EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO CONCEITOS GERAIS DA ADMINISTRAÇÃO INTRODUÇÃO Prezado aluno, Antes de mais nada, receba nossos parabéns por ter escolhido o curso de Administração! Se você tomou essa decisão sem muita informação ou conhecimento do que trata o curso, poderíamos dizer que você fez uma escolha muito oportuna e proveitosa para sua própria vida: sua intuição funcionou bem. Se você decidiu com convicção, melhor ainda! Conforme você terá oportunidade de ver, o saber administrar é fundamental para qualquer profissional de qualquer área de atividade humana. O administrador competente, sendo um profissional específico para essa tarefa, leva uma grande vantagem sobre os demais profissionais, pois é um elemento indispensável à qualquer organização no mundo de hoje, pois nenhuma empresa consegue sobreviver sem o seu trabalho. Sua decisão em fazer este curso, portanto, não deixará sua vida passar em branco! Num curso de graduação em Administração, esta nossa disciplina Evolução do Pensamento Administrativo ocupa um lugar de destaque. A razão é simples: toda e qualquer ação resultante do esforço do administrador, também chamado de gerente ou gestor, é a aplicação, direta ou indireta, de algum conceito ou da combinação de mais de um deles, os quais foram intuídos, observados, pesquisados, estabelecidos, desenvolvidos e testados ao longo da existência dessa ciência magnífica, complexa, encantadora e ao mesmo tempo indispensável que é a Administração, pois nenhuma organização pode existir sem ela. Portanto, conhecer o que compõe a disciplina é tomar um banho histórico de conhecimentos, que se devidamente entendidos, internalizados e colocados em funcionamento poderão ser o diferencial que destacará você, como um administrador de sucesso, dos demais profissionais dessa área de atuação. Uma das coisas interessantes desse arcabouço de conhecimentos é que todos eles, mesmo sofrendo críticas e restrições, deste ou daquele estudioso, podem ser colocados em ação, pois não existe uma receita única para se conseguir uma boa gestão. Como dizia HENRI FAYOL, o pai dos teóricos clássicos, (citado por HAMPTON, 1992; 3) não existe nada rígido ou absoluto quando se trata de problemas de administração: tudo é uma questão de proporção. 1 Embora essa afirmação tenha sido proposta no início do século passado, nunca esteve tão atual. Isso é ratificado pela própria teoria da administração, na Abordagem Contingencial, última corrente teórica registrada, que defende a posição de que tudo em Administração depende de circunstâncias que na maioria das vezes estão fora do controle do profissional administrativo. O que só demonstra a genialidade de FAYOL. 1 Esse pensamento completo de Henri Fayol se encontra citado em STONER e FREEMAN (1985; p.27). Foi retirado por esses autores da obra de Fayol Industrial and General Administration, conforme nota no. 9 do capitulo 2.
Do mesmo modo, outros tantos teóricos propuseram seus conceitos que têm repercussão e utilidade similares. Eles podem ser considerados, também, geniais em suas colocações. Creio que você já entendeu a importância da disciplina, não? Ela pretende apresentar a você o que é a Administração e como ela evoluiu, desde os seus primórdios até ao dias atuais. É uma tarefa e tanto! Montar uma apostila que apresente isso é um grande exercício de escolha, pois já há muita coisa escrita a esse respeito. O nosso objetivo ao preparar este material não foi o de criar nenhuma teoria: isso não é necessário nem importante, agora. Muitos outros estudiosos investiram suas vidas fazendo isso: pesquisando e propondo diferentes abordagens para a ciência administrativa. De algum tempo para cá, qualquer estudante de Administração tem à sua disposição inúmeras obras de autores internacionais (principalmente norte-americanos) e, também, de brasileiros, as quais trazem não apenas esse acervo conceitual de que falamos acima, mas também a inclusão de casos recentes que explicam e validam a utilização desses conhecimentos. Nosso objetivo, aqui, foi o de montar um pequeno painel, citando alguns desses autores (os principais), de forma que você possa ter uma visão de parte do já se publicou sobre o assunto. Não pretendemos mostrar tudo o que já foi escrito na área, pelo simples fato de que isso seria um trabalho hercúleo e sem sentido dentro de nosso curso: você terá toda a sua vida profissional pela frente para ir descobrindo, conhecendo, aplicando e reaplicando essas informações. Por enquanto, você poderá perceber nas referências bibliográficas um volume interessante de títulos que podem ser explorados. Fica difícil escolher um livro texto para a disciplina. Porém, para facilitar o estudo dos alunos, a linha mestra desta apostila considerou uma bibliografia básica, destacada logo no início das referências bibliográficas. Essa escolha se deu, principalmente, em função de sua disponibilidade nas bibliotecas de nossa Universidade. Com a ajuda dessa bibliografia básica, a estrutura desta apostila foi assim concebida: 1. uma primeira parte, apresentando os conceitos gerais da administração, seus antecedentes históricos e os paradigmas que nortearam a evolução do pensamento administrativo e a relação das suas diferentes abordagens; 2. a seguir, uma parte com os tópicos descritivos das abordagens administrativas chamadas de prescritivas e normativas, que ocorreram historicamente. 3. na terceira parte, outro bloco com as abordagens explicativas e descritivas, complementadas por outras contribuições emergentes, aqui denominadas como novas abordagens para a administração que, embora não sendo consideradas teorias propriamente ditas, constituem em novas aplicações de conceitos já anteriormente formulados; e finalizando, 4. uma parte que enfoca o processo administrativo, que é a essência do que faz o administrador.
