Seminário Mensal do Departamento Pessoal Apresentação: Érica Nakamura Fábio A. Gomes Fábio Momberg Luciana E. Buganza
esocial Perguntas e Respostas
esocial O que é o esocial? O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (esocial) é um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Está sendo desenvolvido, em conjunto, pela Caixa Econômica Federal (CAIXA), pelo do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), pelo Ministério da Previdência Social (MPS), pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB). E faz parte da Agenda de Ações para Modernização da Gestão Pública, conduzida pelo Ministério do Planejamento, que está sendo construída em diálogo com a Câmara de Gestão, Desempenho e Competitividade e o conjunto dos Ministérios.
esocial Qual o objetivo do esocial? A utilização do esocial tem como objetivos: I - viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas; II - simplificar o cumprimento de obrigações; e III - aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais.
esocial Quem será obrigado a utilizar o esocial? Os empregadores, inclusive o doméstico, a empresa e a eles equiparados em legislação específica; e o segurado especial inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço.
esocial Seminário Mensal do Departamento Pessoal A partir de quando o uso do esocial será obrigatório? A obrigação de prestar informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas pelo esocial obedecerá a um cronograma escalonado, conforme abaixo: a) Produtor rural pessoa física e segurado especial: vai iniciar até 30/04/2014; b) Empresas tributadas pelo Lucro Real: vai iniciar até 30/06/2014;
c) Empresas tributadas pelo Lucro Presumido, Entidades Imunes e Isentas e optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte - Simples Nacional, Micro Empreendedor Individual (MEI), contribuinte individual equiparado à empresa e outros equiparados a empresa ou a empregadora: vai iniciar até 30/11/2014; d) Órgãos da administração direta da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, bem como suas autarquias e fundações: vai iniciar até 31/01/2015.
Para os obrigados nas letras a e b, o envio dos eventos períodos (Folha e Apuração) iniciará a partir da competência seguinte, maio/2014 e julho/2014 respectivamente. Para os obrigados nas alíneas c e d, o envio dos eventos periódicos será obrigatório a partir da própria competência inicial, novembro/20-14 e janeiro/2015 respectivamente.
esocial Como será o envio dos eventos? Haverá um PGD? Os eventos poderão ser enviados por web service ou pelo portal web. Diferentemente do modelo atual em que o empregador prepara um arquivo e aplica as validações em um Programa Gerador de Declaração (PGD Sefip, PDG Rais, PDG Dirf,...) na sua própria máquina antes de transmitir, o esocial fará todas as validações online, dispensando a utilização de um PGD para geração e transmissão dos eventos. A comunicação será feita ligando diretamente o sistema da empresa com o esocial por meio de um webservice que será o canal de envio dos arquivos XML ou a empresa gera o evento preenchendo os campos diretamente no portal na internet.
esocial As informações diárias deverão ser enviadas uma única vez, de uma única máquina ou cada pessoa responsável por uma rotina enviará as informações que faz? O envio das informações será controlado pela empresa e será feito da maneira que preferir, podendo ser a partir de uma única máquina ou de várias. Cadastro inicial É necessário informar a jornada de trabalho para empregados isentos da marcação de ponto? As informações relativas à jornada contratual devem ser enviadas, independentemente do controle de jornada.
Cadastro inicial No caso de admissões com contrato de experiência com prazo determinado é necessário enviar uma alteração contratual informando que o prazo passou a ser indeterminado? Não há necessidade de alteração contratual. Na expiração do prazo, se não houver informação acerca do encerramento do contrato, o sistema assumirá que ele passou a ser por prazo indeterminado.
Cadastro inicial É necessário traduzir a nomenclatura dos cargos, quando em outros idiomas, para informar no esocial? Não é necessário. Basta a empresa vincular os cargos ao CBO. Como proceder nos casos em que o empregado é admitido, mas não possui cadastro no PIS? Não será possível a admissão do trabalhador que não tiver o número de NIS (seja PIS, PASEP ou NIT). A CAIXA disponibilizará ferramenta para a inscrição online do trabalhador no cadastro PIS.
Cadastro inicial Qual a rubrica que deverá ser utilizada pela empresa para a prorrogação da licença maternidade? Não há necessidade de rubrica específica, podendo ser utilizada a classificação na tabela de natureza com a rubrica de salário (1000), já que essa verba não dá direito à compensação do benefício do salário-maternidade que já se extinguiu com 120 dias. A descrição da rubrica na empresa está livre e pode receber a denominação de acordo com o melhor controle gerencial a ser adotado. Ex: A empresa pode denominar a rubrica em sua tabela de prorrogação da licença maternidade e classificá-la como natureza de rubrica 1000 Salário.
