aprofundadamente estudado por membros da empresa e integrantes da equipe deste projeto com o objetivo de melhorá-lo. Como resultado desse projeto, foi definido como produto oficial do projeto de análise de custos o documento que explica cada fórmula, denominado Memória de Cálculo, pois foi percebida a sua grande importância para a manutenção do conhecimento sobre custos na empresa contratante mesmo após a finalização do projeto. Assim, foi possível perceber a satisfação do cliente com o projeto desenvolvido, sendo que a pesquisa de satisfação realizada após o término do projeto obteve índice bem maior do que a pesquisa realizada no início do projeto. O cliente verificou a seriedade do trabalho prestado e nessa pesquisa realizada após o término do projeto, afirmou que indicaria a Empresa Junior para outras empresas, o que demonstra que a barreira contra as EJs foi rompida.
Comentários: Foi identificada como barreira à realização do projeto o curto tempo e o grande número de produtos da empresa. No entanto, com a dedicação dos consultores e a integração da equipe, com um foco em desenvolver o serviço de análise de custos e trazer resultados para a contratante serviu como motivação para a superação desses obstáculos. Este projeto trouxe desenvolvimento não apenas para o cliente, mas para a Empresa Junior, que após a realização deste projeto organizou um grupo de estudos para aprimorar o serviço, tendo como bagagem o know-how adquirido nesse projeto. Melhorias foram implantadas, e antigamente este era um serviço pouco vendido, e atualmente, trata-se do serviço mais procurado dentre os prestados na Empresa Junior.
ANEXO 1 SATISFAÇÃO AO LONGO DO PROJETO