Como Implementar Projectos de Voluntariado Empresarial

Como Implementar Projectos de Voluntariado Empresarial

Como Implementar Projectos de Voluntariado Empresarial Adaptação do manual Como as Empresas Podem Implementar Programas de Voluntariado, editado pelo Instituto Ethos. Agradecemos a colaboração das entidades que trabalharam na adaptação deste documento: Alcatel BES BP Essilor Fundação PT IBM Linklaters Microsoft Santander Totta Agradecemos igualmente ao Conselho Nacional para a Promoção do Voluntariado pelo apoio técnico dado à edição deste documento. Concepção Grace Design gráfico Spirituc Impressão Gar Tiragem 3 000 exemplares Maio 2006

5 9 15 21 63 67 102 124 O desenvolvimento e a sociedade civil O voluntariado dentro e fora da empresa O voluntariado empresarial e a gestão das pessoas Como implementar programas de voluntariado empresarial Voluntariado direitos e deveres Práticas de sucesso Anexos Bancos locais de voluntariado

O desenvolvimento e a sociedade civil Escolhamos conjugar as forças criadoras da iniciativa privada com as necessidades dos desfavorecidos e as exigências das gerações futuras Kofi Annan O voluntário pode ser entendido como todo aquele que, devido à sua atitude e ao seu espírito cívico, dedica parte do seu tempo e das suas competências, de forma espontânea e desinteressada, ao serviço da comunidade. A origem histórica do trabalho voluntário está intimamente ligada à formação de uma consciência comunitária, impulsionada ou por razões sociais, ou por razões religiosas, e tem uma forte componente assistencial. Tradicionalmente, apesar da multiplicidade de organizações no âmbito da solidariedade social, podem ser destacadas as Misericórdias, as Associações de Bombeiros Voluntários e a Cruz Vermelha Portuguesa, entidades que se têm alicercado em grande medida no trabalho voluntário. Com o passar dos tempos, a diversificação da base de actividades em que se verifica o trabalho voluntário resultou em larga medida do aparecimento de uma consciência crítica e activista, cobrindo, nomeadamente, o combate à pobreza e às diferentes formas de discriminação social, o acesso à educação, à saúde e à cultura ou a intervenção no plano ambiental. Tal evolução conduziu igualmente a uma crescente organização do voluntariado, quer no domínio institucional, quer ao nível do enquadramento legal e operacional do mesmo. Com as comemorações, em 2001, do Ano Internacional dos Voluntários, por recomendação da ONU, promoveu- -se uma ampla reflexão sobre o valor da solidariedade e da vida em comunidade e a sua relevância na construção de um mundo melhor, procurando obter um maior reconhecimento, por parte dos governos e autoridades e incentivar o voluntariado. 5

Como Implementar Projectos de Voluntariado Empresarial Mais recentemente, o voluntariado assumiu uma outra forma com peso igualmente relevante e com iniciativas cada vez mais diversificadas e criativas. Associado à progressiva consciencialização de responsabilidade social por parte das empresas e instituições, públicas e privadas, estas passaram a ser responsáveis pela promoção de um leque alargado de projectos no domínio do voluntariado empresarial. E é sobre esta forma de voluntariado que nos iremos debruçar. O modo como uma empresa gere as suas relações económicas, sociais e ambientais, e o modo como se compromete com a sociedade, tem um impacto decisivo no seu sucesso. As empresas passam a encarar a sua intervenção na comunidade, não apenas, como uma obrigação social e moral estritamente conotada com acções de mecenato ou de filantropia, mas também como uma razão de ordem estratégica e de sustentabilidade a longo prazo. Cada vez mais se reconhece que a competitividade não deve estar, apenas, confinada ao preço e à qualidade dos produtos e dos serviços, ou às relações com os colaboradores e com os clientes, mas deve contribuir para a qualidade de vida, desenvolvimento da comunidade e preservação do ambiente. Em Portugal os modelos adoptados têm recolhido inspiração nos EUA e dos países nórdicos onde o envolvimento social faz parte integrante da actividade regular das empresas. Portugal tem, no entanto, desenvolvido um importante trabalho no âmbito da responsabilidade social das empresas, com um número crescente de organizações que promovem o envolvimento social, pese embora as, muitas fragilidades sociais e económicas ainda existentes. Nos últimos anos, o envolvimento social das empresas tem vindo a ocupar um lugar cada vez mais destacado no desenvolvimento do seu negócio. O envolvimento social das empresas é alicerçado em quatro princípios basilares que se cruzam e completam, e que poderemos sintetizar: Sem sociedade não há mercado; Numa sociedade desenvolvida há mais e melhor negócio; Colaboradores socialmente participativos originarão colaboradores profissionalmente mais empenhados e produtivos; Empresas socialmente responsáveis fidelizam e atraem o mercado. Há um cada vez maior entendimento que as actividades voluntárias são de importância estratégica para as empresas, pois, se por um lado, constituem um incentivo à criatividade e ao trabalho em grupo, concorrendo para alicerçar os compromissos entre a empresa, os seus colaboradores e a 6

O desenvolvimento e a sociedade civil comunidade, por outro melhoram a imagem pública da empresa e constituem um veículo para a sua divulgação. Além de financiar projectos de interesse social, as empresas devem procurar incentivar os seus colaboradores a doar tempo e trabalho e a pôr as suas capacidades e competências ao serviço da viabilização dessas iniciativas. O voluntariado, como qualquer outro programa empresarial, precisa de ser balizado por critérios de eficiência: dispor dos meios materiais e humanos necessários à sua execução e fazer a avaliação de resultados. Procurando uma definição de voluntariado empresarial que, de modo sucinto e abrangente, pudesse ser o ponto de partida para harmonizar o conceito, optamos por considerá-lo como: um conjunto de acções realizadas por empresas, ou qualquer forma de apoio ou incentivo dessas empresas que visem o envolvimento dos seus colaboradores, disponibilizando o seu tempo e competências, em actividades voluntárias na comunidade. A definição pretende, apenas, aproximar-nos do que se pretende que seja o voluntariado empresarial. Deste modo, poderá a empresa construir um projecto, definir os objectivos, ainda que estes sejam comuns aos colaboradores e às necessidades evidenciadas pela comunidade, orçamentar o projecto, definir os meios humanos e materiais a afectar, ou disponibilizar meios, equipamentos ou os próprios colaboradores que desejem servir, voluntariamente, a comunidade. Todavia, e para que o envolvimento por parte dos colaboradores seja efectivo, torna-se necessário criar espaço para que estes apresentem propostas contribuindo para desenvolver as potencialidades da empresa na área do voluntariado. Para que um projecto seja consistente é necessário que esteja em sintonia com a missão e valores da empresa, que aposte no envolvimento de todas as pessoas, passando pela gestão de topo, e que tenha por objectivo um desenvolvimento sustentado da comunidade. 7

