Estadual Manual da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e
MANUAL INFORMATIVO AOS CONTRIBUINTES DO ICMS SOBRE A NOTA FISCAL ELETRÔNICA-NF-e. Versão_PB_ 1.00 2007 Página 2
GOVERNADOR DO ESTADO C Á S S I O C U N H A L I M A SECRETÁRIO DE ESTADO DA RECEITA M I L T O N G O M E S S O A R E S SECRETÁRIO EXECUTIVO DE ESTADO DA RECEITA A L E X A N D R E J O S É L I M A S O U S A Gerente Executivo de Arrecadação e Informações Econômico-fiscais RAMIRO RODRIGUES ESTRELA GERENTE EXECUTIVO Gerente Operacional de Informações Econômico-fiscais MÔNICA GONÇALVES SOUSA MIGUEL GERENTE OPERACIONAL Núcleo de Análise e Planejamento de Documentos Fiscais LECIVALDO CAVALCANTE DE LACERDA LIMA CHEFE DE NÚCLEO Página 3
INDICE 1. Introdução... 08 2. Considerações Iniciais... 08 2.1. Objetivos... 08 2.2. Conceito da NF-e... 08 2.3. Credenciamento do Contribuinte como Emissor da NF-e... 09 2.4. Descrição Simplificada do Modelo Operacional... 09 2.4.1. Emissão da Nota Fiscal Eletrônica... 10 2.4.2. Envio/Recepção e Validação da Nota Fiscal Eletrônica pelo Fisco... 11 2.4.3. Compartilhamento da Nota Fiscal Eletrônica entre os fiscos... 12 2.4.4. Consultas à Nota Fiscal Eletrônica... 12 2.4.5. Armazenamento da Nota Fiscal Eletrônica e do DANFE para fins de fiscalização... 12 2.5. Credenciamento do Contribuinte como Emissor de NF-e... 13 2.6. Processo de Contingência... 13 2.7. Cancelamento da NF-e... 13 2.8. Inutilização de números da NF-e... 14 3. PERGUNTAS E RESPOSTAS... 15 3.1. Conceito, uso e obrigatoriedade da NF-e... 15 3.1.1. O que é a Nota Fiscal Eletrônica NF-e?... 15 3.1.2. Já existe legislação aprovada sobre a NF-e?... 15 3.1.3. Quais são as vantagens da NF-e?... 15 3.1.4. Quais os tipos de documentos fiscais em papel que a NF-e substitui?... 17 3.1.5. Para quais tipos de operações (ex: entrada, saída, importação, exportação, simples remessa) a NF-e pode ser utilizada?... 18 3.1.6. Quais empresas e a partir de quando as empresas serão obrigadas à emissão de NF-e? As médias e pequenas empresas também devem emitir NF-e?... 18 3.1.7. O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar NF-e em suas operações?... 18 3.1.8. Quais os procedimentos para que uma empresa interessada possa passar a emitir NF e?... 19 3.1.9. Uma empresa credenciada a emitir NF-e deve substituir 100% de suas Notas Fiscais em papel pela eletrônica?... 19 A Nota Fiscal Eletrônica e o seu documento auxiliar DANFE - podem ser 3.1.10. utilizados para documentar vendas de mercadorias a Órgãos Públicos (Administração Direta ou Indireta) e empresas públicas?... 19 O destinatário da mercadoria poderá exigir receber a Nota Fiscal em papel 3.1.11. modelo 1 ou 1A ao invés da Nota Fiscal Eletrônica?... 20 3.2. Obrigações acessórias (o que muda com a NF-e)... 20 Com a NF-e continua necessário obter-se previamente a AIDF (autorização 3.2.1. de impressão de documento fiscal)?... 20 Com a NF-e continua necessário gerar o SINTEGRA, GIM, livros fiscais, 3.2.2. etc? Haverá integração dos sistemas de NF-e com os softwares destas declarações?... 21 Considerando que a Secretaria da Fazenda já recebe a NF-e, seria correto 3.2.3. afirmar que as informações da NF-e não precisarão ser mais fornecidas ao Fisco na entrega de arquivos de escrituração eletrônica?... 21 Página 4
É correto afirmar que, como a já recebe a 3.2.4. NF-e, a empresa emitente não mais precisa guardar a NF-e?... 21 As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de 3.2.5. documento (NF-e ou DANFE)?... 21 Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e, seriam 3.2.6. estas disponibilizadas para recuperação por parte da Secretaria de Estado da Receita ou Secretaria da Receita Federal?... 22 Como fica a emissão da declaração de ingresso das NF-es emitidas para a 3.2.7. Zona Franca de Manaus - ficará disponível automaticamente assim que a mercadoria adentrar o Estado de destino?... 22 3.3. Modelo Operacional ( O que muda com a NF-e)... 23 3.3.1. Como funciona o modelo operacional da NF-e?... 23 3.3.2. Emissão e autorização da NF-e... 23 Quais são as validações realizadas pela na 3.3.2.1. autorização de uma NF-e?... 23 Quanto tempo demora a autorização de NF-e pela Secretaria de Estado da 3.3.2.2. Receita?... 24 Como deve ser a numeração / séries da NF-e (em relação a cada tipo de 3.3.2.3. operação e à NF-e em papel)?... 24 3.3.2.4. Qual o limite de produtos (itens) em uma única NF-e?... 25 3. 3.2.5. Em que estabelecimento deve ser emitida a NF-e?... 25 A NF-e pode ser emitida antes do carregamento da mercadoria? E o 3.3.2.6. DANFE?... 25 É possível o envio por lote de NF-e ou a emissão deve ser feita nota a 3.3.2.7. nota?... 26 Se alguma NF-e for objeto de rejeição, todo o lote será rejeitado 3.3.2.8. também?... 26 A NF-e pode ser emitida também pela digitação no site na Internet da 3.3.2.9.?... 26 3.3.3. Correção, cancelamento e inutilização de NF-e... 26 3.3.3.1. É possível alterar uma nota fiscal eletrônica emitida?... 26 3.3.3.2. Quais são as condições e prazos para o cancelamento de uma NF-e?... 27 3.3.3.3. Como fica a chamada carta de correção no caso de utilização da NF-e?... 27 Como serão solucionados os casos de erros cometidos na emissão de NF-e (há previsão de NF-e complementar)? E erros mais simples como nome do 3.3.3.4. cliente, erro no endereço, erro no CFOP - como alterar o dado que ficou registrado na base da SEFAZ?... 28 3.3.3.5. O que é a inutilização de número de NF-e?... 28 3.3.4. Envio da NF-e e da mercadoria ao destinatário... 28 Qual a forma estabelecida para a entrega da NF-e ao meu cliente? Esta 3.3.4.1. entrega é obrigatória ou basta entregar o DANF-e?... 28 3.3.4.2. O que acompanhará o trânsito da mercadoria acobertada por NF-e?... 29 3.3.4.3. A NF-e será aceita em outros Estados e pela Receita Federal?... 29 Página 5
