PERGUNTAS MAIS FREQÜENTES CERTIFICAÇÃO ISO 9001 Ao longo dos últimos anos, a Fundação Carlos Alberto Vanzolini vem trabalhando com a Certificação ISO 9001 e catalogando as principais dúvidas dos clientes. Esperamos que a lista abaixo possa elucidar suas dúvidas. 1. Quando eu devo solicitar a Pré-Auditoria? Após a implantação do Sistema de Gestão, a empresa deve realizar pelo menos um ciclo de auditorias internas para solicitar a Pré-Auditoria. A FCAV também recomenda que seja realizada também pelo menos um análise crítica pela administração. 2. Para que serve a Pré-Auditoria? No início da década de 90, as empresas solicitavam a auditoria de certificação à FCAV sem nenhuma checagem prévia. Normalmente os auditores detectavam problemas conceituais, como por exemplo, não aplicação de requisitos que influenciavam a qualidade. Nestes casos, a certificação não podia ser recomendada, causando transtornos para a empresa e uma certa decepção. Muitas vezes, os problemas advinham de uma incorreta interpretação da norma para o setor de negócio da empresa. Com esta experiência adquirida, os organismos certificadores em todo o mundo passaram a realizar análises prévias a fim de diminuir os riscos de não certificação por problemas de adequação estas análises prévias são as chamadas Pré-Auditorias. 3. Como é feita a Pré-Auditoria? A Pré-Auditoria segue basicamente os mesmos passos da auditoria inicial. Este é o primeiro contato in loco com a equipe auditora e serve para quebrar o gelo, diminuindo a ansiedade da empresa. Na Pré-Auditoria são seguidos todos os passos da auditoria de certificação: reunião de abertura, investigação, relato das não-conformidades e reunião de encerramento. Geralmente, o auditor da auditoria de certificação é o mesmo da pré-auditoria. A Pré-Auditoria tem como objetivo analisar criticamente a adequação do Sistema de Gestão. Isto significa que os procedimentos e documentação serão verificados em relação à sua adequação em relação à norma de referência. Normalmente a equipe auditora não tem tempo para verificar se as práticas descritas na documentação estão adequadamente implementadas isto é o que chamamos de auditoria de conformidade. Ao final da Pré-Auditoria, a empresa recebe um relatório contendo todos os itens que devem ser corrigidos antes da auditoria de certificação. P.COM.10.03 Pág. 1 / 7
4. Qual é o prazo padrão entre a Pré-Auditoria e a Auditoria de Certificação? Não existem prazos formais definidos. A data da auditoria de certificação deve ser marcada em função dos resultados da Pré-Auditoria. Se a Pré-Auditoria não detectou problemas graves e o sistema está maduro na sua implementação, a auditoria de certificação pode ser agendada após uma ou duas semanas. Se ao contrário, a Pré-Auditoria detectou muitos problemas que demoram a ser corrigidos, o prazo pode se estender a meses. Normalmente, existe um prazo de um mês entre a Pré-Auditoria e a Auditoria de Certificação. 5. No meu orçamento consta uma Pré-Auditoria de um dia. Eu acho que é pouco. Posso solicitar mais um ou dois dias de Pré-Auditoria? Sim. A carga horária definida no orçamento é mínima para checar todos os itens da norma. Caso a empresa desejar uma análise mais aprofundada, a carga horária da pré-auditoria pode ser aumentada sem problema algum. Haverá um aumento proporcional no preço do evento. 6. Posso pular a Pré-Auditoria e ir direto para a Auditoria de Certificação? Sim. A FCAV recomenda fortemente a realização da Pré-Auditoria, porém se a empresa tem muita segurança na adequação e conformidade de seu sistema de gestão, não há problema algum em ir direto para a Auditoria de Certificação. 7. Quem faz parte da equipe auditora? A equipe auditora normalmente é formada por um ou dois auditores. Estes auditores são profissionais com experiência em auditorias e conhecimento do seu ramo de negócio. Normas internacionais adotadas pela FCAV garantem que o auditor possui conhecimento e capacidade para auditar a sua empresa. 8. Se o auditor não achar problemas na Pré-Auditoria, posso receber o certificado? Não. A Pré-Auditoria tem objetivo distinto da auditoria de certificação. A Pré- Auditoria verifica a adequação do sistema não colhendo evidências suficientes de que as práticas refletem o planejamento contido nos procedimentos. A verificação da implementação dos procedimentos é feita na auditoria de certificação, que não pode ser dispensada de forma alguma. P.COM.10.03 Pág. 2 / 7