O voluntariado dentro e fora da empresa Prática do Voluntariado Empresarial Na sequência do conceito atrás definido, o voluntariado empresarial funciona como um grande patrocinador do exercício da cidadania organizacional e social incluindo os voluntários a título pessoal. No processo de criação de um projecto de voluntariado, podem ser envolvidos directamente os colaboradores e/ou indirectamente cidadãos ligados à empresa tais como ex-colaboradores, reformados, familiares. Das motivações e opções pessoais se passará para um sentimento social de solidariedade que contribuirá para a concretização do voluntariado, de forma a criar um efeito multiplicador junto de um maior número de empresas. São encontradas, no ambiente das empresas, características favoráveis ao incentivo do trabalho voluntário. As empresas são formadas por um conjunto de indivíduos reunidos no mesmo espaço, no qual a aprendizagem e as expectativas vão para além do desenvolvimento profissional. Existe entre a empresa e o colaborador um compromisso mútuo em que a empresa enquanto organização promotora da gestão de desempenho e desenvolvimento profissional, se compromete a assegurar aos seus colaboradores, mais ou menos directamente, o desenvolvimento das competências profissionais e pessoais. Os colaboradores podem exercitá-las em actividades relacionadas com a sua profissão, ou poderão explorar áreas completamente diferentes, enriquecendo a sua experiência pessoal e profissional. O voluntariado empresarial é uma prática comum em países como Estados Unidos, Canadá, Inglaterra, Espanha, Brasil, entre outros. 9

Como Implementar Projectos de Voluntariado Empresarial De acordo com o Conselho Nacional para a Promoção do Voluntariado, acompanhando esta evolução, também em Portugal, se verifica um crescendo de projectos e iniciativas de voluntariado empresarial, acompanhado por uma valorização pública também acrescida do contributo destas acções para o bem-estar da comunidade e das próprias pessoas e organizações nela envolvidas. Em termos de objectivo do voluntariado nas empresas, segundo a experiência internacional, a meta a atingir seria conseguir que pelo menos 10% da população da empresa estivesse inserida neste programa, nunca esquecendo que o aspecto chave do conceito de voluntariado, quer empresarial ou pessoal, assenta no livre arbítrio dos colaboradores. Isto significa que são estes que têm que escolher onde actuar e como o fazer pois, se assim não fosse, o conceito de voluntariado perderia o seu significado, não passando de mais uma função ou tarefa profissional que o colaborador desempenha para a empresa. O voluntariado empresarial adoptado na gestão estratégica traz vantagens para a comunidade, empresa e colaboradores. Na vertente social, permite obviar problemas que aflijam verdadeiramente a comunidade, resultando em melhorias na qualidade de vida, ajudando a construir uma sociedade mais saudável e ao mesmo tempo trabalhando nas actividades da empresa. No âmbito empresarial, os programas de voluntariado das empresas contribuem para o desenvolvimento de capacidades pessoais e profissionais, promovendo a lealdade e a satisfação com o trabalho, ajudando a atrair e a reter colaboradores qualificados e a sensibilizar as restantes partes interessadas, vulgo stakeholders. Também podem contribuir para que a empresa promova a sua imagem de boa cidadã ou melhore a reputação dos seus produtos. Como a empresa pode apoiar um programa de voluntariado empresarial O tipo de apoio que uma empresa pode oferecer a um programa de voluntariado varia conforme o grau de estruturação que ela pretende incutir à iniciativa. Acções mais estruturadas e complexas invariavelmente exigem maior esforço, dedicação e investimento. Empresas com menos colaboradores apresentam a vantagem da agilidade nas decisões, da comunicação rápida e eficiente, o que pode ajudar muito na gestão dos recursos humanos voluntários. Para que uma empresa inicie um programa de voluntariado empresarial, deverá certificar-se que a cultura e os valores da mesma contemplam, difundem e permitem viver os princípios do voluntariado. 10

O voluntariado dentro e fora da empresa Caso estes aspectos sejam inexistentes, deverão ser lançadas as bases para que tal se torne uma realidade. Um programa de voluntariado empresarial só alcançará os seus objectivos, e só será bem sucedido, se for assumido por toda a empresa. É fundamental, o envolvimento dos colaboradores, a começar pela gestão de topo, para que todos se sintam integrados e responsáveis no processo. Alguns exemplos de apoio: 1) Voluntariado em acções da empresa Incluir o tema voluntariado, aquando do recrutamento, por forma a que este seja um elemento de selecção por parte do candidato e vice-versa. Incluir no Manual de Acolhimento as acções mais importantes de voluntariado. A divulgação deste manual é uma oportunidade única de dar a conhecer os valores e a cultura da empresa aos novos colaboradores, incluindo estagiários. Envolver a empresa num projecto cujo objectivo se aproxime da sua própria missão. Por exemplo, uma empresa do ramo alimentar poderá preparar e servir refeições junto dos mais carenciados ou uma empresa do ramo da óptica poderá organizar rastreios ou consultas oftalmológicas, junto de escolas, juntas de freguesia, entre outros. Estabelecer parcerias com outras empresas, de forma a desenvolver projectos em que a união de esforços aporte maior valor acrescentado. Envolver os quadros superiores e médios. Os gestores de topo e as chefias intermédias da empresa deverão ser desafiados a dar o exemplo, oferecendo as suas competências profissionais e pessoais na execução de trabalho voluntário. Disponibilizar recursos para projectos/acções de carácter assistencial, educacional, cultural, ambiental, entre outros. Criar uma base de dados de oferta e procura de actividades voluntárias. Elaborar os regulamentos adequados ao exercício do trabalho voluntário. Facultar formação para o colaborador melhorar a sua prestação como voluntário; Reconhecer publicamente os colaboradores pelo trabalho voluntário ou criar quaisquer outros mecanismos de incentivo ao trabalho voluntário. Assegurar a cobertura dos riscos a que os voluntários e as pessoas beneficiadas estão sujeitos no decorrer da acção e os danos que estes, não propositadamente, possam provocar em terceiros. 11

