Procedimentos para Requisição de materiais, bens e serviços Sumário I Como fica a requisição com a implantação do SEI (Sistema Eletrônico de Informações)?... 1 II Roteiro 1 - Criando o processo no SEI (Sistema Eletrônico de Informações)... 6 III - Roteiro 2 Criando um nato-digital... 8 IV - Roteiro 3 Editando e assinando um nato-digital... 9 V - Roteiro 4 Anexando um arquivo externo... 11 VI - Roteiro 5 Vinculando requisição do SIORG no processo do SEI... 13 I Como fica a requisição com a implantação do SEI (Sistema Eletrônico de Informações)? A requisição de materiais, bens e serviços continua sendo feita no SIORG de acordo com as orientações contidas na IN 02/2017 e no Guia de Contratação de Serviços 1. Porém, passa a fazer parte do processo Requisição de materiais, bens e serviços na nova plataforma digital, onde todas as assinaturas de s passam a ser efetuadas digitalmente no SEI. Qualquer dúvida adicional procure o facilitador do seu câmpus (www.utfpr.edu.br/sei). A Figura 1 apresenta uma visão geral do processo de Requisição de materiais, bens e serviços. 1 http://www.utfpr.edu.br/estrutura-universitaria/diretorias-de-gestao/dirgti/s/orientacoes-parautilizacao-do-guia-de-contratacao Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 1/18
Figura 1 - Fluxo da requisição de materiais, bens e serviços A partir de 31/07/2017, com a implantação do SEI, toda requisição de compras fará parte de um processo que será criado e tramitado por meio eletrônico, contendo todos os s necessários ao processo, tais como: a requisição cadastrada no SIORG, os orçamentos obtidos seguindo as orientações da IN 02/2017 e do Guia de Contratação de Serviços de TI, a tabela de formação de preços, as justificativas para a aquisição, entre outros. Para cada requisição gerada no SIORG, deve ser criado um processo do tipo Requisição de materiais, bens e serviços no SEI (Roteiro 1 Criando processo no SEI). Os s, como parte integrante do processo eletrônico, podem ser de dois tipos: a) Internos: são s nato-digitais que permitem assinatura diretamente no SEI. Ao criar um interno, podem ser incorporados quaisquer conteúdos, a exemplo de figuras, telas de sistemas, conteúdo de outros s texto, tabelas, etc. O conteúdo digitado ou colado em um do tipo interno, passa a fazer parte do nato-digital e permite que seja assinado digitalmente. O Roteiro 2 Criando um nato-digital mostra como proceder para criar estes s. Para editar e assinar ver Roteiro 3 Editando e assinando um nato-digital. Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 2/18
b) Externos: são todos os s anexados aos processos criados no SEI, geralmente em formato PDF/A ou.doc. Um do tipo externo não permite assinatura digital e requer uma autenticação. O Roteiro 4 Anexando um arquivo externo, mostra o passo-a-passo para enviar um externo a um processo do SEI. Todos os s necessários ao processo de compras (requisição, DOD, tabela de formação de preços, cotação, entre outros) deverão ser incorporados ao processo eletrônico no SEI, seja como s internos (nato-digital) ou como s externos (anexados nos formatos PDF/A ou.doc), conforme a tabela tipos de s. Para mais detalhes sobre o SEI, acesse a página do SEI UTFPR (www.utfpr.edu.br/sei), no módulo capacitação existem manuais de apoio como gerar o PDF/A e o guia rápido com o passo a passo para várias ações, como assinar um, autenticar, etc. Os s atualmente em uso (a exemplo do DOD) estão sendo adaptados para ficarem disponíveis como um modelo de interno. Assim, ao invés de enviar um externo ao SEI, ele estará disponível diretamente na plataforma (como um interno), bastando ajustar/adaptar à realidade do interessado. Isso deverá ocorrer no período de transição (90 dias a partir da implantação do SEI). Neste tempo, todos os s (internos e/ou externos) podem ser criados segundo as alternativas apresentadas na tabela a seguir. Tabela Tipos de s Alternativa 1 Alternativa 2 Documento Descrição Produzir um interno no SEI Passo 