APLICAÇÃO: XRP Gestão de Frota TEMA: Processo de multas Configurações, workflow e funcionalidades ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO EM: 6 de Abril de 2015 ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO POR: Pedro Direito Escrita Digital, S.A. Rua Castilho, n.º 39, 10.º F 1250-068 LISBOA www.escritadigital.pt
ÍNDICE 1. ENQUADRAMENTO... 3 2. PROCESSO DE MULTA O QUE É?... 3 3. CONFIGURAÇÕES NECESSÁRIAS... 3 3.1 Gestão documental... 3 3.2 Entidades autuantes... 3 3.3 Classes... 3 3.4 Dados do Condutor... 4 4. O PROCESSO... 5 4.1 Os estados... 5 4.2 Criação... 6 4.2.1. Seguimento do processo Opções... 7 4.2.2. Engano Informar autoridades... 7 4.2.3. Viatura abatida Informar autoridades... 7 4.2.4. Condutor identificado Pagamento pelo condutor ou pela empresa... 7 4.2.5. Viatura atribuída Informar autoridades... 7 4.2.6. Condutor não identificado Obter dados do condutor... 8 4.3 Opções de cancelamento... 8 5. TEMPLATES DISPONÍVEIS... 8 6. RELATÓRIOS... 8 6.1 Processos em curso... 8 7. E-MAILS... 9 8. ANEXOS... 10 8.1 Templates... 10 8.1.1. Engano Informar autoridades... 10 8.1.2. Viatura abatida Informar autoridades... 10 8.1.3. Viatura atribuída Informar autoridades... 11 8.1.4. Condutor não identificado Informar autoridades... 12 www.escritadigital.pt 2/12
1. ENQUADRAMENTO Este documento descreve de forma resumida todas as funcionalidades inerentes ao processo de tratamento de multas na aplicação XRP Gestão de Frotas. Adicionalmente à informação contida neste documento, existe documentação mais detalhada e sempre atualizada na extranet do produto, disponível em www.escritadigital.pt/extranet. 2. PROCESSO DE MULTA O QUE É? Um processo de multa é uma funcionalidade que permite gerir as multas dos veículos da frota e dos utilizadores da organização, associando cada uma multa ao respetivo veículo. 3. CONFIGURAÇÕES NECESSÁRIAS Para o correto funcionamento da funcionalidade, é necessário efetuar as seguintes configurações: 3.1 Gestão documental Para proceder à configuração da gestão documental associada às multas, deve aceder ao menu Configurações> Frota> Multas> Gestão Documental. Neste ecrã, terá de colocar uma categoria que já tenha sido criada; esta categoria será usada para associar todos os documentos inseridos no processo. Dentro da gestão documental, deverá selecionar os tipos de documentos que estão inseridos na categoria criada. 3.2 Entidades autuantes Ao aceder a este ecrã, poderá adicionar as entidades que passam as multas, isto irá facilitar a criação do processo de multas na zona Entidade autuante. 3.3 Classes Neste ecrã, deverá selecionar as classes que serão utilizadas para normalizar: Motivos Documentos de identificação Estas classes são configuradas no menu Configurações> Gerais> Classes. www.escritadigital.pt 3/12
3.4 Dados do Condutor Uma vez configurados, os dados do condutor, irá permitir preencher os campos de uma forma automática, apenas selecionando o colaborador em questão. Os campos apenas serão preenchidos se a ficha do utilizador estiver preenchida com os campos que são necessários. De modo a configurar os dados do condutor terá primeiro de seguir os seguintes passos: 1. Aceda ao menu Configurações> Gerais> Campos Livres. Aqui irá criar os campos livres que mais tarde irão ser adicionados à ficha do utilizador. Terá de criar campos para Tipo de documento identificação; Número do documento de identificação; Data de Nascimento. 2. Após ter criado os campos livres aceda ao menu Configurações> Utilizadores> Pesquisar/Criar, clique em Campos Livres e adicione os campos livres que criou no passo anterior, colocando-os no estado activo. 3. Por fim, aceda ao menu Configurações> Frota> Multas> Dados do Condutor e defina quais os campos que a aplicação deve ter em conta da ficha do utilizador, apenas será possível definir os campos livres definidos no passo nº 2. www.escritadigital.pt 4/12
4. O PROCESSO 4.1 Os estados www.escritadigital.pt 5/12
