MANUAL DE INSTRUÇÕES DO SISTEMA DE RESTAURANTE UNIVERSITÁRIO MÓDULO CONTROLE DE FUNCIONÁRIOS ACESSO AO SISTEMA Este manual visa informar os recursos do Sistema de Restaurante Universitário. O sistema possui recursos que são acessados com autenticação no sistema. O Cardápio da Semana poderá ser visualizado sem necessidade de login no sistema. Há seis tipos de perfis de acesso ao sistema: Administrador: poderá visualizar todos os recursos, incluindo o recurso de configuração do sistema, que será descrito neste manual; Controle de Alunos: responsável pelos recursos referentes a alunos; Controle de Funcionários: responsável pelos recursos referentes a funcionários; Finanças: responsável pela área financeira do sistema; Restaurante: responsável pelas questões referentes ao Restaurante Universitário; Usuário: poderá visualizar apenas recursos referentes a usuários comuns. O link de acesso ao sistema é https://as.feis.unesp.br:9001/sisru. Uma vez acessado o sistema, este exibirá a janela de login, o qual deverá ser realizado através dos dados da Central de Acessos da UNESP. Figura 1: Tela de login da Central de Acessos Caso o usuário não possua cadastro na Central de Acessos, deverá acessar a opção PRIMEIRO ACESSO? para realizar o seu registro no sistema. O próximo passo é inserir o seu e-mail registrado no Portal de Sistemas (onde o usuário acessa sistemas como o Sistema de Graduação, Sistema de Pós-Graduação, Sistema de RH, etc.), além do seu cpf. Caso o usuário não tenha CPF registrado no Portal, deverá informar a data de seu nascimento.
Figura 2: Primeira tela de registro na Central de Acessos No próximo passo, o sistema lhe oferece várias opções de identificação o qual irá utilizar para acessar a Central de Acessos. Após selecionar uma das opções, o sistema irá para o passo de registrar sua senha, a qual deverá ter pelo menos uma letra maiúscula e um número. Após confirmar a senha e selecionar a opção de aceitar os termos de uso, o usuário deve clicar em CONCLUIR, e o sistema irá enviar um e-mail para ativar o seu acesso na Central. Finalizado este procedimento, o usuário deverá acessar o seu e-mail registrado no Portal de Sistemas para acessar o link de ativação. Uma vez acessado este link, o usuário estará apto para acessar a Central de Acessos. Após estes procedimentos, o usuário deverá enviar um e-mail para os administradores do sistema, solicitando um perfil de acesso ao Sistema de Restaurante Universitário, e assim, o usuário terá acesso aos recursos referentes ao perfil que será vinculado a ele, lembrando que este deverá acessar o SISRU com a identificação da Central de Acessos. TELA INICIAL DO SISTEMA Figura 3: Tela Inicial do Sistema
Uma vez acessado o sistema, é exibida a tela inicial, onde estão todas as funcionalidades do mesmo, podendo o usuário acessar também estes menus ao clicar no botão do canto superior esquerdo, ao lado do nome SISRU. PESSOAS Figura 4: Tela de Cadastro de Pessoas O Cadastro de Pessoas é responsável por registrar todos os usuários do sistema (OBS: Este cadastro não está vinculado ao cadastro realizado na Central de Acessos). Uma vez registrado neste recurso, o usuário estará apto para utilizar os recursos do RU, como comprar créditos de refeição, realizar a refeição em si, entre outros. Para realizar o cadastro da pessoa, deve-se clicar em CADASTRAR PESSOA. Ao acessar a janela de cadastro, o usuário tem a opção de consultar os dados da pessoa que estão registrados nos Sistemas Institucionais, através de seu CPF ou de seu nome. Caso a pessoa em questão não possua registro nos Sistemas Institucionais, não poderá ter seu cadastro registrado no SISRU. Uma vez concluída a consulta dos dados, as informações da pessoa em questão serão exibidas, bastando o usuário salvar o registro daquela pessoa. Uma vez salvo o registro, o sistema automaticamente deixa o cadastro como ativo. Para acessar as demais opções de registro (VISUALIZAR, ATIVAR/DESATIVAR, EDITAR e EXCLUIR), o usuário deverá clicar em OPÇÕES. Uma observação a ser feita em relação a exclusão do cadastro é que o só poderá ser excluído no caso daquele registro não possuir outros registros vinculados a ele (Se a pessoa tiver um registro no sistema como Aluno, por exemplo). Quanto ao cadastro estar com status Desativado, este não poderá usufruir os demais recursos do sistema.