Alertamos que esta apostila não dispensa a sua consulta aos títulos citados nas referências. Ao contrário disso, ela deve ser um estímulo à sua pesquisa, no mínimo, à bibliografia básica. Esperamos que você aprecie este trabalho e que você possa realmente tirar proveito dele. Bons estudos! 1 CONCEITOS GERAIS DA ADMINISTRAÇÃO Os tópicos que constituem esta primeira parte de nossa apostila têm como objetivos: O que é administrar: as várias visões Esclarecer o que significa administrar e, conseqüentemente, deixar para você uma idéia bem clara do que seja essa tarefa humana, mesmo sabendo que existem várias possíveis definições para ela. As influências sobre a Administração: Mostrar que a administração mesmo tendo existido sempre, foi se transformando ao longo do tempo e que o conceito de ciência que ela tem, hoje, não apareceu por acaso, mas foi fruto da influência de diferentes atividades humanas. As variáveis básicas da Administração: Definir as ênfases que as várias correntes teóricas estudaram e em torno das quais se estruturou a administração. A organização: Definir o que é organização, uma vez que nosso curso tem como função estudar a administração para uso nas organizações. O Administrador: competências e papéis Apresentar alguns aspectos que caracterizam o administrador, bem como os papéis que pode representar no cenário organizacional. Paradigmas: Uma vez que a administração só faz sentido se a entendermos como um conjunto de conhecimentos e práticas dinâmicos, mostrar a importância de se ter uma mente aberta para as diferenças e para as inevitáveis mudanças. Os vários paradigmas da T.G.A: Apresentar as abordagens administrativas que apareceram historicamente, desde o nascimento da Administração como ciência, até os dias de hoje e como elas estão classificadas nesta apostila. 1.1 O que é administrar: as várias visões Iniciemos nosso estudo com a seguinte pergunta: o que significa administrar? Como resultado dos vários paradigmas que nortearam os estudos da Administração, várias são as maneiras como ela foi e é percebida.
Apenas como um estímulo a possíveis discussões vale a questão: a Administração poderia ser definida como uma ciência, como uma técnica ou como uma arte? Com o propósito de enriquecer nossa visão, apresentamos, a seguir, algumas dessas definições. Administrar é resolver problemas Sim, essa é uma das definições mais diretas do que seja administrar: é resolver problemas! Uma vez exercendo sua profissão, o administrador sempre estará às voltas com problemas e buscando as suas soluções. Isto é sinônimo de tomar decisões. Em outras palavras, ele precisa desenvolver ao extremo a sua capacidade de tomar decisões, pois esta é a habilidade mais exigida de um administrador. E, para que você tenha sucesso, isto é, para que suas decisões sejam adequadas ao momento em que estiver atuando, você precisa estar bastante atento e com a mente aberta. Ao longo de toda a história humana, todos aqueles que tiveram responsabilidades em suas organizações precisaram decidir sobre o que e sobre o como fazer as coisas. Esse esforço, que corresponde ao processo decisório, será apresentado no capítulo correspondente ao processo de planejamento. Mas, na verdade, é a aplicação de todo o processo administrativo. Administrar é fazer as coisas através das pessoas O administrador, na verdade, não executa as tarefas para conseguir o que a organização espera dele: quem faz isso é a sua equipe. Se agir assim será um executor e não um gerente! Dessa forma, cabe ao administrador conduzir sua equipe, da melhor maneira possível, para que esta consiga os resultados que precisam ser atingidos. Em outras palavras, este é o problema básico do administrador: definir bem os objetivos (o que), a maneira de realizá-los (o como) e, energizar a sua equipe para isso. O verdadeiro administrador não faz, mas potencializa sua equipe para fazer (esta é a tradução do conceito de empowerment, ou energização, vital para o gerenciamento de pessoas). Esta é a principal tarefa do processo de direção, mas que, também, na verdade, é a aplicação de todo o processo administrativo. Administrar é ser eficaz com a maior eficiência possível Pode-se entender que toda organização, por meio de processos executados por suas pessoas, sempre produz alguma coisa: ou algum bem, ou serviço ou uma combinação dos dois. Para tanto, seus objetivos (O QUE, ou aquilo que decidiu fazer) devem estar bem claramente definidos. Esses objetivos, bem como o seu atingimento, têm a ver com a eficácia organizacional. Outro grande problema administrativo é estabelecer a maneira a ser utilizada para conseguir essa eficácia, O COMO. Esta questão trata da eficiência. Administrar é saber combinar adequadamente esses dois conceitos.
Portanto, não basta apenas ser eficaz, mas também ter a maior eficiência possível. STONER e FREEMAN (1985; 5) assim definem o desempenho do administrador e da organização: Para uma organização ser bem-sucedida em alcançar seus objetivos, satisfazer suas responsabilidades sociais, ou ambas as coisas, ela depende dos administradores. Se os administradores fazem bem seu trabalho, a organização provavelmente atingirá suas metas. E se as grandes organizações de uma nação realizam seus objetivos, a nação como um todo irá prosperar. O sucesso econômico do Japão é uma evidência clara deste fato. A aplicação do trabalho dos administradores (do desempenho gerencial) e do desempenho organizacional (o trabalho das organizações) são tema de muitos debates, análises e confusão nos Estados Unidos e em outros países. Assim, discutiremos muitos critérios e concepções diferentes para avaliar os administradores e as organizações. Servindo de base a muitas dessas discussões estão dois conceitos sugeridos por Peter Drucker, um dos mais respeitados autores que escrevem sobre administração: eficiência e eficácia. Ele define eficiência como fazer certo as coisas, e eficácia como fazer a coisa certa. Assim, para esses autores o Desempenho do administrador é a medida de quão eficiente e eficaz é o administrador, e da competência com que ele determina e alcança os objetivos apropriados. (STONER e FREEMAN, 1985; 5) Para que entendamos essa definição, afirmam que: A eficiência a capacidade de fazer certo as coisas é um conceito de insumo-produto. Um administrador eficiente é aquele que obtém produtos, ou resultados, à altura dos insumos (trabalho, materiais e tempo) usados para alcançá-los. Os administradores que conseguem minimizar o custo dos recursos necessários para se alcançar os objetivos estão agindo com eficiência. A eficácia, em contraste, implica escolher os objetivos certos. Um administrador que seleciona um objetivo inadequado digamos, produzindo carros grandes quando cresce a demanda por carros pequenos é um administrador ineficaz, mesmo que os carros grandes sejam produzidos com o máximo de eficiência. Nenhuma quantidade de eficiência pode substituir a falta de eficácia. Na verdade, diz Drucker, a eficácia é a chave para o sucesso de uma organização. Assim, antes de podermos focalizar a eficiência, precisamos descobrir quais são as coisas certas a fazer. (STONER e FREEMAN,1985; 5) Outro autor, CERTO (2003; 8) assim define esses mesmos conceitos:... Eficácia administrativa... Quanto mais próxima de alcançar suas metas está uma empresa, mais eficazes são considerados seus administradores. Portanto, a eficácia administrativa é uma atitude contínua que vai da ineficácia à eficácia. Eficiência administrativa: É a parte do total dos recursos de uma empresa que contribui para a produtividade durante o processo de produção. Quanto maior essa parte, mais eficiente é o administrador. Quanto mais recursos forem desperdiçados ou não utilizados durante o processo de produção, mais ineficiente é o administrador. Nesse caso, os recursos da empresa se referem não apenas às matériasprimas utilizadas na fabricação de produtos ou serviços, mas também aos esforços humanos relacionados a esse processo. Assim como a eficácia administrativa, eficiência administrativa é bem descrita como uma atitude contínua que varia as ineficiência à eficiência. Ineficiência significa que uma parte muito pequena do total de recursos contribui para a produtividade durante o processo de fabricação, eficiência significa que uma grande parte desses recursos contribui para a produtividade. Este autor explica no seguinte gráfico como esses conceitos se relacionam: Várias combinações entre eficácia e eficiência admnistrativas.