1 - Produzir docume nto externo Passo 2 - Criar externo no SEI Passo 3 - Criar interno no SEI Requisição SIORG As requisições são criadas como s nato-digitais diretamente pelo SIORG, utilizado 3 passos: i) criar a requisição no SIORG, ii) vincular requisição criada no SIORG ao processo criado no SEI e iii) O interno referente à requisição é criado diretamente pelo SIORG ao término da requisição. Portanto, um processo de requisição já deve ter sido criado (Roteiro 1) para que o número do processo possa ser vinculado à requisição no SIORG no SEI (Roteiro 5). Após enviar a requisição para o SEI, ------- ------- ------ Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 3/18
enviar para o SEI. conferir a requisição e assinar digitalmente no SEI a requisição criada no SIORG (Roteiro 3). Solicitação de Cotação de Preços + Modelo de Apresentação de Cotação de Preços Conteúdo do para ser enviado aos fornecedores para obter a cotação de preços, conforme anexo I da IN02/2017 (modelo de apresentação da cotação de preços, a ser enviado ao fornecedor) A solicitação de cotação pode ser o próprio conteúdo do e- mail criado no ambiente do SEI, anexando o modelo de apresentação de cotação em formato DOC e enviado para vários fornecedores. Este email já ficará como parte integrante do processo criado no SEI. Enviar e- mail aos forneced ores com o modelo em anexo via e-mail institucio nal e depois salvar o comprov ante do e-mail enviado em PDF. Incluir um externo no SEI do tipo Solicitação de cotação e seguir o Roteiro 4 anexando externo, para adicionar o arquivo PDF do e-mail encaminhado. Cotações Documento que agrega o retorno das cotações dos fornecedores. Colocar as cotações retornada s pelos forneced ores em um único arquivo no editor de textos, e salvar em formato PDF. Criar um externo no SEI do tipo Cotação dos fornecedores e seguir o Roteiro 4 para anexar o PDF produzido no passo 1. Tabela de Formação do Preço de Referência Documento conforme modelo do Anexo II da IN02/2017 que contém o detalhamento da formação de preços de referência. Criar um interno no SEI do tipo Tabela de Formação de Preço de Referência, preenchendo a tabela de acordo com o modelo do Anexo II. Criar a tabela de acordo com o modelo do Anexo II, preenche ndo com os dados necessári os e salvar em formato PDF. Criar um externo no SEI tipo Tabela de Formação de Preço de Referência, para anexar o arquivo PDF gerado no passo 1, conforme o Roteiro 4. DOD aprovado Documento conforme modelo definido no guia de contratação de serviços, Criar um interno no SEI do tipo do DOD. Observar que o modelo disponível no portal Criar o documen to denomin ado DOD de Criar um externo no SEI tipo DOD para anexar o arquivo PDF Criar um interno no SEI do tipo Assinatura do DOD, Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 4/18
disponível no portal institucional 2 institucional 3 contém vários s nato-digitais de acordo com as assinaturas e requer adaptação. Todos os s devem ser do tipo interno DOD. acordo com o modelo 3, preenche ndo com os dados necessári os, e gerando um PDF. gerado no passo 1, conforme o Roteiro 4. informando os dados necessários para assinar digitalmente no SEI (Roteiro 3).. Estudo Técnico Preliminar e Análise de Riscos Documento conforme modelo definido no guia de contratação de serviços disponível no portal institucional 2 Criar um interno no SEI tipo do Estudo preliminar técnico/análise de risco. Observar que o modelo disponível no portal institucional 4 contém vários s natodigitais de acordo com as assinaturas e requer adaptação. Todos os s resultantes devem ser do tipo interno Estudo Técnico Preliminar e Análise de Riscos (Roteiros 2 e 3).. Criar o documen to denomin ado DOD de acordo com o modelo Estudo prelimin ar técnico/ análise de risco 4 preenche ndo com os dados necessári os, em formato PDF. Criar um externo no SEI tipo Estudo Técnico Preliminar/An álise de Risco para anexar o arquivo PDF gerado no passo 1, conforme o Roteiro 