Sumário Introdução... 3 Amostra... 4 Tamanho do cadastro de materiais... 5 NCM utilizadas... 6 Dúvidas quanto à classificação fiscal... 7 Como as empresas resolvem as dúvidas com os códigos de NCM... 8 Conferência das NCM adotadas pelos fornecedores... 9 Identificação de códigos incorretos dos fornecedores... 10 Problemas em decorrência da adoção de códigos incorretos... 11 Alteração de código de NCM... 12 Impactos da mudança de código de NCM... 13 Problemas em processos de importação... 14 Autuações pelo uso de NCM incorreta... 15 Consulta à RFB... 16 NF-e com NCM incompleta... 17 Nível de segurança do cadastro de materiais... 18 Revisão geral das NCM... 19 Conclusões... 20 2
Introdução A correta classificação fiscal de mercadorias na NCM é de extrema importância. Além de ser obrigatória em documentos fiscais, é fundamental na identificação de diversos tributos, como IPI, II, PIS, COFINS e ICMS. No âmbito do comércio exterior, ainda há previsão de multa de 1% sobre o valor aduaneiro da mercadoria classificada incorretamente, sem contar que sem a NCM se torna impossível os procedimentos administrativos para uma importação. Conhecer a correta classificação de um produto, no entanto, não é uma tarefa simples. Na classificação de um simples parafuso, por exemplo, é necessário verificar inúmeras regras de classificação e sua inobservância pode levar o contribuinte a sérios prejuízos. Só em relação ao IPI, encontram-se alíquotas que variam de 0% a 10% de acordo com as características do parafuso! Justamente por sua importância, a Systax promoveu esta pesquisa com o objetivo identificar o tratamento que vem sendo dado pelas organizações em relação a este assunto, bem como seus reflexos no dia a dia das empresas. Esperamos, com esta pesquisa, repetir o êxito de trabalhos anteriores, gerando informações úteis para as empresas e contribuindo para a construção do conhecimento. 3
Amostra Esta pesquisa foi respondida por 560 empresas, divididas entre os seguintes segmentos: 4
Tamanho do cadastro de materiais Para começarmos a compreender a extensão dos impactos da classificação fiscal no dia a dia das empresas, a primeira questão a ser avaliada é o tamanho do cadastro de materiais (insumos, produtos, etc.) de cada empresa. E quanto maior for ele, maior será a dificuldade para mantê-lo íntegro. Apenas para se ter uma ideia, o fato de uma carne ser resfriada ou congelada mudará a classificação fiscal do produto. Tamanho, finalidade, voltagem e outras características do produto também poderá alterar a sua classificação, o que obriga as empresas a analisar item a item. Como é possível constatar a seguir, a maior parte das empresas possuem em seu cadastro até 1.000 itens. Por outro lado, 5% das empresas possuem mais de 100.000 itens em seu cadastro de materiais. 5
NCM utilizadas Como mencionado anteriormente, as características do produto, como ser perfurante ou não, pode alterar a sua classificação fiscal. Atualmente, a Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados (TIPI), que detalha as NCM existentes, possui 10.393 códigos diferentes. Com isso, a empresa deverá cadastrar cada um dos itens de seu cadastro em um desses códigos, tarefa nem um pouco simples. Na questão anterior, foi verificado que a maior parte das empresas possui até 1.000 itens em seu cadastro. A quantidade de NCM diferentes usadas pela maior parte das empresas, por sua vez, é de até 100 códigos. 8% das empresas, no entanto, utilizam mais de 5.000 códigos diferentes em seu cadastro, como é possível constatar no gráfico abaixo. 6
Dúvidas quanto à classificação fiscal Se o simples fato do tamanho da embalagem poder mudar a classificação fiscal de um produto e sabendo que temos 10.393 códigos diferentes, é natural supor que as empresas tenham dúvidas na correta classificação fiscal dos seus materiais. Essa premissa é comprovada pelos dados abaixo, onde 95% das empresas declararam já tiveram dúvidas quanto à correta classificação fiscal. 7
Como as empresas resolvem as dúvidas com os códigos de NCM Para a correta classificação fiscal de um produto, além de conhecer as suas especificidades e os 10.393 códigos existentes na TIPI, também é necessário dominar as regras de interpretação das Notas Explicativas do Sistema Harmonizado NESH e estar a par das decisões da Secretaria da Receita Federal do Brasil RFB, uma tarefa nem um pouco simples para profissionais que não tenham por foco desenvolver especificamente esta atividade. Sabendo disso, buscamos identificar como as empresas resolvem suas dúvidas com os códigos de NCM. Constatamos que 54% das empresas resolvem essas dúvidas com consultas realizadas na internet, algo preocupante, pois sem o domínio dessa ciência, conhecida por merceologia, a chance de equívocos é muito grande. Também foi possível verificar que 13% das empresas contratam serviços de consultoria para resolverem esse problema. A seguir, as estratégias usadas pelas empresas: 8