Administrar é realizar o PA - Processo Administrativo Realizar o processo administrativo e administrar são sinônimos, pois é isso que o administrador deve fazer, em essência. Existem diferentes verbos, utilizados por autores diversos, que representam esses componentes do processo administrativo. Por exemplo, CHIAVENATO (2003), GRIFFIN (2007) e HAMPTON (1992), entre outros, consideram o processo administrativo como sendo composto pelas seguintes funções: planejar, organizar, dirigir e controlar. Uma outra forma de definir o processo administrativo é através dos substantivos (e não dos verbos): é a interação das funções planejamento, organização, direção e controle. Para STONER e FREEMAN (1985), administrar é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar o trabalho dos membros da organização, e de usar todos os recursos disponíveis da organização para alcançar seus objetivos estabelecidos. Dessa maneira, substituem o verbo dirigir por liderar, conforme se pode ver no gráfico a seguir. Todas as funções mantêm relações mútuas com todas as outras, de forma que, qualquer ação de uma delas afeta as demais, como mostra a figura a seguir:
GRIFFIN (2007) também considera a liderança no lugar da direção e descreve no que consiste cada uma das quatro funções do processo administrativo:
Outro autor, CERTO (2003) substitui o verbo dirigir da maioria dos autores (ou o liderar, de STONER e FREEMAN) por influenciar. Nesta apostila adotaremos o PA - PROCESSO ADMINISTRATIVO como sendo a interação das quatro funções: planejar, organizar, dirigir e controlar. O estudo detalhado do processo administrativo e de suas funções aparece na PARTE 4 desta apostila. Estas quatro definições, que acabamos de discutir, Administrar é resolver problemas
Administrar é fazer as coisas através das pessoas Administrar é ser eficaz com a maior eficiência possível Administrar é realizar o processo administrativo permitem-nos concluir a grande riqueza conceitual que envolve os vários aspectos da Administração. Finalizando, apresentamos o que diz CERTO (2003; 5), quando discute sua definição de Administração: Os estudantes de administração devem atentar para o fato de que esse termo pode ser, e quase sempre é, empregado de diferentes maneiras. Pode se referir, por exemplo, simplesmente ao processo que os gerentes executam para alcançar os objetivos da empresa. Pode também fazer referência a um conjunto de conhecimentos; nesse sentido, administração é um conjunto de informações acumuladas que fornece noções de como administrar. O termo administração pode também se referir às pessoas que lideram e dirigem empresas ou a uma carreira dedicada à tarefa de liderar e dirigir empresas. A compreensão das diversas utilizações e definições do termo o ajudará a evitar problemas de comunicação durante discussões acerca de termos relacionados à administração. Na maioria das vezes em que aparece neste livro, administração é o processo que permite alcançar as metas de uma empresa, fazendo uso do trabalho com e por meio de pessoas e outros recursos da empresa. Uma comparação entre essa definição e as definições fornecidas por vários pensadores contemporâneos sobre administração mostra que existe um alto grau de concorrência e que a administração possui as três principais características relacionadas a seguir: 1. -É um processo ou uma série de atividades contínuas e relacionadas. 2.-Implica alcançar os objetivos da empresa e se concentra nisso. 3.-Alcança esses objetivos fazendo uso do trabalho com e por meio de pessoas e outros recursos da empresa. Embora com possíveis variações entre as visões dos autores sobre a Administração, CERTO (2003;9) pode ser citado para encerrar este primeiro capítulo, quando fala da universalidade da administração: Os princípios da administração são universais, isto é, aplicam-se a todos os tipos de empresas (negócios, igrejas, associações, equipes de atletas, hospitais e assim por diante) e níveis organizacionais. Naturalmente, as funções dos gerentes variam um pouco de uma empresa para outra, porque cada tipo de organização requer o emprego de conhecimentos especializados, possui em um ambiente político de trabalho único e utiliza diferentes tecnologias. Entretanto, há semelhanças de funções em diferentes empresas, porque as atividades básicas da gerência planejamento, organização, influência e controle são comuns a todas as organizações. 1.2 As influências sobre a Administração O ato de administrar, como qualquer outra ação humana, é produto das influências que recebe do meio onde acontece. Ao longo da evolução histórica, a administração não teve comportamento diferente: mesmo antes de ser estudada como uma ciência, a sua prática sempre foi resultado de como a humanidade percebeu o mundo ao seu redor e de como aplicou essa percepção.
