KAIROS CONNECT Abra o Kairos Connect, e certifique-se se o CNPJ, da empresa consta no mesmo, e a comunicação está sendo realizada. Caso não esteja insira o CNPJ e realize o procedimento abaixo: Insira o CNPJ da empresa no Identificador, e em seguida clique em Adicionar. Clique em Testar Serviço, e aguarde até o processo de identificação da empresa ser concluído. E em seguida clique em Iniciar. PAG.1
Clique em Status, verifique que todos os dados do relógio se encontra no Status, o relógio e o sistema já se encontram realizando a comunicação. CONFIGURAÇÕES GERAL DO KAIROS. Primeiro, acesse a empresa cadastrada em: www.dimepkairos.com.br\store. O login e senha são enviados para o e-mail cadastrado na qual será o acesso do usuário, entrem em www.dimepkairos.com.br. A seguinte tela será exibida: PAG.2
Cadastrando a Configuração do Relógio Para efetuar o cadastramento do relógio de ponto deverá seguir os seguintes passos: Definições > Relógio > Configuração Relógio. Informe o código e a Descrição do Relógio (o código e a descrição são aleatórios apenas para identificação do relógio) selecione o modelo do relógio, em seguida preencha apenas os campos do empregador informando a Razão Social e o endereço da empresa. OBS: As informações preenchidas no empregador serão os dados da empresa que constaram no comprovante de de marcação. PAG.3
Cadastrando o Relógio Informe o código e a Descrição do Relógio (o código e a descrição são aleatórios apenas para identificação do relógio) selecione o modelo do relógio, em seguida preencha o endereço de IP e o firmware que consta no relógio (para verificar o endereço de IP e Firmware vá até o relógio e digite a função E97E) o número de fabricação consta no relógio. Após os preenchimentos dos campos informados, clique em Salvar. PAG.4
Supervisores de Relógio Para efetuar um cadastro de um novo supervisor, deverá clicar em + Novo Supervisor será apresentado a seguinte tela: CODIGO: É um conjunto de números para identificação do Supervisor, no qual será informado no relógio de ponto NOME: Para identificação do Supervisor PIS: É necessário, que informe um número de PIS. SENHA: É necessário que coloque uma senha, para identificação do Supervisor, no qual será informado no relógio de ponto CPF: Informe um CPF Válido Após preencher todos os campos selecione as opções na qual o SUPERVISOR, terá acesso, logo após clique em Salvar. PAG.5
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Tem a finalidade de inserir os departamentos da empresa, e em seguida incluir os colaboradores a esses departamentos. Se por ventura tiver o interesse de criar mais de um login, é necessário ter a estrutura cadastrada e os funcionários vinculados para facilitar no momento do cadastrado dos usuários. Informe a Descrição (nome do departamento) e o código para identificação da estrutura criada. (Código aleatório). Filiais Definições > Empresa > Filiais A Aba Filiais, tem a função de acrescentar a filial da empresa caso houver. PAG.6
Empresas Definições > Empresa > Empresa. O campo empresa, tem a função de implementar uma sube-empresa dentro da Matriz. Cargos / Grupos Para criar grupos e cargos para os funcionários é necessário clicar em: Definições > Empresa > Cargos / Grupos. Essas opções criadas aparecem no momento do cadastramento do funcionário. Justificativas / Afastamento PAG.7
As abas justificativas / Afastamento tem a finalidade de cadastrar justificativas e afastamento para os funcionários. Quando cadastrado no momento de lançar um afastamento/ justificativa o mesmo será apresentado. Cadastrando Funcionários Para efetuar o cadastramento de um novo funcionário deverá ser clicado em Pessoas > + Nova Pessoa Após clicar no botão será apresentado seguinte tela. PAG.8
Realize o preenchimento de todos os campos obrigatórios: NOME, PIS, MATRICULA, CRACHÁ, HORÁRIO, BASE DE HORAS, TIPO DE FUNCIONÁRIO. Matricula \ Crachá: Campo para informar a matricula ou registro da pessoa (funcionário, estagiário) PIS: Campo para informar o PIS do colaborador. NOME: Campo para informar o Nome do Colaborador. BASE DE HORAS: Campo para informar o total de Horas, realizada no mês. SENHA: Campo para informar a senha do colaborador, para registrar o ponto (Caso o colaborador não tenha biometria) Tipo de funcionário: Campo para informar a qual conjunto o funcionário pertence. Horário: Campo para informar o Horário que o funcionário está vinculado. Após preencher todos os campos, clique em SALVAR. MARCANDO UM DESLIGAMENTO Para efetuar o desligamento do colaborador é necessário que entre no perfil: Pessoas > Clique em cima do nome do Colaborador > Alterar. Logo abaixo da DATA DE ADMISSÃO, temos o campo Data de Demissão e ao lado Marcar Desligamento, clique na opção Marcar Desligamento. Informe a data de demissão do colaborador e o motivo, após inserido as informações clique em Salvar. O Funcionário já aparecerá na aba de DESLIGADO. Perfil do Funcionário No perfil do funcionário é possível marcar férias, folgas e Afastamentos, e realizar as tratativas de Faltas\Atrasos ocorridos pelo o funcionário. PAG.9
