COTAÇÃO WEB
Como o fornecedor registra cotações no Módulo de Cotação Web 01. No momento em que o comprador dispara a Cotação Web, um e-mail é enviado a cada fornecedor participante da mesma. É a partir deste e-mail que cada fornecedor terá acesso às telas de preenchimento da sua cotação. Verifique que o fornecedor recebeu um e-mail convite com a chamada para sua participação na Cotação Web que, inclusive, identifica o número da requisição de origem. No texto do e-mail de convite existem duas informações importantes: o link para o acesso a Cotação Web e a senha para o encerramento da cotação. Para acessar o link de Cotação Web é importante que o fornecedor esteja utilizando navegador Internet Explorer 6.0, ou versão superior. É possível verificar a versão do navegador da seguinte forma: com ele aberto, 1
selecionar Ajuda e em seguida Sobre o Internet Explorer, na janela que será exibida é possível identificar o número da versão. ATENÇÃO: O acesso de um fornecedor a uma Cotação Web é feito sempre através deste e-mail. Caso o fornecedor deseje que outra pessoa a preencha, ele deve encaminhar este e-mail para ela. 02. Na primeira vez que uma Cotação Web é acessada, o fornecedor receberá uma mensagem de boas-vindas, com instruções de como realizar o encerramento da Cotação Web. Clicando o botão dos dados da Cotação Web., o fornecedor tem acesso às telas de preenchimento Apenas lembrando algumas das vantagens de utilização do módulo de Cotação Web: o próprio fornecedor preenche os dados, ao invés do 2
comprador ter que fazê-lo, e todas as cotações serão entregues no mesmo formato, facilitando o processo de decisão para a escolha do fornecedor vencedor. 03. A Cotação Web é composta de cinco abas: 04. A aba Detalhes da Cotação traz informações gerais sobre esta cotação, como o e-mail do comprador, a data de vencimento da mesma, etc. 3
05. A aba Cotação de Produtos traz, para cada item, os campos relativos ao material a ser fornecido e suas condições de entrega. O fornecedor deve informar os dados de cada item e navegar entre os itens disponíveis pressionando os botões Produto Anterior e Próximo Produto. Ao navegar pelos itens, preenchendo-os, o módulo de Cotação Web exibirá o número de produtos ainda não cotados. O fornecedor deve evitar anexar arquivo próprio com cotação, pois, o comprador somente levará em consideração informações (preços, prazos e condições) inseridas diretamente nos campos da Cotação Web. Os campos de Condições de Entrega permitem que o fornecedor entregue cada item em parcelas ao comprador. Para utilizar uma única entrega, 4
informe quantos dias levará para fazê-la e a quantidade que será entregue daquele item. Exemplo: O fornecedor deseja entregar o item Computador Completo em uma única remessa, sendo que o comprador pede 2 unidades deste item; para isso, o fornecedor deverá preencher o campo Dias 1ª com o prazo de entrega e Quantidade 1ª com o número 2. Se o fornecedor deseja fazer a entrega em duas remessas, deverá preencher Dias 1ª com o prazo para a primeira entrega e Quantidade 1ª com o número 1 (significa que apenas uma unidade do item desejado será entregue na primeira remessa); em Dias 2ª deverá informar o prazo da segunda entrega e Quantidade 2ª com o número 1. Os prazos devem ser informados a partir da data da geração do pedido. Se o fornecedor preencher Dias 1ª com o valor 5, significa que a primeira entrega será feita 5 dias a partir da data da geração do pedido. No campo Observações do Produto, o fornecedor pode incluir um texto com informações sobre cada produto a ser cotado, para que o comprador visualize. Neste texto é possível informar modelo e especificações de cada produto, se necessário. Caso o comprador tenha anexado arquivos com informações sobre os itens, será possível visualizá-los, clicando no link do anexo e em seguida em Abrir. ATENÇÃO: Havendo problemas para visualizar os anexos, será necessário clicar em seu link e selecionar a opção Salvar Como, escolhendo em seguida um local para salvar o arquivo. Após finalizado o download, o arquivo deverá ser aberto diretamente do local onde foi salvo. 5
06. Na aba Condições de Pagamento, o fornecedor deve informar os dados da condição de pagamento proposta em sua cotação, sendo válida para todos os produtos. Em Detalhes da Negociação, o fornecedor deve selecionar o tipo de Frete e o tipo de Vencimento. Os tipos de Vencimento disponíveis são: A partir da Fatura informe com quantos dias a partir da geração da fatura o pagamento deverá ser efetuado; A partir do Pedido informe com quantos dias a partir da geração do pedido o pagamento deverá ser efetuado; A partir da 1ª Entrega mesmo que o fornecedor tenha optado por efetuar várias entregas para completar a quantidade de itens solicitados, a data de pagamento deverá ter como base a data da primeira entrega: 6
informe com quantos dias a partir da primeira entrega o pagamento deverá ser efetuado; Por Entrega o fornecedor optou por efetuar várias entregas para completar a quantidade de itens solicitados e deseja que o pagamento seja efetuado baseado em cada entrega: informe com quantos dias a partir de cada entrega realizada o pagamento deverá ser efetuado. Se o fornecedor utilizar o frete do tipo CIF não é necessário informar nenhum valor para frete. Se a opção for FOB, forneça um único valor do frete para a cotação inteira. 07. A aba Encerramento da Cotação efetua a validação das informações fornecidas na cotação. 7
Se não existirem problemas será exibido, em formato PDF, um resumo do preenchimento da cotação. O fornecedor deve salvar este arquivo para possíveis confirmações futuras. Caso o fornecedor concorde com os dados e deseje encerrar o processo de preenchimento dos dados da sua Cotação Web, deverá informar a senha de encerramento, que foi enviada no corpo do e-mail convite. Se desejar finalizar a cotação depois, o fornecedor deverá clicar na aba Saída do Sistema. Havendo problemas na cotação, uma tela será exibida informando todos os erros encontrados. Para resolvê-los, o fornecedor deverá clicar no link de cada erro e será redirecionado para o ponto da cotação onde o mesmo ocorreu. Os erros mais comuns ocorrem no preenchimento das Condições de Entrega de cada produto. Verifique se o somatório da linha Quantidade corresponde ao total solicitado pelo comprador para aquele produto. 8
08. A aba Saída do Sistema apenas relembra ao fornecedor até que data a Cotação Web poderá ser preenchida. 09. Neste momento, o comprador receberá um e-mail avisando que o fornecedor terminou o preenchimento de sua cotação. Caso ocorra algum erro no envio deste e-mail, será exibida uma tela ao fornecedor com link que lhe permitirá enviar um e-mail ao comprador. Para isto, basta clicar no link, e seu cliente de correio eletrônico criará um e-mail já com Assunto e o endereço do comprador. O fornecedor deverá digitar uma mensagem no corpo do e-mail e enviá-lo através de cliente de correio eletrônico. Este envio não fica associado à Cotação Web, por não ser feito através do sistema. 10. Com o encerramento da Cotação Web pelo fornecedor a cotação retorna automaticamente ao controle do comprador na tela principal da negociação. Este poderá alterá-la como se for necessário. O mesmo acontece após o término do prazo da Cotação Web ou após o cancelamento da Cotação Web pelo comprador. 9