W4Mobile Operations Management System Manual de Operação e Administração Versão 2.2 B
W4Mobile Team: + 55 31 3475 3594 E-mail: suporte@3ssistemas.com.br Este documento consiste em 51 páginas. Elaborado por: IT Applications Liberado em Janeiro de 2015. Publicado pelo setor de IT Applications Impresso no Brasil. Sujeito a alterações técnicas. A reprodução deste documento, assim como o uso e a revelação de seu conteúdo não são permitidos, salvo por autorização expressa. Os infratores estão sujeitos às penas da lei e respondem por perdas e danos. No caso de concessão de patente ou de registro de fábrica, ficam reservados os direitos de exclusividade. O cumprimento do constante nas especificações técnicas e nas descrições de facilidade só é obrigatório quando acordado em contrato específico. Mobile Workforce Management 1/51
Responsável: Rubens Gonçalves Elaborador (es): E-mail Ramal Rubens Gonçalves rubens@3ssistemas.com.br Revisor (a) Texto: E-mail Ramal Robson Cunha robson@3ssistemas.com.br Mobile Workforce Management 2/51
Índice 1 Manual de Sistema... 5 1.1 Introdução... 5 2 Configurações W4Mobile... 6 2.1 Sincronização... 6 3 Manual do Usuário... 6 3.1 Introdução... 6 4 Acessando o Sistema... 7 5 W4Mobile... 8 6 Administração... 8 6.1 Admin Áreas de Atendimento... 8 6.1.1 Gestão de Àreas de Atendimento... 8 6.2 Admin Workflow Fechamento... 9 6.2.1 Workflow de Fechamento... 9 6.3 Admin Permissionamento do Sistema... 10 6.3.1 Permissionamento Menu Perfil... 10 6.4 Alteração Senha-Usuário... 11 6.5 Alteração Senha-Admin... 12 6.6 Gestão de Usuários... 13 6.7 Consultar Usuários... 13 6.7.1 Cadastrar Novo Usuário... 14 6.7.2 Alterar Dados Usuário... 15 7 Programação e Despacho... 16 7.1 Novo Serviço... 16 7.2 Acompanhamento de Atividades... 18 7.2.1 Serviço & Cliente... 20 7.2.2 Mensagens... 26 7.2.3 Encerramento... 27 7.3 Editando uma Atividade... 29 8 Retirando uma Atividade do Mobile... 31 9 Transferir uma Atividade para outro Executante... 32 10 Excluindo uma Atividade... 35 11 Atendimento Técnico... 37 12 Relatórios... 42 12.1 Relatório de Produção Mensal por Região... 43 Mobile Workforce Management 3/51
12.2 Relatório de Evolução Diária... 44 12.3 Relatório de Resumo de Produção... 44 12.4 Veículos Mapas... 45 12.5 Mobile Mapa... 45 12.6 Mobile Detalhes Mapa... 46 12.7 Relatório de Login Logout... 47 12.8 Relatório de Produção por Status... 48 12.9 Relatório de Produtividade... 49 13 Glossário... 50 Mobile Workforce Management 4/51
1 Manual de Sistema 1.1 Introdução W4Mobile é uma solução, simples, flexível, ágil e fácil de utilizar, que garante controle completo da operação de campo e ainda provê informações completas, em tempo real, sobre todos os trabalhos executados pela equipe. Assim, além de aumentar a capacidade de tomada de decisão proativa, por parte da gerência operacional, as empresas que utilizam o W4Mobile, podem informar seus clientes em tempo real, sobre o andamento de seus serviços, facilitando todo o processo de integração de informação, desde o campo até o cliente final. Tudo isso de forma simples, eficiente e inteligente! Benefícios: Redução de erro na comunicação. Facilidade de monitoramento da operação. Aumento da produtividade das equipes. Disponibilidade de informações para a tomada de decisão. As exigências do Projeto seguem este fluxo de trabalho como linha de base A imagem acima tem por objetivo, fazer uma representação de alto nível da arquitetura do W4Mobile, mostrando de maneira objetiva o processo funcional. Mobile Workforce Management 5/51
2 Configurações W4Mobile O W4Mobile é suportado por uma infra-estrutra com Multi-Servidores para garantir a qualidade do processo de envio de Atividades. Servidores: Servidores de Ambiente Web COM (comunicação entre o Mobile e ambiente Web) Banco de Dados 2.1 Sincronização A Sincronização tem o objetivo manter a base de dados do aparelho celular atualizado. A atualização ocorrerá automaticamente de 5 em 5 minutos, quando o Agente estiver logado, ou, clicando em Sincronizar no W4Mobile. Ex.: Ao iniciar ou instalar o aplicativo no celular, o Agente receberá todas as Atividades despachadas que estiverem em seu login. 3 Manual do Usuário 3.1 Introdução Este Manual visa demonstrar, na prática, todas as funcionalidades do W4Mobile, trazendo assim um passo a passo de utilização das principais funcionalidades disponíveis. No final deste manual você encontrará um glossário com os termos empregados na operacionalização do W4Mobile. W4Mobile é uma solução que garante controle completo da Operação de Campo e ainda provê informações gerenciais, em tempo real, sobre todos os trabalhos executados pela equipe. Com interface amigável, a operacionalização segue a mesma sistemática utilizada para se navegar na WEB o que facilita toda a operação do W4Mobile. Mobile Workforce Management 6/51
4 Acessando o Sistema Para iniciar acesse: http://www.wfms.com.br, na Tela de Login informe o nome do Usuário no campo Username, Senha no campo Password. O Usuário deverá estar cadastrado previamente no sistema. O W4Mobile esta disponível em dois idiomas: Português e Inglês. Fig. 4.0 - Tela de Login. Mobile Workforce Management 7/51
