DECADÊNCIA E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS

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João Lucas da Conceição Penha
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1 DECADÊNCIA E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS Elaborado em José Hable Auditor tributário da Secretaria de Fazenda do Distrito Federal, graduado em Agronomia pela UFPR, Administração de Empresas pela FAE e em Direito pela CEUB, pós-graduado em Direito Tributário pelo ICAT, mestrando em Direito Internacional Econômico pela UCB, professor de Direito Tributário, autor do livro: A extinção do Crédito Tributário por decurso de prazo 2ª edição-editora Lúmen Júris, Indaga-se: tratando-se de prazos decadencial ou prescricional, até quando os livros e documentos fiscais deverão ser conservados pelo contribuinte? O CTN, no seu art. 195, parágrafo único, disciplina: Art (...) Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a PRESCRIÇÃO dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram. (Destacamos). A prescrição tributária, segundo estabelece o art. 174 do CTN, [01] refere-se à ação de cobrança do crédito tributário definitivamente constituído. Assim, ocorre a prescrição quando o Estado deixa de promover a cobrança do crédito tributário, no prazo de cinco anos contados de sua constituição definitiva.

Tributário pelo ICAT, mestrando em Direito Internacional Econômico pela UCB, professor de Direito Tributário, autor do livro: A extinção do Crédito Tributário por decurso de prazo 2ª edição-editora

2 Tem-se então que a prescrição da ação para a cobrança do crédito tributário tem seu início a partir da constituição definitiva do crédito tributário, ou seja, tão-somente após ter sido efetuado o lançamento tributário, e se consuma, isto é, tem seu termo final, transcorridos os cinco anos, se não sobrevierem causas de impedimento, suspensão ou interrupção. À primeira vista, denota-se uma impropriedade técnica na redação do dispositivo legal, constante do art. 195, parágrafo único, do CTN, ao descrever, como limite temporal para a guarda e conservação dos documentos fiscais, apenas com a ocorrência da prescrição dos créditos tributários, porquanto tanto pode ser do prazo decadencial quanto prescricional. Isso porque há situações em que o crédito tributário nunca será alcançado pela prescrição, por já estar decaído, e nem por isso os documentos fiscais deverão permanecer sob a guarda do sujeito passivo (contribuinte e/ou responsável). É cediço que os livros e documentos fiscais são necessários, como fontes documentais probatórias, para se efetuar as atividades descritas no art. 142 do CTN, tanto para o sujeito passivo, na modalidade de lançamento por homologação, quanto para o Fisco, nos lançamentos de ofício e por declaração, sempre no intuito de se concretizar o crédito tributário, servindo assim como prova e demonstração de que foram realizadas as atividades de lançamento tributário, nos termos da legislação regente. Fato relevante a ser levantado é que não basta o crédito tributário estar extinto, como por exemplo, pelo pagamento (CTN, art. 156, I), para que o contribuinte já possa se desfazer dos livros e documentos fiscais. Mesmo já extinto o crédito tributário, os papéis fiscais deverão permanecer guardados pelo sujeito passivo até que ocorra uma das modalidades de extinção do crédito tributário por decurso de prazo, descritas no art. 156, V ou VII, do CTN. [02]

À primeira vista, denota-se uma impropriedade técnica na redação do dispositivo legal, constante do art.

3 Nesse sentido, há várias hipóteses a serem analisadas: Na modalidade de lançamento por homologação, a Fazenda Pública tem cinco anos, a contar do fato gerador do tributo, para se manifestar expressamente quanto aos procedimentos efetuados pelo sujeito passivo, segundo determina o art. 156, VII, c/c o art. 150, 4º, todos do CTN. (a) Quando o sujeito passivo entrega a declaração do tributo devido, o Fisco, ao recebê-la, física ou virtualmente por sistema computadorizado, toma conhecimento das atividades exercidas pelo obrigado, nos termos do caput do art. 150 do CTN, e nesse instante, homologando-as, está a se configurar o lançamento tributário. Isso implica afirmar que, com o recebimento da declaração do tributo devido pelo Fisco, ocorre a constituição definitiva do crédito tributário. Nesse sentido, também, vem sendo firmada a jurisprudência de nossos tribunais, em especial a do STJ, [03] que considera que a constituição definitiva do crédito tributário ocorre com a entrega da declaração aceita pela Fisco. E, caso não ocorra o pagamento do tributo declarado, no prazo estabelecido na legislação pertinente, inicia-se o prazo prescricional para a ação de cobrança, nos termos do art. 174 do CTN. [04] Nessa situação, os livros e documentos fiscais deverão ser conservados até que ocorra a PRESCRIÇÃO dos créditos tributários. (b) Com o pagamento do tributo que foi declarado pelo contribuinte ao Fisco, ocorre a extinção do crédito tributário (CTN, art. 156, I). Entretanto, havendo, porventura, o pagamento de tributo que não foi declarado ao Fisco, ou seja, recolhimento de tributo sem que haja a entrega da declaração ao Fisco, a extinção do crédito tributário não ocorre com o pagamento em si, mas com a homologação tácita, nos termos do art. 156, VII, do CTN. [05] Nessa

