3º RELATÓRIO CONSOLIDADO DE ANDAMENTO DO PBA E DO ATENDIMENTO DE CONDICIONANTES 6.2 PROGRAMA DE FORTALECIMENTO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Anexo 6.2-2 Diretrizes Gerais para Elaboração de Termo de Referência sobre Implantação do Subsistema de Informações Municipal e Microrregional/AID
Altamira/PA DIRETRIZES GERAIS PARA ELABORAÇÃO DE TERMO DE REFERÊNCIA SOBRE IMPLANTAÇÃO DO SUBSISTEMA DE INFORMAÇÕES MUNICIPAL E MICRORREGIONAL/AID. UHE BELO MONTE EMPRESA NORTE ENERGIA SA NÚMERO/CÓDIGO DO DOCUMENTO Inserir número código fornecido pela NORTE ENERGIA EMPRESAS PARTICIPANTES Dezembro/2012
QUADRO DE CONTROLE DE REVISÕES REV. DATA HISTÓRICO NOME DO TÉCNICO FUNÇÃO 00 16/12/2012 Versão Inicial Diego Silva Líder de Projeto i
1. INTRODUÇÃO O Programa de Fortalecimento da Administração Pública (6.2), contido no Plano de Articulação Institucional, visa oferecer apoio para as administrações municipais da AID, com a intenção de ampliar a capacidade de Planejamento e Gestão adequados para o desempenho das funções exigidas, em razão dos impactos que estão sendo produzidos com a instalação da UHE Belo Monte. Registra-se que a proposição ora apresentada visa encaminhar a estruturação de um Sistema Municipal de Planejamento e Gestão capaz de gerenciar e monitorar os resultados do processo de desenvolvimento em cada município, entretanto sua implementação guarda relevante dependência da atuação e participação efetiva dos gestores públicos municipais e suas equipes de trabalho. Considerando que os municípios possuem estruturas organizacionais distintas, mas possuem uma inquestionável necessidade de articulação regional, o indicativo para os municípios da AID, seguindo os Princípios da Continuidade e da Atualidade do Serviço Público, consiste em sugerir que todas as referidas administrações possuam Secretaria Municipal de Planejamento e Gestão ou órgão responsável para essa finalidade e que nessa secretaria funcione o Sistema Municipal de Planejamento e Gestão a ser estruturado e implementado. Caso não haja essa condição, deve ser instalada uma Equipe de Planejamento que não requer, necessariamente, dedicação exclusiva, porém constituída de servidores da área de Administração, Finanças e da Equipe Diretiva da Prefeitura, como responsáveis pela coordenação do referido Sistema que deverá atuar articuladamente com todas as demais pastas da administração municipal. Neste contexto, a seguir, apresentamos: Diretrizes gerais para elaboração de termo de referência sobre implantação do Subsistema de Informações para a Gestão Municipal e Microrregional/AID, em apoio ao Sistema de Planejamento e Gestão nos municípios da AID da UHE Belo Monte. 2. CONTEXTUALIZAÇÃO O Subsistema de Informações para a Gestão Municipal e Microrregional recepcionará todos os dados coletados ou produzidos pelos diversos Programas Ambientais que são de interesse das administrações públicas municipais. O acervo inicial do Subsistema será composto por dados e informações provenientes dos Inventários Municipais atualizados, de cada um dos municípios da AID. Estes dados deverão estar disponíveis para todos os interessados, inclusive as equipes dos municípios e serão referentes às seguintes áreas de informação: Finanças Municipais, Estrutura administrativa real, Pessoal da administração direta, Bens municipais, Serviços públicos, Políticas públicas territoriais, sociais e econômicas, Instrumentos de planejamento urbano inclusive legislação edilícia, Legislação ambiental, Participação em Consórcios e parcerias, Demografia, Economia, Mercado de trabalho, Educação, Saúde, Assistência e desenvolvimento social, Infraestrutura, Habitação e saneamento basco, Meio ambiente e Segurança pública. O subsistema será implantado em cada municipalidade e preferencialmente deverá ser gerenciado pelo órgão municipal responsável pelo Planejamento e Gestão do município. Na ausência de órgão específico, o gerenciamento poderá ser realizado por Equipe de Planejamento que não requer necessariamente, dedicação exclusiva, porém constituída de Pág. - 1