5 W4Mobile A tela inicial do W4Mobile contém os menus de operação. Fig.: 5.0 - Tela inicial do W4Mobile. 6 Administração É através deste Menu que são efetuadas parametrizações no W4Mobile. 6.1 Admin Áreas de Atendimento 6.1.1 Gestão de Àreas de Atendimento É possível realizar a vinculação de um ou mais Executores, a um ou várias Regiões de Atendimento. Para realizar a vinculação é necessário que o Usuário selecione os campos: Empresa Usuário deverá selecionar a Empresa, Função Usuário deverá selecionar a Função do Executor, Região Usuário deverá selecionar a Região do Executor. E clicar no Botão para realizar a pesquisa do(s) Executores (s) a Região, e para listar as Regiões clicar no Botão. Para associar um Executor, o Usuário deverá selecionar o Executor que está no campo A e selecionar a Região desejada no campo C com um Duplo Click, automaticamente a Região será listada no campo B como configurada. E para realizar a desvinculação do Executor a Região, o Usuário deverá selecionar a Região no campo B com um Duplo Click. Atenção: Para que um Executor possa realizar o atendimento de um determinado Cliente ele deve estar vinculado no mesma Região que a Atividade do Cliente. Mobile Workforce Management 8/51
Fig.: 6.1.1.0 Tela Gestão de Áreas de Atendimento. 6.2 Admin Workflow Fechamento 6.2.1 Workflow de Fechamento É possível visualizar o Workflow de Fechamento criado para cada Serviço da Empresa. Após o Usuário clicar no botão seguintes dados:, o sistema exibirá a tela de resposta que exibe os Fechamento Arvore de Fechamento com todos os Serviços, Tipo Tipo de Serviço, Descrição Descrição, Obrigatório Campo obrigatório, Variável Dinâmica Tipo de Variável, ID Identificador do Registro, ID Pai Identificador do Registro Pai, Cod. Enc.STC Código Encerramento do ERP externo. Atenção: Para configurar a arvore de Fechamento será necessário preencher o formato de Excel padrão para realizar a carga no Sistema. Mobile Workforce Management 9/51
Fig.: 6.2.1.0 Tela Workflow Fechamento. 6.3 Admin Permissionamento do Sistema 6.3.1 Permissionamento Menu Perfil É possível realizar a vinculação de um ou mais Menu(s), a um Perfil do Sistema. Para realizar a vinculação é necessário que o usuário execute as ações abaixo: Para associar um Menu do Sistema, o Usuário deverá selecionar o Nome de Perfil que está no campo A e selecionar o Menu, ou, submenu desejado no campo C com um Duplo Click, automaticamente o Menu Associado ao Perfil será listado no campo B como configurado. E para realizar a desvinculação do Menu o Perfil, o Usuário deverá selecionar o Menu Associado no campo B com um Duplo Click. Fig.: 6.3.1.0 Tela Admin Permissionamento do Sistema Mobile Workforce Management 10/51
6.4 Alteração Senha-Usuário Nesta Tela, o Usuário consegue realizar a alterações da senha, entre com os dados: Digite a nova senha Sua Senha de acesso ao W4Mobile, Confirme a senha digitada Confirmação de Sua Senha de acesso ao W4Mobile. Para concluir a alteração, o Usuário deverá clicar no Botão Confirmar Atualização de Senha. Fig.: 6.4.1.0 Tela Alteração de Senha (Usuário). Mobile Workforce Management 11/51
6.5 Alteração Senha-Admin Nesta Tela, o Usuário consegue realizar a alterações da senha de qualquer Executor do Sistema, entre com os dados: Matricula Identificador do Usuário, Digite a nova senha Senha de acesso ao W4Mobile, Confirme a senha digitada Confirmação da Senha de acesso ao W4Mobile. Para concluir a alteração, o Usuário deverá clicar no Botão Confirmar Atualização de Senha. Fig.: 6.5.1.0 Tela Alteração de Senha (Admin). Mobile Workforce Management 12/51
6.6 Gestão de Usuários 6.7 Consultar Usuários É possível Consultar todos os usuários do Sistema. Para realizar uma consulta objetiva, preencha todos os filtros. Fig.: 6.7.0 Tela Consultar Usuários. Abaixo será explicado o funcionamento de cada campo da Tela de Acompanhamento de Atividade. Nome do Usuário Neste campo o Usuário deverá colocar o nome do Usuário cadastrado no W4M. Login de Autenticação Neste campo o Usuário deverá colocar o Login. Empresa Logada Neste campo é informada o nome da Empresa, Perfil de Usuário Neste campo o Usuário deverá informar o Perfil de Acesso: o CONTROLE DE ATIVIDADE o USUÁRIO MOBILE o ADM-PARCEIROS o ADMINISTRADOR Empresas Associadas Neste campo é informado o nome da Empresa pertencente ao Usuário. Após o Usuário preencher a tela de filtros com os campos desejados, o W4Mobile exibirá a Tela de Usuários conforme a imagem abaixo: Fig.: 6.7.1 - Tela de Usuários Cadastrados. Mobile Workforce Management 13/51
Os seguintes campos são exibidos: ID Exibe o número do Identificador do Usuário. Login Exibe o Login de acesso do Usuário. Nome Exibe o nome do Usuário. Perfil Exibe o nome do Perfil do Usuário. Area Supervisão Exibe a Sigla da Região. Empresa Associada Exibe a Empresa Associada ao Usuário. Ativo Exibe o Status do Usuário. Note que na linha de cada Usuário existe um link que ao clicar nele, o sistema Redirecionará para a tela que contém todos os dados do Usuário. 6.7.1 Cadastrar Novo Usuário É possível Cadastrar um novo usuário do Sistema. Para criar um novo usuário, é necessário que preencha todos os campos. Abaixo a descrição de cada campo que à tela de Cadastro de usuário. Fig.: 6.7.1.0 Tela Cadastrar Novo Usuário. Nome do Usuário O Usuário deverá informar o nome completo do novo Usuário. Login O Usuário deverá informar Login de acesso ao W4M. Email O Usuário deverá informar o endereço de Email do Usuário. Este campo possui o formato de email, determinado (email@dominio). Perfil O Usuário deverá informar o perfil acesso ao sistema do Usuário: o CONTROLE DE ATIVIDADE o USUÁRIO MOBILE o ADM-PARCEIROS o ADMINISTRADOR Senha O Usuário deverá informar a Senha de acesso. Confirme a Senha Neste campo o Usuário deverá confirmar a Senha digitada no campo Senha. Mobile Workforce Management 14/51
