GUIA RÁPIDO GRAVAÇÃO DE CHAMADAS GLOBALCONNECT
INDICE 1. 1. INTRODUÇÃO... 3 2. 2. FUNCIONALIDADES GESTOR... 4 2.1. LICENÇAS DA GRAVAÇÃO... 4 2.2. GESTÃO DA GRAVAÇÃO... 4 2.3. GRAVAÇÃO DE CHAMADAS... 5 2.3.1. CONFIGURAR GRAVAÇÃO... 5 2.3.2. ALERTA DE GRAVAÇÃO DE CHAMADA... 7 2.4. GERIR GRAVAÇÕES... 8 3. 3. FUNCIONALIDADE DE UTILIZADOR... 11 4. 4. RECOMENDAÇÕES... 11 25-11-2016 versão. 1.0 GUIA RÁPIDO 2/11 ptempresas.pt
1. INTRODUÇÃO O serviço GlobalConnect disponibiliza a Gravação de Chamadas, permitindo selecionar os números do utilizador, nos quais se pretende gravar as chamadas de entrada e/ou saída e em qualquer equipamento fixo ou telemóvel. A funcionalidade é gerida no Portal de SelfCare e encontra-se disponível quer para o Gestor quer para o utilizador. Cabe ao Cliente, a responsabilidade de cumprir todas as obrigações legais associadas ao tratamento de dados de Gravação de Chamadas (Deliberação n.º 629/2010 - Princípios aplicáveis ao tratamento de dados de gravação de chamadas), bem como a gestão das gravações e do espaço de armazenamento. 04-01-2017 versão.01 3/11 ptempresas.pt
2. FUNCIONALIDADES GESTOR 2.1. LICENÇAS DA GRAVAÇÃO A disponibilização do serviço de Gravação de Chamadas é efetuado pela MEO, de acordo com o número de licenças adquiridas pelo Cliente. É possível, a qualquer momento, consultar o número de licenças no Portal GlobalConnect: Selecionando a opção Licenciamento pode consultar o número de licenças adquiridas e o número de licenças em utilização. 2.2. GESTÃO DA GRAVAÇÃO O Gestor pode consultar o espaço contratado - este espaço é dependente do número de licenças - para armazenamento das gravações e os endereços de email para receber as notificações de alerta sobre a ocupação do espaço de gravação. 04-01-2017 versão.01 4/11 ptempresas.pt
2.3. GRAVAÇÃO DE CHAMADAS A gravação de chamada é efetuada ao nível do utilizador/número, podendo ser qualquer número: extensão, número fixo, número móvel, nómada. É o Gestor que tem permissões para efetuar a configuração das chamadas a gravar, podendo inibir ou não o utilizador de efetuar alterações às configurações. 2.3.1. CONFIGURAR GRAVAÇÃO Sendo a gravação de chamadas uma funcionalidade do utilizador, a mesma deverá ser configurada do seguinte modo: 1º Selecionar o utilizador pretendido: 2º Selecionar a opção Serviços e depois o serviço Gravação de Chamadas: 04-01-2017 versão.01 5/11 ptempresas.pt
3º Atribuir a gravação de chamadas e selecionar a configuração pretendida: Selecionar uma das seguintes opções: Serviço não configurado - nenhuma chamada vai ser gravada; Todas as Chamadas - todas as chamadas vão ser gravadas; Personalizar - as chamadas são gravadas de acordo com o definido nas secções seguintes. Se pretende permitir que o utilizador faça alterações às configurações, deverá selecionar a opção Editável ( ). Ao selecionar a opção Personalizar, deverá configurar os seguintes grupos de dados: Chamadas Efetuadas A partir de Nenhum - nenhuma chamada efetuada será gravada Todos os meus telefones todas as chamadas efetuadas são gravadas, independentemente do telefone e de acordo com o definido em para Telefone do utilizador apenas chamadas efetuadas do(s) telefone(s) selecionado(s) vão ser gravadas de acordo com o definido em para Para Todos - todas as chamadas vão ser gravadas Número - apenas as chamadas para o(s) número(s) definido(s) vai(ão) ser gravada(s) Prefixo Geral - apenas as chamadas para o(s) prefixo(s) geral(ais) definido(s) vai(ão) ser gravada(s) Prefixo Interno - apenas as chamadas para o(s) prefixo(s) interno(s) definido(s) vai(ão) ser gravada(s) Prefixo Externo - apenas as chamadas para o(s) prefixo(s) externo(s) definido(s) vai(ão) ser gravada(s) Chamadas Recebidas Em Nenhum - nenhuma chamada recebida vai ser gravada Todos os meus números - todas as chamadas recebidas vão ser gravadas de acordo com o definido em de Número do utilizador - apenas as chamadas recebidas no(s) número(s) selecionado(s) vão ser gravadas de acordo com o definido em de De Todos - todas as chamadas vão ser gravadas Número - apenas as chamadas do(s) número(s) definido(s) vai(ão) ser gravada(s) Prefixo Geral - apenas as chamadas do(s) prefixo(s) geral(ais) definido(s) vai(ão) ser gravada(s) Prefixo Interno - apenas as chamadas do(s) prefixo(s) interno(s) definido(s) vai(ão) ser gravada(s) Prefixo Externo - apenas as chamadas do(s) prefixo(s) externo(s) definido(s) vai(ão) ser gravada(s) 04-01-2017 versão.01 6/11 ptempresas.pt
