EMPRESAS OBRIGADAS AO USO DO EMISSOR DO CUPOM FISCAL (ECF) Prezado Cliente, Para vosso conhecimento, segue uma breve explanação sobre o uso do ECF: OBRIGATORIEDADE DO USO: Estão obrigadas a utilizar o ECF: 1. As empresas cujo faturamento bruto anual seja igual ou superior a R$ 120.000,00; 2. As empresas cujo faturamento bruto anual seja inferior a R$ 120.000,00, mas que estejam enquadradas em pelo menos uma das seguintes situações: 3. utilize o equipamento POS (Point Of Sale) para imprimir o comprovante de pagamento com cartão de crédito; 4. utilize em seu estabelecimento equipamento de processamento de dados (automação comercial); ou 5. utilize balança computadorizada; 6. Empresas cujo objetivo social é o comercio varejista. PROCEDIMENTOS JUNTO A ESTE ESCRITÓRIO: Enviar para o Escritório as notas fiscais de aquisição desses equipamentos para serem registrados na Contabilidade (ativo imobilizado), juntamente com o Atestado de Intervenção para Liberação do Posto Fiscal; Enviar para ser contabilizada a Redução Z, ou aquela determinada pelo fornecedor do equipamento, correspondentes ao movimento do mês, bem como Arquivo Nota Fiscal Paulista Portaria CAT 52/2007; INDISPONIBILIDADE DO EQUIPAMENTO: Se, por motivo de força maior, houver paralisação do ECF, (falta de energia, quebra de equipamento, etc), tomar as seguintes providências: 1
1) no caso de quebra do equipamento CHAMAR O TÉCNICO IMEDIATAMENTE e deverá ser registrado o ocorrido, no livro modelo 06, bem como, a intervenção executada na máquina, para ser encaminhado ao Posto Fiscal (Comunicar o Escritório para essas providências). 2) No caso da falta de energia, deve ser adotado o mesmo procedimento com relação ao registro do livro modelo 06, e enquanto persistir a impossibilidade de uso do equipamento, deve ser emitido outro documento fiscal (pode ser a Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo D1 ou M1) por qualquer meio, inclusive o manual; 3) Durante o período de indisponibilidade do equipamento não é necessário emitir os cupons fiscais das Notas Fiscais emitidas manualmente. EMISSÃO DE NOTA FISCAL: Deverá ser emitida Nota Fiscal, quando solicitada pelo adquirente da mercadoria, anotando na mesma os números de ordem do Cupom Fiscal. (todas as operações de vendas devem ficar gravadas no equipamento). Este Escritório se encontra a disposição para quaisquer outros esclarecimentos. Anexo a esta Circular USO DO ECF NA EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS disponíveis no site: http://pfe.fazenda.sp.gov.br/guia_procedimentos_ecf_06.shtm (SEFAZ- São Paulo) Atenciosamente VPP SERVIÇOS CONTABEIS 2
ANEXO USO DO ECF NA EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS Fonte: Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (SEFAZ-SP) 6. USO DO ECF NA EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS 6.1. Quando o Cupom Fiscal deve ser emitido? Nas vendas a pessoa física ou jurídica não-contribuinte do imposto em que a mercadoria seja retirada ou consumida no próprio estabelecimento. O Cupom Fiscal não é documento hábil para acobertar entrada de mercadoria, remessa para demonstração, transferência, venda interestadual, remessa para depósito no estado, simples remessa, remessa para industrialização, suspensão, diferimento, venda para entrega futura, para documentar estorno de crédito etc, sendo neste caso, como regra, adotada a Nota Fiscal Eletrônica NFe ou a NF modelo 1 ou 1A. Pode ser emitido, também (mas aqui não há obrigatoriedade), nas vendas a prazo ou para acobertar entrega de mercadoria em domicílio, no território paulista. Fundamento: artigo 135, "caput", e 3º, do RICMS/2000. 