Cadastro inicial Seminário Mensal do Departamento Pessoal É necessário informar a ocorrência de aposentadoria dos empregados? Sim. Esta é uma informação que compõe a série histórica da RAIS, onde são apresentados os números de trabalhadores aposentados que mantém o vínculo empregatício. Além disso, também é útil para o controle do empregador, para saber o status previdenciário do empregado. Será exigido envio de algum arquivo com a informação "Sem Movimentação para empresas com CNPJ ativo, porém sem movimento? Sim. Existirá uma DCTF-Web com o indicativo de sem movimento nos mesmos moldes da atual GFIP.
Prazo de envio dos eventos Haverá bloqueio do envio de evento em atraso? Não haverá bloqueio de envio de eventos em atraso. Como informar os afastamentos ocorridos após o fechamento do ponto, nos casos em que o período de fechamento do ponto nas empresas é diferente do mês de referencia da folha? A folha de pagamentos controla o regime de caixa (pagamentos) e também o regime de competência (total da remuneração devida durante o mês), que vai do primeiro ao último dia do mês. A legislação que trata da matéria não sofreu nenhuma alteração com esocial, mantendo-se as mesmas orientações anteriores. Se a empresa tem outra forma de apuração, deverá encontrar uma forma de atender à legislação. O fechamento da folha antes do dia 30 de cada mês pode gerar diferenças de base de cálculo na apuração das contribuições previdenciárias e do FGTS.
Prazo de envio dos eventos Como serão efetuados os recolhimentos de competências anteriores a implantação do esocial? Inicialmente através de GFIP, GRRF e GPS, até que se tenha uma solução própria do esocial. Para o FGTS, a guia será gerada pelo SEFIP ou GRFWEB e para a contribuição previdenciária, a guia será gerada manualmente ou pelo sistema de folha de pagamento do empregador, como já funciona hoje.
Prazo de envio dos eventos Será possível emitir guias de recolhimento parciais? Será possível emitir guias parciais de recolhimento (DARF), ressaltando que somente após a transmissão e totalização dos eventos periódicos do esocial na competência e consequente realização da apuração das contribuições previdenciárias, mesmo antes da transmissão da DCTF-Web. O contribuinte poderá selecionar os débitos que serão recolhidos, bem como os valores. Por padrão da aplicação, todos os débitos estarão incluídos no DARF, mas este padrão pode ser alterado pelo usuário. Há previsão para que a guia do recolhimento do FGTS seja gerada pelo esocial? A geração de guias de recolhimento do FGTS será feita pela própria Caixa, a partir das informações do esocial.
Retificação, alteração e cancelamento de eventos enviados Será permitido a geração do evento de forma retroativa para os casos em que o atestado médico é entregue pelo empregado no retorno do afastamento? Sim. Se houver eventos afetados pela informação em atraso, estes deverão ser retificados. Podemos agrupar inúmeras alterações na semana e enviar apenas uma vez? Sim, pode, desde que sejam observados os prazos de transmissão previstos na legislação vigente.
Retificação, alteração e cancelamento de eventos enviados Como a empresa deve proceder quando o médico assistente não informar os dias de afastamento no atestado médico ou quando o atestado tiver prazo indeterminado? De acordo com a resolução 1851/08, a empresa deve especificar o tempo necessário para a recuperação, ou o médico do trabalho da empresa pode fixar a data.
Retificação, alteração e cancelamento de eventos enviados Qual o procedimento a ser adotado no caso em que o envio da admissão e demais eventos vinculados a um empregado não foi feita no prazo devido e cuja falha só foi percebida posteriormente ao encerramento da folha da respectiva competência? Essa folha precisa ser retificada. A folha é reaberta e o evento de remuneração e ou pagamento do empregado é transmitido. A folha é recalculada e os novos débitos são apurados e declarados. Em casos de retificação, em que haja mudança a maior no valor a recolher a título de contribuição previdenciária, será possível a geração de novo DARF e uma nova Guia de Recolhimento do FGTS. Este poderá ser uma guia completa ou poderá ser uma guia complementar.
Retificação, alteração e cancelamento de eventos enviados É possível o cancelamento das férias após o pagamento, por motivo de falecimento, pedido de demissão ou licença maternidade? O afastamento, depois de concedido, poderá ser alterado ou interrompido, mediante a informação da data do retorno. O pedido de demissão não pode ocorrer enquanto o contrato estiver suspenso ou interrompido. Isto só poderá ocorrer depois do retorno. Quanto à licença maternidade, deve ser usado o evento "Alteração de Motivo de Afastamento". Para o falecimento, o retorno das férias se dá na data do óbito.
Substituição de obrigações acessórias e prazo de arquivamento Qual é o prazo legal de guarda do XML assinado dos arquivos enviados? O evento transmitido ao esocial dispensa a sua guarda pelo empregador, devendo este guardar os recibos de entrega que comprovam o cumprimento da obrigação pelo prazo de prescrição dos créditos tributários e encargos trabalhistas. O empregador também deve guardar os documentos fiscais que comprovam a informação do evento, de acordo com o caso.
