DE S CORPORATIVOS. PÁGINA: 1 de 5 1 1.0 OBJETIVO: Analisar criticamente a situação de crédito e as condições comerciais a serem praticadas junto aos clientes, por meio das informações cadastrais, e permitir o relacionamento comercial e o atendimento às necessidades de viagens a negócios e ou no desenvolvimento de eventos de acordo com as condições de crédito aprovadas para a prestação dos serviços TIVOLITUR. 2.0 REPONSABILIDADES: 2.1 O Assistente Administrativo Financeiro é responsável por pré analisar o resultado das pesquisas de crédito dos clientes. 2.2 Os Executivos de Contas são responsáveis pelo encaminhamento dos dados cadastrais dos clientes para o departamento Financeiro. 2.3 O Presidente é responsável pela autorização e aprovação do cliente e envia para cadastro nos sistemas informatizados. 2.4 O Assistente Administrativo Financeiro é responsável pelo registro e lançamento dos dados dos clientes nos sistemas Stur e Tivoli Clientes. 2.5 O Gerente Comercial é responsável pela consulta junto ao Serasa e encaminhamento ao Assistente Administrativo Financeiro. 3.0 - IDENTIFICAÇÃO E RASTREABILIDADE: 3.1 Os clientes ou fornecedores são identificados no sistema de back Office e no sistema Tivoli Clientes, por meio de: NOME DO (ambos os sistemas). NÚMERO DO CADASTRO (Sistema STUR). 4.0 - MEDIÇÃO DO PROCESSO: 4.1 Os processos são medidos semestralmente quanto a sua eficácia, por meio dos seguintes critérios: QUANTIDADE DE S CONSULTADOS NO SERASA x QUANTIDADE DE CONSULTAS NÃO APROVADAS. QUANTIDADE DE S COM FORMA DE PAGAMENTO FATURADO X S COM FORMA DE PAGAMENTO CARTÃO CORPORATIVO. NOTA: As medições são evidenciadas por meio de relatórios que são mantidos no departamento para análise do processo.
DE S CORPORATIVOS. PÁGINA: 2 de 5 2 5.0 EXECUÇÃO E CRITÉRIOS (fluxograma do processo Análise de Credito Agencia de Viagem): 5.1 IDENTIFICAÇÃO DOS S ANÁLISE DE CRÉDITO 5.1.1 - Os clientes são identificados e encaminhados para análise de crédito da seguinte forma: Os executivos de conta identificam o novo cliente conforme os critérios definidos na IT TIVOLI 12. 5.1.2 Os clientes identificados são encaminhados para o departamento financeiro por meio de processo físico que contempla os seguintes documentos: Ficha Cadastral (própria ou documento fornecido pelo cliente): RAZÃO SOCIAL. NOME FANTASIA. CNPJ. ENDEREÇO COMPLETO (incluindo CEP). FONE (fixo). FAX (quando apropriado) CONTATO DO. E-MAIL PARA CONTATO. REFERENCIA BANCÁRIA E COMERCIAL. CÓPIA DO CONTRATO SOCIAL COM A ULTIMA ALTERAÇÃO. FICHA CADASTRAL ELETRONICA (SITE) Deve contemplar os dados dos clientes conforme mencionado acima, bem como o preenchimento dos seguintes dados: INFORMAÇÕES E FORMA DE PAGAMENTO (FATURAMENTO, CC, A VISTA). NECESSITA DE ENVIO DE ND comprovante de VENDAS NO CC ANTECIPADAMENTE, (Quando Aplicável). FICHA DE PESQUISA DE SITUAÇÃO DE CRÉDITO (SERASA). FICHA DE CNPJ (IMPRESSO) Caso não venha no processo, poderá ser impresso pelo departamento Financeiro. PROPOSTA COMERCIAL. 5.1.3 o Assistente Administrativo Financeiro verifica se todos os documentos necessários para a análise de crédito foram disponibilizados no processo enviado pelo departamento Comercial. ANÁLISE DOCUMENTOS OK? 5.2 ANÁLISE DA DOCUMENTAÇÃO 5.2.1 O Assistente Administrativo Financeiro verifica a documentação no processo para avaliar se todos os documentos necessários estão disponíveis. 5.2.2 O responsável pela solicitação é imediatamente contatado, a fim de sanar as dúvidas ou completar as informações requeridas para cadastramento. (VER NOTA 01).