Como Implementar Projectos de Voluntariado Empresarial 2) Voluntariado em acções pessoais devidamente justificadas e fundamentadas Disponibilizar tempo para o voluntariado, permitindo a dispensa (remunerada e sem prejuízo para o período de férias, antiguidade e assiduidade) de colaboradores para a realização de trabalho voluntário junto da comunidade. Permitir que os colaboradores usem as instalações da empresa para planear e, eventualmente, executar acções voluntárias; Permitir que o colaborador utilize o telefone e equipamento informático no horário de trabalho para organizar acções de voluntariado e, eventualmente, parte do horário de trabalho para fazer a sua actividade; Permitir que o colaborador utilize viatura da empresa nas suas iniciativas voluntárias. O que o voluntariado pode fazer Cada pessoa é voluntária à sua maneira e é a soma das diferentes maneiras de exercer o voluntariado que torna a proposta de agir em grupo muito rica. A melhor forma para definir como actuar é identificar as potencialidades de colaboração de cada um, as necessidades da comunidade e pôr a imaginação a funcionar. A acção do voluntário não demite o Estado das suas obrigações e não deve ser encarada como mão-de-obra gratuita o trabalho voluntário agrega valor. A seguir, referimos algumas possibilidades concretas de actuação individual ou colectiva: Fazer palestras sobre temas genéricos (como respeito pelo ambiente, educação rodoviária, combate à toxicodependência) ou específicos (nutrição, desenvolvimento infantil, economia doméstica, equilíbrio trabalho-família, apoio aos idosos e/ou a pessoas com deficiência). Ajudar na renovação das instalações de uma instituição de solidariedade social; Organizar campanhas e promover eventos de angariação de recursos; Realizar actividades educativas, como contar histórias para crianças em instituições de apoio à infância; Dar apoio emocional a pessoas hospitalizadas ou doentes crónicos; Realizar actividades de entretenimento para idosos; Organizar passeios para adolescentes em situações de risco; Organizar acções lúdicas e educativas para pessoas com deficiência; Criar e desenvolver projectos de média duração, atendendo a necessidades específicas da comunidade; 12

O voluntariado dentro e fora da empresa Disponibilizar as suas competências profissionais específicas ao serviço das instituições; Facultar trabalho voluntário gratuito, no âmbito das suas competências profissionais. Por exemplo: Psicólogo, contabilista, advogado; Participar nos órgãos sociais de entidades sem fins lucrativos; Utilizar os seus contactos para recrutar novos recursos para as instituições apoiadas. Promover a limpeza, reflorestação e manutenção das zonas afectadas por incêndios; Contribuir para a reabilitação ou renovação de áreas urbanas, nomeadamente através da criação de espaços de convívio (de rua ou fechados) direccionados para a camada infantil, juvenil e idosos. Promover acções que estimulem o relacionamento e partilha de experiências a nível intergeracional; Criar e divulgar bolsas ou bases de dados de voluntariado, em articulação com outras organizações, designamente, os Bancos Locais de Voluntariado. Reencaminhar a população reformada para acções de voluntariado. A título de exemplo, referimos os patrulheiros voluntários que ajudam as crianças a atravessar as estradas, nas áreas circundantes às escolas, com sinalização própria para o efeito. As empresas podem ainda apoiar instituições sem fins lucrativos, através da divulgação e promoção de produtos e serviços produzidos pelos seus utentes recorrendo, quando aplicável, à sua força de trabalho ou a outros recursos da empresa. 13

O voluntariado empresarial e a gestão das pessoas Um programa de voluntariado empresarial compreende um conjunto de acções estruturadas e organizadas que a empresa empreende para envolver os colaboradores em actividades de voluntariado. A gestão de um programa desta natureza passa por dirigir e apoiar as actividades da comunidade individuais ou colectivas, que poderão ter lugar em escolas, hospitais, institutos de apoio a crianças, centros de dia, entre outros, em que o objectivo comum é a procura do bem-estar social. A implementação de programas de voluntariado tem vindo a constituir uma opção estratégica das empresas no contexto actual. Discute-se hoje que o envolvimento nestas actividades pode trazer um valor acrescido para a comunidade, para a empresa e para os próprios colaboradores nelas envolvidos. A área de Recursos Humanos deverá ser envolvida neste tipo de projectos sociais, contribuindo para o sucesso da implementação do voluntariado dentro da empresa. Não é de todo possível dissociar um programa de voluntariado da política de gestão dos recursos humanos de uma empresa, devendo esta ser adequada de modo a permitir a sua concretização. Em grande medida, os benefícios concedidos à comunidade por parte das empresas são provenientes do trabalho voluntário dos seus colaboradores, para o qual contribuem com os seus conhecimentos e disponibilidade para participar em iniciativas de desenvolvimento comunitário. O colaborador da empresa dedica uma porção do seu tempo profissional, ou mesmo, pessoal, à actividade de voluntariado que desenvolve em benefício de projectos ou programas comunitários em áreas de carência. 15