Substituição de obrigações acessórias e prazo de arquivamento Enquanto não estiver disponível o envio de evento de processos trabalhistas, teremos que continuar gerando a GFIP e a DIRF para estes casos? Sim.
Contribuição sindical dos autônomos e profissionais liberais
Obrigatoriedade
A contribuição sindical é devida por todos aqueles que participarem de uma determinada categoria econômica ou profissional, ou de uma profissão liberal, em favor do sindicato representativo da mesma categoria ou profissão. (CLT, art. 579, 582 e 587)
Quadro das profissões liberais
O quadro das profissões liberais inclui, entre outros, os seguintes grupos: 1º - advogados; 2º - médicos; 3º - odontologistas; 4º - médicos-veterinários; 5º - farmacêuticos; 6º - engenheiros (civis, de minas, mecânicos, eletricistas, industriais e agrônomos); 7º - químicos (químicos industriais, químicos industriais agrícolas e engenheiros químicos); 8º - parteiros; 9º - economistas; 10º - atuários;
11º - contabilistas - técnicos em contabilidade 12º - professores (privados); 13º - escritores; 14º - autores teatrais; 15º - compositores artísticos, musicais e plásticos; 16º - assistentes sociais; 17º - jornalistas; 18º - protéticos dentários; 19º - bibliotecários; 20º - estatísticos; 21º - enfermeiros; 22º - administradores; 23º - arquitetos; 24º - nutricionistas;
25º - psicólogos; 26º - geólogos; 27º - fisioterapeutas, terapeutas ocupacionais, auxiliares de fisioterapia e auxiliares de terapia ocupacional; 28º - zootecnistas; 29º - profissionais liberais de Relações Públicas; 30º - fonoaudiólogos; 31º - sociólogos; 32º - biomédicos; 33º - corretores de imóveis; 34º - técnicos industriais de nível médio (2º grau); 35º - técnicos agrícolas de nível médio (2º grau); 36º - tradutores.
Outras profissões liberais segundo a CNPL: a) analistas de sistemas; b) arquivistas; c) bacharel em ciências da computação e informática; d) biólogos; e) detetives particulares; f) economistas domésticos; g) físicos; h) geógrafos; i) museólogos; j) profissional de educação física; l) técnicos em optometria; m) técnicos em turismo; n) tecnólogos.
Recolhimento Prazo Agentes arrecadadores
Em fevereiro, agentes ou trabalhadores autônomos e profissionais liberais (não organizados em empresa) recolhem a Contribuição Sindical. O recolhimento poderá ser feito em qualquer estabelecimento bancário integrante do Sistema de Arrecadação de Tributos Federais, mediante guias fornecidas pelas respectivas entidades sindicais (CLT, art. 583 e 586).
Em 2014, portanto, esses profissionais terão até dia 28 de fevereiro, sexta-feira, salvo outro dia determinado pelo sindicato, para efetuarem o pagamento da contribuição sindical ao seu respectivo sindicato representativo.
Guias - Obtenção
As guias de recolhimento geralmente são entregues pelos correios aos profissionais sindicalizados. Não recebendo as guias por via postal, o autônomo ou o profissional liberal pode obtê-las na correspondente entidade sindical. O modelo a ser utilizado é a Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana (GRCSU), aprovado pela Portaria MTE nº 488/2005.
Contribuição - Valor
De acordo com a CLT, a Contribuição Sindical para os trabalhadores autônomos e para os profissionais liberais, consiste numa importância correspondente a 30% do Maior Valor de Referência fixado pelo Poder Executivo, vigente à época em que é devida a contribuição sindical, arredondada para Cr$ 1,00 a fração porventura existente (CLT, art. 580, caput e inciso II). Como MVR foi extinto em 1991 e a CLT não foi atualizada, os valores são geralmente, ditados pelas entidades sindicais. Portanto esses trabalhadores deverão consultar seus sindicatos, se não receberem o boleto antes, sobre o valor da mesma.
ATENÇÃO A CNPL deliberou o valor da CS para 2014 em R$ 203,40, a ser recolhido até 28.02.2014. Apesar do valor apurado pela CNPL, recomenda-se que cada profissional liberal, na hipótese de não recebimento da correspondente GRCSU com o valor a ser recolhido, consulte, antecipadamente, a respectiva entidade sindical, a fim de certificar-se do correto valor de contribuição a ser pago, tendo em vista a possibilidade de não ser uniforme a importância a ser cobrada de cada profissional libera
Profissionais liberais Exibição da quitação da contribuição sindical Situações Não recolhimento Penalidade
Suspensão do exercício profissional até a necessária quitação, aplicada pelos órgãos disciplinadores das respectivas profissões. Assim, aos profissionais liberais, a penalidade pelo nãorecolhimento das contribuições consiste na suspensão do exercício profissional até a necessária quitação. Compete aos órgãos disciplinadores das respectivas profissões, mediante comunicação das autoridades fiscalizadoras, aplicar a referida penalidade.
