Princípios fundamentais dos Sistemas de Informação: introdução, sistemas e níveis organizacionais e as TICs Prof. MSc Hugo Vieira L. Souza
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Agenda Introdução aos níveis organizacionais Infraestrutura organizacional: conceito e motivação; Níveis organizacionais: estratégico, gerencial e operacional; Empresa x Organização: características globais e locais; Processos organizacionais Processos e rotinas administrativas; Modelo de Negócio e Processos de Negócio; Áreas de gerenciamento organizacionais; Tecnologia da Informação Introdução aos Sistemas de Informação: fundamentos e conceitos Sistemas de Informação e Logística: conceito e motivação Tecnologias de Informação e Comunicação: TICs e o mercado; Referências
Introdução aos níveis organizacionais Vamos começar a estudar a partir das próximas aulas vários conteúdos que abrangem uma visão crítica acerca da formação e configuração das empresas e organizacionais que temos atualmente no mercado; Diante do entendimento do que possa ser expresso como organização, processos, tecnologia, dentro outros termos comuns que iremos falar, e conhecer aos poucos nesta unidade, estarão alguns fatores importantes a serem abordados, tais como sistemas, mídias e informação, fundamentais para a integração dos mecanismos atuais de crescimento e expansão; Portanto, é importante que todos se dediquem, exigindo de si próprios uma concepção acerca das novas ideias que iremos traçar, tendo como norte de partida as técnicas, regras e conhecimentos contábeis, integrados as ferramentas e métodos provindos da sistematização e informação;
Introdução aos níveis organizacionais Sabemos que o surgimento de uma empresa é provindo de uma combinação de fatores importantes alinhados. Dentre estes fatores, podemos citar: Formalização de uma ideia: a ideia é algo diferencial, percebido e tratado pelo seu idealizador, dependendo, em tese, da sua expansão para ser adotada; Planejamento de um projeto: a ideia só pode ser posta em prática, quando seu idealizador pode e consegue especificar um plano [simples ou não] de execução. Isso significa dizer que não basta termos uma ideia, mas também, um foco de como a mesma poderá ser desempenhada; Analise ambos os pontos citados e observe que larga parte destas decisões envolvem os donos, diretores ou pessoas influentes de uma empresa. Quando temos um nível de abrangência, que justamente aborda estes aspectos, dizemos que estamos falando do nível estratégico;
Introdução aos níveis organizacionais O nível estratégico é aquele que fica no topo da pirâmide estrutural da empresa [veremos em breve]. É possível perceber, que todas e quaisquer empresas estão estruturas em vários níveis, obtendo como foco aplicar as ideias que são propostas por suas lideranças, que também podem ser CEOs, líderes, acionistas ou até mesmo investidores; Outra característica fundamental do nível superior de uma empresa é que todos os riscos possíveis e decisões estão subsidiadas aos seus componentes. Imagine que as ações são desencadeadas apenas pelos profissionais deste nível, mas que que efeito pode ser denotado por todos dos demais níveis; O nível gerencial, também conhecido como tático, é aquele que fica abaixo na hierarquia organizacional, mas que exerce um papel fundamental ao ter como propósito condensar as ideias e ações estratégicas em operações;
Introdução aos níveis organizacionais As operações compreendem os processos, atividades e tarefas, estruturas fundamentais pelos quais as empresas estão configuradas para que possam reportar um funcionamento eficaz; Neste segundo nível atuam gerentes, líderes de projeto e demais papéis que tem como responsabilidades: Avaliar as diretrizes e a capacidade de trabalho da empresa, mediante aos projetos que podem ser desenvolvidos; Avaliar as limitações, considerando aspectos estruturais [infraestrutura física], pessoais [mão-deobra], além de tempo, custos, e outros fatores que influenciam nas ações das empresas; Atuar como um facilitador, integrando a alta cúpula da empresa aos funcionários de operações; Portanto, observe que o trabalho e o esforço empenhados por um gerente não é algo simples a ser realizado, visto que o mesmo serve com elo de ligação entre as ideias e a rotina de trabalho pesada das empresas;