Como Implementar Projectos de Voluntariado Empresarial Muitas vezes, sucede que, à parte da ocupação do seu tempo livre, o planeamento e preparação das actividades, na sua maioria em grupo, pode exigir a sua disponibilidade durante o horário de trabalho. As áreas responsáveis pela organização das acções de voluntariado são confrontadas, ainda, com outras exigências, como a necessidade de: garantir o direito ao exercício do voluntariado a todos os colaboradores; incentivar e promover a participação dos colaboradores em iniciativas de voluntariado; prestar informação sobre os programas de voluntariado no processo de recrutamento de novos colaboradores; sensibilizar as hierarquias dos colaboradores voluntários em questões relacionadas com o voluntariado, entre outras. Mas a adesão ao programa de voluntariado empresarial não requer apenas exigências, também proporciona benefícios. Do lado dos colaboradores, ser parte integrante de uma empresa que tem uma cultura organizacional orientada para o envolvimento em projectos de intervenção social e comunitária poderá constituir, desde logo, um factor de orgulho pessoal e motivação. Ao mesmo tempo, os colaboradores de empresas que participam em actividades de voluntariado empresarial tendem a manifestar um sentimento de pertença e de concordância maior para com o trabalho e com a empresa e, por conseguinte, a apresentar uma forte identidade organizacional. Estudos revelam que estes colaboradores sentir-se-ão mais satisfeitos e conseguirão estabelecer uma relação mais positiva tanto na vida pessoal, como profissional. O voluntariado empresarial tem sido, ainda, perspectivado em termos dos efeitos produzidos sobre as atitudes e competências dos colaboradores das empresas. O estudo realizado pelo Conference Board, EUA, por exemplo, mostrou os efeitos da participação em projectos comunitários sobre atitudes e competências, tendo identificado o desenvolvimento das competências de comunicação, organizacionais e de gestão de tempo, de relacionamento interpessoal, de avaliação e de planeamento. Ao nível dos comportamentos e atitudes, foram evidenciadas as capacidades de trabalho em equipa, de inovação, de afirmação pessoal, entre outras. Num estudo realizado em Londres por Lucie Carrington (em 2004) é igualmente referido que os programas de voluntariado empresarial têm assumido uma importância estratégica face às competências que podem trazer para o local de trabalho. A Fundação Manuel Leão, num trabalho desenvolvido sobre o volunta- 16

O voluntariado empresarial e a gestão das pessoas riado empresarial no contexto social português, intitulado Voluntariado e as Empresas: um estudo exploratório do caso português (2001) identificou vários benefícios dos programas de voluntariado empresarial ao nível dos colaboradores: aumento e melhoria das relações interpessoais; proporcionar uma outra perspectiva da função do trabalho quotidiano; permitir o conhecimento de novas realidades sociais; gerar de satisfação pessoal; incremento da auto-estima; maior confiança nas capacidades pessoais; estímulo da criatividade; desenvolvimento e colocação em prática de novas capacidades; permitir o desenvolvimento de interesses pessoais. É, ainda, realçado o contributo que a actividade de voluntariado pode aportar ao enriquecimento do currículo. Os resultados de um inquérito realizado junto de empresas portuguesas mostram que as competências desenvolvidas através do envolvimento em actividades de voluntariado são valorizadas pelas empresas em: determinadas práticas de recrutamento profissional, designadamente, as que incidem ao nível de jovens candidatos com pouca experiência profissional; competências ao nível do trabalho em equipa, espírito empreendedor, relacionamento interpessoal, liderança, resolução de problemas; práticas adquiridas através do envolvimento em determinadas acções de voluntariado (exemplo, cooperação para o desenvolvimento, solidariedade e economia social, educação/formação, desporto/ actividades recreativas); desempenho de funções profissionais no sector dos serviços; exercício de actividades de chefia/coordenação. A participação dos colaboradores nos projectos sociais da empresa tende a proporcionar, ainda, um ambiente interno mais coeso e favorável ao desenvolvimento pessoal e à ampliação de conhecimentos. No Fórum Voluntariado das Empresas, foi apresentado o trabalho intitulado A Curva da Aprendizagem: construindo um eficaz envolvimento da empresa na comunidade, que evidencia que o envolvimento comunitário das empresas oferece uma oportunidade singular para a aprendizagem activa e experiencial, em resultado do que se aprende sobre os outros sectores e situações e do que se aprende sobre si próprio. O envolvimento comunitário da empresa poderá constituir um desafio e 17

Como Implementar Projectos de Voluntariado Empresarial uma curva de aprendizagem criativa para todos os envolvidos. Evidencia-se, assim, como uma mais-valia para os colaboradores que participam nestas iniciativas, e subsequentemente, para a própria empresa. Partindo do pressuposto de que diferentes tipos de envolvimento comunitário da empresa proporcionam diferentes formas de acção aprendizagem, numa óptica de experiência sustentada, o envolvimento comunitário da empresa assume o papel de agente de mudança. A aprendizagem, descrita enquanto aprendizagem pela experiência, está no centro de todo o envolvimento comunitário e «transporta-nos a uma espécie de viagem: da exposição ao desafio, da reflexão ao conhecimento, do conhecimento à acção e da acção à transformação do mundo» (Otília Bacelar e outros, p.54). Uma gestão eficaz dos programas exige que os decisores possuam determinadas competências que permitam garantir que os programas vão ao encontro dos requisitos das populações, dos objectivos da empresa e que contribuam para a aprendizagem dos colaboradores. Em simultâneo, a empresa pode aproveitar os conhecimentos e a formação adquiridos pelas pessoas que se envolvem e participam em programas de voluntariado, que se poderão tornar em valor acrescido dentro da organização. De acordo com o estudo da Fundação Manuel Leão, os benefícios dos programas de voluntariado para as empresas consubstanciam-se no contributo para: o desenvolvimento de uma cultura de empresa assente na responsabilidade social; o incremento da motivação dos seus colaboradores; a facilitação da comunicação interna; a aquisição de uma visão mais ampla do ambiente que rodeia a empresa; a eliminação de barreiras entre departamentos; a melhoria da imagem externa; o aumento do grau de relação da empresa com o contexto envolvente. O envolvimento dos colaboradores em projectos na comunidade poderá ser utilizado como uma ferramenta de gestão com a finalidade de aumentar o seu nível de satisfação e contribuir para a melhoria do meio social. As empresas reforçam a sua dinâmica interna através do aumento da motivação dos colaboradores que advem do sentimento de pertença a uma empresa que apoia projectos desta natureza. Contudo, o voluntariado empresarial em Portugal é muito recente e a sua expressão está ainda aquém das expectativas. 18