3.3.4.4. Como fica a confirmação de entrega da mercadoria com a NF-e?... 29 Como proceder nos casos de recusa do recebimento da mercadoria em 3.3.4.5. operação documentada por da NF-e?... 30 3.3.5. Consulta de uma NF-e na Internet... 30 A consulta da validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória 3.3.5.1. ou facultativa?... 30 3.3.5.2. Como funciona a consulta da NF-e na Internet?... 30 Como proceder quando a Nota Fiscal Eletrônica não estiver disponível para 3.3.5.3. consulta no ambiente Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda. sp.gov.br)?... 31 3.3.5.4. Por quanto tempo a NF-e poderá ser consultada?... 31 Existe alguma forma de se consultar no sistema da Secretaria da Fazenda o 3.3.5.5. status de várias notas fiscais eletrônicas de uma única vez?... 32 As empresas que ainda não emitem NF-e e receberem uma ou mais NF-e 3.3.5.1. através de DANFE poderão escriturar o DANFE sem consulta?... 32 3.4. Escrituração das NF-e... 32 Se minha empresa for autorizada a emitir NF-e ela deverá, obrigatoriamente, 3.4.1. estar preparada para receber e escriturar NF-e na entrada de mercadorias?.. 32 3.4.2. Como os contabilistas terão acesso ás NF-e de seus clientes?... 32 Como os contabilistas poderão escriturar uma NF-e recebida por uma 3.4.3. empresa?... 33 Como efetuar a escrituração de 6 caracteres nos arquivos SINTEGRA se a 3.4.4. NF-e permite 9 caracteres?... 33 3.5. Contingência com a NF-e... 33 3.5.1. Como proceder no caso de problemas com a emissão da NF-e?... 33 3.5.2. Como fica a numeração das Notas Fiscais emitidas em contingência?... 34 3.6. Pessoas Físicas... 34 3.6.1. As Pessoas Físicas também receberão a NF-e?... 34 3.7. DANFE (Documento Auxliar da NF-e)... 35 3.7.1. O que é e para o que serve o DANF-e?... 35 3.7.2. Qual a finalidade do código de barras unidimensional impresso no DANFE?.. 35 3.7.3. Quem pode imprimir o DANFE e em que momento ele deve ser impresso?. 36 A emissão do DANFE é feita por um sistema individual? Como emitir o 3.7.4. DANFE?... 36 O DANFE pode ser impresso em papel comum? Neste caso como fica a 3.7.5. questão da segurança do DANFE?... 36 É possível a impressão dos produtos em mais de um DANFE? Neste caso, 3.7.6. como fica a consulta da NF-e?... 36 3.8. Certificação Digital... 39 3.8.1. Como é garantida a validade jurídica de uma NF-e?... 39 Página 6
Assinatura digital é a mesma coisa que senha web? Como adquirir uma 3.8.2. assinatura digital?... 39 Que tipo de certificado digital minha empresa deverá adquirir para assinar as 3.8.3. notas fiscais eletrônicas?... 39 Caso minha empresa possua vários estabelecimentos que irão emitir NF-e, 3.8.4. será necessário adquirir um certificado digital para cada estabelecimento?... 40 Para o certificado ICP Brasil, há possibilidade de delegação pelo 3.8.5. representante legal da empresa?... 40 3.9. Nota Fiscal de Serviços e Nota Fiscal Conjugada... 40 Como fica a emissão da nota conjugada com ISS no caso da utilização da 3.9.1 NF-e?... 40 A nota fiscal eletrônica de serviços da prefeitura de SP segue o mesmo 3.9.2. modelo da NF-e nacional?... 40 3.10. Outras Informações... 40 3.10.1. Onde obter a documentação técnica para emitir NF-e?... 40 Quais os estados que já implantaram a NF-e e as empresas que podem 3.10.2. emitir NF-e?... 41 Página 7
1. Introdução Este Manual tem por objetivo orientar os usuários da NF-e, definindo as especificações e critérios técnicos necessários para a utilização da NF-e e para a integração entre os Portais das Secretarias de Fazendas dos Estados e os sistemas de informações das empresas emissoras de NF-e, do Projeto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). 2. Considerações Iniciais A Nota Fiscal Eletrônica se enquadra na convergência dos objetivos do Projeto de Modernização da Administração Tributária e Aduaneira da Receita Federal do Brasil e dos correspondentes programas de Modernização da Administração Tributária dos Estados e Municípios para definir e implementar as regras de negócio, requisitos e funcionalidades de um processo informatizado para a emissão e controle de Notas Fiscais em formato eletrônico. No ponto de vista do contribuinte, a nota fiscal eletrônica permitirá ganhos referentes á redução de custos na emissão, impressão e armazenagem de notas fiscais, além da facilidade e padronização no cumprimento de obrigações acessórias perante todas as unidades federadas. No ponto de vista do fisco, a nota fiscal eletrônica permitirá os seguintes benefícios: Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal; Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos; Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito; Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação; Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Receita Federal do Brasil e demais Secretarias de Fazendas Estaduais; Para harmonizar a legislação sobre a NF-e, foi celebrado o Ajuste SINIEF 07/05, pelos Estados, Distrito Federal e Ministério da Fazenda, juntamente com a legislação complementar contida no Ato COTEPE 72/05. 2.1 Objetivos O projeto tem como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que venha substituir a sistemática atual de emissão da Nota Fiscal em papel, modelos 1 e 1A, com validade jurídica para todos os fins, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, sob acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo fisco. 2.2 Conceito da NF-e Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) como sendo um documento de existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de Página 8