Ativo O Usuário deverá informar o Status do Usuário (S) para Ativo e (N) para Inativo. Atendimento (Supervisão) O Usuário deverá informar o ID de Atendimento, Supervisão. ID Empresa O Usuário deverá informar ID da Empresa. Empresa O Usuário deverá selecionar a Empresa do Usuário. Após o Usuário preencher todos os campos de forma correta ele deverá clicar no Botão Salvar. Caso o Usuário, queira sair da tela Cadastro de Usuário, ele deverá clicar no Botão Cancelar. 6.7.2 Alterar Dados Usuário É possível Alterar Dados do usuário do Sistema. Fig.: 6.7.2.0 Tela Alterar Dados Usuário. Nesta Tela, o Usuário consegue realizar a alterações dos Usuários do Sistema, entre com os dados: Nome Completo Nome do Usuário. Email Endereço de Email do Usuário. Este campo possui o formato de email, determinado (email@dominio). Perfil Perfil acesso ao sistema do Usuário. Ativo Status do Usuário (S) para Ativo e (N) para Inativo. Área Supervisão ID de Atendimento, Supervisão. Empresa Empresa do Usuário cadastrado no W4M. Para concluir a alteração, o Usuário deverá clicar no Botão Salvar Alteração. Caso o Usuário, queira sair da tela Alteração de Usuário, ele deverá clicar no Botão Cancelar. Mobile Workforce Management 15/51
7 Programação e Despacho O objetivo do Menu Operações é realizar ações que permitam ao Usuário gerenciar todo o processo da Atvidade, desde o seu cadastro até o seu encerramento. 7.1 Novo Serviço É neste botão, que o Usuário irá criar uma nova Atividade. Para criar uma nova Atividade, é necessário que o Usuário preencha todos os campos que ela contém ou informe o ID do Site (cliente) e clique no botão, os dados serão carregados automaticamente na tela do usuário. Abaixo a descrição de cada campo que à tela de Nova Atvidade possui. Fig.: 7.1.0 - Tela de Lançamento de Atividade para empresa. Data Limite O Usuário deverá informar a Data de acordo com o limite para execução da atividade. Este campo possui o formato pré-determinado (dia/mês/ano) e ele também vem preenchido com a data atual. Hora Limite O Usuário deverá informar a Hora de acordo com o limite para execução da atividade. Este campo possui o formato pré-determinado (hora:minuto) e ele também vem preenchido com a hora atual. Tempo Previsto O Usuário deverá informar o tempo previsto de acordo com o limite para execução da atividade. Este campo possui o formato livre de horas, determinado (hora: minuto). Produto O Usuário deverá informar o produto da Atvidade que está sendo despachada, que poderá ser selecionado de acordo com o ramo de atividade do cliente: o INTERNET o LOGISTICA o TELECOMUNICAÇÕES o SERVIÇOS Contrato O Usuário deverá informar o contrato venha a ter algum Serviço a ser instalado ou até mesmo a criação de novos serviços, o W4Mobile já está pronto para receber e despachar para o campo esta informação. Prioridade Neste campo o Usuário deverá selecionar a prioridade da Atividade. Serviço Caso venha a ter algum Serviço a ser instalado ou até mesmo a criação de novos serviços, o W4Mobile já está pronto para receber e despachar para o campo esta informação. Data Chamado O Usuário deverá informar a Data de abertura da Atvidade. Este campo possui o formato prédeterminado (dia/mês/ano) e ele também vem preenchido com a data atual. Mobile Workforce Management 16/51
Hora Limite O Usuário deverá informar a Hora de acordo com o limite para execução da atividade. Este campo possui o formato pré-determinado (hora: minuto) e ele também vem preenchido com a hora atual. Região É a Localidade em que deve ser executada a Atividade, neste campo deve ser digitada a Sigla da Região da Atividade. UF O Usuário deverá preencher com a UF correta da Atividade. Sempre que o Usuário selecionar uma UF, será vinculado automaticamente no campo Data e Hora de Abertura da Atividade o horário pertencente aquele fuso horário. Categoria O Usuário deverá informar a categoria da Atividade que está sendo despachada, que poderá ser: o RES o NRES Caso o Usuário selecione a opção de: RES, obrigatoriamente o atendimento será realizado para um cliente residencial; NRES, neste caso o atendimento será realizado para um cliente não residencial; Atenção: Note que o preenchimento do campo Categoria, esta atrelado ao campo Tempo Previsto e poderá afetar no tempo de realização da Atividade como forma de controlar os indicadores de desempenho. Atividade O Usuário deverá informar a atividade, Caso venha a ter alguma Atividade a ser instalado ou até mesmo a criação de novos serviços, o W4Mobile já está pronto para receber e despachar para o campo esta informação. Atenção: As informações do campo Atividade serão exibidas de acordo com o que foi selecionado no Campo Serviço. DADOS DO CLIENTE: Nome Fantasia O Usuário deverá informar o nome da Empresa do Cliente. Nome O Usuário deverá informar o nome da Empresa do Cliente. Contato O Usuário deverá informar o contato, telefone para Contato com o Cliente. Endereço O Usuário deverá informar o Endereço da Atividade. Problema / Observações para o atendimento Este campo deverá ser preenchido de forma a facilitar o entendimento atividade pelos Agentes de Campo, o máximo permitido é de 500 caracteres. Esta proteção é referente à capacidade de recebimento de informações do mobile. E caso a informação colocada neste campo ultrapasse o permitido, este campo ficará em destaque e informará a quantidade de caracteres que excedeu o limite. Ponto Ref. O Usuário deverá informar um ponto de referência para o Endereço da Atividade. Tel. Contato O Usuário deverá informar o telefone de Contato do Cliente. Bairro O Usuário deverá informar o Bairro do Endereço da Atividade. Latitude O Usuário deverá informar a latitude do Endereço da Atividade. Longitude O Usuário deverá informar a longitude do Endereço da Atividade. Após o Usuário preencher todos os campos de forma correta ele deverá clicar no Botão Salvar. Caso o Usuário, queira sair da tela Lançamento de Atividade, ele deverá clicar no Botão Sair. Mobile Workforce Management 17/51