O voluntariado empresarial e a gestão das pessoas Podemos no entanto verificar o envolvimento de um número cada vez maior de empresas e respectivos colaboradores em actividades de voluntariado em Portugal. Inserem-se maioritariamente neste quadro organizações de grande dimensão. Nos diversos rankings das melhores empresas para trabalhar é crescente o número de empresas que manifestam preocupação em contribuir de forma efectiva para a comunidade. Com a globalização da economia de mercado e com o aumento da importância das empresas como motor de desenvolvimento, a função social da empresa tem sofrido reajustamentos. A responsabilidade social, onde o voluntariado empresarial se insere, é cada vez mais entendida como um factor de competitividade das empresas. 10 sugestões à gestão na implementação de programas de voluntariado empresarial 1 Garantir o direito ao exercício do voluntariado a todos os colaboradores; 2 Apoiar os colaboradores voluntários no desenvolvimento das acções a que se propõem; 3 Criar incentivos e formas de motivação aos colaboradores que participam activamente em projectos sociais, como reconhecimento na participação em iniciativas de voluntariado; 4 Desenvolver acções bem estruturadas e organizadas para envolver os colaboradores nas iniciativas e garantir o sucesso dos mesmos; 5 Adequar a política de gestão dos Recursos Humanos ao programa de voluntariado, para permitir a sua viabilização; 6 Garantir que os responsáveis pela gestão das pessoas e dos programas de voluntariado detém as competências necessárias que permitam garantir que os programas vão ao encontro das necessidades das comunidades, dos objectivos da empresa e que contribuam para a aprendizagem dos colaboradores; 7 Sensibilizar as chefias dos colaboradores voluntários para questões relacionadas com o voluntariado para evitar conflitos de interesse; 8 Implementar mecanismos que permitam aproveitar os conhecimentos e formação adquiridos pelos colaboradores nas actividades de voluntariado; 9 Prestar informação sobre os programas de voluntariado no processo de recrutamento de novos colaboradores; 10 Replicar o bom ambiente interno criado pelos colaboradores que participam nos programas, que se evidencia como mais favorável ao desenvolvimento pessoal e à ampliação de conhecimentos. 19

Como implementar programas de voluntariado empresarial O processo de elaboração de um programa de voluntariado empresarial depende muito da identidade cultural de cada empresa, da sua área de actividade, da sua estratégia e forma de actuação. Não se pode pois sugerir apenas um modelo único mas sim um conjunto de recomendações, ou orientação para um caminho a percorrer. Nesse sentido, passamos a enumerar alguns passos que vão, certamente, ajudar a definir o trajecto para a elaboração desse programa. Passo 1 Passo 2 Passo 3 Passo 4 Passo 5 Passo 6 Passo 7 Passo 8 Passo 9 Promover uma reflexão sobre a cultura da empresa Formação de uma equipa de trabalho Definições ao longo do processo Formas de contribuição dos colaboradores Identificação das necessidades da comunidade ou de uma instituição Transformação de ideias em propostas O programa de voluntariado na prática Valorização, Reconhecimento e Comunicação como factores-chave para o sucesso Vantagens de trabalhar em parceria 21

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Passo 1 Promover uma reflexão sobre a cultura da empresa Promover discussões sobre a missão, a visão, os valores, as prioridades institucionais e as acções de responsabilidade social da empresa. Definir os objectivos da empresa ao decidir elaborar um programa de voluntariado. Antes de iniciar a elaboração de um programa de voluntariado é imprescindível promover uma reflexão, por parte da empresa, quanto à sua missão, visão, valores, prioridades institucionais e à sua conduta no campo da responsabilidade social empresarial. Da mesma forma, deve existir uma definição clara dos propósitos da empresa ao elaborar um programa de voluntariado e a análise das possíveis interfaces desse programa com as prioridades institucionais da organização. O conceito de Responsabilidade Social passa por um comportamento sustentado e continuado e pela criação de uma cultura de responsabilidade no mundo corporativo, abrangendo todas as áreas, desde a saúde, a segurança, o ambiente, a ética, a educação e a área social propriamente dita. Uma empresa que polui o ambiente, que está envolvida em problemas laborais, que comete ilegalidades e que possui um clima organizacional tenso não tem condições para implementar um programa de voluntariado. Por outro lado, empresas em que a prática da responsabilidade social está presente e que o compromisso com a comunidade faz parte integrante da sua missão institucional, têm uma base sólida para o sucesso do programa. Se uma empresa quer ser reconhecida como socialmente responsável, um programa de voluntariado pode ser uma excelente forma de transformar essa vontade institucional em realidade. Outras orientações institucionais que um programa de voluntariado empresarial pode ajudar a atingir são, por exemplo, a integração e o desenvolvimento pessoal e profissional dos seus colaboradores e a aproximação à comunidade. 23