Cadastrando Férias \ Folgas. Para cadastrar férias e folgas é necessário entrar no perfil do funcionário e clicar no botão Férias e Folgas. Para adicionar férias clique em + Marcar Férias, e informe as férias. Para Adicionar uma folga, clique em + Adicionar Folgas > Selecione o dia de Início e Fim da Folga e cliquem em Salvar. Faltas e Atrasos Para efetuar a tratativa de uma falta e atraso, clique em Faltas e Atrasos, selecione o dia e clique em Justificar selecione a justificativa e a porcentagem a ser aderida, e em seguida clique em Justificar. Para tratar mais de uma falta/atraso dos colaboradores de uma vez, clique em Faltas e Atrasos, selecione os funcionários desejados, selecione o período, e justifique. PAG.10
Cadastrando um Afastamento Para efetuar um afastamento, clique em Afastamento > Marcar Afastamento. É necessário informar o início e fim do afastamento, em seguida clique em Salvar. Cadastrando Feriados Para efetuar um novo cadastramento de um feriado deverá ser clicado em Definições > Calculo > Feriados. Na barra em brando informe a Descrição do feriado, e data ao lado, após preenchido os campos clique em Salvar. PAG.11
Cálculos O cálculo é responsável por toda ou qualquer alteração realizada no sistema, é extremamente importante que não interrompemos este cálculo, pois os cadastrados, e as marcações dependem do cálculo do sistema. Para verificar se existem cálculos pendentes clique no ícone Cadastrando Horários Para efetuar o cadastramento de um novo horário deverá ser clicado em: Definições > Calculo > Horários. Após clicar no botão, + Novo Horário, será apresentado a seguinte tela: Aperte próximo até Horário: Ao clicar no ícone + será apresentado o primeiro turno. PAG.12
Entrada: Informe o horário de entrada do colaborador Saída: Informe o horário de Saída para o Almoço. Após preencher os campos, selecione a opção aplicar aos outros dias da semana, Alterar. Logo após será apresentado o segundo turno, informe a entrada e saída da seguinte forma. Entrada: Informe de volta do almoço, do funcionário Saída: Informe o fim de expediente do funcionário. Aplique os outros dias, e Alterar. Após realizar o procedimento aperte próximo, Detalhes. Detalhes > Informe na descrição o horário cadastrado e o código (Código - número de identificação do horário) clique em Salvar. OBS: Para cadastrar um horário de almoço Flexível, na aba detalhes selecione a opção horário de almoço é flexível, informe a flexibilidade a ser adquirida. Inconsistências \ Marcações Incomum As inconsistências são marcações impares geradas no dia, a inconsistência tem que ser tratada para posteriormente ser realizado o fechamento do período caso as inconsistências não sejam tratadas não é possível fechar o período. Marcações incomum, são marcações pares quando o funcionário possui marcações maiores da jornada vinculada. PAG.13
As marcações incomum \ Inconsistências são encontradas no ícone. Períodos Definições > Calculo > Períodos. O fechamento de período influência nas tratativas realizadas no ponto do colaborador, é necessário fechar o período no máximo 30 dias. Se por ventura o período estiver fechado, e ser necessário abri-lo para realizar uma alteração, passe as maués sob o período e clique em Reabrir, realize a alteração e feche o período novamente. Caso a data, do período esteja incorreta, limpe o mesmo e realize o fechamento novamente. REGRA DE CALCULO É responsável pela parametrização do Banco de Horas, e as porcentagens de Horas Extras. Cadastrando Banco de Horas Para Cadastrar um Banco de Horas é necessário, alterar a sequência de cálculo para Banco, e clicar na aba Banco de Horas será apresentado a imagem abaixo: PAG.14
Clicar na aba Banco de Horas. Data Limite Campo para informar a data a ser gerado o banco de Horas Data do Fechamento Campo para informar a data do fechamento do Banco de Horas. Banco de Horas Automático Selecione os itens que serão gerados banco de horas. Crédito e Débito OBS: Os itens que não tiverem selecionados serão gerados em Folha. Após preencher todos os campos, clique em Salvar. PAG.15