Figura 5: Realizando um novo cadastro de Pessoa Ao acessar a opção VISUALIZAR, o usuário terá as informações da pessoa, além de opções para inserir uma foto desta pessoa. Caso o computador do usuário possuir uma webcam instalada, este poderá iniciar esta webcam no próprio sistema (em INICIAR WEBCAM), para que ele possa tirar uma foto da pessoa e, então, registrá-la. No caso do usuário já possuir uma foto salva no computador, basta buscar esta foto em SELECIONAR FOTO. Uma vez selecionada a foto, o usuário deverá clicar em INSERIR FOTO. Figura 6: Visualizando os dados da pessoa e inserindo uma foto
FUNCIONÁRIOS Figura 7: Tela de Cadastro de Funcionários O Cadastro de Funcionários é responsável pelo registro de todos os funcionários que poderão utilizar o RU. Ao clicar em CADASTRAR FUNCIONÁRIO, o usuário deverá inserir o CPF, a matrícula ou o nome do funcionário que deseja registrar. O sistema realiza uma consulta na base de dados dos Sistemas Institucionais, módulo Recursos Humanos, e informa a matrícula e a data de admissão daquele funcionário. O usuário seleciona, então, o registro que é pertinente ao cargo atual do funcionário, para assim registrar o mesmo no sistema. Para visualizar, ativar/desativar, editar ou excluir o registro, o usuário poderá acessar um destes itens em OPÇÕES. Figura 8: Registrando um novo funcionário
OCORRÊNCIAS Figura 9: Tela de Ocorrências do Sistema Ocorrências é um recurso onde estão registradas todas as ocorrências do sistema. Além do usuário poder registrar uma nova ocorrência manualmente, há algumas funcionalidades que registram uma ocorrência automaticamente. Para registrar uma ocorrência manualmente, o usuário deverá acessar CADASTRAR OCORRÊNCIA, e informar a data, hora e a descrição da ocorrência. Ao salvar esta ocorrência, o sistema automaticamente informa que o responsável pelo registro desta foi o usuário que a cadastrou. O usuário também poderá Visualizar os dados da ocorrência. As opções Editar e Excluir ocorrência são restritas apenas a usuários que possuem o perfil de Administrador do sistema. Figura 10: Inserindo uma ocorrência manualmente
ADMINISTRAÇÃO DE LOTES Figura 11: Tela de Administração de Lotes A funcionalidade Administração de Lotes é responsável por informar os lotes de vales respectivos de uma pessoa. Para realizar a consulta, o usuário deverá selecionar um dos Tipos de Consulta disponíveis (Aluno, Funcionário e Pessoa). Uma vez selecionado um dos itens, o sistema irá exibir uma lista com todos os cadastros respectivos ao tipo de consulta informado. O usuário também terá a opção de realizar a busca da pessoa através do RA (Aluno), Matrícula (Funcionário) ou CPF (Funcionário). Uma vez exibido os dados da pessoa que o usuário deseja visualizar os lotes de vales, ele deverá selecionar as opções Aberto, Fechado ou Todos, no campo Situação. Feito isto, o sistema irá liberar a opção Visualizar, para visualização dos lotes. Ao clicar em Visualizar, o sistema exibe uma nova janela contendo o nome da pessoa, a qual seus lotes estão sendo consultados, o total de lotes com o status Aberto, as somas das quantidades de vales comprados e utilizados destes respectivos lotes, além do total de lotes com status Fechado, as somas de suas respectivas quantidades compradas e utilizadas. Também é exibido o Saldo de vales da pessoa. Além disso, o sistema emite uma lista com todos os lotes registrados, conforme a solicitação feita pelo usuário na tela anterior. Caso este tenha optado por Aberto, o sistema exibirá os lotes de vales que estão com o status Aberto ; caso a opção tenha sido Fechado, o sistema informará os lotes com status Fechado ; e caso tenha sido a opção Todos, o sistema exibirá os lotes com os dois status, ou seja, todos os lotes que a pessoa utilizou. Uma vez exibida esta lista, o usuário terá a opção de Visualizar aquele Lote.