servidores da área de Administração, Finanças e da Equipe Diretiva da Prefeitura. Sugere-se ainda, que o apoio técnico permanente para sua organização e funcionamento esteja centralizado na Entidade Microrregional, por meio de interface com 6.1 Programa de Interação e Articulação Institucional. Desta maneira, pretende-se que haja uma uniformização contínua de procedimentos e informações para implantação do subsistema entre os cinco municípios da AID. Considerando a necessidade de fortalecimento da Gestão pública para fazer frente aos impactos do empreendimento, o cronograma de implantação do subsistema, em cada município, deverá observar, como diretriz geral, iniciar pela estruturação dos módulos considerados como de alta relevância para enfrentar os gargalos relacionados ao ordenamento territorial, ao licenciamento e fiscalização de obras e licenciamento ambiental e prestação de serviços públicos. Adicionalmente, para o monitoramento e o tratamento das informações, poderá ser fornecido suporte pela equipe técnica permanente, vinculada ao Gabinete de Apoio à Gestão dos Serviços Públicos (6.3 Programa de Apoio à Gestão dos Serviços Públicos), visando à elaboração de projetos para expansão da infraestrutura e dos serviços públicos. O software de Gestão Pública Municipal deverá atender as especificidades de cada município, além de conter programas regionais compartilhados, com o uso das mesmas tabelas de dados (exclusivamente para os casos regionais e suas interfaces), respeitando as permissões e acessos atribuídos para cada usuário. Este uso compartilhado facilitará a atualização das informações, eliminará divergências de conteúdo e a necessidade de redigitação ou importação/exportação de arquivos ou trâmite de papéis. Os módulos devem suportar e gerar informações para todas as Secretarias de Administração Municipal, tanto na parte administrativa, quanto na arrecadação financeira e no atendimento às pessoas. Gerenciando desta forma a totalidade dos serviços públicos ofertados pela administração. O subsistema deverá conter ainda um módulo voltado para a alta gestão, permitindo de maneira clara e objetiva que o Prefeito tenha uma visão geral de todos os procedimentos da Prefeitura. Através deste módulo, o gestor poderá, por exemplo, obter informações de atendimento dos cidadãos do município, além de obter informações sobre as gestões financeira, tributária, orçamentária, entre outras. 3. OBJETIVO Este documento apresenta diretrizes a serem observadas na elaboração do Termo de Referência para a implantação do Subsistema de Informações para a Gestão Municipal e Microrregional, parte integrante do Sistema de Planejamento e Gestão dos municípios da AID da UHE Belo Monte. 4. ESPECIFICAÇÃO DO SUBSISTEMA Vantagens do Software Livre: promove a autonomia do fornecedor já que o comprador não fica dependente do fabricante para eventuais customizações promove a inclusão digital de forma econômica e eficiente, visto não ser necessário utilizar dinheiro público poispagar as licenças dos softwares proprietários. Especificações técnicas gerais: Pág. - 2
Possuir rotinas que automatizam o fluxo de informações entre os setores, evitando o trâmite de papéis. Disponibilizar gerador de relatórios. A interface com o usuário deverá ser configurada de forma a atender o perfil de cada usuário, facilitando as consultas e a geração de relatórios. Possuir recursos para estabelecer permissões e acessos individualizados para cada usuário. Ter alto grau de configuração, dispensando grande parte dos custos para serviços de customização. Deverá ser orientado ao processo, possibilitando ao usuário a execução de tarefas do seu cotidiano no menor número de telas possível. Deverá funcionar em ambiente Web. Ter uma base de dados única para cada município. Ter fluxo automático de dados entre usuários Deve ser um software único composto por módulos, que atendem a entidade como um todo, sem ilhas de processamento. Deve