(a) Quando o sujeito passivo entrega a declaração do tributo devido, o Fisco, ao recebê-la, física ou virtualmente por sistema computadorizado, toma conhecimento das atividades exercidas pelo

4 hipótese, então, os documentos fiscais deverão ser conservados até que ocorra a HOMOLOGAÇÃO TÁCITA dos créditos tributários. (c) Quando o sujeito passivo efetua as atividades de lançamento, com omissão ou inexatidão (CTN, art. 149, V), ou com a comprovação de dolo, fraude ou simulação (CTN, art. 149, VII), não há se falar em lançamento por homologação e sim lançamento de ofício. Então, em se tratando de lançamento de ofício, os documentos fiscais deverão ser conservados até que ocorra a DECADÊNCIA dos créditos tributários (CTN, art. 173, I). (d) E ainda, se o Fisco efetua o lançamento de ofício (auto de infração, p. ex.) no prazo legal, não há se falar mais em decadência do crédito tributário; então, em não sendo pago o crédito tributário, deverá o contribuinte conservar seus livros e documentos fiscais até que ocorra a PRESCRIÇÃO dos referidos créditos tributários. Todavia, nessas circunstâncias, como medida de precaução, já terá a Fazenda Pública providenciado cópias de todos os documentos necessários à constituição de ofício do crédito tributário, demonstrando assim, apesar da obrigatoriedade, ter pouca relevância o instituto da prescrição, nessa hipótese, como limite para a conservação de livros e documentos fiscais pelo contribuinte. Ante o exposto, então, os livros e documentos fiscais deverão ser conservados pelo sujeito passivo até que ocorra a extinção do crédito tributário por decurso de prazo. As legislações tributárias, dos entes políticos competentes para instituir os tributos, em grande parte, vêm tratando o mencionado prazo como de DECADÊNCIA. [06] Referência bibliográfica

149, VII), não há se falar em lançamento por homologação e sim lançamento de ofício.

5 HABLE, José. A extinção do crédito tributário por decurso de prazo. 2 ed., Brasília: Lúmen Juris, Notas (1) BRASIL. CTN. "Art A ação para cobrança do crédito tributário prescreve em 5 (cinco) anos, contados da data da sua constituição definitiva." Disponível em: Acesso em: 12 jul (2) BRASIL. CTN. "Art Extinguem o crédito tributário: (...) V a prescrição e a decadência.; (...) VII - o pagamento antecipado e a homologação do lançamento nos termos do disposto no artigo 150 e seus 1º e 4º;" Disponível em: Acesso em: 12 jul (3) BRASIL. STJ. AgRg no Ag /RS, Rel. Min. José Delgado, 1ª T, data da decisão: 01/06/2006, DJ , p No mesmo sentido, REsp /PR, Rel. Min. Eliana Calmon, 1ª Seção, data de julgamento 26/04/2006, DJ , p. 238; entre outros. Disponível em: Acesso em: 20 set (4) HABLE, J. Obra citada. p (5) HABLE, J. Obra citada. p (6) BRASIL. Lei nº 9.430, de 27 de dezembro de Dispõe sobre a legislação tributária federal, as contribuições para a seguridade social, o processo administrativo de consulta e dá outras providências. "Art. 37. Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, (...), serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários

(2) BRASIL. CTN. "Art. 156. Extinguem o crédito tributário: (...) V a prescrição e a decadência.; (.

6 relativos a esses exercícios." Disponível em: Acesso em: 12 jul e DISTRITO FEDERAL. Lei nº 1.254, de 8 de novembro de 1996, que dispõe sobre ao ICMS no Distrito Federal. "Art. 50. Os livros e documentos fiscais, (...), ficarão à disposição do Fisco pelo prazo de cinco anos contados a partir do primeiro dia do exercício subseqüente ao da ocorrência do fato gerador." (Grifamos). Disponível em: Acesso em: 12 jul. 2006, entre outras.

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