7.2 Acompanhamento de Atividades É neste módulo que é feito o acompanhamento das Atividades, desde ela no Status aberta até quando ela é encerrada pelo Agente. Ao clicar no Sub - Menu Despacho de Serviços, será exibida uma tela de filtros e nela é possível realizar diversas consultas. Para realizar uma consulta objetiva, preencha todos os filtros. Fig.: 7.2.0 - Tela de Acompanhamento de Atividade. Abaixo será explicado o funcionamento de cada campo da Tela de Acompanhamento de Atividade. Nota: Ao clicar fora da tela de filtros, será exibida a tela anterior em que o W4Mobile estava. Data Inicial [de - ate] Neste campo o Usuário deverá colocar o período referente data de abertura da Atividade, que deseja realizar o acompanhamento / monitoração. Data Final [de - ate] - Neste campo o Usuário deverá colocar o período referente data de fechamento da Atividade realizada pelo Agente que deseja realizar o acompanhamento / monitoração. Produto O Usuário deverá informar o produto da Atividade que está sendo despachada, que poderá ser selecionado de acordo com o ramo de atividade do cliente: o INTERNET o LOGISTICA o TELECOMUNICAÇÕES o SERVIÇOS Região Atendimento É a Localidade em que deve ser executada a Atividade, neste campo deve ser digitada a Sigla da Região da Atividade. UF Usuário poderá realizar a pesquisa pelo UF da localidade. Situação Referente ao Status da Atividade que deseja realizar o acompanhamento / monitoração. Campo de preenchimento obrigatório. Serviço Caso venha a ter algum Serviço a ser instalado ou até mesmo a criação de nova Atividade, o W4Mobile já está pronto para receber e despachar para o campo esta informação. ID. Executante Usuário poderá realizar a pesquisa Identificador do Executante da Atividade. ID Atividade Usuário poderá realizar a pesquisa pelo Número da Atividade. Empresa Referente à Empresa que a Atividade pertence. Mobile Workforce Management 18/51
Após o Usuário preencher a tela de filtros com os campos desejados, o W4Mobile exibirá a Tela de Monitoramento conforme a imagem abaixo: Fig.: 7.2.1 - Tela de Acompanhamento de Atividade. Na parte de listagem de Atividade, os seguintes campos são exibidos: Exibe o ícone de fotos Não existe foto associada Atividade. Exibe o ícone de fotos Existe foto associada Atividade. Num. OS Exibe o número da Atividade. Executante Exibe o nome do Agente que a Atividade. Num. Contrato Exibe o número do Contrato da Atividade. Serviço Exibe a Sigla do Tipo do Serviço que a Atividade pertence. Data Execução Exibe à Data de Execução em que a Atividade foi iniciada. AG Exibe o Status do Agendamento da Atividade Sit Exibe o Status da Atividade. Endereco Cliente Exibe a Localidade que a Atividade pertence. Categoria - Exibe à Categoria em que a Atividade foi enviada para o celular. Total de Atividade que contém no filtro aplicado. Note que na linha de cada Número da Atividade existe um link que ao clicar nele, o sistema Redirecionará para a tela que contém todos os dados da Atividade. Os dados da Atividade estão distribuídos em abas de: Serviço & Cliente, Mensagens, Encerramento. Mobile Workforce Management 19/51
Fig.: 7.2.2 Tela de Serviços & Cliente. 7.2.1 Serviço & Cliente Serviço & Cliente, são exibidos os seguintes dados da Atividade. Fig.: 7.2.1 Tela de Serviço & Cliente. As informações de Datas são: Abertura Data/Hora de Abertura da Atividade, Indicador Tempo de SLA que a Atividade possui para ser executada, Designação Responsável para executar a Atividade, Contrato Número do Contrato da Atividade, Data Promessa Data/Hora de Promessa da Atividade, Execução Horária que a Atividade foi Iniciada a Atividade, Agendamento Data/Hora de Agendamento da Atividade, APZ Informação se houve aprazamento da Atividade, ID Origem Campo utilizado para integração com outros ERPs, BA Número do Bilhete de Atividade. Mobile Workforce Management 20/51
As informações de Dados do Cliente são: Nome Nome da Empresa do Cliente, Contato Nome do Contado da Empresa do Cliente, Endereço Localidade da Empresa do Cliente, CPF/CNPJ Número do CPF ou CNPJ do Cliente ou Empresa, Tipo de Pessoa Dados de Pessoa Física ou Jurídica do Cliente, Nome Fantasia Nome da Empresa do Cliente, Tel. Contato Telefone para contato com o Cliente, Ponto Ref. Ponto de referencia para localização do Cliente, Prioridade - Prioridade da Atividade, Segmento - Segmento da Atividade, Contrato Número do Contrato da Atividade. As informações de Observações do Tratamento são: Descrição - Descrição livre da Atividade. As informações de Executante são: Identificador Responsável para executar a Atividade. Nesta tela é possível realizar a Designação da Atividade, e, ou Agendamento da Atividade, caso o Usuário deseje realizar algumas dessas ações para a Atividade no W4M basta clicar no botão abaixo. Após o Usuário Clicar no botão Designar Atividade, uma nova Tela Designar Técnico será aberto. É importante sempre lembrar que, quando um Usuário acessa os dados da Atividade automaticamente ele bloqueia a Atividade por um determinado tempo (vide capítulo Administração > Miscellaneous > Aba TM Bloqueio OS) em seu registro. Para realizar o desbloqueio da Atividade, o Usuário tem que solicitar o Administrador para realizar esta ação. Fig.: 7.2.2 Tela de Designar Técnico. Mobile Workforce Management 21/51