4.. Criar um interno no SEI do tipo Assinatura da Estudo preliminar técnico/análi se de risco, informando os dados necessários para assinar digitalmente no SEI (Roteiro 3). Termo de Referência Documento no qual a instituição contratante estabelece os termos pelos quais um serviço deve ser prestado ou um produto deve ser entregue por potenciais contratados. Criar um interno no SEI tipo do Termo de Referência preenchendo os itens solicitados e providenciar as assinaturas digitais necessárias (Roteiros 2 e 3). Justificativa Documento que descreve a necessidade e o interesse público na aquisição ou Criar um interno no SEI tipo do Justificativa e providenciar as 2 http://www.utfpr.edu.br/estrutura-universitaria/diretorias-de-gestao/dirgti/s/orientacoespara-utilizacao-do-guia-de-contratacao 3 http://www.utfpr.edu.br/estrutura-universitaria/diretorias-de-gestao/dirgti/s/dod.doc 4 http://www.utfpr.edu.br/estrutura-universitaria/diretorias-degestao/dirgti/s/estudo_tecnico_preliminar_e_analise_de_riscos.doc Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 5/18
contratação, e quanto à pesquisa de preços, se necessário. assinaturas digitais necessárias (Roteiros 2 e 3). II Roteiro 1 - Criando o processo no SEI (Sistema Eletrônico de Informações) a) Na tela do SEI, no menu à esquerda, escolher a opção: Iniciar processo Em seguida escolher o tipo de processo: Compras: Requisição de materiais, bens e serviços, como ilustrado na Figura 2. Figura 2 Iniciando um processo no SEI b) Preencher os dados que formarão a capa do processo, de acordo com as orientações contidas na Figura 3. Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 6/18
1 2 3 4 5 5 6 Figura 3 Descrevendo o processo 1- Selecionar um protocolo automático. 2- O tipo do processo já vem selecionado e não deve ser alterado. 3- Informar: Câmpus, número da requisição/ano, no formato Campus XX, requisição XXX/XXXX (nr/ano). 4- A classificação por assuntos não deve ser alterada, pois já vem preenchida segundo o tipo de processo selecionado. 5- Interessados e observações: são campos opcionais e podem ficar em branco. 6-O nível de acesso do processo, já vem especificado como público e não deve ser alterado. Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 7/18
III - Roteiro 2 Criando um nato-digital a) Para criar um novo, clicar no botão (Incluir Documento) b) Em seguida, escolhemos o do tipo desejado Figura 4 - Criar novo tipo Minuta de edital c) Em seguida será exibida a tela Gerar Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 8/18
6 1 2 3 4 6 5 Figura 5 Descrição do a ser criado 1- Escolher o tipo Nenhum. 2- Descrição: não é necessário preencher. 3- Região para classificação dos assuntos classificação já pré-definida, não deve ser alterado. 4- Observações específicas da unidade deixar em branco. 5- Nível de acesso mantenha como público ou restrito, se for o caso. 6- Clique no botão Confirmar dados para criar o (Figura 5). IV - Roteiro 3 Editando e assinando um nato-digital a) Para editar o conteúdo do criado, clicar no botão (Editar Conteúdo) e para assiná-lo, clicar no botão (Assinar ) - Figura 6. Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 9/18
Para editar o Para assinar o Figura 6 Editar/assinar b) Ao finalizar a edição do nato-digital, salvar e assinar (Figura 6a). Figura 6a Documento em edição no SEI c) Para assinar um nato-digital no SEI, deve-se clicar no botão (Assinar ) - Figura 6a. Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 10/18
Para assinar o Figura 6a Assinar V - Roteiro 4 Anexando um arquivo externo a) Para incluir um do tipo externo, clique no número do processo (lado esquerdo) e em seguida, clique no botão Documento), e na tela seguinte, selecione Externo (Figura 7). (Incluir Figura 7 Incluir externo b) Ao selecionar externo, informar os seguintes dados: 1. Escolher o tipo de (por exemplo, Compras: Documento SIORG, Compras: E-mail externo, Compras: Edital, entre outros). 2. Informar a data em que o foi criado. 3. O formato do arquivo que será registrado pode ser nato-digital (todo arquivo PDF, como a requisição que foi gerada pelo SIORG) ou digitalizado a partir de um impresso. Neste caso, será necessário definir o tipo de conferência (identificado na Figura 7a). i. Documento como DOD, por exemplo, que tenha sido preenchido, assinado e digitalizado deve ser classificado como original. Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 11/18
