PRAZOS DE GUARDA E MANUTENÇÃO DE LIVROS E DOCUMENTOS

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2 PRAZOS DE GUARDA E MANUTENÇÃO DE LIVROS E DOCUMENTOS

3 Regra geral Regra geral, o prazo de guarda e manutenção de livros e documentos fiscais, seja de competência federal, estadual ou municipal, tem ligação direta com a decadência e a prescrição do direito de a administração pública de, respectivamente, constituir e cobrar o crédito tributário. O artigo 37 da Lei Federal nº 9.430/1996 estabelece que os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.

4 Para contagem do prazo de decadência, o termo inicial está diretamente ligado à modalidade de lançamento do tributo: Lançamento de ofício é aquele realizado pela própria Administração Pública, independente de qualquer manifestação do contribuinte prazo decadencial previsto no 4º do art. 150 do CTN. Lançamento por declaração - aquele feito em face de declaração fornecida pelo contribuinte ou por terceiro, quando um ou outro presta à autoridade administrativa informações quanto à matéria de fato indispensável à sua efetivação prazo decadencial previsto no art. 173 do CTN. Lançamento por homologação - espécie de procedimento em que os tributos serão calculados e recolhidos independentemente de prévia manifestação do sujeito ativo, vale dizer, sem que haja lançamento por parte do Fisco prazo decadencial previsto no 4º do art. 150 do CTN.

5 Quadros que demonstram os prazos de guarda de documentos: DOCUMENTOS FISCAIS PRAZO DE GUARDA TERMO INICIAL DE CONTAGEM BASE LEGAL - IPVA 5 anos 1º dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia art. 173, I do Código - IPTU ter sido efetuado. Tributário Nacional

6 DOCUMENTOS FISCAIS PRAZO DE GUARDA TERMO INICIAL DE CONTAGEM BASE LEGAL - IRPJ - CSLL - IRPF -IPI 5 anos data de ocorrência do fato gerador º 4 do art.150 -IOF -ITR -PIS -COFINS -CONTRIBUIÇÕES PREVIDÊNCIÁRIAS -IMPOSTO DE EXPORTAÇÃO -IMPOSTO DE IMPORTAÇÃO - ICMS -ISS Código Tributário Nacional Conforme prescreve o 11 do art. 32 da Lei Federal de 1991, alterado pelo art. 24 da Medida Provisória 449/2008, os documentos fiscais previdenciários devem ficar arquivados até que ocorra a prescrição, cujo prazo é de 5 anos, tendo em vista a inconstitucionalidade dos art. 45 e 46 da Lei Federal nº 8.212/1991 declarada pelo STF no RE nº , RE nº , RE nº e RE nº , bem como com a publicação da Súmula Vinculante nº 8.

7 Exceções para a contagem do prazo de guarda de documentos fiscais Não obstante a norma geral regular o prazo decadencial, bem como suas formas de contagem, podem ocorrer pendências judiciais ou administrativas e nesses casos, os livros, documentos e papéis relacionados devem ser guardados enquanto não prescrito o prazo para a propositura de ações, conforme art. 264 do Decreto Federal nº 3.000/1999, que regulamenta o Decreto- Lei nº 486/1969, ou até que a discussão judicial se encerre (trânsito em julgado). Havendo processo administrativo, o prazo prescricional do art. 174 do CTN contará a partir de sua decisão definitiva.

8 Prazos de guarda de documentos trabalhistas. DOCUMENTOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIOS PRAZO DE GUARDA BASE LEGAL - Termo de Rescisão de Contrato de art. 7º, XXIX, da CF, na Emenda Trabalho 2 anos Constitucional nº 28/ Aviso Prévio - Pedido de Demissão - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) 3 anos Portaria MTE nº 235/2003, art. 1º, 2º a contar da data da postagem

9 DOCUMENTOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIOS PRAZO DE GUARDA BASE LEGAL - Acordo de Compensação - Acordo de Prorrogação de Horas - Atestado Médico - Autorização para Descontos não Previstos em Lei - Cartões, Livros ou Fichas de Ponto - Comprovante de Entrega da Comunicação de Dispensa (CD) art. 7º, XXIX, da CF, na Emenda Constitucional nº 28/ Documentos relativos a Créditos Tributários (IR etc.) art. 603 da CLT -Documentos relativos às eleições da Cipa Portaria MTb n /1978- NR-5-item 5.40, letra "j", na redação da - Guias de Recolhimento de Contribuição Sindical, Assistencial e Portaria SSST nº 8/ Confederativa (para contribuições Portaria MTb n /1978- NR-4-item descontadas e não recolhidas não 4.12, letra "j", na redação da corre prazo prescricional) Portaria SSMT nº 33/ Mapa Anual de Acidentes do Trabalho art. 104 da lei 8.213/1991 -Recibo de 13º salário art. 9ª da Portaria MTE nº 651/2007, que aprovou as instruções para - Recibo de Abono de Férias 5 anos declaração da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), - Recibo de adiantamento de 13º salário referentes ao ano-base Recibo de Entrega do Requerimento de Seguro Desemprego (SD) - Recibo de Gozo de Férias - Recibos de Adiantamento - Recibos de Pagamento - Relação de Contribuição Sindical, - Assistencial e Confederativa - Solicitação da 1ª parcela do 13º salário - Vale-Transporte - Solicitação de Abono de Férias - Recibo de Entrega da Rais

10 DOCUMENTOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIOS PRAZO DE GUARDA BASE LEGAL - Documentos sujeitos à Fiscalização da União Federal referente a contribuição previdenciária (folha de pagamento, recibo e ficha de salário família, atestados médicos relativos a afasta- 10 anos art. 84, 1º; art. 209, 1º; arts. 348 e 349 do Decreto Federal nº 3.048/1999 mento por incapacidade ou salário arts. 3º e 10, do Decreto-lei nº maternidade, guias de recolhimento) 2.052/ PIS e PASEP - a contar da data prevista para o recolhimento art º da Lei 8.213/1991 Documentos relativos ao Salário-Educação art. 1º do Decreto Federal nº 6.003/ Dados obtidos nos Exames Médicos (admissionais, periódicos, retorno 20 anos subitens 7.4.1, e e da NR 7, na redação dada ao trabalho, mudança de função e demissional) incluindo avaliação pela Portaria SSST 24/1994 clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas a contar da data do desligamento do empregado. - Documentos relativos ao FGTS 30 anos art. 23, 5º, da Lei nº 8.036/1990 e art. 55 do Decreto n /1990 Súmula do TST nº Livros de Ata da CIPA - Livros de Inspeção do Trabalho indeterminado - Contrato de Trabalho - Livros ou Fichas de Registros de empregados

11 Observação: Nos termos do art. 8º da Lei Federal nº /2003, a empresa que utiliza sistema de processamento eletrônico de dados para registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária é obrigada a arquivar e conservar, devidamente certificados, os respectivos sistemas e arquivos, em meio digital ou assemelhado, durante 10 anos, à disposição da fiscalização. Documentos relativos ao empregado menor devem permanecer guardados pelos prazos descritos anteriormente, contados a partir da data em que o menor completar 18 anos de idade, pois contra ele não corre o prazo prescricional, conforme disposto no art. 440 da CLT.

12 Prazo de guarda de documentos relativos a ações cíveis: O art do Código Civil estabelece que o empresário é obrigado a conservar seus documentos enquanto não ocorrer o prazo de prescrição ou decadência, sendo esse prazo de 10 (dez) anos (art. 205 do CC) se a lei não houver fixado prazo menor (art. 206 do CC).