CHIAVENATO (2003) cita que a administração recebeu influências dos filósofos, da organização eclesiástica, da organização militar, da Revolução Industrial, dos economistas liberais e dos pioneiros e empreendedores. A influência dos filósofos CHIAVENATO relaciona os seguintes nomes que de algum modo mencionaram ou estudaram a administração e organizações: Sócrates, Platão, Aristóteles, Francis Bacon, René Descartes, Thomas Hobbes, Jean-Jacques Rousseau, Karl Marx e Friedrich Engels. Enfatiza que: A administração recebeu duas profundas e marcantes influências. Uma delas veio da física tradicional de Isaac Newton: a tendência à exatidão e ao determinismo matemático. A outra veio de René Descartes e seu método cartesiano: a tendência à análise e divisão do trabalho. Essas duas influências definiram os rumos da administração até a década de 1990. (2003; p.31) A influência da Igreja Católica O autor apresenta dois aspectos: a unidade de propósitos e princípios, fundamentais tanto na organização religiosa quanto na militar, e a estrutura da organização religiosa, na qual uma só pessoa - o Papa - pode operar e comandar uma organização de porte mundial. A influência da organização militar Veio de fatores como o desenvolvimento da organização linear, de táticas e manobras, de estratégias, da criação dos conceitos de staff como assessoria à centralização do comando e de linha, cuidando da execução descentralizada. Além disso, o princípio de direção, que preceitua que todo soldado deve saber perfeitamente o que se espera dele e o que ele deve fazer, assim como os princípios da disciplina e do planejamento. A influência da Revolução Industrial A primeira Revolução Industrial ocorreu de 1780 a 1860, com base na revolução do ferro e do carvão. Caracterizou-se por meio de quatro fases: 1) mecanização da indústria e da agricultura; 2) aplicação da força motriz à indústria; 3) desenvolvimento do sistema fabril e 4) espetacular aceleração dos transportes e das comunicações. Em seguida, de 1860 a 1914, ocorre a segunda Revolução Industrial, baseada no aço e na eletricidade. Para CHIAVENATO (2003; 35-36) A organização e a empresa moderna nasceram com a Revolução Industrial, graças a vários fatores, tais como: 1) a ruptura das estruturas corporativas da Idade Média; 2) o avanço tecnológico e a aplicação dos processos científicos à produção, a descoberta de novas formas de energia e a enorme ampliação de mercados, e 3) a substituição do tipo artesanal por um tipo industrial de produção. O autor ainda afirma que o início da história da administração foi predominantemente uma história de cidades, de países, de governantes, exércitos e da Igreja. A Revolução Industrial provocou o surgimento das fábricas e o aparecimento da empresa industrial,e, com isso, provocou as seguintes mudanças de época: substituição do artesão pelo operário especializado; crescimento das cidades e aumento da necessidade de administração pública; surgimento dos sindicatos como organização proletária a partir do início do século XIX. Somente a partir de 1890 alguns deles foram legalizados; início do marxismo em função da exploração capitalista;
doutrina social da Igreja para contrabalançar o conflito entre capital e trabalho; primeiras experiências sobre administração de empresas; consolidação da administração como área de conhecimento e, início da Era Industrial que se prolongou até a última década do século XX. A influência dos economistas liberais Os estudos econômicos, que desde o século XVII já vinham desenvolvendo teorias para explicar os fenômenos empresariais, evoluíram, passando pelo liberalismo, pelo socialismo científico e materialismo histórico, que obrigaram à construção de vários conceitos dentro das organizações, para tratar do aperfeiçoamento dos métodos de produção (racionalização do trabalho) e da adequada remuneração. A influência dos pioneiros e empreendedores O aparecimento de iniciativas pioneiras e empreendedoras, principalmente nos Estados Unidos da América do Norte, foi fundamental para a criação das bases que permitiram o surgimento da Teoria Administrativa. A necessidade de gerenciar os empreendimentos que surgiam obrigou à criação de técnicas e de processos de planejamento, de organização, de direção e de controle que ainda são vistos na prática administrativa atual. Em resumo: a Administração não é uma atividade isolada, mas, sim, mais uma das inúmeras atividades humanas. Fica claro que ela tanto sofre influências como também influencia o ambiente onde é praticada. Portanto, a formação de um pensamento administrativo foi, é e continuará sendo resultado de como a humanidade cria e aplica seus paradigmas, em todas as áreas de sua atuação. 1.3 As variáveis básicas da Administração A TGA - Teoria Geral da Administração foi construída, ao longo do tempo por várias correntes teóricas (ou correntes de pensamento, ou escolas, ou abordagens). Cada uma dessas teorias propôs a sua visão baseada em estudos com foco (ou ênfase) em algum assunto ou tema. Essas escolhas constituem as variáveis básicas das escolas administrativas e são as seguintes: tarefas, estrutura, pessoas, ambiente e tecnologia. CHIAVENATO (2003) acrescenta uma sexta variável: a competitividade. Tais variáveis estão inter-relacionadas, numa organização. Hoje, sabemos que não é possível imaginar uma organização, onde, por exemplo, as tarefas sejam o importante e as demais variáveis sejam encaradas como inexistentes ou irrelevantes. É praticamente intuitivo para qualquer estudante atual de Administração que as tarefas são importantes, sim (sem elas não há produto nas empresas), mas só fazem sentido se pessoas as estiverem desempenhando, num agrupamento (estrutura), utilizando alguma técnica, ferramenta ou conhecimento (tudo isso é tecnologia) e operando dentro de um ambiente que influencia o trabalho e é, reciprocamente, influenciado por ele. Tudo isso, buscando a competitividade da organização, pois nenhuma empresa sobrevive se não for competitiva no mercado de hoje.
