Pág. 32
Pág. 33 ANEXO II PASSO A PASSO CADASTRO SALIC WEB E SAD 1. CADASTRO DE DOCUMENTOS NO SALICWEB (perfil somente do Protocolo Central) A documentação que é recebida no Protocolo do MinC é cadastrada em dois sistemas: o SAD ( Sistema de Acompanhamento de Documentos ) e o SALICWEB.( Sistema de Apoio às Leis de Incentivo à Cultura ) Para identificar um documento via SALICWEB: 1 - Fazer a leitura do documento. 2 - Verificar se consta o número de Pronac. 3 - Constando o número do PRONAC verificar se está especificado como: Prestação de Contas; Parecer; Resposta à diligência (geralmente o proponente coloca que está atendendo ao ofício nº tal do setor tal); Solicitação do proponente (geralmente o proponente solicita alguma coisa). 4 Se estiver especificando que é um projeto e não consta o número de PRONAC deverá ser feita uma pesquisa no SALICWEB e SAD: PELO NOME DO PROJETO; PELO NOME DO PROPONENTE; PELO CNPJ OU CPF DO PROPONENTE; ou PELO NÚMERO DO PROCESSO CASO CONSTE. CADASTRAMENTO SALICWEB 5 Inclusão do Documento. 5.1- Se a documentação constar vários números de Pronac, tirar uma cópia para cada PRONAC, com a cópia do envelope com o código de Correios para cada Pronac encontrado no mesmo envelope; 5.2 - Sendo a documentação assinada por Parlamentar (Deputado, Senador, Prefeitos, Governadores, ETC) e for PRONAC deverá ser tirada uma cópia do ofício e encaminhar via SAD para GM /ASPAR; 5.3 - O ofício original vai via SALICWEB no Pronac conforme a documentação. 5.4 - Efetue login no SALICWEB que, deverá ter o perfil para incluir documentos. 5.5 - Siga conforme imagem abaixo. 5.6 - Número de PRONAC, se constar o próximo passo é verificar a tipologia citado no item 3. 5.7 - Se estiver especificando que é um PROJETO e NÃO CONSTA O NÚMERO DE PRONAC será feita uma PESQUISA NO SALICWEB e no SAD para localizar o Pronac: PELO NOME DO PROJETO; PELO NOME DO PROPONENTE; PELO CNPJ OU CPF DO PROPONENTE;ou PELO NÚMERO DO PROCESSO CASO CONSTE.
: 6 - Colocar o número do PRONAC. 7- Identificar o TIPO DO DOCUMENTO; 8- PASSAR O LEITOR ÓTICO NO CÓDIGO DE BARRA DOS CORREIOS; 9- DIGITALIZAR O DOCUMENTO; Pág. 34
Pág. 35 10- Lembre-se: A documentação recebida pelos Correios: do SEDEX AR ou CARTA REGISTRADA DEVERÁ SER FEITA A LEITURA ÓTICA, (Pela etiqueta / Código de Barras); 11- Documento de PARECER TÉCNICO NÃO DEVE SER DIGITALIZADO; 12- Outra documentação diferente das acima especificadas DEVERÁ SER DIGITALIZADA! (Lembrando que PRESTAÇÃO DE CONTAS deve digitalizar o ofício ou carta, ou seja, da folha de rosto); 12- VERIFIQUEM SE A DOCUMENTAÇÃO NÃO FALTA PÁGINAS 13- SE FOI DIGITALIZADA CORRETAMENTE TODAS AS PÁGINAS, ANTES DE ENVIAR O DOCUMENTO; (ou seja, ABRA O DOCUMENTO ANEXO E OLHE!)
