Guia para a elaboração dos relatórios sobre o projeto (Relatório descritivo e Relatório financeiro)

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1 Guia para a elaboração dos relatórios sobre o projeto (Relatório descritivo e Relatório financeiro) A elaboração de relatórios deve servir, em primeiro lugar, ao próprio projeto: como retrospecção das mudanças positivas e negativas que aconteceram no contexto do projeto e aquelas que resultaram do seu trabalho, como comparação entre o que foi planejado e o que se conseguiu realizar, e como tempo de reflexão sobre o que isso significa para o futuro trabalho. Por outro lado, MISEREOR tem a obrigação de prestar contas aos seus doadores, uma vez que os fundos com os quais MISEREOR promove os projetos, provêm de doações e de fundos orçamentais do Governo alemão e da Igreja. Por esta razão necessitamos das informações indicadas a seguir sobre os projetos fomentados. MISEREOR necessita receber: a) semestralmente: um Relatório financeiro, acompanhado de um resumo sumário das atividades realizadas; b) anualmente: um Relatório descritivo, estruturado conforme exposto na seção I; c) no final do prazo de financiamento: um Relatório final que abrange todo o período de execução do projeto (de acordo com seção I e II). O Relatório descritivo anual deve ser informativo, conciso e preciso e não exceder o tamanho máximo de páginas (sem anexos). Por favor, sigam as instruções da seção I "Estrutura do Relatório descritivo". O Relatório final deve ser mais abrangente e detalhado, porém não ter mais de 25 páginas (sem anexos). As perguntas adicionais para o Relatório final estão contidas na seção II "Informações adicionais para o Relatório final". Todas as informações sobre o Relatório financeiro semestral estão disponíveis na seção III "Aspectos da cooperação financeira". Os relatórios nos devem ser enviados no mais tardar três meses depois do fim do período a que se referem. MI P 1

2 I. Estrutura do Relatório descritivo 1. Dados formais 1.1 Nome da organização parceira 1.2 Título e número do projeto 1.3 Período abrangido pelo relatório 1.4 Breve descrição de como o relatório foi elaborado 2. Mudanças no contexto do projeto / enquadramento 2.1 Mudanças importantes no contexto do projeto / enquadramento 2.2 Mudanças importantes na organização parceira 3. Alcance dos objetivos e execução do projeto 3.1 Alcance do(s) objetivo(s) do projeto (nos termos do Contrato de projeto) Facultativo: 3.2 Produtos ou serviços (outputs) - Quem participou na elaboração do relatório? - Em que fontes baseiam as informações contidas no relatório? - Houve mudanças significativas - positivas ou negativas - a nível político, econômico ou social que tenham influenciado o projeto ou a situação de vida do grupo beneficiário durante o período em referência? Caso sim, quais? - Caso sim, como estas mudanças influenciaram a realização do projeto e o alcance dos seus objetivos? - Houve mudanças importantes na sua organização (por exemplo no quadro do pessoal)? Caso sim, quais? - Como estas mudanças influenciaram a realização do projeto e o alcance dos seus objetivos? - Em que medida os objetivos do projeto, quer dizer os efeitos diretos intencionados, foram alcançados? Por favor mencionem cada objetivo específico do projeto (conforme o Contrato de projeto) e especifiquem, em que medida foi alcançado até agora. Por favor, documentem os alcances através dos indicadores estabelecidos no Contrato de projeto assim como, caso queiram, através de informações complementares. Facultativo: - Que produtos e serviços (outputs) foram proporcionados ao grupo beneficiário pelo projeto? 3.3 Atividades realizadas - Que atividades essenciais foram realizadas? - Houve divergências entre o planejado e o executado? Por favor, expliquem as eventuais divergências. 3.4 Outros efeitos e riscos - Em que medida o projeto produziu outros efeitos, esperados ou não esperados? (Por exemplo, em relação a gênero, paz e conflitos, ecologia, sociedade civil) - Como vocês reagem a estes efeitos? 3.5 Avaliação - Foi realizada (na fase corrente do projeto) uma auto-avaliação ou uma avaliação por pessoas externas? Caso sim: quais foram os resultados e conclusões? 4. Conclusões 4.1 Lições aprendidas: experiências e conhecimentos importantes que resultaram do projeto até agora - Que conhecimentos importantes tem trazido o projeto até agora para o grupo beneficiário? - Que conhecimentos importantes tem trazido o projeto até agora para a sua organização? - Como qualificam atualmente o grau de alcance dos objetivos do projeto? - Planejam alterar a sua metodologia? Caso sim, como? MI P 2