4.2 Criação A criação de um processo de multa será sempre motivada por uma multa que tem como destinatário um veículo ligado à empresa. Apenas o gestor de veículos poderá criar um processo de multa. 1) Aceda ao menu Gestão> Multas. 2) Clique no botão Criar. 3) Ao clicar no botão Criar, irá aparecer um ecrã onde deve preencher todos os campos necessários para a criação do processo de multa. Caso seja uma matrícula que não pertence à frota clique no símbolo sinalizado com um círculo vermelho. 4) Preencha os dados da multa 5) Na zona Entidade autuante, poderá clicar em + e escolher a entidade através das opções que tinha configurado anteriormente ou adicioná-la no momento. 6) Na zona Ações, deverá escolher a opção que melhor se adequa a situação. 7) Caso selecione as Ações referentes ao engano e à viatura abatida não é necessário preencher o campo Utilizador Responsável. www.escritadigital.pt 6/12
4.2.1. Seguimento do processo Opções Na zona de Ações, há cinco opções possíveis, todas elas irão levar a que o processo avance de forma diferente. Engano Informar autoridades Viatura Abatida Informar autoridades Viatura Atribuída Informar autoridades Condutor identificado Pagamento pelo condutor Condutor não identificado Obter dados do condutor Os dados do condutor, quando necessários, poderão ser preenchidos pelo gestor de veículos ou pelo responsável do veículo. 4.2.2. Engano Informar autoridades Se uma multa chegar à empresa e for destinada a um veículo que não pertence à sua frota, a multa terá de ser devolvida às autoridades. A comunicação poderá ser feita por meio da impressão de um template predefinido. O processo encerra com a comunicação às autoridades. 4.2.3. Viatura abatida Informar autoridades Neste caso, o veículo já não pertence à empresa e esse facto precisa de ser comunicado às autoridades. A comunicação poderá ser feita por meio da impressão de um template predefinido e a multa será devolvida. O processo encerra com a comunicação às autoridades. 4.2.4. Condutor identificado Pagamento pelo condutor ou pela empresa Quando se consegue identificar o colaborador responsável; quando é apurada a responsabilidade do condutor, o condutor apenas tem de efetuar o upload do comprovativo do pagamento. Caso seja acordado que é a empresa a pagar, basta seguir os mesmos passos Após o envio do comprovativo, o processo é encerrado. 4.2.5. Viatura atribuída Informar autoridades Quando é identificado o condutor mas o carro já não pertence à empresa, irá ser enviado um template com os dados do responsável de modo a que as autoridades tomem conhecimento e possam contactar o responsável do veículo. Após o envio do template, o processo pode ser encerrado. www.escritadigital.pt 7/12
4.2.6. Condutor não identificado Obter dados do condutor No caso de o veículo não estar atribuído a um colaborador da empresa em particular, é necessário passar-se pelo processo de identificação do condutor junto do responsável pelo veículo. Caso o condutor seja identificado, o processo de multa pode seguir os seguintes caminhos: Os dados do condutor podem ser comunicados às autoridades. A comunicação poderá ser feita por meio da impressão do template predefinido presente no ecrã devido. A responsabilidade será, então, atribuída ao condutor. O pagamento da multa pode ser imediatamente efetuado pelo próprio condutor. O pagamento da multa pode ser efetuado por parte da empresa, caso assim seja acordado entre as partes envolvidas no processo. Caso o condutor não seja identificado, o processo de multa segue o seguinte caminho: O pagamento da multa é efetuado por parte da empresa. Após efetuar um destes caminhos, pode encerrar o processo. 4.3 Opções de cancelamento É permitido, a qualquer momento, cancelar o processo de multa pelo gestor de veículos. 5. TEMPLATES DISPONÍVEIS A aplicação dispõe de templates predefinidos que estão disponíveis para impressão de acordo com o estado do processo. Os templates disponíveis são: Comunicação às autoridades de engano Comunicação às autoridades viatura abatida Comunicação às autoridades Viatura atribuída Comunicação às autoridades Condutor não identificado Nota: Em anexo, apresentam-se os atuais modelos de templates. 6. RELATÓRIOS 6.1 Processos em curso Para consultar os processos de multa em curso dos veículos pode aceder ao Menu Relatórios> Multas. Irá ser disponibilizado um ficheiro Excel em Relatórios> Templates Resultados do qual constam informações sobre os processos dos seus veículos. www.escritadigital.pt 8/12
7. E-MAILS www.escritadigital.pt 9/12
8. ANEXOS 8.1 Templates 8.1.1. Engano Informar autoridades 8.1.2. Viatura abatida Informar autoridades www.escritadigital.pt 10/12
8.1.3. Viatura atribuída Informar autoridades www.escritadigital.pt 11/12
8.1.4. Condutor não identificado Informar autoridades Fim do documento www.escritadigital.pt 12/12