Porém, quando os vários teóricos foram construindo a ciência administrativa não dispunham ainda dessa visão sistêmica. Então, de acordo com os problemas que mais os incomodaram, foram propondo teorias com base nesta ou naquela variável, (ou numa combinação) tentando explicar como a Administração funcionava. Dessa forma, propuseram vários paradigmas diferentes, que hoje, você pode dominar de maneira completa. A seguir, as principais abordagens da Administração, a (s) variável (eis) enfatizada(s) e o ano em que surgiram: 1.4 A organização O conceito fundamental para a administração é o de ORGANIZAÇÃO, uma vez que toda a aplicação administrativa vai ocorrer numa organização e nas conseqüentes inter-relações dela com outras organizações. Comecemos com o entendimento do que é o do que faz uma organização. Antes de mais nada, uma diferenciação entre ORGANIZAÇÃO e organização. a ORGANIZAÇÃO, como função administrativa, deriva do verbo ORGANIZAR, e é a responsabilidade gerencial, que pertence ao Processo Administrativo definido por Henri Fayol, e tem como objetivo preparar a empresa para realizar a tarefa para a qual foi criada, e a organização, como substantivo é o produto desse esforço de preparação gerencial, que resulta numa empresa. Assim, por extensão, a empresa também é chamada de organização.
Então, sempre que falarmos em organização estaremos nos referindo à empresa. Quando o sentido for o da função (a de Fayol) você será alertado disso. A seguir, algumas definições de organização estabelecidas por trabalhos e por estudiosos: ORGANIZAÇÃO: Companhia, corporação, firma, órgão, instituição ou empresa, ou uma unidade destas, pública ou privada, sociedade anônima, limitada ou com outra forma estatutária, que tem funções e estruturas administrativas próprias e autônomas, no setor público ou privado, com ou sem finalidade de lucro, de porte pequeno, médio ou grande. (PPQG/ IPEG, 2007) Unidade social, conscientemente coordenada, composta de duas ou mais pessoas, que funciona de maneira relativamente contínua para atingir um objetivo comum. (ROBBINS, 2005) Organizações são entidades sociais que são dirigidas por metas, são desenhadas como sistemas de atividades deliberadamente estruturados e coordenados e são ligadas ao ambiente externo. (DAFT, 2002) Uma organização é uma combinação intencional de pessoas e de tecnologia para atingir um determinado objetivo. (HAMPTON, 1992) Para STONER e FREEMAN (1985; 4), organização é definida como duas ou mais pessoas trabalhando juntas e de modo estruturado para alcançar um objetivo específico ou um conjunto de objetivos. Em todas essas definições encontramos os seguintes elementos comuns: o envolvimento de pessoas (QUEM), a existência de algum processo de trabalho (COMO), e a definição de um propósito (O QUE), definidor de tudo o que deve ser executado. STONER e FREEMAN discutem os seguintes aspectos relacionados com as organizações: As organizações servem à sociedade: As organizações são importantes porque são instituições sociais que refletem alguns valores e necessidades culturalmente aceitos. Elas permitem que vivamos juntos e de modo civilizado, e que realizemos objetivos enquanto sociedade. Das delegacias de polícia às grandes corporações multinacionais, as organizações servem à sociedade, transformando o mundo num lugar melhor, mais seguro, mais barato e mais agradável de se viver. Sem elas, seríamos pouco mais do que animais com cérebros superdesenvolvidos. As organizações realizam objetivos: Considere por um instante quantas organizações estiveram envolvidas em trazer-nos o papel no qual este livro foi impresso: madeireiros, uma serraria, fabricantes de vários tipos de equipamentos e suprimentos, caminhoneiros, uma fábrica de papel, distribuidores, companhias de telefone e eletricidade, produtores de combustível, correios, bancos e outras instituições financeiras e muito mais. Mesmo que um indivíduo sozinho pudesse fazer tudo o que essas organizações fizeram para produzir uma resma de papel (o que é difícil de acreditar), ele jamais poderia fazê-lo tão bem ou tão rapidamente. Com isso, torna-se claro que as organizações e as pessoas que as administram realizam esta função essencial: coordenando os esforços de diferentes indivíduos, as organizações nos permitem alcançar metas que, de outra forma, seriam muito mais difíceis ou até mesmo impossíveis de serem atingidas. As organizações preservam o conhecimento: Sabemos que, se o conhecimento registrado é destruído em larga escala (como quando o museu e biblioteca de Alexandria foram incendiados nos século III), grande parte jamais é recuperada. Dependemos dos registros das realizações passadas como uma base de conhecimento sobre a qual possamos construir ou adquirir mais aprendizado e chegar a maiores resultados. Sem esses registros, a ciência e outros campos do conhecimento ficariam imobilizados. Organizações como universidades, museus e corporações são essenciais porque guardam e protegem a maior parte do conhecimento que nossa civilização
juntou e registrou. Neste sentido, as organizações tornam esse conhecimento uma ponte contínua entre gerações passadas, presentes e futuras. Além disso, as próprias organizações fazem aumentar nossos conhecimentos, ao desenvolver meios novos e mais eficientes de realizar coisas. As organizações proporcionam carreiras: Finalmente, as organizações são importantes porque proporcionam a seus empregados uma fonte de sobrevivência e, dependendo do estilo e da eficácia de seus administradores, até mesmo satisfação e auto-realização pessoal. A maioria de nós tende a associar oportunidades de carreira com corporações empresariais, mas na verdade muitas organizações, como igrejas, repartições públicas, escolas e hospitais também oferecem carreiras compensadoras. STONER e FREEMAN (1985; 4-5) A aceitação de uma definição para organização é uma declaração de qual paradigma nos dirige, assim, como todas as nossas ações relacionadas com a administração revelam o nível de pobreza ou de competência paradigmática que conseguimos construir para nós mesmos, como pessoas ou como profissionais, ao longo de nossas vidas. 1.5 O Administrador: competências e papéis O terreno de trabalho do administrador é a organização. As organizações, no entanto, em função de seu tamanho e complexidade, precisam ser entendidas como sistemas que são formados por partes menores (subsistemas), tanto com relação às suas áreas de atuação administrativa (especializações) quanto com relação aos níveis de autoridade (hierarquia). Assim, uma organização típica poderia ser representada por vários departamentos, onde cada um representa uma das várias especializações da administração e, todos estes departamentos sendo constituídos por diferentes níveis administrativos (hierárquicos ou de autoridade), conforme ilustra a figura seguir: Assim, os administradores (ou gerentes ou gestores) se localizam dentro das organizações, de acordo com sua especialização e seu nível de autoridade.