3 II. Informações adicionais para o Relatório final O Relatório descritivo final deve conter todas as informações solicitadas na seção I assim como adicionalmente os aspectos indicados a seguir. 5. Envolvidos internos e externos 5.1 Número e qualificação do pessoal liberado para o projeto 5.2 Cooperação com outros atores 6. Planejamento, monitoramento e avaliação 6.1 Atores e processos na condução do projeto 7. Perspectivas/Sustentabilidade 7.1 Sustentabilidade dos efeitos positivos 7.2 Sustentabilidade da continuação das atividades 7.3 Atividades relativas à mobilização de fundos e à autonomia financeira? - Em que medida houve alterações na equipe do projeto? Por favor, juntem uma lista: o Qualificação formal o Relação de trabalho: vínculo empregatício, voluntário, prestador de serviços o Carga horária: tempo integral ou parcial - Houve parcerias ou cooperações com outros atores na área do projeto? - De que forma contribuíram para o projeto? - De que forma o grupo beneficiário participou no monitoramento e na condução do projeto? - De que maneira outros atores estiveram envolvidos no monitoramento e/ou na avaliação do projeto? - Como apreciam a sustentabilidade dos efeitos positivos do projeto? - Quais estruturas e competências locais foram fortalecidas ou criadas até agora? - Em que medida a responsabilidade pela execução do projeto é transferida sucessivamente para o grupo beneficiário? - Em que medida o papel da sua organização e dos grupos beneficiários tem mudado no decurso do projeto? - A sua organização ou os grupos beneficiários conseguiram aceder a outras fontes de financiamento ou mobilizar recursos próprios? 8. Apreciação resumida: Como vocês e o grupo beneficiário apreciam o projeto? Estas informações são elementos necessários para redigir o relatório aos nossos doadores. Pedimos o favor de dar uma resposta sucinta a cada uma das perguntas abaixo. 8.1 Relevância - Em que medida os efeitos do projeto são importantes para o grupo beneficiário, do ponto de vista atual? 8.2 Eficácia - O projeto alcançou os objetivos propostos? Caso não, porquê? 8.3 Outros efeitos - Que outros efeitos - previstos ou não previstos, positivos ou negativos - foram observados? 8.4 Efeitos sócio-políticos a longo prazo - Como apreciam a contribuição do projeto para o objetivo geral formulado no Contrato de projeto? 8.5 Sustentabilidade - Como apreciam a sustentabilidade dos efeitos positivos do projeto? Como apreciam a sustentabilidade das estruturas criadas? 9. Cooperação com MISEREOR 9.1 Observações acerca da cooperação com MISEREOR MI P 3

4 III. Aspectos da cooperação financeira Em seguida gostaríamos de explicar alguns aspectos centrais da nossa cooperação financeira e da elaboração dos relatórios que, em detalhe, foram estipulados nas "Condições gerais do Contrato de projeto", que recebeu juntamente com o Contrato de projeto. Por favor leia estas Condições gerais com atenção. A) Relatório financeiro (cf. n.º 10 das Condições gerais da KZE e n das Condições gerais de MISEREOR). 1. Aguardamos receber um Relatório financeiro pelo menos uma vez por semestre. Este deve ser estruturado de acordo com o Orçamento e Plano de Financiamento aprovados e abranger, por via de regra, um período de 6 meses. Para projetos financiados com fundos da Katholische Zentralstelle für Entwicklungshilfe e. V. (KZE), deve ser elaborado semestralmente um relatório de auditoria. Este relatório de auditoria deve ser certificado por um auditor reconhecido e independente. Isto vale também para projetos de MISEREOR com um apoio financeiro aprovado superior a euros ou cujo Contrato de projeto contém uma anotação correspondente. Os Relatórios financeiros, respectivamente os Relatórios de auditoria, devem chegar às nossas mãos 3 meses depois do fim do período a que se referem. Por exemplo, o Relatório financeiro referente ao período de 01 de janeiro a 30 de junho deve estar à nossa disposição em 01 de outubro, o mais tardar. 2. Para os projetos, cujos Relatórios financeiros semestrais devem ser certificados por um auditor independente, temos uma lista dos auditores reconhecidos nos diferentes países. Pedimos que escolham um auditor desta lista. Em seguida, deve ser concluído um contrato entre a entidade jurídica responsável pelo projeto e o auditor em que se estabelece o âmbito da auditoria e a forma de elaboração dos relatórios. Pedimos que nos enviem uma via do contrato assinado. Um contrato para ser preenchido e assinado com a empresa de auditoria encontra-se anexado ao Contrato de projeto. Pedimos que nos enviem com cada Relatório financeiro (por via de regra semestral), respectivamente com cada Relatório de auditoria, uma breve resenha das atividades realizadas. Além disso, pedimos que comentem ou expliquem os pontos mais importantes do Relatório financeiro, respectivamente do Relatório de auditoria. B) Outras indicações 1. Chamamos à sua atenção que o financiamento é concedido em EUROS. Flutuações cambiais (EUR/USD) influenciam, deste modo, o valor efetivo das parcelas recebidas em moeda nacional. Se o contra-valor em moeda nacional das verbas transferidas for inferior ao planejado (devido a uma desvalorização do EURO frente à moeda nacional), decidiremos em diálogo com vocês sobre os passos que eventualmente podem ser tomados para cobrir as quebras nas receitas (em moeda nacional). Se no Orçamento estiver prevista uma "Reserva", os fundos aprovados para esta posição podem ser utilizados para este fim (após autorização prévia da MISEREOR/KZE). 2. No início do projeto deve ser aberta uma conta bancária separada para o projeto, em nome da entidade jurídica responsável pelo projeto. Por favor, comuniquem à MISEREOR, com a primeira solicitação de pagamento, o nome do Banco e o número e titular da conta. Através desta conta bancária devem ser efetuadas todas as operações financeiras do projeto. Contribuições de outras organizações (i.é. de terceiros) e contribuições locais também devem ser depositadas nesta conta. Para além disso recomendamos-lhes criar um centro de custo separado na sua contabilidade interna/institucional. 3. Por favor, confirmem imediatamente a entrada de todos os pagamentos recebidos de nós. Para este efeito, queiram utilizar o formulário que lhes é enviado com cada pagamento. Por favor, enviem-nos também uma cópia dos comprovantes bancários correspondentes, com indicação dos eventuais encargos e taxas bancárias cobrados. MI P 4