9. Como saberei quais áreas serão auditadas na Pré-Auditoria e na auditoria de certificação? A empresa envia alguns documentos para análise da FCAV (dentre eles: Questionário Preliminar e Manual de Gestão). Estes documentos são cuidadosamente avaliados pela equipe auditora e servem para que a FCAV elabore uma programação de auditoria. Desta programação constam os departamentos a serem auditados, horários e itens da norma que serão checados. A programação é enviada com uma semana de antecedência, para que a empresa possa se preparar para receber a equipe. 10. Como saberei quais áreas serão auditadas nas auditorias de acompanhamento in loco? Da mesma forma que na pré-auditoria e auditoria de certificação, nas auditorias de acompanhamento também ocorre o envio da programação com uma semana de antecedência. Para a FCAV garantir este prazo, a empresa deve sempre enviar com pelo menos 21 dias de antecedência em relação à auditoria seu Manual de Gestão para análise da equipe auditora. 11. Para que servem as auditorias de acompanhamento in loco? Uma vez implementado e certificado o sistema de gestão, é obrigação da entidade certificadora verificar a manutenção do sistema certificado. Assim, periodicamente a FCAV faz auditorias in loco para checar se o sistema ainda se mantém adequado e conforme. 12. Posso ter acesso ao currículo da equipe auditora? Sim. Ao receber a programação, a empresa fica conhecendo os nomes dos auditores. Basta consultar a home page da FCAV para achar o currículo da equipe. 13. Quais são os possíveis resultados de uma Auditoria de Certificação? A equipe auditora, com base nas constatações da auditoria, pode tomar as seguintes decisões: - Recomendação da Certificação (mediante apresentação de um Plano de Ação para as não-conformidades eventualmente detectadas); - Recomendação da Certificação com Auditoria Documental para as nãoconformidades críticas; - Recomendação da Certificação com Auditoria de Follow Up para as nãoconformidades críticas; - Não recomendação da certificação neste caso a empresa pode solicitar nova auditoria no prazo máximo estabelecido pela equipe auditora. P.COM.10.03 Pág. 3 / 7
14. Quantas não-conformidades tiram a minha certificação na Auditoria de Certificação? A FCAV não possui uma regra rígida de número de não-conformidades e sim uma política sobre a sua gravidade. Caso o relatório de auditoria inclua uma nãoconformidade considerada de grau Maior, a certificação não poderá ser recomendada sem restrições. 15. Para a recomendação da certificação, será necessária uma auditoria documental ou in-loco para fechar as não-conformidades? Em resumo, posso ser certificado com não-conformidades em aberto? Desde que as não-conformidades detectadas pela equipe auditora sejam de grau menor, é possível obter a certificação com não-conformidades em aberto. A FCAV aceita para as não-conformidades menores um Plano de Ação Corretiva, não incorrendo em custos extras para a empresa. Na próxima auditoria agendada será verificado o fechamento das não-conformidades menores. Este é um ponto importante que diferencia a metodologia da FCAV em relação às demais certificadoras. 16. O que é a Recertificação? Ela é obrigatória? Após três anos da certificação da empresa, o sistema necessita ser reavaliado de forma completa, para que a certificação seja renovada. Este procedimento é a chamada Auditoria de Recertificação. Conforme regras internacionais do IAF International Acreditation Forum, a recertificação é obrigatória. Tome cuidado se existem organismos que não executam esta etapa obrigatória, pois esta certificação pode ser contestada. 17. O que é a Comissão de Certificação? O relatório da equipe auditora é levado a uma Comissão, da qual participam membros externos à FCAV e eventuais apelações de clientes são levadas em conta. Isto quer dizer que, caso a empresa não concorde com o parecer da equipe auditora com referência a resultado final ou com relação a uma particular observação, pode recorrer a uma instância maior que é esta Comissão. É a Comissão de Certificação que valida o parecer da equipe auditora, autorizando a emissão do certificado. P.COM.10.03 Pág. 4 / 7
18. Esta Comissão se reúne de quanto em quanto tempo? Onde? A Comissão analisa criticamente os relatórios de auditoria mensalmente e se reúne nas instalações da FCAV, em casos críticos. É importante salientar que esta Comissão é formada por brasileiros e se reúne no Brasil, permitindo rapidez e agilidade nas decisões. Eventuais apelações podem ser feitos em nossa língua. Em casos especiais, um representante da empresa pode ser convidado a participar da Comissão como ouvinte. 