STONER e FREEMAN (1985; 8), considerando os níveis de administração, definem: Gerentes de primeira linha (ou de primeiro nível): gerentes responsáveis apenas pelo trabalho de empregados operacionais; não supervisionam outros administradores; são o primeiro nível (ou o mais baixo) dos gerentes na hierarquia organizacional. Gerentes médios: gerentes em posição intermediária na hierarquia organizacional; são responsáveis por outros gerentes e, algumas vezes, por alguns empregados operacionais. Administradores de topo: responsáveis pela administração global da organização. Estabelecem políticas operacionais e conduzem a interação da organização com o seu ambiente. STONER e FREEMAN (1985; 8), considerando as várias especializações ou âmbito das atividades que esses profissionais administram, definem: Administrador ou gerente funcional: responsável por apenas uma atividade da organização, como produção, marketing ou finanças. Um administrador funcional comanda pessoas envolvidas em um mesmo conjunto de atividades. Administrador ou gerente geral: supervisiona uma unidade complexa, como uma companhia, uma subsidiária ou uma divisão operacional independente. Ele é responsável por todas as atividades da unidade, como a produção, o marketing e as finanças. Uma pequena empresa pode ter apenas um administrador-geral seu presidente ou vicepresidente executivo -, mas uma grande organização pode ter vários, cada um comandando uma divisão relativamente independente. Numa grande empresa de alimentação, por exemplo, pode haver uma divisão de mercearia, uma divisão de produtos refrigerados e uma divisão de congelados, com um administrador-geral diferente responsável por cada uma. Como o executivo-chefe de uma pequena empresa, cada um desses chefes de divisão é responsável por todas as atividades da unidade. Os administradores de modo geral precisam desenvolver algumas habilidades, absolutamente necessárias ao exercício de sua profissão. Assim como CHIAVENATO (2003) e STONER e FREEMAN (1985), CERTO (2003; 9) apresenta da seguinte forma esse conjunto de habilidades administrativas: Habilidades administrativas: Nenhuma discussão acerca dos recursos de uma empresa estaria completa sem a menção das habilidades administrativas, que talvez sejam o determinante primário de quão eficazes e eficientes serão os gerentes. De acordo com um artigo clássico escrito por Robert L. Katz, o sucesso do gerente depende muito mais de seu desempenho do que de seus traços de personalidade. Katz também afirma que a capacidade de atuação dos gerentes é resultado de suas habilidades administrativas. Um gerente que possua as habilidades administrativas necessárias provavelmente terá um bom desempenho e será relativamente bemsucedido. Outro que não possua essas habilidades provavelmente terá um desempenho fraco e será relativamente malsucedido. Katz aponta três tipos de habilidades como importantes para um desempenho administrativo de sucesso: habilidades técnicas, humanas e conceituais: Habilidades técnicas são aquelas que consistem na utilização de conhecimento especializado e precisão na execução de técnicas e procedimentos relativos ao trabalho. Exemplos dessas habilidades são engenharia, programação de computadores e contabilidade. A maioria das habilidades técnicas está relacionada ao trabalho com coisas processos ou objetos. Habilidades humanas são aquelas que geram cooperação em meio à equipe que está sendo liderada. Consistem em atitudes e comunicação no trabalho, interesses pessoais e coletivos em suma, trabalhar com pessoas.
Habilidades conceituais são aquelas que consistem na capacidade de enxergar a empresa como um todo. Um gerente que possua habilidades conceituais é capaz de compreender a maneira como várias funções da empresa se complementam, o modo como a empresa se relaciona com o meio em que se insere e como as mudanças em um setor afetam o resto da empresa. À medida que um funcionário caminha de um nível inferior de gerência em direção à alta gerência, as habilidades conceituais se tornam mais importantes, e as habilidades técnicas menos importantes (veja a figura a seguir). A explicação lógica é que, à medida que os gerentes avançam na empresa, eles se tornam menos envolvidos com a atividade de produção propriamente dita ou com áreas técnica e mais envolvidos com a direção da empresa como um todo. Entretanto, as habilidades humanas são extremamente importantes para gerentes de níveis alto e médio e também dos níveis de supervisão. As pessoas são, afinal, o denominador comum de todos os níveis de gerência. A figura, a seguir, retirada de CERTO (2003), relaciona essas habilidades com os níveis gerenciais: À medida que um gerente caminha do nível de supervisão até o ponto mais alto da gerência, habilidades conceituais se tornam mais importantes que habilidades técnicas, mas as habilidades humanas permanecem com a mesma importância. fonte: CERTO, Samuel C. Administração moderna. 9ª. edição. São Paulo: Ed. Prentice Hall, 2003, p.10. STONER e FREEMAN (1985; 10) mostram de uma outra maneira as gradações dessas habilidades de acordo com os níveis de administração organizacionais:
CHIAVENATO (2003; 6) resume assim as competências pessoais do administrador: o sucesso profissional do administrador é resultado da aplicação de suas habilidades técnicas, humanas e conceituais por meio de suas competências duráveis, ou seja, do seu conhecimento (saber), de sua perspectiva (saber fazer) e de sua atitude (saber fazer acontecer). Esse autor também relaciona as funções do PA Processo Administrativo com algumas competências que o administrador deve possuir para executá-las: Relacionadas ao planejamento: proatividade e visão antecipatória foco em objetivos estratégicos visão do futuro Para a organização são necessárias: visão sistêmica e holística convergência networking Quanto à direção : missão e valores comunicação liderança Por sua vez controle envolve as seguintes: eficiência e eficácia desempenho foco em resultados