As repartições federais, estaduais ou municipais não concederão registro ou licenças para funcionamento ou renovação de atividades aos estabelecimentos de empregadores e aos escritórios ou congêneres dos agentes ou trabalhadores autônomos e profissionais liberais, nem concederão alvarás de licença ou localização, sem que sejam exibidas as provas de quitação da contribuição sindical (CLT, art. 599, 604 e 608).
Profissional liberal Exercício Vínculo empregatício
Os profissionais liberais registrados como empregados, no exercício das respectivas profissões permitidas pelo grau ou título de que são portadores, podem optar pelo pagamento da contribuição unicamente às entidades representativas de suas próprias categorias, cujo recolhimento é efetuado pelo próprio contribuinte em fevereiro de cada ano (Art. 585 da CLT)
Profissão liberal Não exercício Vínculo empregatício
Os profissionais liberais registrados como empregados, que não exercem a profissão permitida pelo grau ou título de que são portadores, pagam a contribuição sindical à entidade representativa da categoria profissional em que se enquadrem os demais empregados da empresa - categoria preponderante (Resolução MTPS nº 325.259/1974 e Resolução MTb nº 300.772/1978).
Profissão liberal/emprego Exercício simultâneo
Aqueles que exercem profissão liberal e também ocupam emprego nas condições mencionadas ficam sujeitos à múltipla contribuição sindical correspondente a cada profissão exercida (Resolução MTPS nº 325.259/1974 e Resolução MTb nº 300.772/1978).
Férias Cálculo em mês de 28, 29, 30 e 31 dias
Introdução Todo empregado tem direito, anualmente, ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração (art. 129 da CLT). Após cada período de 12 meses (PA) de vigência de contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias na seguinte proporção ( art. 130 e incisos da CLT):
Dias de férias (proporção) 30 dias 24 dias 18 dias 12 dias Faltas injustificadas cometidas no período aquisitivo Até 5 De 6 a 14 De 15 a 23 De 24 a 32 Acima de 32 faltas injustificadas no curso do período aquisitivo, há a perda do direito às respectivas férias.
Remuneração e pagamento das férias Durante as férias o empregado perceberá a remuneração que lhe for devida na data da sua concessão. A Constituição Federal, em seu art. 7º, inciso XVII, assegura o gozo de férias anuais com, pelo menos, um terço a mais do salário normal (1/3 constitucional).
Cálculo nos meses de 28, 29 ou 31 dias Quando temos no mês de gozo de férias, números de dias diferente de 30 (trinta), devemos proceder ao cálculo pelo número de dias exatos do mês, ou seja, dividir o salário por 28, 29, 30 ou 31 conforme o caso. Procedimento que, se não observado, irá gerar pagamentos incorretos das férias. A remuneração é proporcional, sempre, para atender a este dispositivo da CLT, senão vejamos:
Se dividirmos o salário do mês por 30, num mês de 31 dias, pagaremos verbas a maior, no caso de gozo de férias no período. Se dividirmos o salário mensal da pessoa de fevereiro por 30 e multiplicarmos por 28, estaremos subtraindo deste trabalhador 2 dias de remuneração proporcional, no caso de férias.
Exemplos: Mês de 28 dias Empregado entra em gozo de férias do dia 01.02 a 02.03 Salário mensal de R$ 1.500,00. Neste caso o salário do mês de fevereiro, R$ 1.500,00, corresponde a 28 dias, faltando assim a complementação de 2 dias do mês de março para se determinar o valor total das férias (o salário do mês de março será dividido por 31 e multiplicado por 2, para serem somados ao valor dos outros 28 dias):
R$ 1.500,00 : 28 = R$ 53,57 x 28 = 1.500,00 R$ 1.500,00 : 31 = R$ 48,38 x 2 = 96,78 Total = R$ 1.596,78 O saldo de salário desse empregado no mês de março será correspondente a 29 dias: R$ 48,38 x 29 dias = R$ 1.403,02
Mês de 31 dias Empregado entra em gozo de férias do dia 01.03 a 30.03. Salário mensal de R$ 1.700,00. Neste caso, o salário do mês de março, R$ 1.700,00, corresponde a 31 dias. Devemos dividir o valor do salário mensal por 31 e multiplicarmos por 30, para obtermos o valor total das férias e pagarmos 1 dia de salário em folha de pagamento:
R$ 1.700,00 : 31 = R$ 54,84 x 30 dias = R$ 1.645,20 total das férias O saldo de salário desse empregado no mês de março será correspondente a 1 dia: R$ 54,84 x 1 dia = R$ 54,84
Conclusão: O que deve ser entendido é que as férias correspondem a 30 dias e não a um mês, consequência que se reflete, também, na remuneração. Ou seja, se o mês tem 31 dias, paga-se 30 dias de férias e 1 dia de salário (artigos 130 e 142 da CLT).