19. Existe Certificação com reconhecimento internacional? Não. Uma entidade certificadora sempre opera dentro de um ou mais sistemas nacionais de certificação. Existem órgãos nacionais que regulam as atividades dos organismos de certificação (chamados acreditadores): nos Estados Unidos é o RAB, na Holanda é o RVA, no Brasil é o INMETRO. A FCAV é reconhecida dentro do Sistema Brasileiro de Certificação, pois seus certificados são emitidos tendo como acreditador o INMETRO. Para existir uma certificação com reconhecimento internacional, a empresa deveria ter certificados acreditados por todos os órgãos de todos os países (China, Austrália, Indonésia, Alemanha, Canadá, Venezuela, etc.) o que não existe ou é economicamente inviável. Um certificado emitido no Brasil, conforme o Sistema Brasileiro de Certificação é reconhecido como confiável no mundo inteiro, assim como um certificado emitido dentro do Sistema Espanhol de Certificação é reconhecido como confiável aqui no Brasil. Em casos específicos em que a empresa necessite de um certificado emitido sob a acreditação de outro país, a FCAV pode acionar seu procedimento de cocertificação junto ao membro da IQNet do país em questão. Nestes casos, a entidade certificadora estrangeira emite um certificado baseado no relatório de auditoria da FCAV, baseado no acordo multilateral da IQNet. 20. O que significa a acreditação junto ao INMETRO? A acreditação junto ao INMETRO significa que existem os seguintes controles sobre a atuação da FCAV: - Verificação contínua da capacitação das equipes auditoras por meio de auditorias periódicas; - Verificação contínua do cumprimento das cargas horárias mínimas de auditoria previstas pelo IAF; - Verificação contínua sobre a isenção e postura ética do organismo certificador. Organismos certificadores atuando no Brasil não são tão controlados pelos seus acreditadores pela distância geográfica e devido aos procedimentos de verificação que são por amostragem. P.COM.10.03 Pág. 5 / 7
21. O que significa o certificado IQNet? A IQNet é uma rede de certificadoras estabelecida na Suíça e conta com as principais entidades certificadoras no mundo inteiro. A IQNet responde por aproximadamente 30% dos certificados emitidos no mundo. A FCAV é membro pleno da IQNet e foi o único organismo certificador brasileiro escolhido para fazer parte da entidade. Um certificado IQNet significa um reconhecimento mundial, pois as principais certificadoras do mundo fazem parte da IQNet e podem, caso seja necessário, emitir certificados conjuntos com base na análise feita pela FCAV no Brasil. 22. Posso usar a marca de certificação no meu produto? Existem cuidados que devem ser seguidos no uso do selo da FCAV e da marca de certificação. A FCAV define um procedimento que deve ser seguido pela empresa certificada. Por exemplo, é proibido o uso da ISO 9001 no produto final. 23. Sou obrigado a usar a marca da FCAV quando anunciar ao mercado minha certificação? Ao contrário de outros organismos de certificação, a FCAV não obriga que a empresa utilize o selo da FCAV em suas propagandas. A empresa é livre para usar a certificação ISO 9001 como entender, dentro de regras internacionais comunicadas pela FCAV. 24. O trabalho da FCAV somente se restringe à Certificação? Não. A FCAV foi fundada em 1967, quando ainda não existia certificação ISO 9001. A FCAV foi instituída por professores da Universidade de São Paulo e é reconhecida como um Centro de Excelência Internacional em Gestão. Por meio do contato com a FCAV, sua empresa terá acesso a um centro de conhecimento e canal de capacitação multidisciplinar de sua equipe. 25. A FCAV pode fornecer consultoria para a montagem e implantação do Sistema de Gestão? Não. Conforme regras internacionais e regras éticas internas da FCAV, não existe a possibilidade de fornecimento de serviços de consultoria para implantação da ISO 9001 ou qualquer outra norma que a FCAV certifique. A FCAV também não recorre a subterfúgios para tal atividade como, por exemplo, uso de empresas coligadas ou controladas. A FCAV atua como parceira das empresas de consultoria, reconhecendo e incentivando seu papel, nunca atuando como concorrente. P.COM.10.03 Pág. 6 / 7
26. Quais são os critérios para escolher uma certificadora e avaliar as propostas? Na sua escolha, leve em consideração (não necessariamente nesta ordem): - Prestígio e credibilidade da certificadora; - Lista de clientes; - Clareza da proposta (não existência de custos escondidos, impostos, auditorias extras não explicitadas, método de aprovação não claro, etc.); - Preços e condições de pagamento; - Competência da equipe auditora; - Não existência de atividades de consultoria para implantação de ISO 9001, nem de empresas coligadas que fazem tal serviço; - A entidade oferece algo mais que as auditorias, como por exemplo, capacitação; - Existência de Comissão de Certificação no Brasil, a fim de facilitar possíveis apelações ou esclarecimento de dúvidas. - Cumprimento rígido das diretrizes do IAF para carga horária de auditoria. 27. No caso de outras dúvidas, a quem devo consultar? Não hesite em nos contatar pelo telefone (11) 3836-6566, Ramais 103, 104, 105, 106 e 115 ou consulte nossa home page: www.vanzolini.org.br P.COM.10.03 Pág. 7 / 7