Na Tela de Designar Técnico, são exibidos os seguintes dados da Atividade. Atividade Número da Atividade, ID Responsável para executar a Atividade, Nome Nome do Responsável para executar a Atividade, Serviço Exibe a Sigla do Tipo do Serviço que a Atividade pertence, Data Promessa Data/Hora de Promessa da Atividade, Prior - Prioridade da Atividade, Reinc Reincidência da Atividade. Consultar Executante - Nesta opção é possível realizar duas pesquisas de formas distintas: Consulta ID e Consulta Região da Atividade. É através destas pesquisas que o Usuário poderá selecionar o Agente para realizar o despacho da Atividade. ID Neste campo o Usuário deverá informar o ID do Executante da Atividade. Região da Atividade Neste campo o Usuário deverá informar a Localidade em que deve ser executada a Atividade, neste campo deve ser digitada a Sigla da Região da Atividade. Depois de selecionada a forma de pesquisa o W4Mobile exibirá uma tela com os Agentes de cada pesquisa: Note que na imagem acima da tela com o resultado da pesquisa, possui um link para acesso as Informações do Mapa. Nas opções de Consulta exibe as seguintes informações em comum, são eles: Status, se o Executante está Online ou Offline, através dos símbolos do telefone em cinza (Offline-Fora de área de cobertura GPRS) ou verde, (Online-Em área de cobertura GPRS), se o aparelho do Agente estiver com algum tipo de defeito, fora do sistema, será exibido este ícone Não é possível realizar despacho de Atividade para os Agentes que estão com aparelho esta sinalização. Login, caso o Executante efetue o login no sistema, o símbolo verde (Logado), vermelho (Logoff) e o símbolo de atenção é porque o Executante não efetuou o login no sistema. Mobile Workforce Management 22/51
Segue a forma de representação dos status na tabela abaixo: STATUS Fora de Área Cobertura LOGIN Usuário Logado no Sistema Em Área Cobertura Usuário Logado no Sistema Desconectado do Sistema Usuário Não Efetuou o Login Desconectado do Sistema Usuário Saiu do Sistema Nome Executante Nome do Executante. ID Executante Identificador do Executante. Qt indicam a quantidade de Atividade que o Agente possui. Observação, ao clicar duas vezes no nome do agente, o sistema habilita os botões Modo Mapa, representado pelas seguintes figuras, GPS-Celular são Coordenadas capturadas a partir do GPS do Celular Android, e, GPS- Veículo são Coordenadas capturadas a partir do GPS instalado no Veículo. Note que na imagem acima da tela mostra as Informações do Mapa dos Executantes. Mobile Workforce Management 23/51
Após o Usuário preencher todos os campos de forma correta ele deverá clicar no Botão Designar Atividade. Nesta tela é possível realizar a Designação da Atividade, e, ou Agendamento da Atividade, caso o Usuário deseje realizar algumas dessas ações para a Atividade no W4M basta clicar no botão abaixo. Após o Usuário Clicar no botão Agenda, uma nova Tela Agendar Atividade será aberta. Fig.: 7.2.3 Tela de Agendar Atividade. Mobile Workforce Management 24/51
Na Tela de Agendar Atividade, são exibidos os seguintes dados da Atividade. Atividade Número da Atividade, Serviço Exibe a Sigla do Tipo do Serviço que a Atividade pertence, Selecione o Turno de Atendimento Exibe a seleção de turnos para Agendamento da Atividade e o Horário preferencial. Depois de selecionada a forma de Agendamento o W4Mobile exibirá uma tela com os Horários disponíveis: Nas opções de para Seleção, exibe as seguintes informações em comum, são eles: Data, Dia da semana que o usuário poderá selecionar para o Agendamento da Atividade. Dia Semana Nome do dia da Semana. Quant. Ativ. indicam a quantidade Atividade que o Dia possui. Após o Usuário preencher todos os campos de forma correta ele deverá clicar no Botão Salvar Agendamento, e, para Cancelar o usuário deverá clicar em Sair. Mobile Workforce Management 25/51
7.2.2 Mensagens Mensagens é possível visualizar todas as Mensagens da Atividade. Fig.: 7.2.2.0 Tela Mensagens. As informações de Mensagem / Problema são: As informações de Datas são: Abertura Data/Hora de Abertura da Atividade, Indicador Tempo de SLA que a Atividade possui para ser executada, Designação Data/Hora de Designação da Atividade, Data Promessa Data/Hora de Promessa da Atividade, Execução Horária que a Atividade foi Iniciada a Atividade, Agendamento Data/Hora de Agendamento da Atividade, APZ Informação se houve aprazamento da Atividade. As informações de Dados do Cliente são: Nome Nome da Empresa do Cliente, Contato Nome do Contado da Empresa do Cliente, Endereço Localidade da Empresa do Cliente, CPF/CNPJ Número do CPF ou CNPJ do Cliente ou Empresa, Tipo de Pessoa Dados de Pessoa Física ou Jurídica do Cliente, Nome Fantasia Nome da Empresa do Cliente, Tel. Contato Telefone para contato com o Cliente, Ponto Ref. Ponto de referencia para localização do Cliente, Prioridade - Prioridade da Atividade, Segmento - Segmento da Atividade, Contrato Número do Contrato da Atividade. Mobile Workforce Management 26/51
7.2.3 Encerramento Encerramento é possível visualizar os dados de fechamento da Atividade fornecido pelo Executante e caso ele informe corretamente, o W4Mobile encerrará a Atividade automaticamente no sistema. Atividade oriunda do Módulo de Programação. Fig.: 7.2.3.0 Tela de Encerramento. OS campos desta tela são: BA Número do Bilhete de Atividade, Nr. Reg Número do Registro do Sistema, ID Origem Campo utilizado para integração com outros ERPs, DT. Hora. Encerramento Data/Hora do Encerramento, UF Unidade Federativa da Atividade. Fechamento Pelo Executante. As informações de Fechamento Pelo Executante são: ID Identificador do Registro do Fechamento, Fechamento Nome do Fechamento, Informações do Executante Informação do Fechamento. Mobile Workforce Management 27/51