Carnaval e os reflexos no contrato de trabalho
O Carnaval em 2014 será comemorado entre os dias 1 e 4 de março. Os dias destinados ao Carnaval, inclusive a Quarta-feira de Cinzas, não são considerados feriados nacionais, pois não há lei federal nesse sentido.
Os feriados nacionais são aqueles declarados por lei federal e, entre essas leis em vigor no país atualmente, não existe nenhuma que declare os dias de Carnaval como feriado nacional. Além dos feriados nacionais, existem, também, os feriados locais, os quais deverão ser declarados em lei municipal para serem válidos.
Assim, não havendo declaração a nível municipal de que os dias de Carnaval são considerados como feriado, o trabalho nesses dias será permitido, ficando por conta das próprias empresas manterem-se em atividade ou dispensarem seus empregados do trabalho, mediante prévio acordo de compensação ou, até mesmo, espontaneamente, abonando esses dias sem prejuízo da remuneração.
A Justiça do Trabalho, através da Súmula TST nº 85, entende ser válido o acordo individual escrito: "SÚMULA Nº 85. COMPENSAÇÃO DE JORNADA. (inserido o item V) I - A compensação de jornada de trabalho deve ser ajustada por acordo individual escrito, acordo coletivo ou convenção coletiva. (ex -Súmula nº 85 - primeira parte - alterada pela Res. 121/2003, DJ 21.11.2003) II. O acordo individual para compensação de horas é válido, salvo se houver norma coletiva em sentido contrário. (ex-oj nº 182 da SBDI-1 - inserida em 08.11.2000)...
Assim, deve-se consultar a Prefeitura do município a fim de que se tenha certeza da existência ou não de lei que estabeleça que os citados dias sejam feriados. Ainda, nada impede que os governos federal, estaduais ou municipais declararem ponto facultativo nesses dias, mas esta declaração apenas será aplicada aos órgãos ligados ao respectivo ente governante.
Exames médicos ocupacionais Obrigatoriedade e periodicidade
Obrigatoriedade A NR do MTE n 7 (NR-7) estabelece a obrigatoriedade de elaboração e implementação, por parte de todos os empregadores e instituições que admitam trabalhadores como empregados, do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO, com o objetivo de promoção e preservação da saúde do conjunto dos seus trabalhadores.
Compete ao empregador: a) garantir a elaboração e efetiva implementação do PCMSO, bem como zelar pela sua eficácia; b) custear sem ônus para o empregado todos os procedimentos relacionados ao PCMSO; c) indicar, dentre os médicos dos Serviços Especializados em Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho SESMT, da empresa, um coordenador responsável pela execução do PCMSO;
d) no caso de a empresa estar desobrigada de manter médico do trabalho, de acordo com a NR 4, deverá o empregador indicar médico do trabalho, empregado ou não da empresa, para coordenar o PCMSO; e) inexistindo médico do trabalho na localidade, o empregador poderá contratar médico de outra especialidade para coordenar o PCMSO.
Os exames compreendem: a) avaliação clínica, abrangendo anamnese ocupacional e exame físico e mental; b) exames complementares, realizados de acordo com os termos especificados na NR 7 e seus anexos.
Exames médicos obrigatórios O PCMSO deve incluir, entre outros, a realização obrigatória dos exames médicos: 1) admissional; 2) periódico; 3) de retorno ao trabalho; 4) de mudança de função; 5) demissional.
Prazos e periodicidade dos exames médicos 1) Admissional: deverá ser realizado antes de o trabalhador assumir suas atividades
Prazos e periodicidade dos exames médicos 2) Periódico: deverá ser realizado de acordo com os intervalos mínimos de tempo a seguir discriminados:
1) para trabalhadores expostos a riscos ou a situações de trabalho que impliquem o desencadeamento ou agravamento de doença ocupacional ou, ainda, para aqueles que sejam portadores de doenças crônicas, os exames deverão ser repetidos: - a cada ano ou a intervalos menores, a critério do médico encarregado, ou se notificado pelo médico agente da inspeção do trabalho ou, ainda, como resultado de negociação coletiva de trabalho; - de acordo com a periodicidade especificada na NR 15, Anexo nº 6, para os trabalhadores expostos a condições hiperbáricas;
2) para os demais trabalhadores: - anual, quando menores de 18 anos e maiores de 45 anos de idade; - a cada 2 anos, para os trabalhadores entre 18 anos e 45 anos de idade;
3) Retorno ao trabalho: Deverá ser realizado obrigatoriamente no primeiro dia da volta ao trabalho de trabalhador ausente por período igual ou superior a 30 dias por motivo de doença ou acidente, de natureza ocupacional ou não, ou parto
4) Mudança de função: Será obrigatoriamente realizado antes da data da mudança. Entende-se por mudança de função toda e qualquer alteração de atividade, posto de trabalho ou de setor que implique a exposição do trabalhador a risco diferente daquele a que estava exposto antes da mudança
5) Demissional: Será obrigatoriamente realizado até a data da homologação, desde que o último exame médico ocupacional tenha sido realizado há mais de: - 135 dias, para as empresas de graus de risco 1 e 2, segundo a NR 4, Quadro I; - 90 dias, para as empresas de graus de risco 3 e 4, segundo a NR 4, Quadro I.
