COMUNICADO 02/13 Senhores, segue Comunicado Oficial do Corpo Diretivo eleito para a Gestão 2013/2015: AÇÕES EFETUADAS: 1) Gerente Operacional: Seleção e Contratação 1.1) O Sr. Marcelo Fernandes foi contratado como Gerente de Geral da Sociedade Quinta das Lagoas (SQL) e iniciou seus trabalhos em 01/04/2013. 1.2) Será através do Gerente Geral o primeiro e principal contato direto com os Condôminos para qualquer ocorrência, questionamento, crítica ou sugestão referente à qualquer assunto que diz respeito ao Condomínio. 1.3) Dados de contato: Email: sociedadequintadaslagoas@gmail.com Telefone: (71) 9207-4125 2) Plano de Segurança: Patrimonial e Incêndio 2.1) PATRIMONIAL: Foi contratada a empresa GP de Segurança Patrimonial desde 01/04/2013 com suporte das 2 portarias (sistema 24 horas) com ronda noturna. 2.2) PATRIMONIAL: Reestruturação dos serviços Portaria P1: Foi implantado deste 06/05/2013 o novo Agente de Portaria no térreo da P1. O atendimento será por 24 horas para verificação, controle e atendimento, tanto de condôminos quanto de visitantes. 2.3) INCÊNDIO: Limpo e ampliado o corredor de segurança contra incêndios ao redor do limite externo do Condomínio como parte do Sistema de Prevenção contra Incêndios que será implantado. 2.4) INCÊNDIO: Criado o sistema EMERGENCIAL de combate a incêndio preventivo com a convocação de profissionais e equipamentos da SQL até a chegada do Corpo de Bombeiros. Objetivo: reduzir ainda mais o risco de um incêndio nas áreas internas da SQL. 3) Reestruturação do quadro de colaboradores/funcionários: 3.1) Assim que o Sr. Marcelo Fernandes iniciou seu trabalho, lhe foi dado a responsabilidade de criar e validar um time de funcionários que estivesse completamente comprometido com os critérios mínimos de capacidade e produtividade agora então exigidos. 3.2) Foi realizada uma avaliação de cada funcionário mediante critério de capacidade e produtividade. 3.3) O resultado desta avaliação resultou em demissões pontuais e especificas. 3.4) Algumas contratações foram necessárias mediante capacidade comprovada, entrevistas e histórico de trabalho recente, bem como referencias de trabalho anterior. 3.5) O quadro de funcionários foi reduzido de 45 para 31 profissionais. 4) Reestruturação Administrativa, Fiscal e Tributária: 4.1) Contratação de uma empresa de Auditoria Administrativa, Fiscal e Tributária. Todos os pontos propostos de melhoria e modernização estão sendo implementados, como também a correção dos problemas de Gestão e Administração identificados. 4.2) Revisão e Renovação dos Contratos de Prestadores de Serviço em curso. 4.3) Todos os contratos em curso da gestão passada foram revisados e renegociados. DATA: 19/06/2013 PAG.: 1/5
4.4) As empresas que tiveram seus contratos firmados, com vigência máxima de 2 anos, e estão na carteira de fornecedores de Serviços para a Sociedade Quinta das Lagoas são: 4.4.1) Assessoria Condominial: NOTUS Contabilidade www.notuscont.com.br Contato: Sr. Ronaldo Antonio (Ger.) (71) 3285-0578 4.4.2) Internet / Telefonia : TELETALK www.teletalk.com.br Contato: Suporte 24 horas (71) 2104-2244 4.4.3) Segurança Patrimonial: Grupo GP www.grupogp.com.br Contato: Sr. Nilson C. Menezes (Ger.) (71) 7811-3186 4.5) Implantação de sistema Banco de Dados de Documentos e Informações Digitais sincronizada através de Data Center na Nuvem. Sistema de acesso via cadastro por usuário com seu devido tipo de permissão. Resultado: todos os documentos gerados pela SQL serão digitalizados e arquivados tanto fisicamente quanto digitalmente, com seu devido Backup, e principalmente, disponibilizados para todo o Corpo Diretivo e Conselho mediante seu acesso via usuário/senha. 5) Novo cadastro de Condôminos: 5.1) Enviado novo formulário de cadastro de Condôminos para garantir um canal de comunicação efetivo da Gerencia e Corpo Diretivo com cada Condômino e vice versa. 