seguir modelo de software livre, em que a licença de uso do software seja gratuita. LEVANTAMENTOS DETALHADOS Os Subsistemas propostos para os municípios da AID, necessitam de um levantamento detalhado e voltado para suas características individuais, apesar das similaridades regionais. São diversos os Serviços Públicos Municipais que necessitam de um melhor gerenciamento. Cada município possui suas peculiaridades, devendo o subsistema atender as áreas de Educação, Saúde, Segurança, Assistência Social, Meio Ambiente, Cultura, Esporte e Lazer, Saneamento Básico, Abastecimento de água, Coleta e Tratamento de Esgotos, Iluminação Publica, Áreas Verdes, Pavimentação, Drenagem, Limpeza Pública, Coleta e disposição final de Resíduos, Serviços Funerários, Fiscalização, Habitação, Áreas de Risco, Regularização da ocupação e uso do solo, Áreas Urbanizadas, Moradias Populares, Projetos de estímulo a construção regular de moradias, Orientação para obtenção de financiamentos públicos, Transporte, Trânsito, etc. Para realizar um levantamento detalhado julga-se imprescindível a participação dos Gestores Públicos. São eles os administradores e conhecedores reais das deficiências de suas respectivas populações, porém no decorrer de inúmeras tentativas no sentido de se realizar tais levantamentos detalhados e atualizados perante as administrações, esbarrou-se nas dificuldades inerentes a 2012, devido ao cenário eleitoral. Dificuldade esta que na prática só se extingue no momento em que os novos administradores após empossados, anunciem na totalidade seus secretários municipais e os mesmos tomem pé das suas pastas sem ignorarmos o recesso parlamentar em todo o Brasil no mês de Janeiro. A despeito de todo esforço em reuniões com secretarias, gestores e técnicos municipais nos cinco municípios não foi possível realizar os levantamentos de forma adequada e atual. Convém destacar que não se obteve a adesão necessária por parte das administrações públicas para realização dos citados levantamentos, mesmo tendo sido pauta de diversas interações e reuniões do Gabinete de Apoio a Gestão dos Serviços Públicos (Programa 6.3.. Há que se observar, ainda, que neste período, à aquelas dificuldades se somou outra. Esta última referente ao grande volume de trabalho e total focalização da atenção das administrações públicas municipais à tarefa de prestação de contas exigidas no último ano de mandato. Estes são os fatos concretos que interferiram comprometendo o andamento do Pág. - 3
diagnóstico situacional dos municípios da AID. O supracitado trâmite não só absorvia o tempo dos gestores, mas também o legislativo municipal, por causa do ano eleitoral. 5. PROPOSIÇÃO DE SOFTWARE A prospecção das ferramentas se deu através da consulta a analistas de sistemas ligados ao governo municipal e estadual. Além disso, utilizou-se como ferramenta de referência e pesquisa de opções os sites www.softwarepublico.gov.br e www.governoeletronico.gov.br. Abaixo, seguem as sugestões de softwares prospectadas: 5.1. I-EDUCAR Desenvolvido de forma colaborativa, o i-educar é uma ferramenta focada nos processos de gestão escolar dos municípios. O sistema centraliza as informações de um sistema educacional municipal, diminuindo a necessidade de uso de papel e a duplicidade de documentos. O i-educar possui os seguintes módulos: Módulo Agenda Módulo Biblioteca Módulo Endereçamento Módulo Escola Módulo Pessoa F/J Módulo Recursos Humanos 5.2. PREFEITURA LIVRE O PREFEITURA LIVRE é uma solução de gestão municipal livre e com suporte comercial de uma rede de empresas especializadas. Esta ferramenta implementa conceitos associados ao Cadastro Técnico Multifinalitário (CTM) e ao Geoprocessamento Corporativo. Sendo desenvolvido sob um framework estruturado em 3 camadas (MVC), ele pode ser adaptado a novas demandas. Não contém, entretanto, o conjunto de funcionalidades necessário à gestão completa de uma municipalidade. 