PAG.16
Realizando a Parametrização de Horas Extras Para efetuar a alteração de porcentagens de Horas Extras, passe o mouse sob a regra de cálculo e clique em alterar, logo após clique na aba Horas Extras. Parametrize as porcentagens de Horas Extras conforme a convenção. PAG.17
Parâmetros É o campo responsável por informar o DSR, e o limite de Envio para banco de Horas. OBS: o campo parâmetros tem a funcionalidade também de gerar Intervalo Pré Assinalado. PAG.18
Cadastrando Perfil Para cadastrar um perfil de funcionário, é necessário clicar em: Definições > Sistemas > Perfis. Clique em +Novo Perfil, selecione e determine quais permissões serão concedidas no sistema. Após ter criado o perfil, vá em Definições > Sistema > Usuários, para realizar o cadastramento do usuário. Clique em + Novo Usuário > apresentará a imagem abaixo: Preencha os campos. Selecione a qual estrutura o Gestor / Pro pertence. PAG.19
Ao selecionar a estrutura todos os colaboradores que estiverem associados a ela, o perfil Gestor /Pro terão acesso aos colaboradores. PAG.20
Definições Importação de Marcações Ao clicar em Definições > Importação > Importação. Permite realizar a importação de marcações do relógio. Selecione o relógio clique em Importar. PAG.21
Importação de Marcações Ao clicar na opção Definições > Importação > Importação > Importação de Marcação, permite realizar a importação de marcações, realizadas através de via pen drive. (Marcações originais) Filtro É necessário informar no tipo de arquivo, Formato Rep. É necessário incluir o arquivo DATA, gerado no relógio. Selecione todos os funcionários e clique em Importar. PAG.22
ENVIAR FUNCIONÁRIO PARA O RELÓGIO Para efetuar o envio do funcionário para o relógio, clique em Pessoas > Selecione o funcionário > Mais \ enviar para relógio. Será apresentado a tela abaixo: Selecione o relógio cadastrado, e as opções Exportar Funcionários \ Credenciais. Aguarde o agendamento ficar concluído, em Definições > Relógios > Relógios 3º ícone avançadas. Após o agendamento concluído é possível cadastrar a biometria do funcionário. Para enviar a exclusão do funcionário, basta somente selecionar as opções Excluir Credencias \ Excluir Funcionário (Exclusão para o relógio). PAG.23
Envio de Funcionário para Relógio Via Pen drive. Para efetuar o envio do funcionário via pen drive, primeiramente associe os funcionários ao relógio clique em Pessoas > Selecione o funcionário > Mais > Associar ao relógio. Será Apresentado a seguinte tela abaixo: Selecione o relógio e clique em Associar. Após associar ao relógio, clique em Definições > Relógios > Relógios > Passe o mouse sob o relógio cadastrado > clique no 3º Ícone avançadas. Conforme imagem abaixo: PAG.24
Clique na aba Comandos do Relógio. Selecione as opções > Pen drive > Funcionários e Credenciais, Exportar. Será gerado dois arquivos Credenc e Empregad, os dois arquivos devem ser inseridos no pen drive. PAG.25
E após coloque o mesmo no relógio digitando a função E94E. COLETA DE MARCAÇÃO AFD Para realizar a coleta de marcações originais em formado AFD, é necessário clicar na aba marcações. Clique na opção Exportar > Formato AFD. Será gerado um arquivo de documento de Texto para exportação através de Txt. PAG.26
MENU RELATÓRIOS É o menu responsável pela criação de relatórios. Relatório De Pessoas Relatórios > Cadastro > Pessoas É responsável por criar relatórios com as informações cadastradas nos perfis do colaborador. Contendo os seguintes intens.: Nome, matricula, endereço, PIS, CPF, Telefone, Horário, Etc. PAG.27
Relatório Ponto do Funcionário Relatório > Ponto > Ponto do Funcionário. É responsável por emitir os apontamentos realizados pelo funcionário, as tratativas de Faltas\Atrasos e Horas Extras. (Conforme o período selecionado). A assinatura do funcionário só é apresentada a partir da exportação em formatos: PDF e EXCEL. PAG.28
Relatório Espelho de Ponto É responsável por gerar os arquivos fiscais ACJEF e AFDT. Quando gerado o relatório e possível localizar todas as tratativas realizada no ponto do funcionário, as marcações inseridas e as justificativas informadas. PAG.29
Relatório Banco de Horas Resumido O relatório de banco de horas resumidos, tem a função de gerar o saldo atual do colaborador e o saldo do mês anterior. Para gerar o relatório clique em Definições > Relatórios > Banco de Horas > Banco de horas resumido. PAG.30