Conferência das NCM adotadas pelos fornecedores (11) 3177-7700 Tendo em vista todas as nuances e as dúvidas que as empresas possuem para classificar corretamente seus produtos, é normal que muitas empresas adotem em sua rotina a conferência das NCM adotadas por seus fornecedores, tarefa esta muito importante, haja vista que erros de classificação podem impactar, inclusive, no montante dos tributos a serem recolhidos. E essa preocupação é realidade de 51% das empresas, conforme evidenciam os dados a seguir. É preocupante, no entanto, constatar que 49% das empresas não validam as NCM utilizadas por seus fornecedores, trazendo para seu cadastro a possibilidade de códigos incorretos, os colocando, consequentemente, em risco fiscal. 9
Identificação de códigos incorretos dos fornecedores (11) 3177-7700 Tendo em vista que 51% das empresas conferem as NCM adotadas por seus fornecedores e toda a complexidade da matéria, é comum que sejam identificados códigos incorretos. Nestes casos, como relatam 52% dos entrevistados, o procedimento é adotar o código correto e comunicar o fornecedor do equívoco. Foi constatado, também, que 9% das empresas simplesmente adotam o código incorreto, o que é muito preocupante, haja vista os reflexos que isso pode ter, inclusive de ordem tributária. 10
Problemas em decorrência da adoção de códigos incorretos Como já mencionado, a adoção de códigos incorretos de NCM podem ocasionar diversos problemas, desde uma tributação incorreta a sanções em operações de importação. Tendo em vista essa realidade, questionamos se as empresas já tiveram problemas em decorrência da adoção de códigos incorretos. E a resposta foi afirmativa para 33% das empresas. Com o avanço do uso de tecnologias pelo Fisco, principalmente do SPED, as chances desses erros de classificação serem constatados pela administração tributária tende ainda a crescer, o que obriga maior atenção por parte das empresas, para evitar problemas fiscais e aduaneiros. 11
Alteração de código de NCM E tendo em vista toda a complexidade em relação a esta matéria, questionamos as empresas se já houve alteração de código de NCM em relação a algum produto. A resposta foi afirmativa para 60% das empresas pesquisadas, evidenciando que este assunto é mesmo complexo, exigindo especial atenção por parte das empresas que por ventura ainda não o tratem com a devida importância. 12
Impactos da mudança de código de NCM Considerando o elevado número de empresas que já alteraram seu código de NCM, quisemos saber qual foi o impacto disso. De acordo com 20% das empresas pesquisadas, a mudança representou redução da carga tributária, o que evidencia a importância deste processo, não apenas para evitar riscos fiscais, mas também para obter economia tributária. É necessário destacar, todavia, que 14% das empresas pesquisadas revelaram que tiveram aumento da carga tributária, ou seja, a adoção de códigos incorretos levaram as empresas a recolherem tributos a menor. No âmbito federal, a multa mínima por recolhimento a menor de tributos, quando constatado pela fiscalização, é de 75%. 13
Problemas em processos de importação De acordo com 20% das empresas pesquisadas, o uso de códigos incorretos de NCM também já trouxeram impactos em processos de importação, algo muito crítico, pois além das multas existentes no âmbito aduaneiro pode implicar no não desembaraço da mercadoria, trazendo sérios prejuízos às empresas. 14
Autuações pelo uso de NCM incorreta Outra informação relevante obtida na pesquisa foi que 9% das empresas entrevistadas já sofreram autuações em decorrência do uso indevido de NCM. Como já mencionado, a multa mínima, no caso de recolhimento a menor de tributos, é de 75% e a possibilidade de autuações tende a crescer, principalmente com o uso das informações transmitidas ao SPED. 15
Consulta à RFB Cabe às próprias empresas a tarefa de identificar as NCM aplicáveis aos seus produtos, o que, na maioria das vezes, não é uma tarefa simples, exigindo um profundo estudo técnico da mercadoria à vista de amostras e descrições detalhadas. E tendo em vista essa complexidade, bem como os impactos de uma classificação errônea, a Receita Federal mantém um atendimento exclusivo para resposta oficial a consultas sobre classificação fiscal de mercadorias, cujos procedimentos são regidos pela Instrução Normativa SRF nº 740/2007. O processo de resposta da RFB, no entanto, tende a ser bastante moroso. Tendo em vista essa realidade, questionamos às empresas se elas já efetuaram alguma consulta à Receita Federal e, nos casos afirmativos, qual foi o tempo para obterem a resposta. Como é possível verificar no gráfico abaixo, 73% das empresas nunca realizaram consultas à RFB. Entre os que realizaram, a maior parte, 17%, conseguiu a resposta em menos de 1 ano. Para 1% das empresas, no entanto, foi necessário aguardar mais de 4 anos. 16
