GESTÃO DE QUALIDADE EM EVENTOS Lisboa, 14 de Setembro de 2007 ANA DE BRITO
Hoje em dia, só permanecerão no mercado as empresas de gestão de eventos que tiverem qualidade! Esta afirmação não é uma figura de estilo de consultoria. É a realidade inquestionável vel!!
A avaliação constitui um instrumento fundamental na garantia da qualidade. Para além da auto-avalia avaliação, devemos solicitar a avaliação aos: clientes participantes expositores convidados fornecedores patrocinadores
Com base na análise dos resultados, poderemos melhorar os nossos procedimentos e corrigir os nossos erros processuais.
Cada um dos fornecedores envolvidos, directa ou indirectamente,, no evento possui um modus operandi diferente do outro.. A excelência do serviço prestado dever-se se-á à procura da qualidade total.
O estabelecimento de padrões de qualidade deverá ter por base: - briefing minucioso - visão global do evento - organização rigorosa
- cumprimento de timings - optimização dos canais de comunicação entre departamentos e indíviduos - adequação dos fornecedores ao evento e escolha criteriosa dos mesmos
QUALIDADE TOTAL = QUALIDADE FINAL (a importância do pós-evento)
À semelhança das fases de realização e de montagem,, a desmontagem de um evento deverá ser feita de forma controlada e planeada.
A fase de pós-evento passa, indispensavelmente, pela atribuição de responsabilidades, implementação de procedimentos e uma gestão de tempo rigorosamente controlada.
Na fase de pós-evento,, as actividades dos diversos fornecedores deverão ser devidamente coordenadas e calendarizadas.
Plano operacional de desmontagem de um evento Timings - Sequência das actividades de desmontagem - Duração atribuída a cada actividade - Plano do local do evento salas a serem esvaziadas - Layout das salas cadeiras, mesas, palco, écrans e equipamento a ser removido Layout físico (utilização do espaço) - Zonas de parqueamento atribuídas aos fornecedores e zonas de acesso - Desmontagem da área de inscrições/informação -Desmontagem da sala de preparação dos oradores - Desmontagem da sala de imprensa - Desmontagem do equipamento de tradução simultânea
Plano operacional de desmontagem de um evento - Atribuição de funções e responsabilidades pela desmontagem Actividades Segurança - Divulgação dos processos e procedimentos a todos os funcionários - Divulgação dos procedimentos de reporte a todos os funcionários - Localização do pessoal da segurança, funções e responsabilidades - Identificação do pessoal da segurança - Identificação dos funcionários do evento - Distribuição de identificações a cores
Plano operacional de desmontagem de um evento - Avaliação do risco das actividades de desmontagem Saúde e Segurança Obrigações contratuais - Verificação de eventuais obstruções e minimização de riscos - Segurança das estruturas durante a desmontagem - Segurança dos processos e procedimentos das actividades - Utilização segura do equipamento durante a desmontagem - Verificar que a legislação aplicável é cumprida durante a desmontagem do evento - Verificar que a legislação do local do evento é cumprida durante a desmontagem do evento
Plano operacional de desmontagem de um evento Sinalética - Locais da sinalética identificados para remoção - Divulgação dos procedimentos de reporte durante a desmontagem a todos os funcionários Monitorização - Divulgação dos procedimentos de monitorização durante a desmontagem a todos os funcionários - Divulgação das responsabilidades de monitorização a todos os funcionários Recursos - Remoção de todos os recursos
Plano operacional de desmontagem de um evento - Lista de fornecedores com informação sobre os seus fornecimentos durante a desmontagem Fornecedores - Calendário de recolha dos fornecimentos - Calendário atribuído aos fornecedores para realizarem o seu trabalho durante a desmontagem Antes de abandonar as instalações - Os organizadores deverão percorrer o espaço do evento para verificar que todas as estruturas foram removidas e que as instalações foram limpas e arrumadas
Check List Pós-Evento Após s o fim do evento, deverão ser tomadas, entre outras, as seguintes medidas: - promover reunião para avaliação de desempenho individual, sectorial e global, com o objectivo de recolher sugestões, informações e avaliar processos e procedimentos; - realizar inventário dos equipamentos e materiais remanescentes; - acompanhar a desmontagem geral das instalações, móveis, stands, etc.;
Check List Pós-Evento - realizar um levantamento estatístico stico ou recolha de dados indicadores do evento, tais como volume de operações, número n de participantes, número n e tipo de refeições, etc.; - elaborar relatório rio final de desempenho e resultados, contendo basicamente as seguintes informações: - programação do evento; - histórico das actividades; - resultado das pesquisas realizadas com o público p no início, durante e no final do evento; - acompanhar a desmontagem geral das instalações, móveis, stands, etc.;
Check List Pós-Evento - dados estatísticos sticos relacionados com as actividades, tais como: - número de participantes por tipo (congressistas, expositores, convidados, acompanhantes, pessoal de apoio dos participantes, etc.); - número e área ocupada pelos stands; - participantes por área de actividade; - participantes em função dos cargos e funções exercidos (proprietários, rios, gerentes, supervisores, consultores, professores, estudantes, etc.); - participantes em função da origem, nacionalidade, domicílio, sexo, idade, etc.
Check List Pós-Evento - análise das divergências entre a programação prevista e realizada; - resultado financeiro; - avaliação comparativa em relação a eventos similares já realizados, nomeadamente quanto ao número n de participantes, etc.; - sugestões, recomendações, informações e orientações para futuros eventos; - preparação das pastas com a documentação do evento (formulários, rios, relatórios, rios, guiões de trabalho, correspondência, material publicitário, comprovativos de pagamentos a fornecedores, cronograma financeiro, etc.);
Check List Pós-Evento - relatório rio do inventário dos equipamentos e materiais remanescentes; - avaliação e parecer conclusivo sobre os factores positivos e negativos que interferiram no curso do evento e sugestões para futuras promoções similares; - manter o contacto ou encaminhar correspondência de agradecimento às s pessoas que tiveram maior participação e destaque no evento, principalmente patrocinadores e colaboradores.
intervalo DEBATE