Figura 12: Visualização dos Lotes da pessoa Ao visualizar os dados do lote selecionado, o sistema informa todas as informações daquele lote de vales, além de todas as refeições que foram realizadas com aquele lote. Caso a configuração ativa do sistema tiver o Tipo de Venda com status Limitado, também é exibido os dias que os vales devem ser utilizados. Outro detalhe a se destacar é a opção de Estornar vales daquele lote. Caso o tipo de venda ativo for Limitado, o usuário terá a opção de estornar na lista dos dias de utilização dos vales daquele lote. Para tal procedimento, basta clicar em OPÇÕES/ESTORNAR. Uma vez feito isto, automaticamente o vale daquele dia será estornado e o sistema irá registrar uma Ocorrência informando tal procedimento. Caso o tipo de venda ativo no sistema for Ilimitado, a opção ESTORNAR fica na lista dos lotes, junto a VISUALIZAR. Neste caso, ao acessar este recurso, uma janela será exibida com os dados do usuário, o número do lote, além dos campos Quantidade a Estornar, Valor a Devolver e Motivo do Estorno, sendo que Valor a Devolver será gerado automaticamente ao preencher a quantidade. Motivo do Estorno também é um campo obrigatório. Uma vez preenchido os dados e clicado em Salvar, o sistema irá estornar aquela quantidade de vales informada, além de registrar uma Ocorrência para tal fato. As opções de estornar estão restritas a usuários com perfis Administrador, Controle de Alunos (para estorno de créditos que não sejam pagos) e Finanças.
Figura 13: Visualizando os dados do Lote de Vales e suas respectivas Refeições creditadas Figura 14: Estornando um lote de vales Tipo de Venda Ilimitado
AUTORIZAÇÃO MANUAL DE REFEIÇÕES Figura 15: Autorização Manual de Refeições Este recurso é responsável por autorização de refeições realizadas de modo manual, ou seja, em casos que não foi possível registrar a refeição em Autorização de Refeições, Autorização de Marmitas ou via catraca eletrônica. O sistema exibe duas opções de autorização: Refeição ou Marmita. Para refeição, o usuário deverá informar o Horário inicial o qual ele deseja que as autorizações sejam registradas, informar o Motivo do registro manual, e selecionar as pessoas as quais terão registradas suas refeições. O usuário deverá informar o tipo de usuário para que o sistema possa exibir uma lista do respectivo tipo de usuário, que tenha lotes com status Aberto. O usuário poderá pesquisar a pessoa por RA, caso o tipo de usuário seja ALUNO, por Matrícula, no caso de FUNCIONÁRIO, e CPF, caso o tipo seja PESSOA. Juntamente com a lista exibida, cada item possui um botão SELECIONAR, para que o usuário possa incluir os devidos usuários que terão registradas suas refeições manualmente. Uma vez selecionados, o sistema exibe uma lista com todos os usuários adicionados, e, por fim, o usuário deverá clicar em Autorizar, para que o sistema realize o registro das refeições destes, desde que não possuam pendências que impeçam o registro. Para marmitas, o usuário deverá informar o Horário inicial, o número de marmitas que deve ser registrado para cada usuário, além de selecionar estes usuários na lista (de modo análogo a Refeição). Ao clicar em Autorizar, o sistema registrará as marmitas para os usuários selecionados. OBS: O usuário não poderá informar, em horário inicial, uma hora que seja maior que o horário de finalização do almoço/jantar.