ii. Os demais, provenientes de cópia, devem se encaixar em cópia simples, autenticada administrativamente (quando validada por um servidor mediante original) ou autenticada em cartório. 4. O nível de acesso do deve ser público. 5. Em seguida, clicar no botão escolher arquivo (número 5, na Figura 7a) para selecionar o externo que será anexado ao processo. 6. Os campos identificados com número 1 na Figura 7a, não precisam ser preenchidos. 1 2 1 3 1 1 1 5a 5 4 Figura 7a Detalhamento do externo a ser incluído Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 12/18
VI - Roteiro 5 Vinculando requisição do SIORG no processo do SEI a) Após a inclusão de todos os itens na requisição SIORG clicar no botão Vincular ao SEI e depois informar o processo já criado no SEI (Figuras 8a e 8b). Figura 8a Vincular Requisição ao processo criado no SEI b) Copiar o número do processo de Compras: Requisição criado no SEI, incluí-lo no campo de número de processo e clicar em Pesquisar (Figura 8b). Os dados do processo do SEI aparecem conforme destaque na Figura 8b. Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 13/18
Figura 8b Informar o número do processo do SEI Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 14/18
c) Selecionar a unidade para inclusão do e clicar em Inserir Requisição no SEI (Figura 8c) Figura 8c Inserir requisição no processo do SEI d) Dentro do processo SEI é criado pelo SIORG um nato-digital, com o nome de compras: requisição SIORG (Figura 9a), que deve ser assinado no SEI como nato-digital (Roteiro 3). No SIORG aparece a mensagem de vinculado e aparece o número gerado conforme o destaque da Figura 9b. Figura 9a Requisição inserida automaticamente no processo do SEI vinculado no SIORG Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 15/18
Figura 9b Requisição inserida como nato-digital aparece no SIORG e) Para desvincular uma requisição SIORG do SEI, basta clicar no botão que indica o número do (Figura 9b) e aparece a tela conforme a Figura 9c. Após confirmar a desvinculação, tanto o processo quanto o são desvinculados no SIORG, porém o continua existindo no SEI e deve ser excluído manualmente. A Figura 9d mostra que o processo e o foram desvinculado do processo criado no SEI. Figura 9c Requisição SIORG pode ser desvinculada do processo do SEI Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 16/18
Figura 9d Requisição SIORG desvinculada do processo do SEI f) No caso da requisição SIORG, antes de assinar deve ser observada a validade do requisição SIORG. Não deverão ser editados s de REQUISIÇÃO editados dentro do SEI. Caso ocorra uma edição de de requisição dentro SEI, o se tornará inválido. O então deverá ser excluído ou cancelado, sendo necessário adicionar outro no SIORG utilizando o procedimento do roteiro 5 novamente. g) Para verificar se um foi alterado (editado) no SEI deve-se observar o rodapé do qual usuário criou o e em qual versão ele está. Deve estar na versão 1 e ter sido criado pelo usuário WEBAPP (Figura 10) para garantir que é fidedigno à requisição criada no SIORG. Não deverão ser assinados s que foram editados dentro do SEI, pois podem apresentar conteúdo divergente do SIORG e então perdem a validade. Figura 10 Assinar Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 17/18
Este procedimento corresponde às orientações definidas pela PROPLAD. Qualquer dúvida ou sugestão entre em contato com o facilitador do seu câmpus, disponível na página do SEI UTFPR (www.utfpr.edu.br/sei). Versão - 8 Publicado em 12/01/2018 Página 18/18