DE S CORPORATIVOS. PÁGINA: 3 de 5 3 5.3 ANÁLISE DE CRÉDITO E APROVAÇÃO 5.3.1 O Assistente Administrativo Financeiro encaminha o processo de análise de Crédito para o parecer e aprovação do Presidente, que registra na Ficha de Análise Cadastral seu parecer quanto as condições para relacionamento com o cliente, podendo ser evidenciada a seguinte condição: Aprovado, (Não estabelece limite de crédito para faturamento), Aprovado com Limite de Crédito, Aprovado com Restrição (somente compras no modo CC e ou a vista). (VER NOTA 02 E MONITORAMENTO) SITUAÇÃO CRÉDITO? SEM RESTRIÇÃO COM RESTRIÇÃO 5.4 COM RESTRIÇÃO 5.4.1 Opção de compras ocorre nas modalidades À vista / Cartão de Crédito. 5.4.2 - A diretoria é consultada no sentido de verificar esta condição e definir por uma possível liberação de crédito, que neste caso deve ser evidenciado pelo diretor responsável no e-mail enviado para cadastro. 5.4.3 Os processos não aprovados pelo Presidente são identificados como Reprovados e mantidos em pasta separada. 5.5 CADASTRO DE NOS SISTEMAS 5.5.1 O Assistente Administrativo Financeiro encaminha o processo considerado Aprovado para o Encarregado cadastrar nos sistemas Stur e Tivoli Clientes e registra no corpo do processo o dia e o nome do responsável pelo cadastramento. 5.6 CADASTRO NO STUR E TIVOLI 5.6.1 O Assistente Administrativo Financeiro envia e-mail ao Diretor Comercial e Executivo de Contas responsável pela captação informando a liberação do cliente para ser atendido, sendo que as providencias para definição de atendimento operacional ao cliente estão definidos na IT TIVOLI 12.
DE S CORPORATIVOS. PÁGINA: 4 de 5 4 6.0 NOTAS/MONITORAMENTOS: NOTA 01: No caso de alguma informação e ou documento não ter sido providenciado, devolve o processo físico ao departamento Comercial para providências necessárias e comunica por e-mail as divergências encontradas. NOTA 02: O Assistente Administrativo Financeiro prepara a Ficha de Análise Cadastral que deve ser preenchida em seus campos e insere as informações colhidas durante a análise das referencias, tais como: Resultado dos Contato com Fornecedores, Resultado dos Contato com Bancos, Definição da Forma de Pagamento pretendida pelo Cliente, Resultado da Negociação (Preenchido pelo Presidente) MONITORAMENTO DO PROCESSO: Os processos são monitorados quanto à situação da análise de crédito conforme parecer definido no e-mail do Gerente Corporativo em que são definidos da seguinte forma: Aprovado, (Não estabelece limite de crédito para faturamento), Aprovado com Limite de Crédito, Aprovado com Restrição (somente compras no modo CC e ou a vista).
DE S CORPORATIVOS. PÁGINA: 5 de 5 5 7.0 - CONTROLE DE REGISTROS: IDENTIFICAÇÃO ARMAZEN. PROTEÇÃO RECUPER. TEMPO DISPOSIÇÃO FICHA CADASTRAL (SITE) ELETRÔNICA SENHA DATA ENQ. DELETAR FICHA CADASTRAL - IMPRESSO PASTA ARMÁRIO NOME ENQ. CADASTRO DO NO SISTEMA STUR SERVIDOR SENHA NOME ENQ. BLOQUEADO CADASTRO DO NO SISTEMA TIVOLI S SERVIDOR SENHA NOME ENQ. CÓPIA DO CARTÃO DE CNPJ PASTA ARMÁRIO NOME ENQ. CÓPIA DA ULTIMA ALTERAÇÃO PASTA ARMÁRIO NOME ENQ. DO CONTRATO SOCIAL PROPOSTA COMERCIAL PASTA ARMÁRIO NOME ENQ. FICHA DE PESQUISA DE PASTA ARMÁRIO NOME ENQ. SITUAÇÃO DE CRÉDITO (SERASA E-MAIL DE NOTIFICAÇÃO DE DIVERGÊNCIAS RELATÓRIO DE MEDIÇÃO DO PROCESSO OUTLOOK SENHA NOME 06 MESES BLOQUEADO ELETRONICO SERVIDOR DATA * DELETAR LEGENDA: Enq. Cliente = Enquanto Cliente. * = Manter os 02 últimos relatórios do período