Relatório Banco de Horas Fechamento Banco de Horas O relatório Fechamento Banco de Horas, tem a função de gerar a data do fechamento e o saldo anterior do fechamento. Relatório Banco de Horas - Extrato do Banco de Horas O extrato do banco de horas, tem a função de verificar as compensações por dia, todo que foi creditado/debitado pelo colaborador. PAG.31
FUNÇÕES DO RELÓGIO E89E \ F189E VALIDAR TROCA DE BOBINA E90E \ F190E AJUSTE E CORTE DE PAPEL E91E \ F191E CADASTRAR DIGITAL E92E \ F192E EXCLUIR MATRICULA VINCULADA A DIGITAL E94E \ F194E ENVIO DE FUNCIONÁRIO PARA O RELÓGIO VIA PEN DRIVE E95E \ F195E COLETAR MARCAÇÕES VIA PEN DRIVE E97E \ F197E PROGRAMAÇÕES TECNICAS, ATUALIZAR DATA E HORA A função F1 são para relógios com modelo PRINTPOINT 3. PAG.32
EXPLICANDO A PORTARIA 1.510 Portaria 1.510 do MTE (Ministério do Trabalho e Emprego), que determina para as micros e pequenas empresas a exigência da utilização do Ponto Eletrônico em suas unidades. De acordo com dados do Dieese (Departamento Intersindical de Estatísticas e Estudos Socioeconômicos), as novas regras existentes na Portaria são aplicáveis a mais de 99% dos negócios existentes no Brasil, e atingem de forma direta mais de seis milhões de empresas e organizações. Para saber as quais empresas são aplicáveis as novas regras, atenção: São consideradas ME (Micro Empresas) as organizações cuja receita bruta seja inferior ou igual a R$ 360 mil. São consideradas EPP (Empresas de Pequeno Porte) as organizações cuja receita bruta seja inferior ou igual a R$ 2,4 milhões. Assim, todas as empresas que se enquadram na disposição da nova regra têm de disponibilizar aos seus funcionários Relógios de Ponto Eletrônico registrados pelo Ministério do Trabalho e Emprego hoje, são 66 os modelos homologados pelo MTE. De acordo com o Ministério do Trabalho e Emprego, a nova Portaria tem como objetivo a promoção da segurança tanto de empregadores como de trabalhadores por meio da implantação de meios mais eficientes de controle da jornada de trabalho. Ao mesmo tempo, fica claro que a nova Portaria também afetou de maneira positiva as jornadas dos trabalhadores, visto que com as marcações eletrônicas no sistema não há possibilidade de práticas como os excessos de jornadas. EXPLICANDO AS LEIS DA CLT. Artigo 66 da CLT - De acordo com o artigo 66 da CLT, entre duas jornadas de trabalho haverá um período mínimo de 11 horas consecutivas para descanso, inclusive quando se tratar do descanso semanal remunerado. OBS: quando não houver o descanso das 11 horas consecutivas, a diferença de horas não descansadas deve ser considerada como horas extras. PAG.33
Artigo 71 da CLT - Em qualquer trabalho contínuo, cuja duração exceda de 6 (seis) horas, é obrigatória a concessão de um intervalo para repouso ou alimentação, o qual será, no mínimo, de 1 (uma) hora e, salvo acordo escrito ou contrato coletivo em contrário, não poderá exceder de 2 (duas) horas. 1º - Não excedendo de 6 (seis) horas o trabalho, será, entretanto, obrigatório um intervalo de 15 (quinze) minutos quando a duração ultrapassar 4 (quatro) horas. 2º - Os intervalos de descanso não serão computados na duração do trabalho. 3º - O limite mínimo de 1 (uma) hora para repouso ou refeição poderá ser reduzido por ato do Ministro do Trabalho quando, ouvida a Secretaria de Segurança e Higiene do Trabalho, se verificar que o estabelecimento atende integralmente às exigências concernentes à organização dos refeitórios e quando os respectivos empregados não estiverem sob regime de trabalho prorrogado há horas suplementares. 4º - Quando o intervalo para repouso e alimentação, previsto neste Art., não for concedido pelo empregador, este ficará obrigado a remunerar o período correspondente com um acréscimo de no mínimo 50% (cinquenta por cento) sobre o valor da remuneração da hora normal de trabalho. Artigo 58 da CLT - A tolerância é um período estabelecido legalmente, que não será considerado nem como hora extra, nem como atraso, nas entradas e saídas dos colaboradores. Sua empresa deve obedecer a uma tolerância de cinco minutos em cada marcação, observando-se um limite de 10 minutos diários, por exemplo: o funcionário chega 4 minutos atrasado pela manhã, 7 minutos no almoço, será descontado 11 minutos, pois o total superou a tolerância diária. O mesmo se aplica as horas extras, de acordo com as informações contidas no 1º, Art. 58 da CLT Consolidação das Leis do Trabalho. PAG.34