Introdução aos níveis organizacionais O terceiro nível de uma empresa é conhecido como nível operacional. Este nível é caracterizado pelo fato de que os profissionais atuam seguindo instruções que já são definidas pelos gerentes, seguindo uma ordem, processo ou ciclo de repetitividade para que possam ser desempenhadas; O nível operacional, é típico por ser composto por profissionais que exercem atividades de produção, elaboração de serviços, dentre outros trabalhos que buscam alcançar resultados previamente estimados; Desta forma, um dos objetivos principais dos operadores é atingir o máximo de desempenho e resultados, tendo como base um conjunto de metas traçadas; Podemos concluir, inicialmente que uma empresa:
Introdução aos níveis organizacionais Nesta visão hierárquica, uma empresa é uma espécie de pirâmide, em que em um primeiro momento pode-se observar que é composta por uma estrutura similar a um organograma Visão vertical; Entretanto, algo importante a ser considerado é que em cada nível torna-se necessário configurar os processos locais para garantir a retroalimentação entre os demais níveis Visão horizontal; Além de que, em cada nível há processos que podem ser mapeados ou rastreados a um ou grupos de processos que estão em níveis espaçados. O que isto significa? Um processo estratégico pode abranger dois gerenciais e um operacional; Uma área de gestão pode abranger duas gerenciais e uma operacional; Cada processo pode conter atividades dependentes entre os níveis; Vamos observar melhor na seguinte figura:
Introdução aos níveis organizacionais Estrutura organizacional de uma empresa; [1]
Introdução aos níveis organizacionais A especificação e configuração dos níveis a infraestrutura organizacional. A infraestrutura consiste na identificação de todos os níveis, arcabouços, processos, atividades, procedimentos, etc. que compõem a formação das instituições que postulam produtos, serviços ou resultados afins; Vamos entender melhor? Observe a seguinte figura: [2]
Introdução aos níveis organizacionais Algo que também precisamos entender e saber diferenciar está relacionado aos conceitos de empresa e organização. Entendam que ambos os termos são fundamentais para a aquisição de sistemas de informação, algo que estudaremos em breve, obtendo como principal diferença: A empresa: é uma instituição, que compreende todo o escopo que falamos nos slides anteriores, estando bem definida e estruturada para alcançar a prestação de um serviço ou produto; A organização: é um conglomerado de empresas, ou apenas uma empresa, que subsidiam um conjunto de associações de produtos e serviços, formando uma cadeia de processos e atividades que se complementam com um objetivo maior; Vejamos o seguinte exemplo: Uma loja de fast food é formada por uma associação de empresas que se complementam;
Introdução aos níveis organizacionais Vendo o exemplo que falamos sobre a lanchonete de fast food, percebe-se que a integração e a colaboração são fatores fundamentais para a obtenção do sucesso; Tanto o primeiro, quanto o segundo fator, exigem que os profissionais decomponham corretamente os processos da empresa. Entretanto, também se torna de extrema importância que entendamos como os processos podem ser classificados; A abordagem dos processos, em um contexto organizacional, releva princípios e regras importantes. Os objetivos pela qual o processo é criado, sua abrangência, dentre outras características são representadas considerando como áreas de aplicação nas empresas: Gestão: consiste nos processos/grupos de processos da gestão empresarial; Negócios atividades de fluxo e comunicação, que podem ou não incluir os processos de gestão Melhoria: consiste nos processos que buscam obter ou medir a qualidade;
Processos organizacionais Os processos de gestão também são conhecidos como rotinas ou rotinas administrativas. Esta categoria de processos é abrangente, e pode ser renomeada de acordo com o modelo de gestão ou ciclo de gestão, que pode reportar vários mecanismos para que as empresas tenham uma visão bem elaborada da sua infraestrutura; Podemos citar como alguns modelos que especificam requisitos e modelos de gestão focadas com o uso de processos: Gestão e Qualidade Modelos de Qualidade e Sistematização: ISO 9001; Gestão e Qualidade Modelos de Qualidade Ambiente: ISO 14001; PDCA: ciclo de vida que busca integrar a repetitividade e avaliação dos processos; Kaizen: ciclo de boas práticas para a melhoria contínua de processos;