Em sua atuação administrativa, os gerentes desempenham diferentes papéis, de acordo com o exigido pelas circunstâncias. CHIAVENATO (2003) e STONER e FREEMAN (1985) apresentam o modelo dos DEZ PAPÉIS ADMINISTRATIVOS, desenvolvido por MINTZBERG, no qual esse autor mostra como a atuação gerencial acontece nas organizações. O quadro a seguir mostra a essência desse modelo, detalhando para cada um desses papéis as atividades que envolvem: fonte: adaptado de CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. 7ª. edição. Rio de Janeiro: Ed. Elsevier, 2003, p.7 Segundo o modelo de Mintzberg, toda e qualquer ação do administrador é canalizada por meio de um desses dez papéis, classificados numa dessas três categorias. O próximo quadro esclarece no que consiste cada uma dessas três categorias de papéis:
Finalizando, é preciso dizer algumas palavras sobre os desafios que se apresentam ao administrador no desempenho de seus papéis. STONER e FREEMAN (1985; 11-14) acrescentam que, atualmente, além da exigência da eficácia, os administradores enfrentam mais alguns desafios especiais, entre os quais se destaca o desafio da competição internacional. Isto tem levado as organizações a tentarem novas formas de abordagem para os seus talentos, desenvolvendo novos meios para poderem aproveitar os recursos de cada empregado. Para poder enfrentar esse desafio, os administradores precisam atender às seguintes necessidades: a necessidade de visão: além de utilizarem todos os modelos matemáticos para auxilio na tomada de decisões, os administradores precisam estar atentos para enxergarem as mudanças, terem abertura para ouvir as pessoas e desenvolverem flexibilidade para perceber a empresa como um todo e todas as circunstâncias que a envolvem. a necessidade de ética: é imperioso que os administradores estejam preocupados com os benefícios e prejuízos relacionados com a atuação de seu negócio e saibam como decidir eticamente nessas situações. HOUAISS (2001) define ética como parte da filosofia, responsável pela investigação dos princípios que motivam, distorcem, disciplinam ou orientam o comportamento humano, refletindo especialmente a respeito da essência das normas, valores, prescrições e exortações presentes em qualquer realidade social e por extensão como conjunto de regras e preceitos de ordem valorativa e moral de um indivíduo, de um grupo social ou de uma sociedade. a necessidade de diversidade cultural: as organizações precisam reconhecer e aproveitar os seus talentos, independente de diferenças raciais, culturais ou sexuais, em qualquer área da organização ou situação de negócios. Saber trabalhar com essas diferenças, ou seja, incentivar a diversidade, pode ser o diferencial de sucesso para uma organização. a necessidade de treinamento: é preciso estudar e procurar colocar em prática todo o conhecimento adquirido. Ninguém nasce pronto e o desenvolvimento acontece com muito esforço e dedicação. Treinamento não é um ponto de chegada, mas uma viagem, incessante, na vida de um administrador. Este curso que você está fazendo é um excelente exemplo de atendimento a essa necessidade.
Dessa forma, para o bom exercício de sua profissão, o administrador precisa dedicar-se ao máximo para saber colocarse bem onde for necessário e desempenhar os papéis que forem esperados dele ou lhe forem designados, da melhor maneira possível. Melhor ainda, se souber e puder desempenhar bem os imprevisíveis! 1.6 Paradigmas Este tópico foi desenvolvido com base em CARAVANTES, PANNO e KLOECKNER (2006). ABRIR A MENTE talvez seja a grande tarefa de qualquer ser humano durante a sua existência. Mas, para o administrador, MENTE ABERTA é um requisito indispensável para o exercício de sua profissão. O curso de Administração, embora tenha disciplinas muito práticas, é fundamentado em conceitos e em bases históricas, sem os quais você não entenderá completamente certas situações em que estiver operando e então... poderá decidir de modo inadequado! A disciplina EPA EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO, dentro do curso de Administração, é fundamental pois é o que se pode chamar de MATRIZ CONCEITUAL (= origem de tudo!). Porém, como você verá, o estabelecimento de um conceito não é tarefa fácil, pois nem sempre o meio está preparado para recebê-lo bem (isto não significa somente aceitar o conceito, mas poder criticá-lo honestamente e usá-lo adequadamente). Por quê? Porque, trabalhar com CONCEITOS, sem dúvida, é trabalhar com PRECONCEITOS! Estamos decididamente no terreno dos PARADIGMAS. O trabalho do administrador envolve aplicação de conceitos cientificamente aprovados, o uso de teorias ainda não devidamente testadas, e, sem dúvida, dentro desse quadro, a sua própria interpretação disso tudo! Pensamentos de alguns homens célebres nos inspiram a tratar deste assunto: A imaginação é mais importante que o conhecimento. (Albert Einstein) Formular novas questões, novas possibilidades, examinar velhos problemas a partir de um novo ângulo exigem imaginação criadora e assinalam real avanço na ciência. (Walter B. Wriston) Nós somos prisioneiros daquilo que sabemos. (Walter B. Wriston) Por estas amostras já podemos perceber a importância da situação exigida da mente de um administrador. Thomas S. Kuhn, pioneiro do conceito de paradigma, nos diz: Já vimos que uma comunidade científica, ao adquirir um paradigma, adquire igualmente um critério para a escolha de problemas que, enquanto o paradigma for aceito, poderemos considerar como dotados de uma solução possível. Numa larga medida, esses são os únicos problemas que a comunidade admitirá como científicos ou encorajará seus membros a resolver. Outros problemas, mesmo muitos dos que eram anteriormente aceitos, passam a ser rejeitados como metafísicos ou como sendo parte de outra disciplina. Podem ainda ser rejeitados como demasiadamente