serviços, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e a Autorização de Uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador. 2.3 Credenciamento do Contribuinte como Emissor da NF-e Esta etapa corresponde ao processo eletrônico pelo qual um contribuinte solicita seu credenciamento como emissor de NF-e junto à e receberá autorização para a emissão da NF-e. Não será permitida a emissão da NF-e sem o prévio credenciamento do contribuinte. 2.4 Descrição Simplificada do Modelo Operacional A Nota Fiscal Eletrônica substituirá a Nota Fiscal Modelo 1 e 1A nas operações entre contribuintes e possuirá as seguintes características: Formato digital no padrão XML (Extended Markup Language); Garantia de autoria e integridade, certificadas através de assinatura digital do emitente; Confirmação da entrega do documento digital pelo fisco. De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. O arquivo eletrônico, que corresponderá à Nota Fiscal Eletrônica, será então transmitido, pela Internet, para a, que fará uma prévalidação do arquivo e devolverá uma Autorização de Uso, sem a qual não poderá haver o trânsito da mercadoria. Após o recebimento da NF-e, a Secretaria de Fazenda Estadual disponibilizará consulta, através Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico. Este mesmo arquivo da NF-e será ainda transmitido, pela Secretaria de Estado da Receita, para a Receita Federal do Brasil, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda Estadual de destino da operação e respectivamente, para a SUFRAMA, no caso de mercadorias destinadas às áreas incentivadas, ou outros órgãos interveniente no processo que tenha celebrado convênio com os Estados. Para acobertar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulada de DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, em única via, que conterá impressos, em destaque, a chave de acesso e o código de barras linear tomando-se por referência o padrão CODE-128C, para facilitar e agilizar a consulta da NF-e na Internet e a respectiva confirmação de informações pelas unidades fiscais e contribuintes destinatários. O DANFE não é uma nota fiscal, nem a substitui, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite Página 9
ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e, através dos sites das Secretarias de Fazenda Estaduais autorizadoras ou Receita Federal do Brasil. O contribuinte destinatário, não emissor de NF-e, poderá utilizar os dados contidos no DANFE para escrituração da NF-e, e o contribuinte emitente da NF-e realizará a escrituração a partir dos arquivos das NF-e emitidas e recebidas. Em ambos os casos, a validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e nos arquivos das Secretarias de Fazenda Estaduais, envolvidas no processo, comprovada através da emissão da Autorização de Uso e consultada pelo destinatário na NF-e. O modelo operacional do ciclo de vida da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) será constituído das seguintes etapas, a ser detalhado conforme especificações apresentadas a seguir: Emissão da NF-e; Envio da NF-e/Recepção e Validação pelo Fisco; Compartilhamento da Nota Fiscal Eletrônica entre os Fiscos; Disponibilização de Consultas à Nota Fiscal Eletrônica; Armazenamento das Notas Fiscais Eletrônicas para fins de Fiscalização; 2.4.1. Emissão da Nota Fiscal Eletrônica A emissão poderá ser feita totalmente pelo software do contribuinte obedecendo o esquema XML definido pelo fisco (grandes contribuintes), ou, opcionalmente, através de programa a ser disponibilizado pelo fisco (pequenos e médios contribuintes); Após a montagem do arquivo com o esquema XML, o mesmo deve ser assinado digitalmente através de certificação digital, padrão ICP-Brasil. Cada Nota Fiscal Eletrônica deve ser assinada individualmente podendo, todavia, ser feito o envio por lotes; A chave única da NF-e será composta pelo: CNPJ do Emitente, número da NF-e e código numérico descrito acima; O documento fiscal, com validade jurídica, é o arquivo eletrônico. No trânsito de mercadorias, ou quando necessário, será impressa o DANFE, apenas para facilitar a visualização e a consulta da NF-e; O DANFE conterá código de barras bi-dimensional com os dados do cabeçalho, rodapé, chave única e itens de mercadorias da NF-e, excluindo os campos alfanuméricos descritivos; O DANFE não conterá todos os campos existentes no arquivo XML, conforme layout estabelecido em Ato COTEPE, porém, deverá conter a chave única (CNPJ do Emitente, número da NF-e e código numérico); O aplicativo poderá prever a possibilidade de impressão do DANFE, antes do envio do arquivo para o fisco, porém a NF-e só terá validade legal após a recepção do protocolo de entrega do arquivo, que autorizará a circulação da mercadoria. Página 10