Ampliação do prazo mediante negociação coletiva As empresas enquadradas nos graus de risco 1 ou 2, segundo a NR 4, Quadro I, poderão ampliar o prazo de dispensa da realização do exame demissional para até mais 135 dias, em decorrência de negociação coletiva, assistida por profissional indicado de comum acordo entre as partes ou por profissional do órgão regional competente em segurança e saúde no trabalho.
Em relação às empresas enquadradas nos graus de risco 3 ou 4, o prazo de dispensa da realização do exame demissional poderá ser ampliado para até mais 90 dias, em decorrência de negociação coletiva assistida por profissional indicado de comum acordo entre as partes, ou por profissional do órgão regional competente em segurança e saúde no trabalho.
RAIS ano-base 2013 - Regras gerais
Introdução A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) foi instituída pelo Decreto nº 76.900/1975 e é considerada um importante instrumento de coleta de dados para o setor do trabalho, funcionando como um verdadeiro censo anual do mercado formal de empregos, com a produção de informações referente aos vínculos de trabalho das empresas em geral.
Objetivo - provimento de dados de controle da atividade trabalhista no país para a elaboração de estatísticas das relações de trabalho; - viabilizar o pagamento do Abono Salarial Anual, que é um benefício constitucional que tem como públicoalvo os trabalhadores formais que ganham, em média até 2 salários mínimos.
Atenção!!! A prestação de informações da forma incorreta, causa prejuízos ao próprio estabelecimento (fiscalização, aplicação de multa) e, em especial, aos empregados (perda do direito ao Abono do PIS).
Legislação - Portaria MTE nº 2.072/2013: aprovou instruções para a declaração e divulgação do Manual de Orientações da RAIS referente ao ano-base 2013
Quem está obrigado a entregar a RAIS Todo empregador deve fornecer ao MTE por meio da RAIS as informações referentes a cada um de seus empregados. Assim, devem declarar a RAIS, dentre outros: - os inscritos no CNPJ com ou sem empregados; - todos os empregadores, conforme definidos na CLT; - empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados; (empresário individual) - cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
- empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados em 2013; - condomínios e sociedades civis; - empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados em 2013; - filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior; e - o Microempreendedor Individual (MEI) que manteve empregado em 2013.
Estabelecimento inscrito no CEI Devem entregar a RAIS também os estabelecimentos identificados pelo nº de matrícula no CEI (obras, empregadores pessoas físicas, urbanas e rurais) que mantiveram empregados no ano-base 2013.
Matriz e filial A empresa que possui filiais, agências ou sucursais, com ou sem empregados, ou sem movimento em 2013, deve declarar a RAIS separadamente, por estabelecimento (local de trabalho), utilizando cada CNPJ específico (subarquivo). A RAIS das filiais poderá ser entregue pela matriz, desde que os trabalhadores sejam informados sob o CNPJ da empresa a qual estiveram vinculados.
Estabelecimento inscrito simultaneamente no CNPJ e no CEI O estabelecimento inscrito no CNPJ e no CEI deve apresentar a declaração da RAIS de acordo com o contrato de trabalho dos empregados, ou seja, se o contrato for pelo CEI as informações devem ser declarados no CEI e se for pelo CNPJ as informações devem ser declaradas no CNPJ. No caso da declaração ser prestada no CEI, deve haver também a declaração da RAIS Negativa do CNPJ. Exemplo: produtor rural pessoa física (Manual da RAIS/Parte I/Instruções Gerais/Item 2 - Quem deve declarar/nota IV)
Quem deve ser relacionado na RAIS Todos os vínculos existentes no ano-base 2013 devem ser relacionados na RAIS, abrangendo, dentre outros: - empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência; - trabalhadores temporários, regidos pela Lei nº 6.019/1974; - trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regido pela Lei nº 9.601/1998;
- trabalhadores rurais regidos pela Lei nº 5.889/1973; - aprendiz (maior de 14 e menor de 24 anos), contratado nos termos do art. 428 da CLT e Decreto nº 5.598/2005; - dirigentes sindicais.
Quem não deve ser relacionado na RAIS Não devem ser informados na RAIS ano-base 2013, dentre outros: - autônomos; - estagiários regidos pela Lei nº 11.788/2008; - empregados domésticos regidos pela Lei nº 5.859/1972, optantes ou não pelo FGTS; - cooperados. Seminário Mensal do Departamento Pessoal
Como informar As informações deverão ser prestadas através do Programa Gerador de Declaração da RAIS (GDRAIS2013 - Versão 2013.4.4), que deve ser obtido em www.rais.gov.br, no link Download. OBSERVAÇÃO: O programa GDRAIS2013 possui recursos próprios para a transmissão dos arquivos. Na geração da RAIS, podem ser incluídas inscrições CNPJ/CEI diferentes e em qualquer quantidade. O programa GDRAIS2013 providenciará a geração do arquivo de entrega com os estabelecimentos selecionados.