5.3. E-CIDADES O e-cidades destina-se a informatizar a gestão dos Municípios Brasileiros de forma integrada. Esta informatização contempla a integração entre os entes municipais: Prefeitura Municipal, Câmara Municipal, Autarquias, Fundações e outros. A economia de recursos é apontada como uma das vantagens na adoção do e-cidades, além da liberdade de escolha dos fornecedores e garantia de continuidade do sistema, uma vez apoiado pelo Ministério do Planejamento. A ferramenta e-cidades é composta das áreas: Gestão Tributária, Gestão Financeira, Gestão Patrimonial, Gestão de RH, Educação, Saúde, e-cidadeonline e e-cidadetransparência, que serão detalhadas a seguir: 5.3.1. GESTÃO TRIBUTÁRIA Pág. - 4
Área composta por diversos módulos: Arrecadação, Projetos, Cadastro Imobiliário, Contribuição de Melhorias, Fiscalização, Dívida Ativa, Jurídico, ITBI, Diversos, Notificações, Água, Cemitério e ISSQN. Todos os módulos são utilizados para Gestão Tributária do ente público, com total integração com a Área Financeira para os devidos registros contábeis das movimentações dos tributos municipais. 5.3.2. GESTÃO FINANCEIRA Área composta pelos módulos: Orçamento, Contabilidade, Tesouraria e Empenho. Módulos que são utilizados para Gestão Financeira do ente público, realizando todos os registros dos atos e fatos contábeis, bem como integração com tribunais de contas e emissão de relatórios legais. 5.3.3. GESTÃO PATRIMONIAL Área composta pelos módulos: Materiais, Patrimônio, Frotas, Licitações e Compras. A Gestão de Compras e Estoque de um ente público é de extrema importância para uma gestão eficaz e transparente. Os módulos dessa área são responsáveis pelo controle dos ativos (bens patrimoniais, veículos, etc) do município, bem como estoque de produtos diversos e controle da sua utilização por parte das unidades do ente público. Controle e Gestão de Licitações, com devidos trâmites até a execução da despesa que é integrada ao Financeiro onde são gerados Empenhos para aquisição de bens, materiais e/ou serviços. 5.3.4. GESTÃO DE RH Área composta pelos módulos: Pessoal, Folha de Pagamento e Estágio Probatório. Módulos utilizados na Gestão de Recursos Humanos do ente público onde existe total integração com Financeiro para devida emissão de empenhos, bem como registro da vida funcional para controle e emissão de certidões de tempo de serviço e também acompanhamento e controle do estágio probatório com avaliações para integração de um novo servidor público ao quadro funcional do órgão público. 5.3.5. EDUCAÇÃO Área composta pelos módulos: Biblioteca, Escola e Secretaria de Educação. O módulo biblioteca gerencia toda a estrutura de uma biblioteca, sendo ela da escola ou do município. O sistema possui um banco de dados de todas as informações da biblioteca como dados dos acervos, leitores e autores. Gera automaticamente uma etiqueta com o código de barra do acervo e outra com informações para localização do acervo. Tal código de barra será utilizado para consultas e procedimentos de empréstimo, devolução e baixa de acervo na utilização de um leitor óptico. Pág. - 5
O módulo escola permite adotar diferentes organizações curriculares, mantém um rigoroso controle sobre a movimentação e o desempenho individual de cada aluno, mantendo um banco de dados completo sobre as escolas, dados do aluno, histórico automático após encerramento do calendário letivo e toda a sua movimentação na escola e na rede. Controle dos recursos humanos da escola, informações cadastrais dos funcionários como: atividade que exerce, carga horária, disponibilidade na escola e na rede; dados do professor tais como: sua formação, disciplinas que leciona e área em que atua. O módulo secretaria de educação gera agilidade no fluxo de informações, facilitando a gerência e o controle das escolas, aumentando a qualidade, confiabilidade e agilidade dos serviços prestados. O aumento de produtividade das secretarias das escolas e redução de custos com formulários; Mostra e informa a disponibilidade dos professores para a criação dos horários das aulas e remanejamentos dos mesmos entre as escolas municipais. 