5.2) Esperamos receber todos os formulários preenchidos até o dia 01/07/2013 para assim iniciarmos o novo sistema de comunicação e integração com os Condôminos: SITE OFICIAL da Sociedade Quinta das Lagoas. 6) Compra do Domínio www.sociedadequintadaslagoas.com.br : 6.1) Foi comprado o Domínio em questão de propriedade da empresa SERVPRED. 6.2) Com a atualização do Cadastro dos Condôminos, será possível a transformação do site, hoje no conceito apenas informativo, para o conceito PORTAL onde todos (condôminos e administração) poderão interagir de forma prática e objetiva. Previsão: 09/2013 7) Regulamentação de acesso as dependências do Condomínio: 7.1) Condôminos: 7.1.1) Após o recebimento do Cadastro atualizado (item 5), todos os carros dos Condôminos estarão identificados e cadastrados. 7.1.2) Cada condômino receberá um Identificador (tipo Crachá) para cada carro cadastrado, que deverá ser apresentado sob o painel do veículo para a liberação da entrada. Previsão: 10/2013 7.1.3) Será de total responsabilidade do Condômino a guarda e preservação do Identificador, não podendo ser transferido para terceiros. 7.1.4) Em caso de extravio, perda, furto ou roubo, deverá ser informado imediatamente ao Gerente de Operações que tomará todas as providencias necessárias. 7.2) Visitantes: 7.2.1) O acesso dos visitantes as dependências do Condomínio será liberado após o contato do morador via interfone e/ou telefone cadastrado. 7.2.2) Todos os visitantes serão identificados através do RG e Placa do Veículo. 7.2.3) Todos os visitantes receberão um Crachá de identificação que deverá ser colocado no retrovisor do veículo em todo o período da visita. 7.2.4) Caso o Condômino tenha interesse: liberar a entrada sem contato para aprovação poderá ser feito mediante Cadastro de Condôminos (item 5). Vale ressaltar que Condômino ficará responsável por todo e qualquer ação destas pessoas nas dependências do Condomínio. DATA: 19/06/2013 PAG.: 2/5
7.3) Empresas Terceirizadas: 7.3.1) Horários de entrada / saída: 7:30 as 17:00 horas 7.3.2) Todos, sem exceção, deverão apresentar o documento de antecedentes criminais. 7.3.3) Acesso exclusivo pela Portaria P2, único acesso com controle e verificação de segurança. 7.3.4) Em caso de necessidade de entrada e/ou saída fora dos horários previstos, solicitar autorização ao Supervisor de Operações de Plantão (71) 9114-4466 OBS.: Domésticas, Diaristas, Serventes, Babás, Jardineiros, caseiros, etc, com contrato direto com Condôminos somente poderão deixar de seguir as regras (acesso pela portaria P1 por exemplo) acima mediante autorização formal de cada condômino, se responsabilizando por qualquer ocorrência. 7.3.5) Prazo para a implementação: 01/08/2013 7.4) Para os funcionários de construção civil: 7.4.1) Será exigido e vistoriado na Portaria P2 o uso de EPI de cada funcionário na ativa (bota de segurança) 7.4.2) Em caso de não confirmação, o mesmo deverá aguardar até estar de posse dos mesmos. 7.4.3) Será efetuada a fiscalização semanal com posterior notificação de não uso. 8) Arquitetura, Projetos, Construção e Fiscalização: 8.1) Continuaremos a fiscalizar os projetos arquitetônicos de novas casas a serem construídas e as construções em andamento visando a manutenção das normas descritas no Regimento Interno. 8.2) A Arquiteta que presta o suporte na verificação e validação dos projetos arquitetônicos continuará sendo a Sra. Loiana, com aprovação formal através de assinatura nos Desenhos fornecidos, após análise prévia. 8.3) Será efetuada uma fiscalização durante a obra e uma avaliação após a finalização da fundação. 8.4) Será verificado o comprimento do projeto aprovado dentro do regulamento em andamento e as normas descritas no Regimento Interno. 8.5) Em caso de descumprimento, será emitida uma notificação com posterior multa em caso de não correção. 9) Agendamento de Assembleia Geral Extraordinária: 9.1) Será necessário o agendamento de uma AGE para a prestação de contas, propostas de ações e obras, como também de revisão do Regimento Interno mediante propostas apresentadas por Condôminos. 9.2) A data proposta para a realização da AGE é 03/08/2013 as 10:00 AM nas dependências do CLUB HOUSE. 9.3) Será enviada uma convocação oficial quando a data estiver sido confirmada. DATA: 19/06/2013 PAG.: 3/5