NF-e com NCM incompleta Uma das questões levadas às empresas teve o objetivo de saber se elas já receberam Notas Fiscais Eletrônicas NF-e de indústrias com o código NCM incompleto, com apenas 2 dígitos, ou seja, o capítulo da NCM. Esse questionamento é importante, tanto porque as indústrias são obrigadas a informar a NCM completa, como também pela importância para o adquirente poder avaliar a correta tributação do produto. Apesar da importância desta informação, 45% das empresas pesquisadas responderam que já receberam produtos com a NCM incompleta. Por esta única falha essas indústrias já estão sujeitas a penalidades no âmbito da legislação do ICMS. 17
Nível de segurança do cadastro de materiais Diante de todos os questionamentos feitos, era necessário saber como as empresas avaliavam o nível de segurança do cadastro de materiais. Para tanto, pedimos para as empresas pesquisadas apresentaram uma nota, entre 1 a 10, para seu cadastro de materiais. A maior parte das empresas, o que corresponde a 35%, avaliou o cadastro com nota 8. Apesar de não possuírem um processo de qualidade, acreditam que o cadastro esteja em boa qualidade. 11% das empresas, por sua vez, avaliaram como nota 3 ou 4 o cadastro, pois reconhecem que têm muitos problemas. Para 4% das empresas, a nota do cadastro foi 1 ou 2, pois esse assunto já é um grande problema. 18
Revisão geral das NCM Sabendo que a relação de códigos da NCM não é estática e que em 2012 passamos a ter uma nova tabela de NCM, com cerca de 12% de mudanças em relação à anterior, questionamos há quanto tempo as empresas não executavam uma revisão geral das NCM. 24% das empresas responderam que fizeram uma revisão geral há menos de 6 meses. 31% das empresas, no entanto, responderam que nunca executaram uma revisão da classificação fiscal do cadastro de materiais, algo bastante preocupante. 19
Conclusões A classificação fiscal de mercadorias é fundamental, tanto na aplicação da legislação tributária quanto aduaneira. Todavia, por ser uma ciência complexa, resulta em inúmeras dúvidas e erros por parte das empresas. Como foi constatado, 95% das empresas já tiveram dúvidas quanto à correta classificação fiscal. Um dado também alarmante foi saber que 33% das empresas já tiveram problemas em decorrência da adoção de códigos incorretos, número este que tende a crescer, com o uso pelo Fisco dos dados do SPED. Apesar do esforço que uma revisão do cadastro de produtos pode exigir da empresa, não há dúvidas de sua importância e dos reflexos positivos que isso terá, seja reduzindo o risco fiscal ou mesmo a carga tributária, como ocorreu com 20% das empresas entrevistadas. Para compreensão dos resultados desta pesquisa, elaboramos o quadro a seguir, com as questões apresentadas às empresas e as resposta de maior percentual para cada questionamento. Nº Questão Resposta % 01 Qual o ramo de atividade da sua empresa? Comércio 38% 02 03 04 Qual o tamanho (quantidade de itens) do seu cadastro de materiais (insumos, produtos, etc.)? Quantas NCM diferentes são usadas em relação a esses produtos? Você já teve dúvidas com a correta classificação fiscal (códigos de NCM) de algum material que você adquire, produz ou comercializa? 05 Como você resolve as dúvidas com códigos de NCM? 06 07 08 09 10 Você confere as NCM adotadas por seus fornecedores? Quando identifica que seus fornecedores adotam códigos incorretos de NCM, sua empresa: Sua empresa já teve problemas em decorrência da adoção de códigos incorretos? Sua empresa já alterou o código de NCM adotado em relação a algum produto? Caso sua empresa já tenha alterado o código de NCM adotado em relação a algum produto, isso representou: 0 a 1.000 36% 0 a 100 45% Sim 95% Realiza consulta na internet 54% Sim 51% Adota o código correto e comunica o fornecedor 52% Não 67% Sim 60% Nunca alteramos nenhum código 36% 20
11 12 13 14 15 16 Sua empresa já teve problemas em processos de importação em decorrência da NCM adotada? Sua empresa já foi autuada em decorrência da utilização de uma NCM incorreta? Sua empresa já realizou consulta à RFB, qual foi o prazo para conseguir a resposta? Você já recebeu Notas Fiscais Eletrônicas NF-e de indústrias com o código de NCM incompleto (apenas 2 dígitos, ou seja, o capítulo da NCM)? Se você tivesse de avaliar o nível de segurança de que seu cadastro de materiais está corretamente classificado, que nota você daria? Há quanto tempo sua empresa não executa uma revisão geral das NCMs do cadastro de materiais? Não 80% Não 91% Nunca realizamos consulta à RFB 73% Não 55% Nota 8 não temos processos de qualidade, mas acredito que meu cadastro esteja com boa qualidade; Nunca executamos uma revisão da classificação fiscal do cadastro de materiais. 35% 31% 21