GUIA para o Relatório de auditoria 1. Generalidades - Forma jurídica da entidade responsável do projeto (estatutos, personalidade jurídica, representantes legais etc.) NOTA 1. - Organização interna (organograma atual com nomes e cargos) NOTA 2. - Contas bancárias (identificação da(s) conta(s) bancária(s) exclusiva(s) do projeto da KZE/Misereor; pessoas autorizadas a dispôr da(s) conta(s) NOTA 3. 2. Parecer do Auditor - referente às normas internacionais e/ou nacionais de auditoria. - referente ao cumprimento do Contrato de projeto e das suas Disposições Gerais. 3. Relatório sobre as Receitas e Despesas do projeto 3.1 Receitas (segundo o Plano de financiamento do Contrato de projeto) - Saldo do período anterior - Parcelas recebidas da KZE (valor bruto- quer dizer, antes de se deduzir os impostos e taxas bancários) NOTA 4. - Parcelas recebidas de outras organizações (indicar o nome da agência financeira e o valor em US$ ou EUR, caso tenham sido transferidas do exterior). - Juros bancários. - Contribuição própria (confirmar que a contribuição própria/local foi realizada em dinheiro e indicar a sua origem). - Outras receitas (indicar a sua origem) Atenção: Empréstimos ao projeto não constituem receitas, por favor mencione-os no saldo consolidado NOTA 5. 3.2. Despesas As despesas devem ser discriminadas segundo os ítens e sub-ítens do Orçamento aprovado pela KZE/Misereor (ver o Orçamento detalhado anexo ao Contrato de projeto) NOTA 6. Informações adicionais sobre os itens do Orçamento devem ser exibidas em notas ou anexos. Em particular necessitamos: - para aquisições/investimentos: uma lista do equipamento comprado (ver Anexo II) - para gastos de pessoal: Lista do pessoal financiado através do projeto NOTA 7 - para o item Auditoria: indicar o período a que se refere o honorário NOTA 8. 3.3. Saldo consolidado - Fazer a conciliação do saldo do projeto - Especificar em detalhe as contas a receber e as a pagar. - Considerando que a auditoria se realiza numa data posterior ao encerramento do período contábil, indicar sempre que possível as datas em que as contas a receber e a pagar foram liquidadas. 4. Execução orçamentária NOTA 9 5. Processo de auditoria Mencionar no Relatório as seguintes datas: visita de revisão, apresentação do Relatório ao cliente, discussão do Relatório ou comentários do cliente, envio da versão final do Relatório. Além disso, mencionar o lugar onde a auditoria foi realizada. 6. Opinião sobre a administração e organização da entidade jurídica - sistema de controle interno NOTA 10 - administração/sistema contábil NOTA 10 - emprego econômico dos fundos recebidos - cumprimento das disposições trabalhistas e fiscais/tributárias, etc. NOTA 11 15.02.2012 1/9
7. Recomendações do Auditor Achados da auditoria sobre a forma jurídica da entidade, seu sistema contábil e seus instrumentos de controle interno. Adicionalmente às recomendações feitas para o período auditado, o auditor deve verificar o seguimento dado às recomendações formuladas nos Relatórios anteriores. 15.02.2012 2/9
07/11 Notas explicativas ao "Guia para o Relatório de auditoria " de MISEREOR e Katholische Zentralstelle (KZE) A auditoria solicitada pela KZE/Misereor é uma verificação ou exame especial do projeto financiado por ela e deve ser realizada semestralmente. O Relatório financeiro a ser auditado deve ser elaborado com base no fluxo efetivo. O contrato de auditoria é firmado entre a empresa de auditoria e a entidade auditada, de acordo com o contrato-modelo enviado por MISEREOR/KZE, e estabelece o âmbito da auditoria. Por via de regra, o contrato é firmado pelo o período de vigência do projeto. Os honorários de auditoria são pagos diretamente pela entidade auditada. Recomenda-se ao auditor ler a correspondência trocada entre MISEREOR/KZE e a entidade auditada, dado que esta contém frequentemente informações importantes para a auditoria (p. ex. o montante em euros das transferências realizadas, a autorização expressa para determinado tipo de despesa, a prorrogação do período de vigência do projeto, etc.). O Relatório de auditoria deve ser assinado pelo auditor responsável com o seu nome pessoal e não com o nome da empresa. O "Guia para o Relatório de auditoria" deve servir de orientação para a elaboração do Relatório de auditoria. Para facilitar a leitura, pede-se que o Relatório contenha um índice remissivo. As notas seguintes oferecem algumas informações adicionais sobre os requisitos mencionados no Guia para o Relatório de auditoria. Nota 1 Caso se trate de uma ONG: Por favor mencione a data de reconhecimento como pessoa jurídica assim como a data da versão atual dos seus estatutos. Mencionar quantas vezes as instâncias de controle (Assembleia Geral, Directoria, Conselho Diretivo, Conselho de Administração etc.) se reuniram no período auditado e se foram redigidas atas destas reuniões Indicar quem é(são) o(s) representante(e)s legal(legais) da entidade jurídica responsável do projeto. Nota 2 Incluir o organograma formal e funcional de toda a entidade (não só o do projeto). Os nomes das pessoas que exercem funções na entidade devem ser indicados no mesmo organograma ou mencionados no Relatório. Nota 3 Indicar a(s) conta(s) bancária(s) utilizada(s) para o projeto; se é (são) de uso exclusivo do projeto e quem são as pessoas autorizadas a dispor dela(s). Indicar também se para efeitos de movimentos bancários é obrigatório só uma assinatura ou assinaturas conjuntas. Nota 4 No Relatório financeiro devem ser mencionados, sob Receitas os valores brutos em moeda nacional recebidos dos pagamentos da KZE e Misereor, quer dizer, os montantes efetivamente lançados em crédito do projeto. Taxas de câmbio e encargos bancários devem ser contabilizados sob Custos correntes. 15.02.2012 3/9
