1 de 9 PUBLICAÇÕES MACROPROCESSO MARKETING E PROCESSO PUBLICAÇÕES - PUBLICAÇÕES 1. OBJETIVO... 2 2. ABRANGÊNCIA... 2 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS... 2 4. PROCEDIMENTOS... 2 4.1 DEFINIÇÃO DO SERVIÇO E SUA ABRANGÊNCIA...3 4.2 CALENDÁRIO DAS PUBLICAÇÕES...4 4.3 DESENVOLVIMENTO...4 4.3.1 REVISTAS...4 4.4 INFORMATIVOS...5 4.4.1 Mix Legal...5 4.4.2 Economix...5 4.4.3 Tome Nota e Veredicto...6 4.5 ENVIO PARA GRÁFICA...6 4.6 DIVULGAÇÃO...6 5. REGISTROS...6 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO... 6 7. ANEXOS... 9 Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição CRISTINA ABREU ANTONIO CARLOS BORGES DIRETORIA EXECUTIVA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1
2 de 9 1. OBJETIVO Estabelecer procedimentos para a produção das publicações impressas, mensais e bimestral, da FecomercioSP. A distribuição física e venda de propaganda nas revistas ou nos informativos não estão incluídas no sistema de Gestão da Qualidade da FecomercioSP. 2. ABRANGÊNCIA Este documento se aplica às revistas Conselhos e Comercio & Serviços e aos informativos Mix Legal, Economix, Tome Nota e Veredicto. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS PROC. 02 Controle de Documentos; PROC. 03 Controle de Registros; AT. 01 Produção de Conteúdo Técnico; SUP. 01 Aquisição; SUP. 02- Seleção, Avaliação e Reavaliação de Fornecedores. 4. PROCEDIMENTO E CONCLUSÃO 4.1 DEFINIÇÃO DO SERVIÇO E SUA ABRANGÊNCIA Revista Conselhos: A publicação analisa os grandes temas da atualidade, identifica e aponta inquietações de empresários e apresenta tendências. Seu objetivo é embasar a elaboração de estratégias e a tomada de decisão dos líderes das organizações. Seu público-alvo é formado por presidentes de grandes empresas, jornalistas, políticos, pesquisadores, professores e membros da sociedade civil. Com periodicidade bimestral e tiragem de 15 mil exemplares, suas reportagens refletem os debates promovidos pelos Conselhos da FecomercioSP e por convidados altamente qualificados. A publicação traz também entrevistas com executivos de companhias líderes de mercado. 2
3 de 9 Revista Comércio & Serviços (C&S): Há uma década consolidada como referência informativa, a revista traz dicas para os pequenos e médios empresários, apresentando novidades, possibilidades de mercado, melhores práticas, tendências e dicas para aumentar a rentabilidade das empresas. Nela são abordados os mais diversos temas, como atuação em mercado de nichos, comércio pelas redes sociais, aproveitamento da queda de juros e contratação de pessoas da terceira idade. A revista tem tiragem de 25 mil exemplares e periodicidade bimestral. Mix Legal Impresso: A publicação impressa visa divulgar o parecer e/ou orientações da Entidade sobre questões jurídicas que interferem no dia a dia dos empresários associados aos sindicatos filiados à FecomercioSP, advogados, acadêmicos e gestores públicos. Com tiragem de 10 mil exemplares, a publicação é produzida mensalmente abordando leis, anteprojetos de lei e/ ou projetos de lei que tramitam na Câmara ou no Senado, com temas no âmbito do direito, segurança e administração pública nas esferas municipal, estadual e federal. Economix Impresso: Publicação com notícias e análises sobre a economia brasileira. Destinado a comerciantes e prestadores de serviços do Estado de São Paulo, o objetivo do Economix é contribuir para a melhoria da gestão dos negócios e para a compreensão do ambiente micro e macroeconômico brasileiro. O boletim impresso traz dicas e informações para empresários de companhias de pequeno porte. A publicação, com tiragem de 10 mil exemplares, aborda temas econômicos que apresentam questões relacionadas a investimentos, negócios, exportação, importação, privatizações e assuntos do mundo empresarial. Tome Nota: Dedicado a temas de interesse de contabilistas e sindicatos ligados à FecomercioSP, o boletim Tome Nota, com tiragem de 25,2 mil exemplares, é divulgado mensalmente para todo o Estado de São Paulo. A distribuição é realizada em parceria com o Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas no Estado de São Paulo (Sescon). As resenhas explicam temas como regularização das contribuições sindicais, impostos e regras de contratos de trabalho, além de disponibilizar indicadores, cotações e a agenda tributária do mês. A publicação auxilia na gestão da contabilidade e na orientação de boas práticas para as empresas. Veredicto: Distribuído bimestralmente para o judiciário trabalhista, o boletim Veredicto é um importante veículo de análise das relações entre capital e trabalho e visa estimular as entidades sindicais, profissionais e econômicas, em todos os graus, além de valorizar a Justiça do Trabalho no apontamento de novos caminhos para o enfrentamento dos enormes desafios vividos hoje nesse campo. Assuntos como a obrigatoriedade das contribuições sindicais para obtenção de licenças e na participação de licitações, a importância do Repis, a arbitragem nos conflitos individuais de trabalho e a contribuição previdenciária sobre o lucro distribuído aos sócios são os temas trabalhados por essa publicação. O boletim também apresenta artigos escritos por 3
4 de 9 destacados membros dos conselhos da FecomercioSP, que possuem uma visão especializada e perspectivas isentas e objetivas. Essa publicação tem tiragem de 5 mil exemplares. 4.2 CALENDÁRIO DAS PUBLICAÇÕES O calendário anual das publicações - com os prazos para entrega dos temas e/ou textos, aprovações, envio à gráfica e divulgação - é desenvolvido anualmente pela agência contratada, encaminhado para aprovação da área de Comunicação e para conhecimento da área de Marketing. Uma vez definido o calendário cabe á área de Comunicação encaminhá-lo ao Núcleo de Suprimentos para que o mesmo possa fazer a cotação e contratação da gráfica, segundo SUP. 01 e SUP. 02. O cronograma aprovado é disponibilizado em pasta na rede da Comunicação e também será encaminhado à Assessoria Técnica para conhecimento e para que os prazos para entrega de conteúdo para as publicações sejam seguidos (ver AT. 01). Em caso de atraso, a Comunicação e/ou o Marketing entrarão em contato com a área responsável. 4.3 DESENVOLVIMENTO 4.3.1 Revistas A cada dois meses, a equipe de jornalismo da agência contratada define as pautas que serão trabalhadas nas revistas Conselhos e Comércio & Serviços. Essa seleção é baseada nos temas e nos assuntos de interesse do público-alvo, tendo em vista o foco da edição de cada revista. Após essa definição, as pautas são encaminhadas à Comunicação para a validação dos temas e apoio para o início da produção, caso necessário. Quando a pauta sugerida não atender aos requisitos da publicação a Comunicação solicitará a correção para agência que deverá mandar a nova pauta para aprovação. Caso a pauta aprovada se torne inviável, a agência propõe outra e informa a Comunicação. A relação final, com todas as pautas trabalhadas, deverá ser registrada no diretório de Comunicação. Após a aprovação, a pauta é disponibilizada em pasta na rede da Comunicação, e a agência contratada inicia a produção do conteúdo para a respectiva publicação, como matérias, reportagens, notas e fotografias. Após esse processo, a agência faz a edição, revisão, diagramação dessas publicações e encaminha o material para impressão conforme item 4.5. 4
5 de 9 Caso ocorra algum erro de diagramação que comprometa o conteúdo, como por exemplo informação pela metade, erro em citações, entre outros, será feito uma errata na próxima edição da revista. Nota 1: O Projeto Gráfico das publicações é perene e raramente sofre alterações, os arquivos das versões validas de cada publicação estão disponíveis na rede M:\REVISTAS FECOMERCIO\PROJETOS GRÁFICOS PUBLICAÇÕES. Alterações totais ou parciais do projeto podem ser geradas pelo Marketing ou pela agência contratada, visando um melhor posicionamento da marca e maior destaque do produto, com o objetivo de garantir uma produção moderna. Essas alterações acontecem com base em conversas e reuniões entre marketing e agência e que não constam no sistema de Gestão da Qualidade da FecomercioSP. 4.4 INFORMATIVOS 4.4.1 Mix Legal A Assessoria Jurídica encaminha os temas e as análises técnicas dos assuntos que serão trabalhados para a Comunicação, para que esta avalie se as indicações atendem aos pré-requisitos da publicação, conforme procedimento AT. 01 - Produção de Conteúdo Técnico. Caso contrário, a Comunicação solicita a substituição do mesmo. Após essa verificação os temas são encaminhados à agência que irá produzir os textos e devolvêlos para Comunicação aprová-los. A Comunicação encaminhará todos os textos à Assessoria Jurídica para análise e aprovação. Caso a Assessoria note alguma necessidade de adequação cabe a área informar a Comunicação para os devidos ajustes. Todos os textos aprovados são enviado à agência pela Comunicação para que a empresa termine a edição, revisão e diagramação desse material. 4.4.2 Economix A Assessoria Econômica encaminha sugestões de temas que serão trabalhados para a Comunicação avaliar se as indicações atendem aos pré-requisitos da publicação, conforme procedimento AT. 01 - Produção de Conteúdo Técnico. Caso contrário, a Comunicação solicita a substituição do mesmo. Após essa verificação, os temas são devolvidos à assessoria para a produção dos textos pelos economistas. Todos os textos produzidos são enviados para a agência pela Comunicação para que a empresa termine a edição, revisão e diagramação desse material. 4.4.3 Tome Nota e Veredicto 5