É importante sempre lembrar que, quando um Usuário acessa os dados do Fechamento da Atividade (vide capítulo Administração > Admin. Workflow Fechamento > Workflow de Fechamento). Para realizar a Configuração da Arvore de Fechamento vinculada ao Serviço da Atividade. Aba Imagens Anexadas. Imagem área de armazenamento das imagens enviadas através do aparelho celular. Nome Imagem nome da imagem armazenada no dispositivo mobile. Descrição Breve resumo informativo da imagem. Data Envio Formato AAAA-MM-DD hh:m:s Data de recebimento da foto no sistema. Latitude Latitude enviada no momento do upload da foto. Logintude Longitude enviada no momento do upload da foto. Editando o nome das Imagens Anexadas. O sistema permitirá ao usuário editar o nome da imagem, clique na Descrição da imagen, digite um novo nome e depois clique fora da coluna Descrição. Os seus dados serão salvos automaticamente será mostrada a mensagem abaixo: Mobile Workforce Management 28/51
Fechamento: Observação Este campo deverá ser preenchido de forma a facilitar o entendimento atividade pelos Agentes de Campo, o máximo permitido é de 500 caracteres. Esta proteção é referente à capacidade de recebimento de informações do mobile. E caso a informação colocada neste campo ultrapasse o permitido, este campo ficará em destaque e informará a quantidade de caracteres que excedeu o limite. Causa motivo O Usuário deverá selecionar a Causa do motivo do Fechamento. Descrição do Encerramento O Usuário deverá selecionar a Descrição do Encerramento. Código Fechamento O Usuário deverá selecionar o Código do Fechamento. Classificação O Usuário deverá selecionar a Classificação do Fechamento. Situação O Usuário deverá selecionar a Situação do Fechamento. Após o Usuário preencher todos os campos de forma correta ele deverá clicar no Botão Encerrar Atividade. Caso o Usuário, não concorde com as informações da tela Fechamento Pelo Executante e Fechamento Manual, ele deverá clicar no Botão Reenviar. A Atividade será Reenviada para o Executante e seguirá todo o Fluxo de execução. 7.3 Editando uma Atividade Para editar uma Atividade, é necessário que o usuário clique na atividade quando estiver com o status A DESIGNAR. Abaixo a descrição de cada campo que à tela de Edição da Atividade possui. Fig.: 7.3 Tela Acompanhamento de Atividade. Mobile Workforce Management 29/51
Fig.: 7.3 Detalhes da Atividade. Nas opções de para Seleção, exibe as seguintes informações que poderão ser modificada antes do envio da atividade para o Mobile do usuário: As informações de Dados do Cliente são: Nome Nome da Empresa do Cliente, Contato Nome do Contado da Empresa do Cliente, Endereço Localidade da Empresa do Cliente, CPF/CNPJ Número do CPF ou CNPJ do Cliente ou Empresa, Tipo de Pessoa Dados de Pessoa Física ou Jurídica do Cliente, Nome Fantasia Nome da Empresa do Cliente, Tel. Contato Telefone para contato com o Cliente, Ponto Ref. Ponto de referencia para localização do Cliente, Prioridade - Prioridade da Atividade, Segmento - Segmento da Atividade, Contrato Número do Contrato da Atividade. Basta clicar na tecla TAB que os dados serão salvos automaticamente. Mobile Workforce Management 30/51
8 Retirando uma Atividade do Mobile Conforme descrito no Capítulo 6.2, note que na linha de cada Número da Atividade existe um link que ao clicar nele, o sistema Redirecionará para a tela que contém todos os dados da Atividade. Quando a Atividade estiver com o status enviado, aceito, programado e recebido, será exibido às opções abaixo: Retirar Usuário poderá selecionar Retirar a Atividade do Mobile do Executante, Transferir Usuário poderá Transferir a Atividade para o Mobile de outro Executante. Fig.: 8.0.0 Tela de Serviço & Cliente. Nesta tela é possível realizar a Retirada da Atividade, e, ou Transferência da Atividade, caso o Usuário deseje realizar algumas dessas ações para a Atividade no W4M basta clicar no botão abaixo. Após o Usuário Clicar no botão Retirar, uma nova Tela Retirada com Sucesso será aberta. É importante sempre lembrar que, quando um Usuário acessa os dados da Atividade automaticamente ele bloqueia a Atividade por um determinado tempo (vide capítulo Administração > Miscellaneous > Aba TM Bloqueio OS) em seu registro. Para realizar o desbloqueio da Atividade, o Usuário tem que solicitar o Administrador para realizar esta ação. Mobile Workforce Management 31/51
Fig.: 8.0.1 Tela de Serviço & Cliente. 9 Transferir uma Atividade para outro Executante Nesta tela é possível realizar a Retirada da Atividade, e, ou Transferência da Atividade, caso o Usuário deseje realizar algumas dessas ações para a Atividade no W4M basta clicar no botão abaixo. Após o Usuário Clicar no botão Transferir, uma nova Tela Transferência de Atividade será aberta. É importante sempre lembrar que, quando um Usuário acessa os dados da Atividade automaticamente ele bloqueia a Atividade por um determinado tempo (vide capítulo Administração > Miscellaneous > Aba TM Bloqueio OS) em seu registro. Para realizar o desbloqueio da Atividade, o Usuário tem que solicitar o Administrador para realizar esta ação. Fig.: 9.0.0 Tela de Designar Técnico. Mobile Workforce Management 32/51
Na Tela de Transferência de Atividade, são exibidos os seguintes dados da Atividade. Atividade Número da Atividade, ID Responsável para executar a Atividade, Nome Nome do Responsável para executar a Atividade, Serviço Exibe a Sigla do Tipo do Serviço que a Atividade pertence, Data Promessa Data/Hora de Promessa da Atividade, Prior - Prioridade da Atividade, Reinc Reincidência da Atividade. Consultar Executante - Nesta opção é possível realizar duas pesquisas de formas distintas: Consulta ID e Consulta Região da Atividade. É através destas pesquisas que o Usuário poderá selecionar o Agente para realizar o despacho da Atividade. ID Neste campo o Usuário deverá informar o ID do Executante da Atividade. Região da Atividade Neste campo o Usuário deverá informar a Localidade em que deve ser executada a Atividade, neste campo deve ser digitada a