14. CLIQUE EM ENVIAR SOMENTE APÓS TER CERTEZA DO TRÂMITE; - Ao clicar vai aparecer a janela abaixo da Guia de Tramitação de Projetos: - IMPRIMA UMA VIA DA GUIA DE TRAMITAÇÃO. Pág. 36
Pág. 37 2.TRÂMITE DE PROCESSOS NO SALICWEB (PERFIL MAIS COMUM ENTRE AS UNIDADES) Para identificar um documento via SALICWEB: 1 - Fazer a leitura do PROCESSO e verificar no último despacho para onde se destina o processo. (TENHA CERTEZA QUE EXISTE A INSTRUÇÃO PROCESSUAL E LEMBRE-SE DA PORTARIA NORMATIVA Nº 5, MPOG) 2 - Verificar se consta o número de Pronac. 3 - Constando o número do PRONAC proceder aos trâmites: o trâmite de processo somente será realizado pela pessoa que possuir o perfil para tramitar projetos. - Incluir o número do Pronac do processo a ser despachado: - Selecionar o destino; e - Incluir o despacho. (ESCREVA COM PARCIMÔNIA, POIS O PROPONENTE VISUALIZA ESSAS INFORMAÇÕES)
- Ao incluir o projeto aparecerá a imagem abaixo para enviar o projeto e imprimir a Guia de Tramitação: - A Guia de Tramitação será semelhante ao modelo abaixo: - Ao receber o processo deverá constar a assinatura legível do recebedor, data e hora. 3. RECEBENDO PROJETOS NO SALICWEB Pág. 38
Pág. 39 - O recebimento de processo somente será realizado pela pessoa que possuir o perfil para receber projetos. - Ir em receber projetos conforme figura acima; - Se não tiver na tela inicial ir em localizar conforme tela abaixo; - Clicar em receber lote conforme abaixo;
Pág. 40 4. RECEBENDO DOCUMENTOS DE PROJETOS NO SALICWEB - O recebimento de processo somente será realizado pela pessoa que possuir o perfil para receber documentos. - O procedimento é o mesmo de receber projetos, já citado acima siga os passos. 5. PESQUISANDO TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROJETOS NO SALICWEB - A pesquisa de documentos pode ser feita de diversas formas, o SALICWEB nos dá a opção para vários critérios. - Abaixo temos a tela para iniciar a pesquisa, vá em:
Pág. 41 Consulta Operacional -Tramitação - De Documento Em seguida vamos à tela que apresenta as seguintes opções de pesquisa: - Os critérios de busca podem ser: Pelo código do correio: Ex: SX1326547852BR; Pelo número do lote: Ex: 12456; Pelo local de origem e destino; Por intervalos de data. Obs.: A opção de Consulta Operacional Tramitação - De Projeto - também tem opção de busca similar, sendo excluída a opção: código dos Correios.
6. PESQUISANDO PROJETOS NO SALICWEB - A pesquisa de PROJETOS pode ser feita de diversas formas, na guia Consulta Projeto conforme a imagem abaixo: A janela de pesquisa dá as seguintes opções de pesquisa: Pelo número do Pronac; Pelo Nome do Projeto; Pelo CPF ou CNPJ do proponente; Pelo nome do proponente. Pág. 42
Pág. 43 7. PESQUISANDO DOCUMENTOS DE PROJETOS NO SALICNET - A pesquisa de documentos pode ser feita de diversas formas, o SALICNET nos dá a opção para vários critérios similares ao do SALICWEB. - O SALICNET só é usado para pesquisa e possui vários critérios de busca. A janela de pesquisa dá as seguintes opções de pesquisa: Pelo número do Pronac; Pelo Nome do Projeto; Pelo CPF ou CNPJ do proponente; Pelo nome do proponente. O SALICNET possibilita, também, pesquisar dados estatísticos.