Uma vez autorizada pelo o fisco, a NF-e não pode sofrer alterações, podendo ser cancelada a pedido do emitente, desde que não tenha havido circulação da mercadoria, atendendo o disposto na legislação. 2.4.2. Envio/Recepção e Validação da Nota Fiscal Eletrônica pelo Fisco O envio da NF-e poderá ser realizado pelo próprio software do contribuinte, segundo padrões definidos pelo fisco, via Web Services, ou, opcionalmente através de programa fornecido pelo fisco; As Secretarias de Fazenda Estaduais adotarão sistema único de recepção e validação da NF-e, onde serão avaliados os seguintes aspectos mínimos: o AUTORIA (assinatura digital do emitente); o SITUAÇÃO regular do emitente; o INTEGRIDADE (hash code); o FORMA (esquema XML - formato dos campos do arquivo); o Contribuinte autorizado à emissão de NF-e; o Numeração do documento. Validado o arquivo, será devolvida ao contribuinte uma cientificação sobre a rejeição do arquivo, denegação da autorização ou concessão da autorização, através de um protocolo de confirmação de recebimento associando o hash code do arquivo (calculado pela assinatura digital do emitente), a data e hora do recebimento pelo fisco. Opcionalmente este protocolo poderá ser assinado digitalmente pela Secretaria da Fazenda Receptora; A transmissão de dados utilizará protocolo de segurança e/ou criptografia, visando a proteção e sigilo da informação (requisito crítico); NF-e NF-e INTERNET Contribuintes Estado A recibo-e recibo-e Secretaria de Fazenda A Após a recepção e validação da NF-e pela, o arquivo deve ser transferido para a Secretaria de Fazenda da UF do destinatário. Página 11
2.4.3. Compartilhamento da Nota Fiscal Eletrônica entre os fiscos A NF-e após ter sido recebida, armazenada na base de dados da Secretaria de Fazenda Estadual e disponibilizada para consulta via Internet. O arquivo será transmitido pela Secretaria de Fazenda Estadual de origem para: Receita Federal do Brasil; Secretaria de Fazenda do Estado de destino das mercadorias, no caso de operação interestadual; Secretaria de Fazenda do Estado onde deva se processar o embarque das mercadorias na saída para o exterior; Secretaria de Fazenda do Estado do desembaraço aduaneiro, tratando-se de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior; SUFRAMA, quando a NF-e tiver como destinatário pessoa localizada nas áreas incentivadas. Outros órgãos intervenientes no processo, que tenham celebrado convênio ou protocolo com os estados, respeitado o sigilo fiscal. 2.4.4. Consultas à Nota Fiscal Eletrônica A Consulta da NF-e poderá ser realizada no site da Secretaria de Fazenda do Estado de origem da NF-e ou na Receita Federal do Brasil, utilizando a chave de acesso da NF-e. A chave de acesso da NF-e, impressa no DANFE, é composta pelas seguintes informações: CNPJ do emissor, número e série da NF-e, Unidade da Federação do emissor e código de acesso. O resultado da consulta da NF-e no site da SEFAZ será a visualização completa na tela do computador, nos primeiros cento e oitenta dias da emissão da NF-e, de todas as informações constantes da NF-e, bem como do status da NF-e e o momento de sua recepção pela SEFAZ (data/hora/minuto/segundo). Além da visualização dos dados da NF-e, a consulta fornecerá um protocolo de consulta, que servirá como certidão da consulta realizada. Após transcorridos o prazo de cento e oitenta dias da emissão da NF-e, poderá a consulta da NF-e retornar com informações resumidas da NF-e, todavia capazes de garantir a existência e a validade da NF-e 2.4.5. Armazenamento da Nota Fiscal Eletrônica e do DANFE para fins de fiscalização O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas ao fisco quando solicitado. Quando o destinatário não for credenciado para a emissão de NF-e não terá acesso ao arquivo da NF-e recebida e deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação. Página 12
2.5 Credenciamento do Contribuinte como Emissor de NF-e Esta etapa corresponde ao processo eletrônico pelo qual um contribuinte solicita seu credenciamento como emissor de NF-e junto a e receberá autorização para a emissão da NF-e. Não será permitida a emissão da NF-e sem o prévio credenciamento do contribuinte. 2.6. Processo de Contingência Quando em decorrência de problemas técnicos não for possível transmitir a NF-e, ou obter resposta à solicitação de Autorização da NF-e o contribuinte deverá: 1) Gerar novo arquivo, conforme definido em ATO COTEPE, informando que a NF-e foi emitida em contingência; 2) Transmitir a NF-e para a Receita Federal do Brasil, que será provisoriamente a autorizadora, ou quando não for possível, imprimir o DANFE utilizando formulário de segurança, em no mínimo (duas) vias, com a expressão DANFE em Contingência. Impresso em decorrência de problemas técnicos ; 3) O emitente deverá lavrar no livro Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, o motivo da contingência, quando impresso o DANFE em formulário de segurança; 4) Quando utilizado o DANFE em formulário de segurança, após a cessação dos problemas técnicos, o emitente deverá transmitir para a NF-e para a Secretaria de Fazenda Estadual de sua jurisdição. Uma das vias do DANFE, emitido em formulário de segurança, permitirá o transito provisório das mercadorias até que sejam sanados os problemas técnicos da transmissão da NF-e. O emitente deverá manter uma das vias do DANFE, emitido em formulário de segurança, pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo o destinatário das mercadorias manter a outra via pelo mesmo prazo. 