Sigla da Região da Atividade. Depois de selecionada a forma de pesquisa o W4Mobile exibirá uma tela com os Agentes de cada pesquisa: Note que na imagem acima da tela com o resultado da pesquisa, possui um link para acesso as Informações do Mapa. Nas opções de Consulta exibe as seguintes informações em comum, são eles: Status, se o Executante está Online ou Offline, através dos símbolos do telefone em cinza (Offline-Fora de área de cobertura GPRS) ou verde, (Online-Em área de cobertura GPRS), se o aparelho do Agente estiver com algum tipo de defeito, fora do sistema, será exibido este ícone Não é possível realizar despacho de Atividade para os Agentes que estão com aparelho esta sinalização. Login, caso o Executante efetue o login no sistema, o símbolo verde (Logado), vermelho (Logoff) e o símbolo de atenção é porque o Executante não efetuou o login no sistema. Mobile Workforce Management 33/51
Segue a forma de representação dos status na tabela abaixo: STATUS Fora de Área Cobertura LOGIN Usuário Logado no Sistema Em Área Cobertura Usuário Logado no Sistema Desconectado do Sistema Usuário Não Efetuou o Login Desconectado do Sistema Usuário Saiu do Sistema Nome Executante Nome do Executante. ID Executante Identificador do Executante. Qt indicam a quantidade Atividade que o Agente possui. Observação, ao clicar duas vezes no nome do agente, o sistema habilita os botões Modo Mapa, representado pelas seguintes figuras, GPS-Celular são Coordenadas capturadas a partir do GPS do Celular Android, e, GPS- Veículo são Coordenadas capturadas a partir do GPS instalado no Veículo. Note que na imagem acima da tela mostra as Informações do Mapa dos Executantes. Mobile Workforce Management 34/51
Após o Usuário preencher todos os campos de forma correta ele deverá clicar no Botão Transferir Atividade. 10 Excluindo uma Atividade Conforme descrito no Capítulo 6.2, note que na linha de cada Número da Atividade existe um link que ao clicar nele, o sistema Redirecionará para a tela que contém todos os dados da Atividade. Quando a Atividade estiver com o status A designar e Encerrado, será exibida a opção abaixo: Excluir Atividade Usuário poderá selecionar Excluir a Atividade do Sistema. Mobile Workforce Management 35/51
Nesta tela é possível realizar a Excluir a Atividade, caso o Usuário deseje realizar algumas dessas ações para a Atividade no W4M basta clicar no botão abaixo. Após o Usuário Clicar no botão Excluir Atividade, uma nova Tela Atividade excluida com Sucesso será aberta. É importante sempre lembrar que, quando um Usuário acessa os dados da Atividade automaticamente ele bloqueia a Atividade por um determinado tempo (vide capítulo Administração > Miscellaneous > Aba TM Bloqueio OS) em seu registro. Para realizar o desbloqueio da Atividade, o Usuário tem que solicitar o Administrador para realizar esta ação. Mobile Workforce Management 36/51
11 Atendimento Técnico Para iniciar acesse: http://www.wfms.com.br, na Tela de Login informe o nome do Usuário no campo Username, Senha no campo Password. O Usuário deverá estar cadastrado previamente no sistema. É neste módulo que é feito o acompanhamento das Atividades pelo usuário de campo, desde ela no Status aberta até quando ela é encerrada pelo Agente. Ao clicar no Sub - Menu Atendimento Técnicos, será exibida uma tela de filtros e nela é possível realizar diversas consultas. Para realizar uma consulta objetiva, preencha todos os filtros. Abaixo será explicado o funcionamento de cada campo da Tela de Acompanhamento de Atividade. Nota: Ao clicar fora da tela de filtros, será exibida a tela anterior em que o W4Mobile estava. Data Inicial [de - ate] Neste campo o Usuário deverá colocar o período referente data de abertura da Atividade, que deseja realizar o acompanhamento / monitoração. Data Final [de - ate] - Neste campo o Usuário deverá colocar o período referente data de fechamento da Atividade realizada pelo Agente que deseja realizar o acompanhamento / monitoração. Produto O Usuário deverá informar o produto da Atividade que está sendo despachada, que poderá ser selecionado de acordo com o ramo de atividade do cliente: o INTERNET o LOGISTICA o TELECOMUNICAÇÕES o SERVIÇOS Região Atendimento É a Localidade em que deve ser executada a Atividade, neste campo deve ser digitada a Sigla da Região da Atividade. UF Usuário poderá realizar a pesquisa pelo UF da localidade. Mobile Workforce Management 37/51
Situação Referente ao Status da Atividade que deseja realizar o acompanhamento / monitoração. Campo de preenchimento obrigatório. Serviço Caso venha a ter algum Serviço a ser instalado ou até mesmo a criação de nova Atividade, o W4Mobile já está pronto para receber e despachar para o campo esta informação. ID. Executante Usuário poderá realizar a pesquisa Identificador do Executante da Atividade. ID Atividade Usuário poderá realizar a pesquisa pelo Número da Atividade. Empresa Referente à Empresa que a Atividade pertence. Note que na linha de cada Número da Atividade existe um link que ao clicar nele, o sistema Redirecionará para a tela que contém todos os dados da Atividade. Os dados da Atividade estão distribuídos em abas de: Serviço & Cliente, Mensagens, Encerramento. Aba Imagens Anexadas. Imagem área de armazenamento das imagens enviadas através do aparelho celular. Nome Imagem nome da imagem armazenada no dispositivo mobile. Descrição Breve resumo informativo da imagem. Data Envio Formato AAAA-MM-DD hh:m:s Data de recebimento da foto no sistema. Latitude Latitude enviada no momento do upload da foto. Logintude Longitude enviada no momento do upload da foto. Mobile Workforce Management 38/51