Processos organizacionais Outro segmento [tipo] comum de processos a serem adotados pelas empresas respalda não somente a gestão, mas o conhecimento e o entendimento acerca de seus negócios; Desta forma, da mesma forma que temos processos de gestão organizacionais, temos processos que podem denominados como processos de negócio; Os processos de negócio são aqueles que buscam delimitar os procedimentos e atividades relacionadas para proverem um serviço ou produto obtendo como foco o cliente. Na prática, os processos de negócio são entidades comuns, complexas e que precisam serem bem descritas para que possam representar corretamente um conjunto de fatores, estando dentre eles ações provenientes do marketing, vendas, contabilidade, etc.;
Processos organizacionais [3] Processos de Negócios e ativos a serem geridos;
Processos organizacionais Os processos de negócio são especificados baseados em um Modelo de Negócios. O Modelo de Negócios pode ser conceituado como um conjunto de regra que policiam todo o escopo de um projeto ou de uma infraestrutura organizacional para que as empresas possam atuar na produção de um serviço ou produto; O modelo abrange vários componentes, variando desde os mais simples aos mais complexos. Em tese, um modelo básico de negócios contém pelo menos: Plano de implementação, conhecido como Plano de Negócios, responsável por elencar todas as operações que podem ser desempenhadas para o fornecimento de um produto ou serviço; Regra de negócio, que aborda todas as diretrizes e limitações, além das políticas de expansão do negócio [visão, missão, objetivos, etc.]; Especificação do arcabouço dos processos de negócios: consiste na diagramação e numeração dos processos que compõem a regra de negócio;
Processos organizacionais Quando a organização é estruturada por processos mais complexos, que exigem uma certa atenção em relação a sua formação, os profissionais precisam tomar algumas medidas importantes para garantir que as ações que poderão gerar resultados satisfatórios; Isso se deve ao fato de que o crescimento de uma empresa demanda a estipulação de processos e de uma gestão direcionada. E o que significa isso? Imagine que em uma empresa de um porte considerado instável, haverão processos que abordarão: Pessoas: os componentes que atuam nos níveis organizacionais estratégico, gerencial e operacional; Processos: em todos os níveis são compactuados atividades e tarefas; Projeto: engloba todos os projetos organizados por processos e idealizados por pessoas; Portanto, como podemos garantir que a ordem e a coesão sejam adquiridas?
Processos organizacionais As áreas de conhecimento são variações acerca de grupos de processos que focam e tem como objetivo prover uma abordagem voltada para o gerenciamento e para a denominação de fluxo, hierarquia e demais aspectos que estruturam uma empresa, considerando os fatores de projeto, pessoas e processos; As áreas podem variar de empresa para empresa, não tendo um padrão para que possam ser guiadas. Isso significa que cada empresa pode abranger o que considera como suficiente para garantir um crescimento plausível; Além disso, cada área pode focar um direcionamento específico, desde que estejam classificados dentre um dos seguintes grupos, como podemos ver no próximo slide:
Processos organizacionais Gerenciamento/Gestão de integração: aborda a preparação da empresa acerca de um estudo de viabilidade para a implementação de mudanças; Gerenciamento/Gestão do escopo: aborda o estudo e o gerenciamento da infraestrutura da empresa, desde fatores considerados técnicos quanto não técnicos; Gerenciamento/Gestão de tempo do projeto: o tempo é dinheiro. Esse é um slogan considerado como mandamento para os profissionais exercerem um papel diferencial acerca do planejamento do cronograma; Gerenciamento/Gestão de custos do projeto: os custos precisam ser levados a sério, pois quase tudo em uma empresa está relacionado a gestão e ao capital de investimentos financeiro; Gerenciamento/Gestão da qualidade do projeto: a qualidade busca atingir níveis de excelência implícitos e explícitos mediante as demandas do cliente;