problemáticos para merecerem o dispêndio de tempo. Assim, um paradigma pode até mesmo afastar uma comunidade daqueles problemas sociais relevantes com os instrumentos e conceitos proporcionados pelo paradigma. Um perigo a enfrentar é a pobreza paradigmática, que significa possuir um repertório conceptual limitado. Ela é um fator restritivo no desenvolvimento de carreira de executivos promissores. A riqueza de repertório paradigmático talvez seja a única diferença claramente definida para avaliarmos a habilidade de um administrador, principalmente quando tratarmos de analisar e solucionar grande quantidade de problemas e problemas variados. Um paradigma ou uma estrutura conceptual pode ser comparado a um software, usado para programar computadores. O software de programação não traz em si todos os programas existentes no mundo, mas traz a potencialidade de podermos criar, com ele, os programas que quisermos! O que é então um paradigma? Paradigma é um modelo, um padrão aceito que explica e justifica tudo o que alguém faz ou quer fazer. Um exemplo que serve como modelo; padrão. (HOUAISS, 2001) Para Grof um paradigma pode ser definido como uma constelação de crenças, valores e técnicas compartilhadas por membros de uma determinada comunidade científica. Alguns paradigmas são de uma natureza filosófica básica e são muito gerais e abrangentes, outros governam o pensamento científico em áreas de pesquisa muito específicas e circunscritas. De acordo com T.S. Kuhn os paradigmas não têm apenas uma função explicativa, mas também uma função normativa, pois eles tendem a definir o que é e o que não é possível, juntamente com as explicações aceitas e não aceitas sobre como o mundo é constituído e como ele funciona. Na verdade, em um período de ciência normal, a comunidade científica tende a rejeitar e a suprimir, algumas vezes a um custo considerável, todas as novas explicações, porque elas são vistas como subversivas a suas crenças e a seus compromissos básicos. Kuhn argumenta que o surgimento de um novo paradigma científico se qualifica como um evento com implicações verdadeiramente revolucionárias, dizendo que novas teorias não podem surgir sem mudanças destrutivas nas velhas crenças sobre a natureza. Uma teoria realmente nova e radical nunca é somente uma adição ou incremento ao conhecimento existente. Ela muda regras básicas, requer revisão drástica e reformulação das hipóteses fundamentais da teoria anterior e envolve uma reavaliação dos fatos e observações existentes. Algumas mudanças de paradigmas estão limitadas a campos de conhecimento específicos, enquanto outras podem ter uma grande influência em muitas disciplinas. A competência paradigmática parte do princípio de que podem existir, simultaneamente, múltiplos paradigmas e que o fator limitador está na capacidade humana de entender e incorporar essa noção. O estudo dos paradigmas é essencialmente importante porque os paradigmas dominantes que aprendemos em nossa cultura, isto é, o complexo de suposições e valores que criam a realidade para nós está prejulgando e predeterminando toda a nossa percepção do que está acontecendo. Assim, a leitura e discussão dos estudiosos da verdade, especialmente os filósofos, nos será muito útil, na medida em que nos vão descortinando um universo imensamente rico de
possibilidades, tanto no que diz respeito à percepção dos fatos de nosso universo, quanto na fixação de conceitos científicos e ou na sua aplicação prática. Portanto, é fundamental que o administrador desenvolva uma competência paradigmática, na qual aprenda como mudar a sua perspectiva conceptual, para deixar que as faculdades intuitivas de sua mente vejam os problemas de diferentes ângulos, aumentando assim sua capacidade de inventar soluções novas e criativas. Percebe-se, então, que a abordagem racional para a solução de problemas não é o único caminho que poderemos usar na busca de solução para nossos problemas pessoais ou organizacionais. Por exemplo, quando nos deparamos com a ambigüidade (situação dúbia, complexa, com várias possibilidades de interpretações, sendo algumas delas contraditórias) e com os paradoxos (contradições aos conceitos estabelecidos ou sentidos aparentemente lógicos mas que não fazem sentido dentro do nosso universo conceitual) estaremos em situações complicadas. Nesse caso, as faculdades da intuição e do insight (iluminação, estalo, luz) são indispensáveis, pois a lógica e a racionalidade não resolverão facilmente nem a ambigüidade, nem os paradoxos. Isso inclui trabalharmos com outros conceitos de educação, ou seja, com outros paradigmas que, na maioria das vezes desconhecemos ou sobre os quais sabemos apenas alguma referência passageira. No caso da Administração, a invasão das técnicas orientais sensibilizou e mudou muito os padrões de gestão até então praticados no ocidente. Mas, a grande diferença percebida nessas duas formas de gerir não se encontra simplesmente nas definições das técnicas, mas na maneira de ver o mundo pelo gerente ocidental ou oriental. O gerente ocidentalmente educado dentro de padrões lógico-racionais, perguntaria: qual seria o provável benefício de usar a mente de forma não racional, como fazem os gerentes orientais? Uma possível resposta emerge de situações cotidianas que esse gerente ocidental freqüentemente encontra, e que envolvem: dados insuficientes; resultados não- previsíveis, fatores humanos imponderáveis, mudanças políticas e mudanças de mercado desconhecidas ou não previsíveis no ambiente externo à organização. Essa lista de desconhecimentos torna qualquer solução racional virtualmente impossível, porém, apesar disso, as decisões precisam ser tomadas! Nesse momento é que entra em cena a experiência do gerente oriental, que sabe usar sua mente de maneira não racional. A abordagem oriental para esse tipo de problema ensina a tentar abarcar toda a realidade da situação, aquietando a mente e tentando experienciar uma compreensão unificante de todas as suas capacidades conscientes e inconscientes. Algumas das informações conscientemente disponíveis podem ser processadas pela mente racional; mas, nas margens da consciência, a mente também terá insights adicionais não conscientes sobre o problema. O administrador treinado para acessar esses níveis adicionais não racionais da mente pode favorecer-se de uma compreensão criteriosa da realidade ambígua com a qual ele está deparando e de como os problemas podem ser criativamente resolvidos. As faculdades intuitivas da mente ajudam a fazer uso dos dados que estão à margem da consciência e auxiliam a ter uma visão mais ampla de um problema, e podem ser aumentadas se nos permitirmos uma visão de mundo mística, oriental. A meditação silenciosa é a técnica básica praticada no Oriente para esse fim.