Pág. 44 CADASTRO NO SAD (perfil único a todos os usuários) 1. CADASTRANDO UM NOVO DOCUMENTO Modelo em Branco do cadastro 1.1 - O cadastro no SAD é feito a partir da leitura do documento. 1.2 - Não identificando o número de PRONAC encaminhar via SAD. (LEMBRE-SE TODOS OS DOCUMENTOS PRODUZIDOS DEVEM TER REGISTROS EM ALGUM DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DO MINC) 1.3 - Identificar os seguintes elementos: 1.3.1 - No SAD cadastrando novo documento como na tela abaixo: 1. 3.2 - Identificar a espécie documental (ofício, carta, memorando, fax, etc.); 1. 3.3 - Identificar a localidade de origem do documento; 1. 3.4 - Identificar a data do documento (caso não tenha colocar data do cadastro); 1. 3.5 - Identificar o número do documento (se houver); 1.3.6 - Identificar o assunto e inserir no RESUMO, caso o assunto não esteja identificado faça uma leitura do documento e coloque as informações mais relevantes; 1.3.7 - Verifique as informações apontadas com seta no exemplo de Memorando abaixo:
Cadastro do Memorando exemplificado acima: Pág. 45
Pág. 46 2. REFERÊNCIAS Na Guia Referências - temos os dados mais utilizados nas pesquisas, portanto preste muita atenção na hora de preencher, o erro pode dificultar a localização por assunto. 2.1 Como fazer: 2.1.1- Identificar o VÍNCULO Destinatário/ Emitente/ Interessado;
Pág. 47 2.1.2 - Identificar o Assunto - Abaixo seguem padronização dos assuntos para facilitar a busca: - Colocar palavras chave sem erro de português faça sempre uma revisão no assunto. - Colocar o tipo de documento no seguinte formato: Memorando 003/2010 FBN Ofício 012/2009 ANCINE Carta 4413/2010 Correios Fax 123/2010 MRE Carta-Circular 124/2008 CGU Observação: sempre vai ser: tipo : Fax nº com 3 dígitos barra e ano: 124/2008 ( se o nº tiver mais de três dígitos não acrescentar o nº 0, se tiver menos de três dígitos acrescentar o nº 0 ) - Colocar palavras chave sem erro de português faça sempre uma revisão no assunto. - Colocar o código do correio escreva tudo junto (caso não tenha o leitor de código de barras) nunca se esqueça de colocar o código dos Correios, pois o emitente sempre procura com este código. 3. TRÂMITES 3.1 Ir em: Ações Despachar: 3.2 - Identificar a área de destino do documento e enviar, conforme tela acima: ações despachar. NÃO ESQUECER de marcar a opção Envio Imediato, após ir para o passo 3.10.
Pág. 48 3.3 Caso queira enviar vários documentos na mesma Guia de Tramitação NÃO marcar a opção Envio Imediato ou caso esqueça-se de marcar a opção Envio Imediato, seguir os próximos passos. 3.4 Ir em: Módulos Guias de tramitação enviar
Pág. 49 3.5 Verifique o destino da Guia, clique na sigla referente ao destinatário: 3.6 Na janela acima, verifique quais os documentos estão em suas mãos para serem tramitados.
Pág. 50 3.7 As guias desnecessárias, ou seja, referentes a documentos que não estejam em suas mãos, devem ser retiradas, para isso, clicar sobre elas com o botão direito do mouse e depois em Retira Documento da Guia conforme imagem abaixo: 3.8 Segue abaixo o exemplo onde apenas um documento deveria ser enviado, o restante foi retirado da Guia. Porém, isso não quer dizer que os outros foram excluídos, apenas não sairão na Guia neste momento. 3.9 Após ficar apenas os documentos necessários, clicar em enviar e a Guia será impressa automaticamente.