6.2. No caso de falta de energia ou outro motivo qualquer que impossibilite o usar o ECF, como proceder? Enquanto persistir a impossibilidade de uso do equipamento, deve ser emitido outro documento fiscal (pode ser a Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2) por qualquer meio, inclusive o manual, com lavratura de termo no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6 (RUDFTO), e no campo "Observações" do Mapa Resumo. Esses documentos emitidos fora do ECF não precisam ser lançados no equipamento quando normalizada a situação e devem ser escriturados conforme disciplina geral contida no Regulamento do ICMS. A retomada do uso do ECF será registrada no RUDFTO para identificação do período em que o ECF ficou inativo e não necessita de autorização ou comunicação ao fisco. Fundamento: artigo 19 da Portaria CAT-55/98, na redação da Portaria CAT-58/99 e artigo132-a do RICMS/00. 6.3. Para vendas de pequeno valor, posso deixar de emitir o Cupom Fiscal? Não. Se o estabelecimento utiliza ECF, o Cupom Fiscal deverá ser emitido, seja qual for o valor da operação. Caso o estabelecimento não esteja obrigado ao uso do ECF, será facultado ao contribuinte não emitir a Nota Fiscal de Venda a Consumidor (modelo 2), desde que o mesmo não seja solicitado pelo consumidor e que a operação seja menor que 50% da UFESP vigente, nos termos do artigo 134 do RICMS/00. Neste caso deve ser emitida uma Nota Fiscal de Venda a Consumidor ao final do dia, englobando todas essas operações. Fundamento: artigos 134 e 135, "caput", do RICMS/2000. 3
6.4. Se o comprador, pessoa física ou jurídica não-contribuinte, exigir Nota Fiscal, pode-se deixar de emitir o Cupom Fiscal? Não. Estando o contribuinte obrigado ao uso do ECF, os dois documentos deverão ser emitidos: Cupom Fiscal e Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A ou NF-e. A Nota Fiscal, sem destaque do imposto, será entregue ao adquirente da mercadoria e o Cupom Fiscal ficará anexo à via fixa (grampeado). Essa Nota Fiscal emitida deve conter o CFOP 5.929, caso o adquirente seja de SP, ou 6.929, caso o adquirente seja de outro Estado. Ela deve ser toda preenchida, sendo a sua escrituração feita com valores zerados, já que o débito será feito pelo cupom, Assim, no livro Registro de Saídas deve ser registrado para esta nota apenas a coluna "Observações", onde serão indicados o seu número e a sua série. Fundamento: artigo 135, 2º, do RICMS/2000. 6.5. Existem situações em que se pode emitir apenas a NF-e ou Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A em vez do Cupom Fiscal? Sim. O Cupom Fiscal foi idealizado para acobertar operações e prestações em que o destinatário seja consumidor final, visto que por meio dele não se transfere crédito. Assim, quando o adquirente da mercadoria estiver inscrito no Cadastro de Contribuintes, ainda que não contribuinte do imposto, poderá ser emitida a Nota Fiscal Eletrônica NF-e, Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, ou Nota Fiscal de Produtor, conforme o caso, em substituição ao Cupom Fiscal. Se o adquirente da mercadoria for contribuinte do imposto, deverá ser Nota Fiscal Eletrônica NF-e ou Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A. Observar que aquele contribuinte que emite Nota Fiscal Eletrônica ou Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A por sistema eletrônico de processamento de dados SEPD, não está obrigado ao uso do ECF, desde que a faça para todas as suas operações. Para maiores detalhes sobre essa questão, consulte a questão sobre a emissão de nota fiscal por SEPD. Fundamento: artigo 135, 1º, do RICMS/2000 e item 3 do 3º do artigo 251. 6.6. É possível o aproveitamento de crédito de ICMS com base em Cupom Fiscal? Não. O Cupom Fiscal não é documento hábil para transferência de crédito de ICMS, ainda que o destinatário esteja identificado, com razão social, endereço, CNPJ e inscrição estadual. Fundamento: artigo 59, 1º, item 3, do RICMS/2000. 6.7. É permitido acréscimo ou desconto em item ou em subtotal no Cupom Fiscal? Sim, sendo o valor líquido oferecido à tributação do ICMS. A tributação dar-se-á pelo valor efetivo da operação. O valor do acréscimo ou desconto deverá ser impresso no Cupom Fiscal e não apenas visualizado pelo consumidor. Fundamento: artigos 28 e 35, inciso I, item 4 da Portaria CAT-55/98. 4