2.7. Cancelamento da NF-e Após ter sido autorizada pela SEFAZ, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, podendo, dentro de certas condições, ser apenas objeto de cancelamento por pedido do emitente. Somente poderá ser cancelada a NF-e quando não houver ocorrido o fato gerador, ou seja, a saída da mercadoria do estabelecimento. Além disso, uma NF-e somente poderá ser cancelada durante um determinado período de tempo, estabelecido pela legislação, após sua emissão e recepção pela SEFAZ. Para o cancelamento de uma NF-e, o emissor deverá comunicar-se com a Secretaria de Estado da Receita, via tecnologia web service, enviando uma mensagem no Página 13
formato XML (extensible markup language), com assinatura digital, solicitando o cancelamento de uma NF-e e identificando-a através da informação de sua respectiva chave de acesso. Se não houver restrição quanto ao pedido de cancelamento, a Secretaria de Esatdo da Receita responderá ao contribuinte através de protocolo de transação com status Cancelamento de NF-e. O protocolo de transação, com status Cancelamento de NF-e, conterá ainda, além de identificar este status: a identificação da NF-e, através de sua chave de acesso e o momento em que a NF-e teve seu cancelamento registrado pela Secretaria de Estado da Receita (data/hora/minuto/segundo). Ao se realizar uma consulta desta NF-e no site da, a mesma resultará com informação quanto ao seu cancelamento. 2.8. Inutilização de números da NF-e Até o 10 (décimo) dia do mês subseqüente a inutilização de números de NF-e não utilizados, o contribuinte deverá solicitar o Pedido de Inutilização de Número de NFe, que deverá seguir as regras estabelecidas pela legislação. Página 14
3. PERGUNTAS E RESPOSTAS 3.1. Conceito, uso e obrigatoriedade da NF-e 3.1.1. O que é a Nota Fiscal Eletrônica NF-e? Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do Fato Gerador (vide o parágrafo único da cláusula primeira do Ajuste SINIEF 07/05). 3.1.2. Já existe legislação aprovada sobre a NF-e? A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos os Estados da Federação e já é uma realidade na legislação brasileira desde outubro de 2005. Foram aprovados: O Ajuste SINIEF 07/2005 (e alterações) instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica DANFE; e O Ato COTEPE 72/2005 dispõe sobre as especificações técnicas da NF-e. Além desta legislação e suas alterações (Ajuste SINIEF 04/06, 05/07 e 08/07), foi elaborado um documento intitulado Manual de Integração Contribuintes contendo o detalhamento técnico e as especificações do sistema da Nota Fiscal Eletrônica. 3.1.3. Quais são as vantagens da NF-e? A Nota Fiscal Eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial. Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores) podemos citar os seguintes benefícios: Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo da NF-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet. Apesar de ainda haver, portanto, a impressão de um documento em papel, deve-se notar que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal), geralmente em apenas uma via, não havendo, portanto, a obrigatoriedade de utilização de formulário contínuo ou de segurança bem como de 4 ou 5 vias; Redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima; Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para Página 15
apresentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 Notas Fiscais por dia, contará com aproximadamente 2.000 notas por mês, acumulando cerca de 120.000, ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que custo do arquivamento físico; GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: a NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações. Além da eliminação da necessidade de armazenagem e gerenciamento do documento original, a recuperação dos documentos originais e a extração de cópias não serão mais necessárias, e a possibilidade de extravio de documentos também será eliminada; como todos os exemplares da NF-e são autênticos, a autenticação de cópias será eliminada; Simplificação de obrigações acessórias. Inicialmente a NF-e prevê dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais AIDF. No futuro outras obrigações acessórias poderão ser simplificadas ou eliminadas com a adoção da NF-e; Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira. Como o fisco de todo o país já possuem as informações da NF-e, o processo de digitação e controle do fluxo físico de mercadorias pelos postos fiscais de fronteira fica muito mais simplificado e ágil, reduzindo significativamente o tempo de parada nos postos fiscais; Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B). O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação empresa - à - empresa ). Com o advento da NF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital. Para as empresas destinatárias de Notas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios: Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações; Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões; Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais; Página 16