RAIS de anos anteriores - GDRAIS Genérico A RAIS de exercícios anteriores deverá ser declarada com a utilização do aplicativo GDRAIS Genérico e os valores das remunerações deverão ser apresentados na moeda vigente no respectivo ano-base.
RAIS Negativa O estabelecimento inscrito no CNPJ que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base 2013 está obrigado a entregar a RAIS Negativa, devendo informar apenas os campos que o identificam, através do Programa GDRAIS2013 ou acessando a opção RAIS NEGATIVA no site da RAIS.
RAIS Negativa - Dispensa - MEI, conforme 2º, do art. 2, da Portaria MTE 2.072/2013; - estabelecimento e empregador pessoa física inscrito no CEI, que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante 2013, segundo o Manual de Orientação da RAIS.
Finalidades do Programa GDRAIS2013 a) gerador da declaração da RAIS: digitação dos dados. b) analisador de arquivo RAIS: importação e validação da folha.
Erros ou inconsistências na declaração Para evitar inconsistências que não permitirão ao programa gerar o arquivo a ser entregue, as informações devem ser digitadas corretamente. O programa GDRAIS2013 gera os relatórios necessários para correção de erros. Havendo inconsistências, será emitido Relatório de Erros ou Relatório de Avisos, conforme o caso.
a) Relatório de Erros - relaciona as inconsistências que impedem a geração da declaração e que deverão ser corrigidas para que se possa gerar a declaração; b) Relatório de Avisos - relaciona as inconsistências que não impedem a geração da declaração, mas que deverão ser verificadas pelo declarante para possível correção, pois as inconsistências podem distorcer as informações da RAIS (remunerações incoerentes, erros de digitação, etc).
Para correção das inconsistências, o estabelecimento deverá utilizar a opção verificar inconsistências, disponível no menu DECLARAÇÃO do programa GDRAIS2013.
Novidades para 2014
Certificação Digital Será obrigatória a utilização de certificado digital válido no padrão ICP Brasil para a transmissão da declaração da RAIS por todos os estabelecimentos que possuem a partir de 11 vínculos, exceto para a transmissão da RAIS Negativa e para os estabelecimentos que possuem menos de 11 vínculos. As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.
Será obrigatória a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão da declaração da RAIS de exercícios anteriores, exceto para a transmissão da RAIS Negativa.
Informações relativas ao controle de jornada dos trabalhadores (Item B.9.1) Tipos de sistema de controle de ponto utilizado pelo estabelecimento, entre outros: - Estabelecimento adotou sistema manual; - Estabelecimento adotou sistema mecânico; - Estabelecimento adotou Sistema de Registro Eletrônico de Ponto - SREP (Portaria 1.510/2009); - Estabelecimento adotou sistema eletrônico alternativo previsto no art.2º da Portaria 373/2011. (Manual da RAIS/Parte II/Preenchimento das informações/item 2. Informações referentes ao estabelecimento)
Prazo de entrega Início: 20 de janeiro de 2014 Término: 21 de março de 2014
Como entregar A entrega da declaração é feita através do Programa GDRAIS 2013, via internet. Excepcionalmente, não sendo possível a entrega da declaração pela internet, o arquivo poderá ser entregue nos órgãos regionais do MTE, desde que devidamente justificada.
Estará disponível, também, aos estabelecimentos que não tiveram vínculos no ano-base 2013, a opção para fazerem a declaração da RAIS Negativa via web, através do site www.rais.gov.br, links RAIS Negativa / Formulário / Acessar a Declaração de RAIS Negativa.
Recibo de entrega Estará disponível para impressão em até 5 dias úteis após a entrega da declaração, no site da RAIS, link "Impressão de Recibo". Deve ser preservado o Protocolo de Transmissão do Arquivo, fornecido no ato da transmissão do mesmo, onde consta o nº do Controle de Recepção e Expedição de Arquivo (CREA), que, juntamente com a inscrição CNPJ/CEI, será obrigatório para emissão do recibo de Entrega da RAIS pela internet. Para os canteiros de obras, deve-se informar também o CEI vinculado.