AUTORIZAÇÃO DE MARMITAS Figura 16: Autorização de Marmitas Este recurso é responsável pela autorização de marmitas. Para realizar a autorização, o usuário deverá digitar sua senha de refeição, a qual foi informada em seu e-mail durante seu registro no sistema. O sistema irá verificar se este usuário tem disponibilidade de créditos e informará se poderá prosseguir a autorização. Caso o usuário possua saldo e não tenha nenhuma pendência que impeça de realizar refeição (como estar com uma bolsa vencida, no caso de aluno, entre outros), o sistema informa os dados do lote a ser descontado, incluindo o saldo restante. O usuário, então, deverá digitar o número de marmitas que deseja, e o sistema irá liberar a opção Autorizar para que o registro seja realizado com sucesso. Caso a configuração ativa do sistema estiver com o Tipo de Venda com status Limitada, o sistema irá verificar se o usuário possui saldo suficiente para aquele dia em específico, para então registrar as marmitas.
RELATÓRIOS Figura 17: Relatórios Os relatórios do sistema estão subdivididos por perfis de usuário: Controle de Alunos: Pessoas cadastradas, Alunos cadastrados, Alunos com Bolsa, Relação de Ocorrências e Relação de saldos dos créditos dos vales refeições; Controle de Funcionários: Pessoas cadastradas, Funcionários cadastrados, Relação de Ocorrências e Relação de saldos dos créditos dos vales refeições; Finanças: Controle de vendas no período, Controle de vendas anual, Controle de vendas pagas no período, Controle de vendas pagas anual, Vendas por tipo de aquisição, Vendas pagas por tipo de consumidor, Relação de Ocorrências e Relação de saldos dos créditos dos vales refeições; Restaurante: Cardápio Mensal, Consumo de refeições no período, Consumo de refeições anual, Consumo de refeições pagas no período, Consumo de refeições pagas anual, Controle de Notas Fiscais anual, Valores de Notas Fiscais anual, Estoque mensal, Estoque anual, Histórico de Refeições, Refeições por tipo de aquisição, Refeições pagas por tipo de consumidor, Relação de Ocorrências e Relação de saldos dos créditos dos vales refeições.
MEUS CRÉDITOS Figura 18: Meus Créditos Este recurso informa ao usuário um resumo de lotes registrados em seu perfil, exibindo o saldo total de vales, além do total de lotes abertos e suas respectivas quantidades (comprada e utilizada), além do total de lotes fechados com suas respectivas quantidades. Este também exibe uma lista com todos os lotes abertos e uma lista com todos os lotes fechados, sendo possível visualizar cada lote. Outra funcionalidade que é disponibilizada por este item é ALTERAR SENHA DE REFEIÇÃO. O usuário poderá alterar a sua senha de refeição, sendo que o número mínimo de caracteres é 6 e o máximo 10. Além disso, esta senha deve conter apenas números. Caso o usuário queira que o sistema gere uma senha automática, este deve clicar em GERAR SENHA. Para visualizar a senha, basta clicar a opção Visualizar Senha. Uma vez preenchida a nova senha, o usuário deverá clicar em Salvar, e o sistema irá verificar se esta nova senha já existe nos registros, uma vez que esta deverá ser única e exclusiva. Caso não exista, o sistema registrará a nova senha, e enviará um e-mail para o usuário, informando-o desta nova senha.
Figura 19: Alterando Senha de Refeição CARDÁPIO DA SEMANA Figura 20: Cardápio da Semana O recurso Cardápio da Semana exibe uma lista com o cardápio da semana atual, sendo este sujeito a alterações. O usuário também poderá visualizar esta funcionalidade sem necessidade de login no sistema. Para tal, basta acessar o endereço: https://as.feis.unesp.br:9001/sisru/public/.