5.3.6. SAÚDE Área composta pelos módulos: Agendamento, Ambulatorial e Farmácia. O módulo de agendamento destina-se ao controle de consultas e exames efetuados nos postos de saúde. A partir do sistema, poderá ser acessado de qualquer posto o prontuário do paciente e fazer agendamentos conforme a demando e liberação da secretária ou do posto de saúde. O módulo ambulatorial permite a geração de BPA nos atendimentos, controle de triagem e atendimento médico aos pacientes, deixando registrados os dados da consulta no Prontuário Médico. A geração da ficha BPA (Boletim de Produção Ambulatorial) conforme o layout do SUS. Geração de receita para retirada automática na farmácia. O módulo de Farmácia permite gerenciar o atendimento das receitas, com registro dos medicamentos controlados. Permite o controle dos pacientes com medicamentos retirados por período, bem como a geração de relatórios legais. Controla o estoque dos medicamentos integrados ao sistema de compras e almoxarifado. Para nosso sistema, a farmácia é considerada um ponto de estoque do sistema geral de almoxarifados. 5.3.7. E-CIDADEONLINE Trata-se de um componente extra do e-cidade, que disponibiliza uma série de ferramentas ao cidadão através da Internet. 5.3.8. E-CIDADETRANSPARENCIA Trata-se de um componente extra do e-cidade que auxilia às Prefeituras a atender as demandas da Lei 12.527, também conhecida como Lei de Acesso a Informação. Pág. - 6
5.4. E-NOTA O e-nota é um sistema informatizado para emissão de Notas Fiscais Eletrônicas de Serviços, visando à modernização da Gestão Tributária de ISS/ISSQN. O e-nota foi desenvolvido para auxiliar o fiscal de ISS da Prefeitura, bem como interagir com o contribuinte de ISS e o tomador de serviços. Além de contar com ferramenta de fácil utilização para gestão das informações pertinentes a emissão de NFe de Serviços. 5.5. SISTEMA DE OUVIDORIA A Constituição Federal, em seu artigo 37, determina que a Administração Pública deve obedecer, dentre outros, aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, bem como assegura a participação do cidadão na manutenção de serviços de atendimento ao usuário e a avaliação periódica, externa e interna, da qualidade dos serviços. Uma estrutura de ouvidoria possibilita a análise de críticas e sugestões a respeito dos serviços prestados, constituindo um importante instrumento para a solução de problemas, melhoria de processos e procedimentos. A Ouvidoria-Geral da União (OGU), ciente da importância de promover a implementação da Lei de Acesso a Informação (Lei 12.527/2011) pelas ouvidorias públicas federais, de fomentar sua integração e de a elas disponibilizar adequados instrumentos para gestão, buscou na Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (Slti/Mpog) apoio para identificação de necessidades em tecnologia de informação (TI). As áreas de TI da Administração Federal direta e indireta responderam a detalhado questionário sobre os sistemas que suas ouvidorias utilizavam, indicando especial demanda pela disponibilização de software gratuito e específico para essas unidades. Sensibilizado com esse diagnóstico, o Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro) decidiu disponibilizar às ouvidorias, gratuitamente, o Sistema de Ouvidoria que adota internamente. Tal Sistema, desenvolvido em plataforma web, garante adaptabilidade e viabilidade econômica e técnica às ouvidorias, permitindo a emissão de relatórios gerenciais, apresentando estatísticas dos dados consolidados e possibilitando seu uso por ouvidorias com diferentes estruturas. Por meio do Sistema de Ouvidoria, a instituição poderá realizar o diagnóstico e a análise das manifestações recebida e fornecer feedback ao cidadão ao longo desse processo. 5.6. SGF Otimização do controle da frota municipal em todos os órgãos da administração pública de Fortaleza em um ambiente único baseado em Software Livre. O sistema foi elaborado visando à transparência, agilidade no acesso às informações, diminuição dos gastos públicos e a construção de uma alternativa ecologicamente viável ao uso do papel. Objetivos específicos: Sistematizar e controlar todo o processo de abastecimento, utilização da frota, veículos nas oficinas e abastecimento de combustível; Pág. - 7
