Luxemburgo-Luxemburgo: Convite à manifestação de interesse relativo a serviços de auditoria externa para grupos políticos europeus 2013/S

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1 1/6 O presente anúncio no sítio web do TED: Luxemburgo-Luxemburgo: Convite à manifestação de interesse relativo a serviços de auditoria externa para grupos políticos europeus 2013/S EP/FINS Entidade adjudicante (como definida no ponto 2): Parlamento Europeu, Direção-Geral das Finanças, Direção do Financiamento das Estruturas Políticas e Outros Serviços, diretor em exercício, Eduard Reijnders, SCH 05A024, 2929Luxemburgo, LUXEMBURGO. Fax Endereço eletrónico: eduard.reijnders@ep.europa.eu 2. Tipo de anúncio: Convite à manifestação de interesse relativo a serviços de auditoria externa para grupos políticos europeus. O Parlamento Europeu convida os interessados a apresentarem candidaturas com vista à constituição de uma lista de empresas de auditoria ou de auditores externos, a partir da qual os grupos políticos europeus (doravante «os grupos») poderão selecionar as suas próprias empresas de auditoria ou auditores. Os contratos serão assinados pelos grupos e pelo auditor ou empresa de auditoria que selecionaram. Em conformidade com o ponto das normas relativas à utilização de dotações da rubrica orçamental 400 (doravante «as normas»), o comprimento máximo do compromisso consecutivo do mesmo auditor ou empresa de auditoria é de 5 anos. A inclusão na lista não implica qualquer obrigação por parte da entidade adjudicante em matéria de celebração de contratos. 3. Requisitos de auditoria 3.1. Responsabilidade do grupo: O grupo é responsável perante o Parlamento Europeu no que respeita a garantir que as dotações são utilizadas em conformidade com as normas. Uma cópia das normas em questão encontra-se disponível mediante pedido no seguinte endereço eletrónico: fin.struc.pol@ep.europa.eu 3.2. Tarefas do auditor externo: O auditor ou a empresa de auditoria é responsável por planear e realizar o trabalho de auditoria, de modo a verificar e confirmar ao grupo, com um grau de certeza razoável, que: a) A declaração de receitas e despesas apresenta uma perspetiva verdadeira e justa da posição financeira do grupo para o ano financeiro relevante; b) O balanço apresenta uma perspetiva verdadeira e justa dos ativos do grupo no final do ano financeiro; c) As considerações globais no que respeita às declarações financeiras presentes nas normas adotadas pelo contabilista da Comissão, referidas nos artigos 143. o e 144. o do Regulamento Financeiro [Regulamento (UE, Euratom) n. o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de , relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União (Jornal Oficial L 298 de , p. 1)] foram respeitadas na preparação e apresentação das contas ou, quando necessário, uma divergência destas considerações gerais é explicada de forma adequada através de uma nota nas declarações financeiras; d) Tem implementado um sistema de controlo interno eficaz e eficiente para a gestão de operações, que inclua uma separação eficaz das funções de gestor orçamental e de contabilista ou das funções equivalentes; 1/6

2 2/6 e) As contas foram apresentadas em conformidade com o plano contabilístico harmonizado na parte 2 das presentes regras; f) A conformidade das despesas com as disposições das presentes regras; g) As despesas foram cobradas no âmbito da rubrica adequada no orçamento do grupo; h) As dotações foram disponibilizadas; i) Foram aplicados os princípios de uma boa gestão financeira; j) As ordens de pagamento são fundamentadas mediante os documentos comprovativos originais (ou cópias certificadas); k) As regras internas do grupo foram respeitadas. No final do exame, o auditor ou a empresa de auditoria deverá expor os seus pontos de vista num relatório de auditoria dirigido ao presidente do grupo em causa. O relatório de auditoria deve incluir o parecer sobre os sistemas de controlo interno do grupo. O auditor ou a empresa de auditoria deve verificar as atividades de gestão de riscos do grupo, através da emissão de pareceres independentes sobre a qualidade dos sistemas de controlo e gestão e da emissão de recomendações para a melhoria das condições de implementação de operações e da promoção de uma boa gestão financeira. O auditor ou a empresa de auditoria deve ser responsável em particular por: a) Avaliar a adequação e eficácia dos sistemas de gestão interna e o desempenho dos departamentos na execução das políticas, programas e ações, tendo