AÇÕES PLANEJADAS E/OU PROGRAMADAS: Na próxima Assembleia Geral Extraordinária (AGE) a ser oficialmente agendada para o mês de Agosto/2013, serão apresentados a Prestação de Contas e Finanças da SQL no período, bem como os itens descritos abaixo: Será discutido e definido a sequência de prioridades e prazos desejados para assim o Grupo decidir pela aplicação ou não de Taxa Extra. 1) Limpeza das laterais da Ponte de acesso à praia e da lagoas ao lado do Club House (risco de incêndio): Em curso (equipe de funcionários da SQL) / Prazo: 15/07/2013 dias 2) Sistema de Combate e treinamento para Brigada de Combate a Incêndios da SQL: 3) Piscina do Clube: Reforma completa com troca da cobertura de vinil para pastilhas (garantia de 10 anos) e renovação dos equipamentos de uso comum como cadeiras, sombreiros, etc. 4) Sistema de Coleta Seletiva e Conscientização de Separação de Lixo: Implementação de Sistema e Integração com a empresa LIMPEC para coleta de lixo reciclável após a correta separação de cada morador. 5) Rede Física para trafego de Dados, Internet e Vigilância por Câmeras: Restruturação e implantação. 6) Clube Principal: Reforma, reestruturação, revitalização e decoração da área interna e externa 7) Reforma e pintura da Ciclovia: Traçado Praia e Traçado Estrada do Côco. Em curso (equipe de funcionários da SQL) / Prazo: 15/09/2013 dias OBS.: Traçado Estrada do Côco, trecho entre P1 e P2 em status 90% realizado. 8) Espaço Quintas Kids: Termino do Projeto (arquitetônico + civil) e contratação de empresas para a construção, homologação e equipamentos para a área. OBS.: Obra será iniciada a partir do que já foi construído até o momento. 9) Iluminação da Ciclovia para uso noturno efetivo: Traçado Praia e Traçado Estrada do Côco. 10) Arvores nas calçadas: Replantio mediante estudo de viabilidade e cuidado até a estabilização das mudas Em cotação / Estimativa: 20 dias 11) Quadras de Tênis e Paddle: Reforma completa do piso para Lisonda 12) Padronização das calçadas: Transformar para 100% grama, sem lajotas de concreto, para garantir a agilização da poda e corte via mecanização, sem risco de quebra dos equipamentos. Em agendamento (será efetuada pela equipe de funcionários da SQL) / Estimativa: 60 dias 13) Marcação de identificação das casas: Projeto de sinalização comum e de cada casa do Condomínio Em cotação / Estimativa: 60 dias 14) Criação de faixas indicativas pintadas nas ruas caracterizando corredores de movimentação para pedestres e veículos: Em cotação / Estimativa: 45 dias DATA: 19/06/2013 PAG.: 4/5
15) Fossa do CLUB HOUSE: Reforma da fossa atual e criação de outra nova. Em cotação / Estimativa: 40 dias 16) Criação de uma área Gourmet no local do Restaurante Industrial do CLUB HOUSE 17) Atualização do Sistema de monitoramento de câmeras de segurança: Em cotação / Estimativa: 60 dias 18) Construção de 4 novas salas de deposito para aluguel: Locação para Condôminos e Prestadores de Serviço Em cotação / Estimativa: 70 dias 19) Equipamentos profissionais de poda e corte de grama: Em cotação / Estimativa: 45 dias Camaçari, 19 de junho de 2013. SOCIEDADE RESIDENCIAL QUINTA DAS LAGOAS Gustavo de Oliveira Andrade Superintendente - Gestão 2013/2015 DATA: 19/06/2013 PAG.: 5/5