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes; Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), pelos motivos já expostos anteriormente. Benefícios para a Sociedade: Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos; Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias; Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas; Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e. Benefícios para os Contabilistas: Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil; GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes; Oportunidades de serviços e consultoria ligados NF-e. Benefícios para o Fisco: Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal; Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos; Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito; Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária; GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes; Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital SPED). 3.1.4. Quais os tipos de documentos fiscais em papel que a NF-e substitui? Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 e 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas. Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal. Os documentos que não foram substituídos pela NF-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor. Página 17
3.1.5. Para quais tipos de operações (ex: entrada, saída, importação, exportação, simples remessa) a NF-e pode ser utilizada? A NF-e substitui a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que estes documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa. 3.1.6. Quais empresas e a partir de quando as empresas serão obrigadas à emissão de NF-e? As médias e pequenas empresas também devem emitir NF-e? O Protocolo ICMS 30/07 alterou disposições do Protocolo ICMS 10/07 e estabeleceu a obrigatoriedade de utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) a partir de 1º de abril de 2008, para os contribuintes: a) fabricantes e distribuidores de cigarros b) produtores, formuladores e importadores, distribuidores, transportadores e revendedores retalhistas TRR de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente; A obrigatoriedade se aplica a todas as operações dos contribuintes referidos acima, que estejam localizados nos Estados signatários deste protocolo, ficando vedada a emissão de Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, pelos mesmos. Para os demais contribuintes, a estratégia de implantação nacional é que estes, voluntariamente e gradualmente, independente do porte, se interessem por ser emissores da Nota Fiscal Eletrônica. Posteriormente novos segmentos serão obrigados, conforme estratégia a ser definida pelo CONFAZ. 3.1.7. O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar NF-e em suas operações? A principal mudança para os destinatários da NF-e, seja ele emissor ou não de NF-e, é a obrigação de consultar no site da Secretaria da Fazenda do Estado do emitente ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica a validade, existência e autorização de uso da NF-e que estiver recebendo. A consulta deverá ser feita na Internet utilizando-se de sua Chave de Acesso, com 44 posições, existente tanto na NF-e como no DANFE correspondente que acompanha a mercadoria. Se o cliente da empresa também for emitente de NF-e, receberá o documento digital e potencialmente poderá se beneficiar de todas as vantagens que o projeto propicia aos destinatários da NF-e, listados na questão 3. Ressalte-se ainda que a Nota Fiscal Eletrônica poderá ser enviada ao cliente antes da saída física (circulação) da mercadoria. Isso permite que o destinatário Página 18
possa identificar possíveis divergências com relação ao seu pedido, como divergência de preço ou quantidade, podendo alertar o emitente a tempo, antes da saída da mercadoria. Caso o cliente não seja emissor de NF-e e não tenha condições de receber o arquivo digital da NF-e, receberá apenas o DANFE que estiver acompanhando o trânsito da mercadoria. Além da consulta da validade da NF-e explicada acima, para este destinatário a única mudança adicional será a utilização do DANFE como fonte de informações para efetuar a escrituração fiscal da respectiva NF-e. 3.1.8. Quais os procedimentos para que uma empresa interessada possa passar a emitir NF-e? As empresas interessadas em emitir NF-e deverão, em resumo: Solicitar seu credenciamento como emissoras de NF-e na Secretaria de Estado da receita. O credenciamento na Secretaria de Estado da receita não credencia a empresa perante as demais unidades federadas, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e. Possuir certificação digital (possuir certificado digital, emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR, contendo o CNPJ da empresa); Adaptar o seu sistema de faturamento para emitir a NF-e; Testar seus sistemas em ambiente de homologação em todas as Secretarias da Fazenda em que desejar emitir NF-e. Obter a autorização da Secretaria de Fazenda para emissão de NF-e em ambiente de produção. 3.1.9. Uma empresa credenciada a emitir NF-e deve substituir 100% de suas Notas Fiscais em papel pela eletrônica? Caso o contribuinte não seja obrigado a emitir NF-e a resposta é não, pois, na solicitação do credenciamento para emitir NF-e as empresas devem indicar quais serão as hipóteses e operações que desejam substituir a Nota Fiscal em papel pela Nota Fiscal Eletrônica. A decisão de incluir novas operações ou clientes dentro das operações com Nota Fiscal Eletrônica cabe à empresa. 3.1.10. A Nota Fiscal Eletrônica e o seu documento auxiliar DANFE - podem ser utilizados para documentar vendas de mercadorias a Órgãos Públicos (Administração Direta ou Indireta) e empresas públicas? Sim, a Nota Fiscal Eletrônica pode ser utilizada em substituição à Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A em todas as operações acobertadas por este tipo de documento fiscal, inclusive nas vendas a Órgãos Públicos e empresas públicas. O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de Página 19
acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas informações na Internet) e acompanhar a mercadoria em trânsito. O Órgão Público receberá o DANFE juntamente com a mercadoria e deverá realizar a verificação da validade jurídica da respectiva NF-e no site da sefaz emitente ou no Portal Nacional, no endereço: www.nfe.fazenda.gov.br, utilizandose de sua chave de acesso, preferencialmente através de leitor de código de barras. Com a consulta, o destinatário tem garantia da existência e validade da NF-e. 3.1.11. O destinatário da mercadoria poderá exigir receber a Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A ao invés da Nota Fiscal Eletrônica? Não, esta exigência não poderá ser feita pelos destinatários. Conforme o 2º da Cláusula segunda do ajuste SINIEF 07/05 (e alterações), é vedada a emissão de nota fiscal modelo 1 ou 1-A por contribuinte credenciado à emissão de NF-e, exceto nas hipóteses previstas neste ajuste ou quando a legislação estadual assim permitir. Nos casos em que o emitente for obrigado ao uso da NF-e, o Protocolo ICMS 30/07 determina que a obrigatoriedade se aplica a todas as operações destes contribuintes, ficando vedada a emissão de Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A pelos Os demais contribuintes emitentes de NF-e (adesão voluntária, conforme descrito na questão 6), deverão, preferencialmente, emitir NF-e, cabendo a eles a decisão da emissão da Nota Fiscal Modelo 1 ou 1A ou Nota Fiscal Eletrônica. 3.2. Obrigações acessórias (o que muda com a NF-e) 3.2.1. Com a NF-e continua necessário obter-se previamente a AIDF (autorização de impressão de documento fiscal)? Para a NF-e não existe mais a figura da AIDF, uma vez que não há mais a impressão gráfica de documento fiscal. O procedimento de autorização do documento fiscal passa a ser automático e executado para cada Nota Fiscal emitida, que poderá ser autorizada ou não pela Secretaria da Fazenda. Vide a questão sobre as validações realizadas pela Secretaria da Fazenda,. Página 20
3.2.2. Com a NF-e continua necessário gerar o SINTEGRA, GIM, livros fiscais, etc? Haverá integração dos sistemas de NF-e com os softwares destas declarações? Neste momento, ficam mantidas todas as obrigações acessórias a que os contribuintes estão sujeitos atualmente, com exceção da AIDF para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Com a implantação progressiva da NF-e, bem como os demais subprojetos do Sistema Públicos de Escrituração Digital (SPED) Escrituração fiscal e Escrituração Contábil digital a tendência é que, futuramente, diversas obrigações acessórias, como as citadas, sejam paulatinamente substituídas ou dispensadas. 3.2.3. Considerando que a Secretaria da Fazenda já recebe a NF-e, seria correto afirmar que as informações da NF-e não precisarão ser mais fornecidas ao Fisco na entrega de arquivos de escrituração eletrônica? Não. As obrigações acessórias a que os contribuintes estão sujeitos deverão contemplar também as informações já transmitidas por meio da Nota Fiscal Eletrônica. Com a implantação progressiva da NF-e, bem como os demais subprojetos do Sistema Públicos de Escrituração Digital (SPED) Escrituração fiscal e Escrituração Contábil digital a tendência é que, futuramente, estas informações já estejam todas contempladas nos diversos módulos do sistema. Até a efetiva implantação destes módulos, as informações continuam devendo ser fornecidas ao Fisco conforme legislação em vigor. 3.2.4. É correto afirmar que, como a já recebe a NF-e, a empresa emitente não mais precisa guardar a NF-e? Não. O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e s pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária. Caso o destinatário (comprador) não tenha condições de receber o arquivo digital, deverá armazenar o DANFE pelo prazo decadencial. 3.2.5. As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)? A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital. Página 21
No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela também não precisará guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido. Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, o destinatário deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado. Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria. 3.2.6. Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e, seriam estas disponibilizadas para recuperação por parte da Secretaria de Estado da Receita ou Secretaria da Receita Federal? Não. Da mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônicos. Ressalte-se que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações. 3.2.7. Como fica a emissão da declaração de ingresso das NF-es emitidas para a Zona Franca de Manaus - ficará disponível automaticamente assim que a mercadoria adentrar o Estado de destino? A SUFRAMA está desenvolvendo uma versão do Sistema de Internamento de Mercadoria Nacional - SINAL compatível com a NF-e que irá facilitar o processo de envio da documentação fiscal, registro e vistoria das mercadorias destinadas à área incentivada administrada pela SUFRAMA. O novo processo em desenvolvimento prevê um maior controle do processo de internamento de mercadorias pelos emissores de NF-e, resultando na simplificação e maior agilidade no processo de comprovação do internamento de mercadorias destinadas à área incentivada administrada pela SUFRAMA. Consulte o site da SUFRAMA para maiores informações: www.suframa.gov.br. Página 22