Enviando Imagens Esta funcionalidade permite você enviar até 10 imagens ao mesmo tempo para uma mesma atividade. Clique em Enviar foto, para enviar as imagens ao servidor. Após o Usuário Clicar no botão Anexar imagem Atividade, uma nova Tela Enviar arquivos da OS será aberta. Na parte de listagem de Atividade, os seguintes campos são exibidos: Exibe o ícone Adicionar arquivos parar o envio. Exibe o ícone Retirar arquivos para o envio. Exibe o ícone Cancelar o envio de arquivos. ID. ATV Exibe o número da Atividade. Descrição Exibe a Descrição da imagem. Exibe o ícone Enviar arquivos. Lat Exibe a latitude Long Exibe a Longitude. File Exibe o nome do arquivo. Size Exibe o tamanho do arquivo. Exibe o ícone Barra de progresso do envio dos arquivos Mobile Workforce Management 39/51
O Usuário deverá selecionar as imagens conforme demonstrado na tela abixo. Após selecionar as imagens, o usuário deverá clicar no botão Upload e aguardar o envio das imagens para o sistema. Mobile Workforce Management 40/51
A tela abaixo mostra o progresso de envio dos arquivos. Após o concluir o envio das imagens, uma nova Tela de Sucesso será aberta. Mobile Workforce Management 41/51
12 Relatórios O W4Mobile possui o módulo de relatórios diversos que auxiliam os Gestores na tomada de decisão. O usuário poderá personalizar os relatórios e exporta-los para Excel, Word e PDF. Fig.: 12 Módulo Mobile Report Managemet. Mobile Workforce Management 42/51
12.1 Relatório de Produção Mensal por Região Fig.: 12.1.0 Relatório de Produção Mensal por Região. Fig.: 12.1.1 Relatório de Produção por Serviço. Mobile Workforce Management 43/51
12.2 Relatório de Evolução Diária Fig.: 12.2.2 Relatório de Evolução Diária. 12.3 Relatório de Resumo de Produção Fig.: 12.3.0 Relatório de Resumo de Produção. Mobile Workforce Management 44/51
12.4 Veículos Mapas O Relatório de Posicionamento Geral Veículos exibe a localização dos Veículos dos Executores no Mapa. Fig.: 12.4.0 Relatório de Posicionamento Geral Veículos. 12.5 Mobile Mapa O Relatório de Posicionamento Geral Mobile exibe a localização dos Executores no Mapa. Fig.: 12.5.1 Relatório de Posicionamento Geral Mobile. Mobile Workforce Management 45/51
12.6 Mobile Detalhes Mapa O Relatório de Posicionamento Geral Mobile exibe a localização dos Executores no Mapa com os nomes e horário das coordenadas. Fig.: 12.6.0 Relatório de Posicionamento Detalhe Mobile. Mobile Workforce Management 46/51
12.7 Relatório de Login Logout O Relatório de Login Logout exibe as Datas de Entrada e Saída dos Executores do sistema. Vejamos o seu funcionamento. Para visualizar o Relatório são utilizados alguns filtros: Projeto Usuário poderá selecionar o Projeto, Data Usuário poderá selecionar a Data de Abertura da Atividade. Para o Usuário realizar uma pesquisa objetiva é ideal que preencha o maior número de campos possível. Após o Usuário selecionar os filtros desejados, ele deverá clicar no Botão Consultar. Fig.: 12.7.0 Tela de filtros Relatório de Produção. Após o Usuário clicar no Botão Consultar, o sistema Redirecionará para a tela de resposta que exibe os seguintes dados: Matricula Matrícula do Executor, Nome Nome do Executor, Data Inicial Data que o Executor está Online, Data Final Data que o Executor está Offline. Mobile Workforce Management 47/51
12.8 Relatório de Produção por Status O Relatório de Produção por Status exibe a produção dos Executores. Para visualizar o Relatório são utilizados alguns filtros: Área - Usuário poderá selecionar a Região do Executor, Período [de - ate] Período de despacho de Atividade, Para o Usuário realizar uma pesquisa objetiva é ideal que preencha o maior número de campos possível. Após o Usuário selecionar os filtros desejados, ele deverá clicar na Lupa. Fig.: 12.8.0 Relatório de Produção por Status. Após o Usuário clicar na lupa, o sistema exibirá a tela de resposta que exibe os seguintes dados: Área, QTD. Agente, A Designar, Designado, Recebido, Aceito, Interrompido, Em Execução, Em Deslocamento, Reenviado, Encerrado, Enviado P/ Fechamento. Caso o Usuário desejar exportar para Excel o resultado da consulta realizada, basta o Usuário clicar no Botão MS Excel que fica no final da página. Mobile Workforce Management 48/51
12.9 Relatório de Produtividade O Relatório de Produtividade exibe a produtividade dos Executores em um ranking que vai do Executor que obteve maior produtividade para o que obteve menor produtividade. Para visualizar o Relatório são utilizados os filtros: Área - Usuário poderá selecionar a área de Executores, Data [de ate] Usuário poderá selecionar o Período de Encerramento da Atividade. Para o Usuário realizar uma pesquisa objetiva é ideal que preencha o maior número de campos possível. Após o Usuário selecionar os filtros desejados, ele deverá clicar no Botão Consultar. Fig.: 12.9.0 Relatório de Produtividade Tela de Filtros. Após o Usuário clicar no Botão Consultar, o sistema Redirecionará para a tela de resposta que exibe os seguintes dados: Área Região do Executor, Matricula Identificador do Executor, Nome Nome do Executor, Total - Total de Atividade. Caso o Usuário desejar exportar para Excel o resultado da consulta realizada, basta clicar no Botão MS Excel que fica no final da página. Mobile Workforce Management 49/51
13 Glossário Localidade: Localidade do Cliente Perfil de Agente: O Agente é vinculado à Área que ele atende Usuário: Responsável por fazer diversas parametrizações no W4Mobile. Executante: Exibe o nome do Agente. Num. Contrato: Exibe o número do Contrato. Serviço: Exibe a Sigla do Tipo do Serviço. Data Execução: Exibe à Data de Execução. AG: Exibe o Status do Agendamento. Sit: Exibe o Status. Endereço Cliente: Exibe a Localidade. Mobile Workforce Management 50/51