6.8. As operações de venda realizadas fora do estabelecimento precisam ser registradas no ECF? Não. As operações de venda realizadas fora do estabelecimento devem observar a disciplina contida no artigo 434 do RICMS/2000 e não precisam ser registradas no equipamento. Todavia, caso o contribuinte tenha interesse no seu uso fora do estabelecimento, poderá fazê-lo, desde que solicite autorização à Secretária da Fazenda, através do Posto Fiscal a qual é vinculado, de Regime Especial. Observe-se, contudo, que o estabelecimento que realiza operações fora do estabelecimento não está desobrigado do uso de ECF nas demais operações que realizar dentro de seu estabelecimento. Fundamento: artigo 135, 8º, item 2, do RICMS/2000. 6.9. É possível usar Cupom Fiscal para entrega de mercadorias em domicílio? Sim, desde que dentro do Estado de São Paulo. A sua emissão deve ser feita quando da saída da mercadoria do estabelecimento, sendo necessário anotar no verso do Cupom Fiscal a identificação do adquirente da mercadoria, feita por qualquer meio gráfico indelével, com o nome, o número da inscrição estadual, do CNPJ ou CPF e o endereço do destinatário, a data e a hora da saída das mercadorias. Fundamento: artigo 135, 3º, do RICMS/2000. 6.10. O Cupom Fiscal pode acobertar a entrega de mercadoria feita em outro Estado? Não. Esse trânsito deve ser acobertado por Nota Fiscal Eletrônica ou Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A; nunca por Cupom Fiscal. Fundamento: artigo 135, 3º, item I do RICMS/2000. 6.11. É comum nos restaurantes os clientes pedirem para emitir Nota Fiscal separada para cada um deles, depois de já ter sido emitido o Cupom Fiscal. Isso pode ser feito? Sim. Neste caso, os valores do Cupom Fiscal podem ser desmembrados e, para cada cliente, deve ser emitida a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A ou Nota Fiscal Eletrônica, obedecendo aos procedimentos do 2º do artigo 135 do RICMS/2000. Essas notas fiscais devem ser emitidas com CFOP 5.929 ou 6.929. Convém lembrar que, a pedido, a emissão de Nota Fiscal é sempre obrigatória e não facultativa. Fundamento: artigo 135, 2º, do RICMS/2000. 6.12. No caso de um varejista trabalhar com "vales" para a retirada futura da mercadoria, quando deve ser emitido o Cupom Fiscal? Se o varejista estiver obrigado ao uso de ECF, deverá emitir o Cupom Fiscal por ocasião da saída efetiva da mercadoria do seu estabelecimento, independente do uso de "vale" ou similar. 5
Fundamento: artigo 135 do RICMS/2000. 6.13. O que é Leitura "X" e Redução "Z"? A Leitura "X" é o documento fiscal emitido pelo ECF que indica os valores acumulados nos contadores e totalizadores, sem que sejam zerados ou diminuídos esses valores. A Redução "Z" é, também, um documento fiscal emitido pelo ECF com informações idênticas às da Leitura "X", mas que importa, exclusivamente, em zerar os totalizadores parciais. A redução Z deve ser emitida no encerramento diário das atividades do estabelecimento. Fundamento: artigo 2º, II e III, da Portaria CAT-55/98. 6.14. É obrigatória a emissão diária da Leitura "X" no começo do dia e da redução "Z" ao final do dia? A emissão dessas duas leituras é obrigatória diariamente e para todos os equipamentos do estabelecimento que estejam em perfeita condição de uso. Fundamento: artigos 20 e 21 da Portaria CAT 55/98, na redação da Portaria CAT-58/99. 6.15. Quando e como deve ser feita a leitura da Memória Fiscal? Deve ser feita no final de cada período de apuração, que é mensal, contendo, no mínimo, os dados previstos no artigo 23 da Portaria CAT-55/98. A leitura emitida deve ficar anexa ao Mapa Resumo ECF do dia em que foi feita a apuração, quando da adoção do Mapa Resumo e ser mantida à disposição do Fisco pelo prazo previsto no artigo 202 do RICMS/2000. Fundamento: artigo 23 da Portaria CAT-55/98. 6.16. Qual o prazo obrigatório de guarda dos documento emitidos pelo ECF e da sua fita detalhe, inclusive a eletrônica? O prazo é de, no mínimo, 5 (cinco) anos, e, quando relativas a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após o referido prazo. Fundamento: artigos 202 do RICMS/2000 e Portaria CAT-55/98 6