Reduzir o consumo de papel; Reduzir os atrasos no resgate das informações. 5.7. SIMEC - SISTEMA INTEGRADO DE PLANEJAMENTO ORÇAMENTO E FINANÇAS O Sistema Integrado de Planejamento, Orçamento e Finanças-SIMEC, foi desenvolvido pelo Ministério da Educação e integra funções administrativas. A solução pode ser usada por qualquer órgão do setor público. Como exemplo de entidades que a utilizam pode-se citar: Ministério do Turismo, Telebras e SENAI. O SIMEC tem diversos módulos que atendem funções administrativas básicas, com destaque para programação orçamentária, gestão de projetos e planejamento de metas. 5.8. E-ISS O e-iss é um sistema informatizado que visa a modernização da Gestão Tributária de ISS/ISSQN. O e-iss foi desenvolvido de maneira a auxiliar o fiscal de ISS da Prefeitura, bem como interagir com o contribuinte de ISS e o tomador de serviços. Pág. - 8
Quadro comparativo de funcionalidades Funcionalidades i-educar Prefeitura Livre e-cidades e-nota Sistema de Ouvidoria SGF SIMEC e-iss Estratégico - - - - - - - - Planejamento - - - - - - Sim - Gestão Orçamentária - - Sim - - - Sim - Compras e licitação - - Sim - - - - - Gestão Financeira - - Sim - - - Sim - Patrimônio - - Sim - - - - - Almoxarifado - - Sim - - - - - Gestão de Pessoal - - Sim - - - - - Gestão Contábil - - Sim - - - - - Controle interno - - - - - - - - Procuradoria - Sim - - - - - - Legislativo - - - - - - - - Gestão de Ensino Sim - Sim - - - - - Gestão de IPTU/TAXAS - - Sim - - - - - ISSQN/Taxas - - Sim Sim - - - Sim Gestão de Obras e Posturas - - - - - - - - Receitas Diversas - - - - - - - - Gestão da Dívida Ativa - - - - - - - - Ouvidoria - - - - Sim - - - Protocolo - - - - - - - - Legislação - - - - - - - - Gestão da Saúde - - Sim - - - - - Gestão de frotas - - Sim - - Sim - - Transparência - - - - - - - - Pág. - 9
6. INDICAÇÃO DE SOFTWARE Considerando o número de funcionalidades apresentadas, a ferramenta e-cidades é a que claramente apresenta o maior benefício. Além disso, é importante considerar que o desenvolvimento desta ferramenta é apoiado pelo Governo Federal, no âmbito do Ministério do Planejamento, além de já ter sido implantada com sucesso em diversas cidades brasileiras. 7. REQUISITOS DE HARDWARE Concluídos levantamentos quanto aos mecanismos de tecnologia de informação existentes em cada município, serão apresentadas proposições em termo de referência para as necessidades de hardware e de redes visando dar suporte ao funcionamento do software. 8. IMPLANTAÇÃO Os serviços de implantação e treinamento deverão ser realizados por equipe especializada. A metodologia de implantação será customizada mediante as características gerais da ferramenta escolhida e da estrutura de cada município. Apresenta-se abaixo a sequência de etapas de uma implantação padrão, podendo esta variar de acordo com os fatores acima mencionados. 8.1. 1ª ETAPA: ANÁLISE TÉCNICA Consiste de uma visita técnica à sede do município a fim de identificar, in loco, a estrutura disponível para a instalação do sistema, o parque tecnológico instalado e o corpo técnico disponível com intuito de se elaborar um plano de ação de implantação e já instruir a área técnica do município sobre que providências tomar em relação à infraestrutura (os fornecedores que fazem implantação de ferramentas de software, em geral, não se responsabilizam pelo hardware, que deverá ser adquirido separadamente). 8.2. 2ª ETAPA: INSTALAÇÃO DO SISTEMA Consiste na instalação do sistema no servidor fornecido pelo município. Esse procedimento pode ser feito remotamente, não gerando custos de deslocamento. 8.3. 3ª ETAPA: IMPLANTAÇÃO E TREINAMENTO Consiste na implantação do sistema nas diversas áreas, bem como o treinamento do corpo técnico (2 pessoas por área). Pág. - 10