Processos organizacionais Gerenciamento/Gestão de Recursos Humanos: corresponde a atuação de profissionais para que possam tangenciar e qualificar a mão-obra de sua empresa, tano em aspectos técnicos quanto não técnicos; Gerenciamento/Gestão da comunicação: corresponde ao conjunto de estratégias para monitorar e estipular as ações acerca da comunicação. É uma das áreas mais importantes a serem tratadas pela empresa; Gerenciamento/Gestão de riscos: corresponde a análise dos possíveis eventos previsíveis ou não, sendo benéficos ou não, com as ações desempenhadas pelas empresas; Gerenciamento/Gestão de aquisições: corresponde as estratégias de aquisição de insumos para facilitar a operacionalização dos procedimentos da empresa;
Processos organizacionais [4] Exemplo das áreas de conhecimento, segundo o PMBoK;
Tecnologia da Informação Quando as empresas adotam medidas que auxiliam o uso de novas ferramentas métodos e demais mecanismos que possibilitam a inovação em seu funcionamento, muitos destes recursos são provindos da tecnologia; Isso significa dizer que o funcionamento da empresa deixa de ser/passa a ser: Mecanizado/Manual: são os procedimentos considerados artesanais ou sem o uso de recursos avançados para a produção de informação ou compartilhamento de dados nas ações que podem ser desempenhadas; Automação/Informatização: são os procedimentos que utilizam todos os meios que fornecem técnicas, ferramentas e mecanismos que fazem uso de recursos computacionais para que as ações possam ser realizadas; Quando adotamos este processo de conversão de procedimentos artesanais e utilizamos mecanismos computacionais, consideramos que a empresa adota o que podemos denominar como Tecnologia da Informação;
Tecnologia da Informação A Tecnologia da Informação abrange vários aspectos que englobam a produção, processamento e compartilhamento da informação. A produção da informação está remetida a todo um conjunto de possíveis tipos de dados que podem ser gerados com ferramentas, gramáticas e demais tecnologias que surgem no dia-a-dia e são utilizadas pelas empresas; O processamento é a atividade fundamental que caracteriza a T.I., abreviatura do termo. Os software são o exemplo, disso, sendo conceituados como soluções digitalizadas para as demandas e problemas dos clientes; O compartilhamento e o gerenciamento da informação são dois aspectos importantes. Considerando que a T.I. fornece inúmeras vantagens para torná-la como uma peça-chave em uma organização, podemos considerar que seu uso é um diferencial para o mercado competitivo e globalizado como o atual;
Tecnologia da Informação Quando a T.I. proporciona que as empresas obtenham soluções inteligentes com o uso de suas técnicas, e que, a partir de uma análise de um cenário aborda fatores considerados funcionais [técnicos] e não funcionais [políticas], estamos falando dos Sistemas de Informação; Um Sistema de Informação é um sistema que envolve o desenvolvimento de aplicativos, considerando como fatores fundamentais para a realização desta atividade a integração de pessoas, clientes, métodos, dentre outros fatores relevantes para que os processos manuais se tornem automatizados com o uso de computadores e tecnologias afins; Na prática, um sistema de informação pode ser representado não apenas por um software, mas por um conjunto de ferramentas complexas, adotadas pelas empresas para que abordem a gestão, os negócios, ou, caso preciso, todo o escopo empresarial, desde a produção até a gestão organizacional:
Tecnologia da Informação [5] Integração dos Sistemas de Informação a uma infraestrutura organizacional;