3.10 - Ao enviar será impressa a Guia de Tramitação abaixo: Pág. 51
Pág. 52 4. Autuando um Documento para se tornar um Processo no SAD 4.1 - clique em Ações Autuar / Reautuar 4.2 - Se o processo já estiver montado e tiver origem de outro órgão ( Ex.: ANCIN, IPHAN, MPOG, etc.) deve-se digitar o número do processo conforme abaixo, que vai te dar a opção: Reautuar, conforme abaixo; 4.3 - Se for um processo novo que está sendo montado naquele momento deve-se clicar na opção: Autuar, que vai gerar um número novo de processo;
Pág. 53 4.4 - Após a autuação, não se esquecer de clicar em etiqueta e termo para imprimir. 4.5 - Automaticamente você terá sua etiqueta com os dados do processo e número como também termo de autuação para inserir no processo e preenchê-lo. (Lembre-se que somente servidor, com matrícula, deve autuar um processo e que os dados da aba de Referências devem estar preenchidos para impressão da etiqueta com os dados completos). 4.6 - Exemplo de Termo de Autuação: 4.7 - Exemplo de etiqueta de processo:
Pág. 54 5. RECEBENDO DOCUMENTOS NO SAD 5.1 - O documento físico ao chegar ao local de destino deve ser recebido no sistema SAD. 5.2 - Para o recebimento você deve clicar em: guias a receber, conforme tela abaixo. 5.3 - Ao clicar vão aparecer todos os documentos que estão tramitados para o setor aguardando recebimento, procure o seu documento. (Nessa tela aparecem: o número da Guia de tramitação + a sigla de origem + a sigla de destino. Caso não saiba o número da guia, consulte o número de SAD antes de receber e na aba Trâmites verifique o número da Guia de tramitação)
5.4 - A lista aparece em ordem da data de envio, na descrição vem: - O número da guia de tramitação; - Sigla do órgão de origem e de destino; - Data de envio e situação de enviada. 5.5 - Ao localizar seu documento selecione e clique em receber, conforme imagem abaixo: 6. Arquivando um Processo no SAD 6.1 Para arquivar um processo no SAD (esse procedimento é feito pelo Arquivo): 6.1.1 Com o documento aberto ir a ações arquivar/desarquivar, conforme imagem: Pág. 55
6.1.2 Apor as informações necessárias: 6.2 Para Desarquivar ir em ações arquivar/desarquivar, clicar em desarquivar: Pág. 56
Pág. 57 7. FAZENDO JUNTADA POR ANEXAÇÃO 7.1 A juntada por anexação dá-se somente em processos que se refiram ao mesmo assunto ou tenham objeto em comum. Outro caso que não deve ser rotina é o de duplicidade de processos, comum no âmbito MinC, pela falta do hábito de pesquisar antecedentes. Essa juntada é definitiva e irreversível. 7.2 No SAD entrar no SAD do processo mais recente, que será anexado ao mais antigo, ou seja, o mais antigo passará a ser o único número em trâmite, ir em: Ações Juntar: 7.3 Apor o número do processo mais antigo, completo, dê um clique no espaço da síntese para aparecerem todos os dados do processo, após escolha a opção Anexar :
Pág. 58 7.3 Verifique que a juntada por anexação foi concluída na aba Pasta, onde constam nos dois SADs a juntada:
Pág. 59 8. FAZENDO JUNTADA POR APENSAÇÃO 8.1- A juntada por apensação é a união provisória de dois ou mais processos para estudos, informações e decisões visando à uniformidade no rito de matérias semelhantes. 8.2 O procedimento é semelhante ao item 7, Juntada por anexação, porém a diferença está nos seguinte passos: No SAD entrar no SAD do processo mais antigo, que será apensado ao mais recente, ou seja, o mais recente passará a ser o único número em trâmite, ir em: Ações Juntar; Apor o número do processo mais recente, completo, dê um clique no espaço da síntese para aparecerem todos os dados do processo, após escolha a opção Anexar ; Verifique que a juntada por anexação foi concluída na aba Pasta, onde constam nos dois SADs a juntada. 9.PESQUISANDO DOCUMENTOS NO SAD 9.1- A pesquisa de documentos pode ser feita de diversas formas, o SAD nos dá a opção para vários critérios, porém identificam-se algumas dificuldades. Abaixo listamos a maneira mais fácil para localizar:
Pág. 60 9.2 - Critério de busca: Código de Correio do documento 9.2.1 - Ao clicar em assunto, irá abrir a janela ao lado para selecionar o assunto, neste campo coloque o código dos correios sem espaçamento, conforme o exemplo, clique em pesquisar onde a seta esta indicando, se o código estiver cadastrado vai aparecer abaixo, clique para marcar e dê Ok. 9.2.2 - Após o procedimento acima, vai aparecer a janela abaixo, o assunto, estará completo, clique em pesquisar conforme indicação da seta:
Pág. 61 9.2.3 - Após clicar vai aparecer a janela abaixo, clique com o botão direito do mouse e vá na opção abrir, em seguida você encontrará o documento cadastrado.