Como Implementar Projectos de Voluntariado Empresarial Ao fazer uma auto-avaliação, a empresa verifica se existe de facto sintonia entre a sua proposta de incentivar os seus colaboradores a realizar acções sociais de voluntariado e o seu comportamento institucional. Nesse sentido, a política do bom exemplo que deve vir de cima é extremamente importante. Em qualquer empresa, a forma como os gestores de topo vêem o seu negócio tende a estender-se a toda a organização. Do mesmo modo, o seu envolvimento na implementação de um programa de voluntariado encoraja a participação dos colaboradores. Missão Cerne, razão de ser da própria empresa. Visão Metas, objectivos e aspirações da empresa. Valores Princípios pelos quais a empresa se rege. O processo de reflexão sugerido neste primeiro passo deve pois ser liderado pelos gestores de topo, ou alguém indicado por eles, e desenvolvido entre os diversos níveis hierárquicos da empresa, independentemente da sua função, com base numa demonstração fundamentada das vantagens do programa, tanto para a empresa, como para a comunidade. Existem várias ferramentas para a elaboração de um processo de reflexão nas empresas. É possível aproveitar os canais de comunicação já existentes, tais como artigos no jornal interno, temas de discussão na intranet, ou introduzir o tema em reuniões. Apresentamos em seguida algumas ideias que podem ajudar a esta reflexão: Para que a empresa prospere precisa da confiança dos colaboradores, dos seus clientes, dos investidores e, a um nível mais alargado, das comunidades onde opera. Essa confiança obtém-se através do cumprimento da sua missão, dos seus valores, da sua visão e, acima de tudo, depende do seu modo de actuação. Não deve existir qualquer discrepância entre aquilo que a empresa diz e aquilo que faz. A sua reputação e, consequentemente, o seu futuro como empresa depende do empenho, honestidade, integridade e responsabilidade de todos os seus membros. Alguns valores, como o respeito e a dignidade, devem estar sempre presentes na sua relação com colaboradores, consumidores, fornecedores, concorrência, autoridades, instituições e outros. A empresa não deverá aceitar colaborar com outras empresas que, de algum modo, desrespeitem ou não aceitem trabalhar em conformidade com o seu código de conduta. Não se trata apenas de criar riqueza nas comunidades onde as empresas 24

Promover uma reflexão sobre a cultura da empresa desenvolvem a sua actividade mas de melhorar as condições de vida dessas comunidades. A criação de um programa de voluntariado empresarial bem estruturado e bem implementado, é pois uma mais valia para as empresas, para os seus colaboradores e, acima de tudo, para a comunidade. No decorrer do processo de reflexão surgem dúvidas que levam à obtenção de respostas e esclarecimentos e, acima de tudo, criam oportunidades de crescimento para a empresa. Nem todas as perguntas poderão ser imediatamente respondidas e nem todas as necessidades poderão ser prontamente satisfeitas. Algumas questões exigem um período de maturação para poderem ser equacionadas e outras, até, podem ser consideradas ilegítimas ao longo do percurso. Nesse sentido, recomenda-se que a reflexão sobre a prática da organização seja contínua, uma vez que as empresas estão em constante mudança. Isso reflecte-se, por exemplo, na entrada de novos colaboradores e em mudanças de estratégia. Se a reflexão for conduzida com ética, transparência e coerência pode dar origem a um processo construtivo, um caminho de evolução para a empresa, que vai servir como um alicerce para a criação de um programa de voluntariado consistente e promissor. À medida que a empresa avançar neste Passo, irá abrir um caminho que possibilitará a discussão, entre os colaboradores, de temas como a cidadania e o voluntariado. Após este processo de reflexão surge a necessidade de reunir colaboradores, que se identifiquem com o voluntariado, dispostos a formar uma primeira equipa de trabalho. 25

Passo 2 Formação de uma equipa de trabalho Incentive a formação de uma equipa de trabalho composta por colaboradores. Facilite os encontros dessa equipa. Trabalhe na criação de um plano de acção. A implementação de um programa de voluntariado requer os mesmos princípios de ética e a mesma seriedade de conduta que é adoptada pela empresa nos seus projectos de natureza operacional. À semelhança de qualquer outra iniciativa, o êxito do programa depende do empenho, do envolvimento e do esforço dos diversos sectores da empresa. Para a formação do grupo de trabalho devem ser convidados colaboradores de vários sectores e escalões hierárquicos que, nesta fase inicial do processo, poderão candidatar-se à liderança do programa de voluntariado empresarial. O gestor ou responsável do programa até então passa, a partir daí, a actuar apenas como elemento de apoio a equipa. A formação de uma equipa de trabalho é recomendada por vários motivos. Para além de propiciar uma discussão colectiva das bases do programa, a partir da visão de pessoas que conhecem o dia-a-dia da empresa, proporciona a construção de uma proposta conjunta, o que poderá garantir uma aceitação mais rápida no seio dos diversos sectores da organização. A diversidade dos colaboradores que o constituem ajuda também a alargar a reflexão sobre o sentido de uma empresa possuir um programa de voluntariado, tanto do ponto de vista teórico como do prático, e a esclarecer possíveis dúvidas acerca do objectivo final da empresa com a implementação deste programa. Sendo, por si só, uma experiência de trabalho voluntário, a equipa funciona também como um fórum de ideias, aprendizagem e planeamento. O seu papel dentro da empresa passa pela pesquisa de iniciativas de 27