Tecnologia da Informação A evolução dos Sistemas de Informação seguir gradativamente ao longo dos anos. Para a área de negócios, mais especificamente, o desenvolvimento das tecnologias alavancou várias mudanças na configuração das empresas, culminando na mudança de comportamento, hábitos e até mesmo nas estratégias de mercado; Algumas das principais contribuições que impulsionaram o uso destas tecnologias podem ser listadas como: Mudança nos moldes para elaboração dos modelos de mercado, principalmente de negócios, e nas regras de funcionamento; Melhoria e fluidez dos processos, em várias instâncias, administrativas, operacionais, de produção, de certificação, além claro, da infraestrutura organizacional; Simplificação de muitas atividades e objetividade na comunicação. Demais áreas de gestão foram beneficiadas como estudarmos mais a frente; Podemos observa uma cronologia mais detalhada no slide posterior:
Tecnologia da Informação Planejamento de recursos empresariais e inteligência de negócios: 2000-2010 Exploração de dados e visualização de dados de aplicativos de interface comum em toda a empresa, gestão de relacionamento, gestão da cadeia de suplementos Comércio e negócios eletrônicos: 1990-2000 Sistemas de comércio e negócios eletrônicos com base na internet. Empresas habilitadas pela web e operações de negócios eletrônicos globais e e-commerce na internet, em intranet e outras redes Suporte estratégico e ao usuário final: 1980-1990 Sistemas de computação do usuário final. Sistemas de Informação executiva. Sistemas especialistas. Sistemas de Informação Estratégicos. Apoio a Decisão: 1970-1980: Sistemas de Apoio à decisão. Apoio ad hoc interativo ao processo de tomada de decisão competitiva Relatório gerencial: 1960-1970: Sistemas de Informação Gerencial. Relatórios gerenciais de Informação pré-especificadas para apoio à tomada de decisão. Processamento de dados: 1950-1960: Sistemas de processamento eletrônico de dados. Processamento de transações, registro e aplicativos contábeis tradicionais. Os papéis crescentes dos S.I. nos negócios e administração [5];
Tecnologia da Informação Várias tecnologias surgiram ao longos dos anos e foram fundamentais para a evolução das demais áreas de conhecimento, dentre elas, a administração, como pudemos ver no slide anterior; Os sistemas de informação foram classificados, como veremos nas próximas aulas, e alinhados as demandas emergenciais e diretrizes das empresas, baseados nas mudanças que transcorreram ao longo dos anos com o fortalecimento da automatização da informação; Outro segmento que surgiu, e também evoluiu, foram as Tecnologias da Informação e Comunicação. As TICs, como são conhecidas, são ferramentas, métodos e tecnologias que facilitam justamente a automação da informação, focando a reprodução das mesmos pelos meios digitais, dentre sites, blogs, redes sociais, etc.;
Tecnologia da Informação E qual a diferença entre as TICs e os Sistemas de Informação? Os sistemas de informação buscam fatores organizacionais, focados para gestão e integração empresarial; Os sistemas de informação abordam tecnologias adjacentes de vários segmentos, e, de certa forma, que exigem conhecimento dos processos e do funcionamento das empresas, e sua configuração; As TICs buscam a integração das empresas com os clientes, apesar, de que, os sistemas de informação podem desenvolver os meios necessários para prestar este apoio; As TICs estão presentes em vários níveis das empresas, que funcionam como tecnologias que compartilham informações; Para concluirmos nossa primeira aula sobre os Sistemas de Informação, é importante que todos saibam que a evolução organizacional, em fatores de melhoria na qualificação das pessoas e de seus papéis, dependeram em tese de toda esta teoria que vimos nos slides. Veremos mais a seguir em que aspectos a informação e sua devida gestão contribuíram para isto;
Referências [1] MITH. Foto-reprodução Os três níveis organizacionais. Disponível em < http://www.mith.com.br/ themes/site_themes/default_site/upload/artigos/fig08_artigos_3niveis.jpg > Acesso em 19 ago. 2014 [2] PAGANO, Robin. Ambiente de competição: fatores internos. Foto-reprodução pública. Disponível em: < http://blog.intelligentia.com.br/ambiente-de-competicao-fatores-internos/ > Acesso em 19 ago. 2014 [3] SOF Informática. Foto-reprodução pública. Disponível em: < http://www.sof.com.br/ processos_negocios.html > Acesso em 20 ago. 2014 [4] SOFT EXPERT. Foto-reprodução pública. Disponível em: < http://www.softexpert.com.br/normapmbok.php > Acesso em 20 ago. 2014; [5] BRIAN, J. A.; MARAKAS, G.; Administração de Sistemas de Informação. 15ª ed. McGraw Hill, 2012;