Pág. 62 9.2.4 - Documento localizado: 9.3 - Critério de busca: Espécie Documental (Memorando, FAX, Ofício, Despacho, etc.) Pesquisando por espécie documental, como memorando, ofício, despacho, fax, etc. Na tela pesquisa clique em Original, vai aparecer a tela ao lado para selecionar o Tipo Documental, selecione e dê ok.
Pág. 63 9.3.1 - Você pode também preencher com o critério de intervalo do cadastro conforme abaixo: 9.3.2 - Clique em dados para colocar o número do tipo documental e a data, vai aparecer a janela abaixo, preencha a data e o número nesse formato, caso não tenha o número ou não tenha certeza que foi cadastrado dessa forma, coloque somente a data, clique em Ok : 9.3.3 - Após clicar ok, vai voltar a tela de pesquisa, clique em pesquisar para encontrar o resultado da busca, vai aparecer a janela abaixo, clique com o botão direito do mouse e vá na opção abrir no documento que você está procurando, em seguida você encontrará o documento cadastrado.
Pág. 64 10. Gerando cópias no SAD: 10.1 Criar cópias é uma opção que deve somente ser utilizada caso no documento esteja identificado às pessoas ou unidades que devem receber cópias daquele documento. Ir em: Ações Gerar nova Cópia:
Pág. 65 10.2 As cópias geradas não permitem a edição do conteúdo já cadastrado no SAD original (principal), portanto no momento de cadastro do original deve-se proceder ao preenchimento nas Referências dos destinatários, coloque o nome de todos e após proceda à criação de cópias. 11. PESQUISANDO DOCUMENTOS NO SADWEB 11.1 - A pesquisa de documentos pode ser feita de diversas formas, o SADWEB nos dá a opção para vários critérios, alguns diferentes do SAD. Abaixo listamos a maneira mais fácil para localizar. Os critérios de busca disponíveis são: Documentos número do SAD Processos número do processo, ex.: 01400.001234/2008-03 Pessoas nome da pessoa (pode localizar a pessoa que cadastrou o documento ou que seja parte no documento) ou pelo CNPJ/ CPF Órgão de carga setor que está de posse do documento; aparecem todos os documentos e processos na carga do órgão; Tramitações nele você pode buscar por um intervalo de datas, adicionar o órgão que enviou o documento e o de destino; Usuários por órgão nele você pode ver quem são as pessoas cadastradas no sistema pelo setor; Órgãos X grupos por usuário aparecem todas as pessoas cadastradas no SAD; Projetos (SALICNET) nele tem a opção de link para o sistema SALICNET, visto acima; Síntese/ Resumo esta opção é a única que nos dá acesso à aba Cadastro Síntese / Resumo, nos dando uma alternativa mais concreta de busca.
Pág. 66 11.2 - Vamos nos ater as pesquisas mais usadas: 11.2.1 - Critério de busca: Tramitações Preencha com o intervalo de datas desejado, órgão de origem e de destino e clique na lupa como no exemplo abaixo: 11.3 - Ao clicar vão aparecer todos os documentos tramitados saindo do setor de origem com destino ao setor selecionado, conforme tela abaixo:
11.2.2 - Critério de busca: Síntese/ Resumo Preencha com assunto desejado ou palavra e clique na lupa como no exemplo abaixo: Pág. 67