6 de 9 A Assessoria Jurídica encaminha todos os textos à Comunicação, conforme procedimento At. 01 - Produção de conteúdo Técnico. A Comunicação irá enviar o material à agência que é responsável pela edição revisão e diagramação desse material. Aprovação Final dos Informativos O material diagramado é encaminhado à Assessoria Técnica, pela Comunicação, para a última aprovação. Assim que aprovado, a publicação segue para a impressão, conforme item 4.5. Se for necessário algum ajuste, que não envolva conteúdo, o mesmo será feito pela agência e encaminhado diretamente à impressão. A evidência da aprovação é o arquivo na biblioteca Link, no site Institucional da FecomercioSP ou Programa Relaciona. O e-mail com a aprovação final deverá ser armazenado no diretório de Comunicação, para fins de consulta e verificação de quem aprovou os textos. 4.5 ENVIO PARA GRÁFICA Com as publicações prontas e/ou aprovadas, a agência encaminha os arquivos das revistas à gráfica e os arquivos dos informativos a Suprimentos, que é responsável pelo envio dos informativos para a gráfica. A gráfica contratada faz uma impressão da prova de todas as publicações, as quais são direcionadas à agência, para verificação de possíveis falhas na edição. Se não houver nada a ser alterado, a agência assina a prova e autoriza a gráfica a realizar as impressões. Caso ocorra algum erro, a agência aponta os ajustes necessários na publicação teste, realiza os acertos e envia o novo arquivo à gráfica, para que a edição seja impressa conforme o número de tiragem. 4.6 DIVULGAÇÃO Com as impressões concluídas, as revistas e os informativos são direcionadas à distribuição e também à divulgação nos portais da FecomercioSP (Institucional e Programa Relaciona) por meio do site ISSUU (plataforma de armazenamento online) que facilita o download, e na biblioteca Link. Além disso, a revista Conselhos também é disponibiliza em um aplicativo para Iphone. Cabe a agencia contratada a disponibilização online de todas as publicações impressas. 6
7 de 9 5. REGISTROS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Cópia de Segurança Descarte Projetos gráficos - aprovados M:\REVISTAS FECOMERCIO\PROJ ETOS GRÁFICOS - PUBLICAÇÕES Nome e data Permanente Sim Não aplicável Calendário G:\Assessoria de Comunicação\Calen dário das Publicações Nome e data 1 ano Sim Arquivo morto Pautas das revistas - aprovadas G:\Assessoria de Comunicação\Revis tas FecomercioSP\Paut as - 2014 Nome e data Permanente Sim Não aplicável Aprovação das Publicações - Informativos G:\Assessoria de Comunicação\Apro vação das Publicações - Informativos Nome e data Permanente Sim Não aplicável Publicações aprovadas divulgadas Biblioteca Link Site Institucional e/ou Programa Relaciona Acesso liberado Título, Data e Assunto. Título, Data e Assunto. Permanente Sim Não aplicável Permanente Sim Não aplicável 7
T1 T2 Gestor: 8 de 9 Aplicativo para Iphone (*Revista Conselhos) Acesso liberado Título, Data e Assunto. Permanente Sim Não aplicável 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários 1.0 01/10/2014 Edição Inicial. Inclusão no item 4.2 da disponibilização do cronograma em pasta na rede da Comunicação; 2.0 01/11/2014 Inclusão no item 4.3.1 da disponibilização da pauta em pasta na rede da Comunicação; Inclusão no item 4.4.3 - A evidência da aprovação é o arquivo na biblioteca Link, no site Institucional da FecomercioSP ou Programa Relaciona ; Inclusão das Pautas das Revistas Aprovadas na Tabela de Registro. 3.0 27/11/2014 1. Melhor detalhamento sobre o Mix Legal Impresso, aprovação final dos informativos e envio do material para a gráfica e, 2. Inserção da aprovação final dos informativos na tabela de registro. 7. ANEXOS 7.1 Fluxograma do Processo 8 P1 Publicações FECOMERCIO SP SP1 Elaboração das Publicações Início P1