Retificação da RAIS - Hipóteses Detectando-se erros na declaração da RAIS enviada, seja nos campos do estabelecimento ou nos campos do trabalhador, o estabelecimento deverá adotar os seguintes procedimentos para a retificação do arquivo:
a) retificação dos dados do estabelecimento, exceto, os campos CNPJ/CEI ou CEI Vinculado: - clicar na opção "Serviços" e, em seguida, na opção "Retificação dos Dados do Estabelecimento", disponível no site da RAIS, preencher corretamente o formulário com todos os dados solicitados e, em seguida, clicar na opção "Enviar". - não será permitida a retificação de erros nos campos do CNPJ/CEI ou CEI Vinculado. (O procedimento para estes casos é o de exclusão).
b) retificação dos dados do empregado, exceto, campos PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento e CBO: - utilizar o programa GDRAIS2013 para fazer as devidas correções e gravar a declaração retificadora. No momento da gravação do arquivo, será solicitado o nº do CREA da declaração enviada anteriormente, referente ao estabelecimento que está sendo retificado. - no arquivo da retificação devem ser gravados somente os empregados que foram corrigidos e, quando for o caso, os vínculos a serem incluídos. Os empregados declarados corretamente não devem constar na declaração retificadora para evitar duplicidades; - não será permitida a retificação de erros nos campos PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento e CBO. (O procedimento para estes casos é o de exclusão).
Retificação de anos anteriores Para a retificação de declarações da RAIS de exercícios anteriores, deverão ser consultados os procedimentos constantes no site da RAIS, link "Orientações", opção "Retificação da RAIS de exercícios anteriores". Para proceder a esta retificação deverá ser utilizado o GDRAIS Genérico.
Exclusão da RAIS - Hipóteses Detectando-se erros na declaração enviada, nos campos CNPJ/CEI, CEI Vinculado (estabelecimento), ou PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento e CBO (empregado), deverão ser adotados os seguintes procedimentos:
a) CNPJ/CEI, CEI Vinculado: - gerar uma nova RAIS corretamente do estabelecimento com todos os empregados e transmitir o arquivo por meio da internet; (GDRAIS 2013) - excluir a declaração incorreta do estabelecimento, utilizando a opção "Serviços" e em seguida, a opção "Exclusão de Estabelecimento", disponível no site da RAIS, preencher todos os dados solicitados no formulário, inclusive o nº do CPF do responsável pela declaração e clicar na opção "Enviar".
b) PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento e CBO: - gerar uma nova RAIS corretamente do estabelecimento, incluindo somente o empregado que foi corrigido e transmitir o arquivo por meio da internet; (GDRAIS 2013) - excluir o PIS/PASEP do empregado enviado com erro, utilizando a opção "Serviços" e, em seguida, a opção "Exclusão de Vínculos", disponível no site da RAIS, preencher todos os dados solicitados no formulário, inclusive o nº do CPF do responsável pela declaração e clicar na opção "Enviar".
Penalidades pela não entrega no prazo, omissão de informações ou declaração falsa ou inexata O empregador que não entregar a RAIS ou entregar com erros ou omissões, no prazo legal, ficará sujeito à multa de R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.
Em caso de autuação, tal valor será acrescido de percentuais, a critério da autoridade julgadora, conforme a quantidade de empregados da empresa, na seguinte proporção: I - de 0% a 4% - para empresas com 0 a 25 empregados; II - de 5% a 8,0% - para empresas com 26 a 50 empregados; III - de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados; IV - de 13% a 16,0% - para empresas com 101 a 500 empregados; e V - de 17% a 20,0% - para empresas com mais de 500 empregados.
O empregador que ainda omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata ficará sujeito, além da multa aludida, ao acréscimo de R$ 26,60 por empregado omitido ou declarado falsa ou inexatamente. Referido valor será dobrado se o atraso na entrega ou correção do erro ou omissão ultrapassar o último dia do ano de exercício para entrega da RAIS em referência (31.12.2014).
Atenção!!! A lavratura do auto de infração, com a aplicação ou não da multa correspondente ao atraso, não entrega da RAIS ou entrega com erros ou omissões, NÃO isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo MTE.
Dados do responsável pela entrega da RAIS - escritório de contabilidade, profissional liberal ou próprio estabelecimento: a) inscrição do CNPJ/CEI/CPF; b) razão social do estabelecimento ou o nome completo do responsável pela entrega da declaração, no caso de pessoa física; c) endereço do estabelecimento ou do responsável pela declaração; d) e-mail para contato; e) telefone; f) nome do responsável pela entrega da declaração; g) data de nascimento; h) CPF do responsável pela entrega da declaração.
Inclusão correta das informações É de responsabilidade do declarante a inclusão das informações corretas na RAIS e sua correção antes de efetuar a entrega, para não prejudicar a empresa (fiscalização e multas) e o empregado no recebimento do abono salarial. O responsável pelas informações deve ter muita atenção e cuidado quando do preenchimento dos campos específicos.
Órgão responsável para esclarecimentos gerais a) orientações sobre procedimentos técnicos de utilização do programa GDRAIS2013, poderão ser obtidas junto à Central de Atendimento do SERPRO pelo telefone 0800-7282326 ou nos endereços eletrônicos: www.mte.gov.br/rais ou www.rais.gov.br - opção "Fale Conosco". b) orientações gerais quanto ao preenchimento da declaração poderão ser obtidas mediante contato com o MTE pelo e- mail: rais.sppe@mte.gov.br.