em conta os riscos a eles associados; b) Avaliar a eficiência e eficácia dos sistemas de auditoria e controlo interno aplicáveis a qualquer operação de execução orçamental. As recomendações e pareceres relativos às atividades de gestão de riscos devem ser incluídos numa carta de auditoria. A carta de auditoria será endereçada ao gestor orçamental do grupo, o qual permanecerá como único responsável pela sua utilização ou divulgação. Uma cópia será dirigida ao diretor do Financiamento das Estruturas Políticas e Outros Serviços, Direção-Geral das Finanças, Parlamento Europeu. As funções do auditor ou da empresa de auditoria devem abranger todos os departamentos e atividades do grupo. O auditor ou a empresa de auditoria deve possuir acesso total e ilimitado a toda a informação solicitada para a realização das funções, caso necessário no local, incluindo nos Estados-Membros e nos países terceiros Âmbito da auditoria: A auditoria será realizada de forma independente pelo auditor ou empresa de auditoria em conformidade com as normas internacionais de auditoria (ISA) tal como emitidas pelo Conselho das Normas Internacionais de Auditoria e de Seguros (IAASB). Além disso, esta será realizada do modo que o auditor ou empresa de auditoria considerar necessário para cumprir as suas responsabilidades e incluirá os ensaios sobre transações e ainda sobre a existência, a propriedade e a avaliação de ativos e passivos que sejam considerados indispensáveis. Poderá incluir a realização de ensaios quer nas instalações do grupo quer nas instalações das delegações nacionais. O auditor ou empresa de auditoria deve obter provas relevantes e fiáveis consideradas suficientes para permitir a elaboração de conclusões razoáveis. A natureza e extensão dos procedimentos de auditoria devem ser estabelecidos em conformidade com a avaliação do sistema de contabilidade e o sistema de controlo interno do grupo e podem incluir quaisquer aspetos das operações do grupo. O auditor ou empresa de auditoria pode solicitar que o grupo apresente uma confirmação, por escrito, de declarações orais prestadas pelo mesmo no decurso da auditoria relativamente a assuntos com um efeito material nos pareceres da auditoria. O auditor ou a empresa de auditoria podem pedir para ver todos os documentos ou declarações considerados necessários para o trabalho de auditoria Outros serviços: 2/6

3 3/6 O auditor ou a empresa de auditoria aceitam não realizar outro trabalho que possa afetar a objetividade ou independência. Por este motivo, o auditor ou a empresa de auditoria são obrigados a assinar o compromisso de auditoria no anexo 3. Nos termos do artigo 66. o, n. o 8, do Regulamento Financeiro: «Os contratos com auditores externos que efetuem auditorias da gestão financeira da União devem prever a obrigação de o auditor externo informar o gestor orçamental delegado de qualquer suspeita de atividades ilegais, de fraude de ou corrupção suscetíveis de prejudicar os interesses da União». O auditor ou a empresa de auditoria devem cumprir esta obrigação. 4. Informações básicas relacionadas com os grupos: a) Os grupos são órgãos do Parlamento Europeu. São dotados de um estatuto administrativo autónomo e mantêm registos contabilísticos separados. Enquanto destinatários de contribuições financeiras do orçamento do Parlamento Europeu, os grupos devem elaborar e apresentar declarações financeiras auditadas. O período financeiro é, para todos os grupos, o ano de calendário, à exceção dos anos de eleições europeias, que incluem 2 períodos financeiros (semestre de calendário). As declarações financeiras dos grupos e os relatórios de auditoria devem ser apresentados à administração até 28 de abril. b) A partir de , existiam 7 grupos. N. o de membros: Grupo do Partido Popular Europeu (Democratas-Cristãos); 273. Grupo da Aliança Progressista dos Socialistas e Democratas na UE; 194. Grupo da Aliança dos Liberais e Democratas pela Europa; 85. Grupo dos Verdes/Aliança Livre Europeia; 58. Grupo dos Reformistas e Conservadores Europeus; 56. Grupo Confederal da Esquerda Unitária Europeia/Esquerda Nórdica Verde; 35. Grupo Europa da Liberdade e da Democracia; 32. c) Em 2013, o orçamento anual de cada grupo variou entre EUR e EUR. Estes orçamentos são aproximadamente proporcionais ao número de Membros de cada grupo. d) Para além das normas mencionadas no ponto 3.1, cada grupo tem as suas próprias normas financeiras internas. e) Os relatórios financeiros dos grupos incluem uma declaração de receitas e despesas, assim como um