Como Implementar Projectos de Voluntariado Empresarial apoio às áreas sociais já existentes, a identificação de outras oportunidades de acção, a avaliação das preferências dos colaboradores, as necessidades da comunidade, a selecção de áreas temáticas com as quais exista afinidade para actuar e a identificação de possíveis benefícios para a empresa. O diálogo com outras organizações que possuam programas de voluntariado, a avaliação das ferramentas necessárias à divulgação do programa e o tipo de mensagens que deverão ser passadas para o exterior, são algumas das actividades que devem ser desenvolvidas no âmbito externo. O trabalho culmina com a elaboração de um plano de acção, que será avaliado e eventualmente reajustado pela empresa para mais tarde integrar o programa final de voluntariado. Os membros da equipa não precisam de possuir experiência em voluntariado embora alguns já a possam ter. São normalmente pessoas que se identificam com uma causa social, dispostas a desenvolver acções socialmente úteis e que, de acordo com as suas aptidões e interesses, constituem já uma base excelente para a formação da equipa. Podem juntar-se espontaneamente, através de uma acção de divulgação, ou a convite pessoal. Desde a primeira reunião, a equipa apresenta-se como um espaço de troca de ideias, partilha de experiências, e da visão de cada um sobre a área social. O coordenador, incumbido de liderar a formação da equipa, deve conduzir a primeira reunião, explicando de forma clara as intenções e motivações da empresa, que contribuição é esperada do grupo e introduzir os conceitos-chave para a compreensão do que é um programa de voluntariado empresarial. Isto inclui a definição do tema, noções sobre cidadania empresarial, responsabilidade social empresarial e desenvolvimento sustentável. A partir daí, a função principal desse coordenador passa a ser a de promover e facilitar a realização das reuniões da equipa e conceder-lhe a autonomia necessária para o desempenho das suas atribuições. Para ajudar os membros da equipa a adquirirem de forma eficiente conhecimentos no domínio da responsabilidade social, deverá ser-lhes facilitada a participação em seminários e o contacto com pessoas de outras organizações que já possuam programas de voluntariado, dispostas a partilhar a sua experiência ou a fornecer informações úteis à elaboração do plano de acção. A presença de um superior hierárquico da empresa em todas as reuniões do grupo de trabalho pode funcionar como orientação, incentivo ou reafirmação do compromisso social da empresa. É necessário que a equipa compreenda a importância de passar pelas etapas da reflexão, qualificação e planeamento, antes mesmo da fase de execução, pois a contribuição dessas etapas é essencial para o sucesso do programa. 28

Formação de uma equipa de trabalho Algumas sugestões para a organização da primeira equipa de trabalho Garanta que o convite para integrar a equipa de trabalho é feito, sempre que possível, por um gestor de topo; Incentive a participação dos diversos níveis hierárquicos; Procure ter a presença de pessoas com perfis e experiências diferentes em voluntariado, tendo em atenção que a ausência de prática de voluntariado não deve ser um factor de exclusão; Tente evitar que o grupo tenha muitos participantes considerando um número adequado à dimensão da empresa; Apresente os objectivos da equipa com clareza: apresente as suas ideias dando mote a um debate; Permita que os participantes se apresentem e contem suas experiências pessoais nesta área durante o primeiro encontro; Abra espaço a perguntas; Incentive o grupo a definir com clareza as atribuições de cada membro; Solicite relatórios breves, por escrito, de forma a acompanhar a evolução das reuniões da equipa; Recomende à equipa que deverá terminar as reuniões com a definição dos passos seguintes, a divisão de tarefas e a marcação da data do próximo encontro. 29

Passo 3 Definições ao longo do processo Comece a pensar na operacionalização do programa. Defina quais os recursos necessários ao desenvolvimento do programa. Para que um programa de voluntariado empresarial se possa desenvolver é preciso ter em mente, desde o início da sua implementação, quais as estratégias a adoptar pela empresa de modo a permitir que venha a ser bem estruturado e sustentado. Por outras palavras, é preciso definir a forma de operacionalização. O empenho e a dedicação no cumprimento desta etapa são essenciais, pois as políticas e os posicionamentos aqui adoptados terão reflexos em toda a implementação do programa e é importante que mesmo as mudanças e necessidades futuras sejam previstas desde o início. Parte da definição da operacionalização do programa de voluntariado passa pela identificação dos recursos a disponibilizar, nomeadamente em termos financeiros, materiais e humanos, e das prioridades institucionais. Baseada nos dados que o grupo de trabalho reuniu após a sua pesquisa, a empresa precisa de ter conhecimento das acções sociais em curso na organização, desde os donativos atribuídos por um departamento ou sector, às campanhas de fim-de-ano lideradas por outro, actividades voluntárias individuais que utilizam competências profissionais, entre outras práticas frequentes, mesmo em pequenas e médias empresas. Na posse desses dados, do plano de acção sugerido pelo grupo de trabalho e das suas próprias convicções, prioridades e objectivos, a empresa começa a delinear a sua política de actuação social e a prever quais as áreas a abranger, considerando os seguintes factores: 31

Como Implementar Projectos de Voluntariado Empresarial Disponibilização de recursos Cabe à empresa definir claramente quais os recursos que deverá disponibilizar ao projecto de voluntariado. Recursos financeiros A empresa precisa de definir quais serão os recursos financeiros necessários às diversas acções que vão fazer parte do programa de voluntariado; Deve ter em conta a possibilidade de destacar um colaborador para liderar o programa ou contratar um profissional que se dedique exclusivamente ao projecto, bem como contratar serviços de consultoria para avaliação, entre outros; Para além da disponibilização de voluntários, a empresa poderá considerar a atribuição de verbas específicas a afectar a cada iniciativa do programa de voluntariado; Dependendo da política da empresa, a verba a disponibilizar pode ter como critérios: uma percentagem sobre a facturação ou lucro; uma quantia fixa anual; uma parte da verba destinada às áreas de marketing e comunicação, entre outras. Recursos materiais Doação de materiais. A título de exemplo, incluem-se neste caso móveis, utensílios, softwares ou equipamentos, novos ou em bom estado de utilização, em complemento da acção de voluntariado. Recursos humanos Disponibilização de horas de trabalho de colaboradores especializados da empresa para a prestação de serviço voluntário em organizações sem fins lucrativos que possam beneficiar das suas competências, seja na área financeira, informática, contabilística, recursos humanos, saúde, manutenção ou outras; Dispensa dos colaboradores voluntários para actuação durante as horas de trabalho; Permissão para que um colaborador desempenhe actividades voluntárias de curta duração, a título pessoal, também durante as horas de trabalho, na empresa ou fora dela. Um processo de gestão de recursos humanos adequado, deverá ser aplicado de forma a garantir o equilíbrio entre as diversas actividades de voluntariado e as obrigações profissionais de cada colaborador. 32