5 4. A doação aprovada por MISEREOR/KZE é paga em parcelas. Os nossos pagamentos destinam-se a cobrir os gastos para um período de 3 a 6 meses, no máximo. O valor dos pagamentos depende, portanto a) do progresso do projeto e das despesas contabilizadas até agora (ver n.º A.1) assim como b) da demanda financeira, indicada e fundamentada por vocês, para os próximos 3 a 6 meses, no máximo. Por favor, utilizem o formulário previsto para esse fim ("Solicitação de pagamento") que se encontra anexo ao Contrato de projeto. Cada solicitação de pagamento deve vir acompanhada de um Relatório financeiro atual. Se, no momento de solicitar um pagamento, ainda não tiverem o Relatório financeiro definitivo ou o Relatório de auditoria (ver A.1), pedimos que nos enviem um Relatório financeiro provisório. Para este fim, pedimos que utilizem o formulário "Relatório financeiro das Receitas e Despesas" junto com o formulário "Solicitação de pagamento", que ambos receberam com o Contrato de projeto. 5. Possível redução da doação: A doação é concedida, por princípio, "até um" determinado valor máximo. Isto significa que, em determinadas condições, a doação aprovada não é paga integralmente. As razões podem ser, entre outras: a. quando as despesas do projeto forem menores que as previstas no Orçamento, a nossa doação será reduzida proporcionalmente; b. quando a porcentagem acordada de recursos próprios ou de terceiros (i.é. as contribuições da sua organização e de outras organizações) for maior que a prevista, enquanto que as despesas se mantêm inalteradas. Neste caso, a nossa doação pode reduzir-se também. c. Contudo, quando a porcentagem acordada de recursos próprios ou de terceiros (i.é. as contribuições da sua e de outras organizações) for menor que a prevista, a porcentagem da nossa doação, pode ser aumentada, em determinadas condições. Neste caso, esclareceremos a situação em diálogo com vocês. Reservamo-nos o direito de aprovar ou rejeitar uma alteração da porcentagem de financiamento. Por favor confiram também o n.º 7 das Condições gerais do Contrato de projeto da KZE e o n.º 1.3 das Condições gerais do Contrato de projeto de MISEREOR. 6. Contribuições próprias ou locais: Nas contribuições locais distinguimos claramente entre as monetárias e as não-monetárias. Chamamos à sua atenção que só contribuições monetárias, quer dizer em dinheiro, podem ser consideradas como receitas do projeto no Plano de financiamento. Contribuições em espécie, trabalhos ou serviços (como, por exemplo, a disponibilização de salas, edifícios ou equipamentos) não podem ser reconhecidas e incluídas no Relatório financeiro. Caso prestem contribuições não-monetárias, pedimos que as discriminem separadamente. 7. Alterações durante a implementação do projeto e divergências no Orçamento: Por favor informem-nos imediatamente, se durante a implementação do projeto houver uma alteração da finalidade original do projeto (alteração do objetivo geral ou dos objetivos específicos do projeto). Pode acontecer que alterações do projeto se tornem necessárias. Neste caso, buscaremos uma solução, em diálogo com vocês (cf. n.º 4 das Disposições gerais da KZE e os n.º das Disposições gerais de MISEREOR). 8. Uma alteração considerável constituem divergências nas categorias de despesas do Orçamento aprovado (quer dizer, sem alteração das despesas totais) de mais de 20 % do originalmente previsto. Estas alterações devem ser autorizadas previamente por MISEREOR/KZE. 9. No caso de o seu projeto prever medidas de construção, pedimos que sigam as indicações do formulário "Requisitos especiais para projetos de construção". 10. No caso de o Orçamento aprovado incluir um item "Reserva", pedimos que observem que estes recursos estão bloqueados por enquanto. Só em casos justificados, estes recursos podem ser liberados, após aprovação expressa por MISEREOR/KZE. 11. Por último, chamamos a sua atenção para o fato de que não podemos reconhecer despesas efetuadas antes da data indicada no Contrato de projeto como data de início do projeto. MI P 5