balanço e notas explicativas dos referidos documentos. f) Embora a maior parte dos registos contabilísticos dos grupos se encontrem em Bruxelas, os grupos mantêm os seus registos ou documentos comprovativos, total ou parcialmente, em outros locais dentro da UE. 5. Outras informações importantes: a) O auditor ou empresa de auditoria pode aceitar mais de 1 mandato de grupos diferentes. b) O montante dos honorários a cobrar pelo auditor ou pela empresa de auditoria será negociado entre o grupo e o auditor ou a empresa de auditoria. Os honorários, tal como acordado entre o grupo e o auditor ou a empresa de auditoria, será pago pelo grupo com os seus próprios fundos e o Parlamento Europeu não será de forma alguma responsável pelo pagamento de quaisquer honorários para o auditor ou a empresa de auditoria (ver anexo 3). c) O auditor ou a empresa de auditoria irá apresentar o seu relatório ao presidente do grupo. d) Aquando da comunicação, o auditor ou a empresa de auditoria deve respeitar o modelo de relatório padrão de auditoria sem reservas disponibilizado no anexo 1 do presente documento. e) O relatório de auditoria assinado será publicado no sítio Web do Parlamento Europeu com o relatório financeiro do grupo auditado. 6. Critérios de exclusão: 3/6

4 4/6 Serão excluídos da participação no concurso os candidatos que se encontrem numa das situações listadas nos artigos 106. o e 107. o do Regulamento Financeiro. Para o efeito, devem apresentar uma declaração sob juramento relativa aos critérios de exclusão, devidamente datada e assinada pelo candidato (ver anexo 2). Serão excluídos os candidatos que, durante o concurso, se encontrem em situação de conflito de interesses ou sejam culpados de falsas declarações ao fornecer as informações exigidas para a sua participação no presente concurso, ou no caso de não terem fornecido essas informações. 7. Critérios de seleção: a) O auditor ou empresa de auditoria deve comprovar que é capaz de realizar uma auditoria em conformidade com as normas internacionais de auditoria. Deverá ainda apresentar uma lista dos 8 principais clientes da empresa dos 5 últimos anos, juntamente com uma breve descrição dos trabalhos realizados. b) O auditor ou empresa de auditoria deve encontrar-se em condições de realizar uma auditoria financeira de uma entidade cujo volume de negócios seja semelhante aos valores orçamentais fornecidas no ponto 4c. c) O auditor ou empresa de auditoria deve comprometer-se a disponibilizar pessoal familiarizado com a(s) principal(is) língua(s) selecionada(s) pelo grupo a auditar. d) O auditor ou a empresa de auditoria deve aceitar o mandato proposto sem negociação, exceto no caso dos honorários mencionados no ponto 5b. 8. Documentação comprovativa a apresentar com a candidatura: A seguinte documentação comprovativa deverá ser enviada juntamente com a candidatura: 1) Nome e designação comercial, endereço e estatuto jurídico do auditor ou da empresa de auditoria. 2) Prova em como o candidato se encontra devidamente autorizado a apresentar uma candidatura em nome da empresa de auditoria. 3) Número de IVA e, no caso de auditores independentes, declaração e comprovativo de cobertura da segurança social. 4) Nome, nacionalidade e qualificações profissionais do auditor ou, no caso de uma empresa de auditoria, de 2 parceiros, sendo que 1 deve ser o parceiro que responde ao convite à manifestação de interesse em nome da empresa. 5) Uma lista dos principais clientes, tal como requerido no ponto 7a. 6) Uma declaração em como o auditor ou a empresa de auditoria pode disponibilizar pessoal familiarizado com a(s) principal(is) língua(s) selecionada(s) pelo grupo a auditar, mencionada no ponto 7c. 7) Uma certidão recente do registo criminal ou, na sua falta, um documento equivalente emitido recentemente por uma autoridade judiciária ou administrativa do país de origem que permita inferir que o auditor ou a empresa de auditoria não se encontra em nenhuma das situações descritas no artigo 106. o, n. o 1, alíneas a), b) ou e), do Regulamento Financeiro. (Artigo 106. o, n. o 1, do Regulamento Financeiro: 1. São excluídos da participação em procedimentos para a formação de contratos públicos os candidatos ou os proponentes que: a) Se encontrem em situação de falência ou sejam objeto de um processo de falência, de liquidação, de concordata de credores, de cessação de atividade, estejam sob administração judicial ou sujeitos a qualquer outro meio preventivo de liquidação de património ou em qualquer outra situação análoga resultante de um processo da mesma natureza nos termos da legislação e regulamentação nacionais; b) Eles próprios, ou pessoas com poderes de representação, de decisão ou de controlo sobre eles, tenham sido condenados por sentença transitada em julgado, proferida por uma autoridade competente de um Estado- Membro, por delitos que afetem a sua honorabilidade profissional; [...] 4/6