Definições ao longo do processo Disponibilização de espaço físico Disponibilização de salas nas instalações da empresa para que os colaboradores realizem reuniões de planeamento e actividades voluntárias, tais como acções de formação e palestras; Facilitar o uso de telefone e internet para assuntos específicos de voluntariado; Estruturação do programa A empresa deve deliberar quanto aos aspectos estruturais do programa, desde a escolha do(s) departamento(s) ao(s) qual(is) esta iniciativa deverá ficar vinculada até à política de monitorização e avaliação dos resultados da actividade voluntária. Escolha do departamento que deverá gerir o programa de voluntariado A responsabilidade social, a cidadania empresarial, o desenvolvimento sustentável, isto é, a actuação corporativa e social da empresa, estão muito ligadas à gestão de pessoas e à comunicação, o que leva muitas vezes a empresa a optar pela escolha dos departamentos de Recursos Humanos e/ou de Comunicação para a gestão destas áreas. Algumas empresas têm ou estão a criar sectores específicos para gerir os assuntos ligados à área da responsabilidade social, na qual se pode incluir o voluntariado empresarial. Definição do Coordenador Todos os programas de voluntariado necessitam de um coordenador. Pode ser um colaborador, que se disponha a acumular essa função, ou que se dedique exclusivamente a ela. A escolha depende da complexidade do programa, do número de voluntários e dos projectos a serem apoiados. Quanto maior for o número de actividades propostas pelo programa, tanto maior será o número de voluntários necessário e mais tempo será exigido ao coordenador. Por outro lado, se a proposta de apoio ao programa for pontual, como por exemplo, viabilizar uma campanha de um dia de voluntariado por mês, a carga horária de trabalho exigida ao coordenador será menor. Política e mobilização dos colaboradores O incentivo e a consciencialização dos colaboradores para a importância da participação social e do exercício de cidadania, contribuem para que as actividades de voluntariado recebam um apoio continuado por parte de toda a empresa. 33

Como Implementar Projectos de Voluntariado Empresarial A escolha de uma forma adequada de dar a conhecer o programa dentro da organização vai certamente assegurar que todos os colaboradores tenham acesso às suas mensagens e objectivos. Campanhas internas, exemplos vindos dos superiores hierárquicos e o convite para que colaboradores não-voluntários conheçam as actividades desenvolvidas pelos voluntários, são algumas das estratégias a adoptar. Dar a conhecer as acções de voluntariado já realizadas em publicações internas, na intranet, através de e-mail, afixar fotografias e informação sobre essas acções em áreas comuns, podem também ajudar a sensibilizar novos voluntários. Deverá também ser desenvolvida uma política de reconhecimento por parte da empresa aos colaboradores que participaram nessas acções e a criação de mecanismos destinados a avaliar e medir a participação e a satisfação dos voluntários. Política de formação Para além da formação genérica em voluntariado, poderá ser necessária formação específica para que os voluntários possam colaborar em determinadas acções. Selecção e encaminhamento dos colaboradores para acções voluntárias De uma maneira geral os voluntários têm sensibilidades e conhecimentos diferentes. O programa de voluntariado pode portanto abranger um conjunto de opções, oportunidades e instituições que lhes permita escolher o tipo de acção em que desejam colaborar. Uma adequada política de recrutamento e selecção dos voluntários de forma a que o seu perfil se adeque aos projectos a desenvolver, deverá ser assegurada para o bom êxito destes projectos, para a satisfação dos voluntários e para a própria imagem da empresa. Esta selecção poderá ser assegurada por recursos da empresa ou de outras instituições da comunidade, com as quais se estabeleça colaboração. A empresa pode optar pela criação de uma base de dados de ofertas e oportunidades de trabalho voluntário ou, eventualmente, unir-se a outras empresas da mesma região e criar uma base de dados alargada. De qualquer modo, uma escolha múltipla de actividades, em espaços fechados ou ao ar livre, que envolvam um trabalho manual ou intelectual a serem executadas individualmente ou em grupo, que permitam interacção com a comunidade seja a nível da saúde, do ambiente, social ou da educação, é mais atractiva. Por outro lado, traz simultaneamente vantagens a nível 34

Definições ao longo do processo pessoal desde a redução do stress ao aumento do sentido de responsabilidade e da auto-estima, e a nível empresarial, através do aumento do grau de satisfação dos colaboradores e da sua notoriedade. Política de comunicação A comunicação é uma área fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa e o mesmo conceito se aplica à implementação de um programa de voluntariado. A escolha dos métodos de comunicação é crucial para o sucesso do programa. Em primeiro lugar devem ser cuidadosamente concebidas as mensagens que indiquem claramente os objectivos do programa, assegurem o empenho dos gestores de topo, informem sobre o tipo de apoio a ser prestado a todos os que estiverem interessados em participar, expliquem o que se espera dos colaboradores e quais os benefícios tangíveis e intangíveis que o programa pode trazer, tanto a estes como à empresa e à comunidade. A comunicação interna deve assegurar que todos os membros da empresa tenham conhecimento da actuação socialmente responsável da organização, trabalhando no sentido de informar e mobilizar os seus colaboradores. Cabe à comunicação externa dar a conhecer as actividades de voluntariado realizadas pela empresa e seus colaboradores. Para além dos efeitos a nível da notoriedade, esta divulgação poderá igualmente servir para sensibilizar outras empresas para a adopção de práticas socialmente responsáveis. Política de valorização e reconhecimento Embora para a maioria dos colaboradores envolvidos em acções de voluntariado o melhor reconhecimento seja a sua satisfação pessoal, deverá existir uma política de valorização e reconhecimento por parte da empresa. São várias as sugestões que podemos dar nesse sentido, que vão desde o reconhecimento oficial por parte dos gestores de topo à divulgação das actividades em publicações internas e externas, entre outros. Política de monitorização e de avaliação Adoptar um sistema de registo das actividades de voluntariado para avaliação do impacto junto da empresa, dos colaboradores e da comunidade é uma prática recomendável. Uma avaliação periódica permitirá identificar os aspectos do programa que estão a ser bem geridos e os que precisam de ser melhorados. Simultaneamente, dará à empresa uma percepção real da evolução do programa de voluntariado. 35