Apesar das regras definidas é possível aplicar exceções, selecionando uma ou mais das seguintes opções: Número - indicando o número pretendido; Prefixo Interno - definindo uma expressão regular; Prefixo Externo - selecionando da lista o prefixo que pretende ou definindo uma expressão regular; Prefixo Geral - selecionando da lista o prefixo que desejar ou definindo uma expressão regular. 2.3.2. ALERTA DE GRAVAÇÃO DE CHAMADA Por questões legais todas as chamadas que vão ser gravadas têm de ser informadas e consentidas. Tanto nas chamadas de entrada como nas de saída, pode ser o utilizador que vai efetuar a gravação a informar o seu interlocutor da gravação e que obtém o seu consentimento. No entanto, nas chamadas de entrada é possível configurar um Pré-Atendimento que avisa automaticamente da gravação antes da chamada ser atendida, devendo indicar um contacto alternativo caso não seja consentida a gravação. Sendo o Pré-Atendimento uma funcionalidade da empresa é necessário que o número que o Cliente contacta não seja um número atribuído a um utilizador. Caso o número esteja atribuído a um utilizador, o mesmo deverá deixar de estar associado ao utilizador, acedendo ao utilizador e retirando esse número do Cliente, carregando no x: 04-01-2017 versão.01 7/11 ptempresas.pt
Posteriormente, o Gestor deverá aceder à opção de Pré-Atendimento, disponível no menu Serviços: Aqui poderá configurar a mensagem que pretende, selecionando o número para o qual o Cliente contacta, atribuindo um nome ao Pré-Atendimento para melhor identificação, selecionando o anúncio e qual o reencaminhamento da chamada: No final, deverá selecionar a opção Ativo, de modo a que o Pré-Atendimento fique em funcionamento. Posteriormente, deverá configurar a gravação de chamada conforme descrito no ponto anterior, mas associado ao número ou extensão para onde a chamada foi reencaminhada. 2.4. GERIR GRAVAÇÕES A gestão das gravações é efetuada na Listagem de Chamadas, no perfil de Gestor, disponível no Menu Geral: 04-01-2017 versão.01 8/11 ptempresas.pt
Para obter a listagem deverá selecionar o período pretendido e o tipo de chamada (recebida ou efetuada): As chamadas que foram gravadas aparecem identificadas, sendo possível filtrar apenas as chamadas com gravação: Para efetuar o download das gravações deverá carregar no botão que se encontra na linha da chamada: Será iniciado o download do ficheiro no canto inferior esquerdo do écran. 04-01-2017 versão.01 9/11 ptempresas.pt
Para apagar, deverá selecionar a chamada ou chamadas e depois carregar em Eliminar gravações: Se pretender selecionar todas as chamadas, selecione a opção disponível no topo da coluna da Chamada Gravada: Ao selecionar a opção para apagar chamadas, aparece uma janela para confirmação da ação: 04-01-2017 versão.01 10/11 ptempresas.pt
3. FUNCIONALIDADE DE UTILIZADOR Perfil de utilizador: 4. RECOMENDAÇÕES As recomendações gerais sobre este serviço são as seguintes: Não gravar chamadas sem informar e obter o consentimento para a gravação Garantir que tem espaço disponível para armazenamento das gravações Efetuar periodicamente o backup das gravações para guardar de acordo com o definido legalmente No portal apenas podem estar disponíveis mensagens pelo período máximo de 90 dias No final da relação contratual entre a MEO e o Cliente as gravações serão eliminadas pela MEO, pelo que o Cliente deve garantir o backup atempado É indispensável que o Cliente tenha acesso ao Portal para gerir o Serviço 04-01-2017 versão.01 11/11 ptempresas.pt