5 5/6 e) Eles próprios, ou pessoas com poderes de representação, de decisão ou de controlo sobre eles, tenham sido condenados por sentença transitada em julgado por fraude, corrupção, participação numa organização criminosa, branqueamento de capitais ou qualquer outra atividade ilegal que prejudique os interesses financeiros da União.) 8) Um certificado recente emitido pela autoridade competente do Estado em causa que permita inferir que o auditor ou a empresa de auditoria não se encontra na situação descrita no artigo 106. o, n. o 1, alínea d), do Regulamento Financeiro. (Artigo 106. o, n. o 1, do Regulamento Financeiro: 1. São excluídos da participação em procedimentos para a formação de contratos públicos os candidatos ou os proponentes que: [...] d) Não tenham respeitado as suas obrigações relativamente ao pagamento das contribuições para a segurança social ou ao pagamento de impostos de acordo com as disposições legais do país em que se encontram estabelecidos, do país da entidade adjudicante ou do país em que o contrato deva ser executado.) 9) A declaração solene do candidato relativa aos critérios de exclusão (anexo 2). 10) A declaração de aceitação do mandato de auditoria sem negociação, tal como mencionado no ponto 7d e declaração escrita relativa ao compromisso descrito no ponto 3.5 (anexo 3). O Parlamento Europeu reserva-se o direito de solicitar qualquer outro documento ou esclarecimento que lhe permita verificar a adequação da candidatura relativamente aos critérios de seleção. 9. Modalidades para o preenchimento de candidaturas: a) A fim de estabelecer uma primeira lista de candidatos, as candidaturas devem ser apresentadas no prazo de 30 dias de calendário a contar da data de publicação do presente anúncio no «Suplemento do Jornal Oficial da União Europeia», série S, para o seguinte endereço: Parlamento Europeu, Unidade de Correio Oficial, edifício Konrad Adenauer, gabinete 00D001, para a Direção-Geral das Finanças, 2929 Luxemburgo, LUXEMBURGO. As candidaturas devem ser apresentadas em qualquer uma das línguas oficiais da União Europeia. As candidaturas devem ser enviadas em 2 sobrescritos. Ambos os sobrescritos deverão encontrar-se selados. O sobrescrito interior deverá ostentar o seguinte: o departamento do destinatário: Parlamento Europeu, Direção-Geral das Finanças, Direção do Financiamento das Estruturas Políticas e Outros Serviços, à atenção de o diretor, a referência da candidatura: «Expression of Interest for External Audit Services for European Political Groups, EP/FINS ». A candidatura pode ainda ser apresentada por fax ou correio eletrónico. Nesse caso, deve ser enviada à atenção de Eduard Reijnders, diretor em exercício da Direção do Financiamento das Estruturas Políticas e Outros Serviços, para o seguinte número de fax: , ou para o seguinte endereço eletrónico: fin.struc.pol@ep.europa.eu A fim de ser considerada, deve ser enviado um original da proposta no prazo de 15 dias a contar da apresentação da proposta por fax ou correio eletrónico. b) As candidaturas adicionais podem ser apresentados durante o período de validade da lista, exceto nos 3 últimos meses. c) Mais informações podem ser obtidas mediante pedido no seguinte endereço eletrónico: fin.struc.pol@ep.europa.eu 10. Notificação relativa aos resultados da avaliação das candidaturas: Após a avaliação das candidaturas recebidas, os candidatos que preencham os requisitos serão incluídos numa lista que deve ser aprovada pela Mesa do Parlamento Europeu. Após a aprovação pela Mesa, a entidade 5/6

6 6/6 adjudicante notificará os candidatos da sua inclusão numa lista por escrito num prazo máximo de 30 dias de calendário a contar da data da aprovação. Os candidatos rejeitados também serão notificados por escrito pela entidade adjudicante num prazo máximo de 30 dias de calendário a contar da data da decisão de rejeição. Nessa notificação, a entidade adjudicante indicará os motivos que levaram à rejeição das respetivas candidaturas. 11. Validade da lista: A lista de auditores externos ou empresas de auditoria aprovados será válida por 3 anos a contar de Data de envio do anúncio: /6