Nota 5 Quando um projeto recorre a empréstimos internos para pré-financiar custos, estes empréstimos não devem ser contabilizados no item "Receitas, tampouco no item "Despesas" quando são devolvidos. Os empréstimos devem ser mencionados apenas na consolidação do saldo. MISEREOR/KZE não pode reconhecer como gastos do projeto eventuais juros devidos pelos empréstimos. Os empréstimos internos de um projeto a um outro ou os obtidos com fundos próprios/locais devem ser suficientemente documentados e autorizados por escrito pela entidade. Se isso não for o caso, o auditor deve fazer uma anotação escrita. Nota 6 Se o auditor detectar gastos que não são passíveis de serem contabilizados no projeto, deve mencioná-lo. Além disso, deve mencionar claramente se estes gastos não aceitáveis foram incluídos no item Despesas do Relatório financeiro e com que valor. Nota 7 A KZE/Misereor necessita a informação sobre: os nomes das pessoas, seus cargos, salário atual e o período de trabalho financiado pelo projeto (ver Anexo III). Este quadro deve ser elaborado pela entidade auditada. O auditor deve examinar se o projeto financia o número de pessoas estipulado no Orçamento aprovado ou autorizado por Misereor. Caso sejam financiadas mais pessoas que o número aprovado, o auditor deve fazer uma anotação correspondente. Além disso, o auditor deve examinar se o projeto financia a porcentagem aprovada dos salários/honorários do pessoal ou uma porcentagem maior. Caso constate diferenças, o auditor deve fazer uma anotação a respeito, mas será a KZE/Misereor quem tomará uma decisão sobre o assunto. Nota 8 Em cada Relatório de auditoria deve-se mencionar a que período auditado se refere o gasto efetuado com auditoria. No Relatório financeiro do último semestre do projeto podem ser incluídos, como caso excepcional, os custos do último Relatório de auditoria. Nota 9 A execução e o monitoramento orçamentário devem ser realizados pela própria entidade e, de maneira nenhuma, é tarefa da auditoria externa. No caso de a entidade não apresentar o quadro de monitoramento, o auditor deve mencioná-lo. O monitoramento orçamentário feito pela entidade deve ser examinado pelo auditor, a fim de determinar a exatidão dos valores. O monitoramento orçamentário refere-se sempre ao Orçamento global de todo o período do projeto (e não a um orçamento repartido por semestre ou ano). Como informação importante, a entidade deve indicar a taxa de câmbio médio acumulado em que baseia o cálculo das Receitas e Despesas e indicar as porcentagens de execução do orçamento. Nota 10 O auditor deve dar sua apreciação sobre a contabilidade e os instrumentos de controle interno da entidade auditada. O auditor deve fazer constar, em separado do seu parecer, observações sobre aspectos da contabilidade e dos instrumentos de controle interno que poderiam ser melhorados mas que não tiveram influência substancial no seu parecer. Se, porém, os achados forem substanciais, estes têm que ser mencionados no parecer. O auditor deve examinar também se na entidade existe um manual de procedimentos administrativos e se este é aplicado na prática. Se não for assim, o auditor deve fazer uma observação correspondente. Nota 11 O auditor deve examinar se a entidade cumpre as leis e normas fiscais. Caso contrário, deve mencioná-lo no seu relatório. 15.02.2012 4/9
Igualmente deve examinar se existem contratos de trabalho fixados por escrito, se os empregados estão contratados de forma correta e se os encargos e prestações sociais são pagas corretamente. No caso de contratação com base em honorários, o auditor deve examinar se esta tem uma base legal e se existem contratos de prestação de serviços. No caso de contratação com base em honorários, só podem pagar os encargos sociais previstos para este tipo de contratação. Se detectar tais práticas, o auditor deve mencioná-lo no Relatório. O auditor deve apontar para o risco que a entidade corre quando a contratação não corresponde à legislação do país, dado que a responsabilidade e as consequências judiciais recaem sobre a entidade auditada. Sbe 7/11 15.02.2012 5/9
Anexo I Certificado de Câmbio Data Local de câmbio Valor em USD Taxa de câmbio Valor em moeda nacional Aconselhamos cambiar só em BANCOS ou CASAS DE CÂMBIO reconhecidas! Guardem o comprovante de câmbio para sua própria contabilidade 15.02.2012 6/9
ANEXO II Lista dos bens de consumo do projeto (Ítem Investimentos) Data de adquisição Tipo de equipamento Valor em dinheiro Localização Estado É necessário fazer uma lista dos bens de consumo do projeto e incorporá-los no patrimônio institucional. Informar correlativamente sobre os bens adquiridos com fundos do projeto. Todo o equipamento tem de estar em nome da entidade responsável (pessoa jurídica) do projeto 15.02.2012 7/9
Anexo III LISTA DE PESSOAL para o período de a, em moeda nacional Pessoa com vínculo empregatício (Pessoal fixo): Nome (1) Função / Cargo (2) Período de trabalho acordada no contrato de trabalho (mensal ou semanal) (3) Total dos salários no período a.m. (4) Total dos encargos / prestações sociais (5) Abonos e gratificações (6) Soma total paga no período (7) Montante financiado pelo projeto KZE/ Misereor (8) Porcentagem financiado pelo projeto (8) em relação a (7) (9) Honorários de Profissionais: Nome Serviço prestado Tempo de prestação de serviço Total de honorários no período a.m. 15.02.2012 8/9
15.02.2012 9/9