3.3. Modelo Operacional ( O que muda com a NF-e) 3.3.1. Como funciona o modelo operacional da NF-e? De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico que deverá conter as informações fiscais da operação comercial e também ser assinado digitalmente pelo emitente para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda que fará uma prévalidação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria. Após o recebimento da NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibilizará consulta, através Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico. Este mesmo arquivo da NF-e será ainda transmitido, pela Secretaria de Fazenda, para a Receita Federal, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação. Para acobertar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, e única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras unidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados. Nas questões abaixo, foram relacionadas as principais dúvidas das principais etapas do processo de emissão de uma NF-e. 3.3.2. Emissão e autorização da NF-e 3.3.2.1. Quais são as validações realizadas pela na autorização de uma NF-e? Na recepção da NF-e pela, para fins de autorização de uso, é feita uma validação de forma, sendo validados: Assinatura digital para garantir a autoridade da NF-e e sua integridade; Formato de campos para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos da NF-e (por exemplo um campo valor preenchido com letras); Numeração da NF-e para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais do que uma vez; Página 23
Emitente autorizado se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada a emitir NF-e na ; Dessa forma, uma NF-e estar com seu uso autorizado pela Secretaria de Estado da Receita, significa simplesmente que a Secretaria recebeu uma declaração da realização de uma determinada operação comercial a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, formato e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto de mérito da mesma que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal. Caso na validação sejam detectados erros ou problemas com assinatura digital, formato de campos ou numeração, a NF-e será rejeitada, não sendo, neste caso, gravada no Banco de Dados da. Importante: ao rejeitar uma NF-e, a sempre indicará o motivo da rejeição na forma de códigos de erros e a respectiva mensagem de erro. Esses códigos podem ser consultados no Manual de Integração do Contribuinte, disponível na seção Downloads. A poderá, ainda, denegar uma NF-e caso o emitente não esteja mais autorizado a emitir NF-e. Neste caso, aquela NF-e será gravada na Secretaria com status Denegado o uso e o contribuinte não poderá utilizá-la. Em outras palavras, o número da NF-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado. 3.3.2.2. Quanto tempo demora a autorização de NF-e pela Secretaria de Estado da Receita? A infra-estrutura de recepção das NF-e é dimensionada para que um lote de Notas Eletrônicas seja autorizado em poucos segundos. O tempo máximo de autorização por lote é dimensionado em até 1 (um) minuto. 3.3.2.3. Como deve ser a numeração / séries da NF-e (em relação a cada tipo de operação e à NF-e em papel)? A numeração utilizada pela NF-e será distinta e independente da numeração utilizada pela Nota Fiscal em papel. Ressalte-se que a NF-e é uma nova espécie de documento fiscal: o modelo da NF-e é 55 e os modelos das Notas Fiscais em papel correspondentes são 1 ou 1A. Independentemente do tipo de operação, a numeração da NF-e será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento, devendo ser reiniciada quando atingido este limite ou a cada ano. O contribuinte poderá adotar séries distintas para a emissão da NF-e, mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência. Página 24
3.3.2.4. Qual o limite de produtos (itens) em uma única NF-e? Em tese não há um limite para o número de produtos ou itens de uma única NFe, mas sim um limite de tamanho do arquivo que deve ser transmitido à para se obter a autorização de uso: os arquivos XML não poderão exceder a 500 Kbytes. Com relação ao DANFE, este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, um DANFE poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE. Importante: Cada NF-e possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter uma ou mais folhas; A Chave de Acesso deve constar em todas as folhas do DANFE. 3. 3.2.5. Em que estabelecimento deve ser emitida a NF-e? A legislação do ICMS considera cada estabelecimento do contribuinte um estabelecimento autônomo para efeito de cumprimento de obrigação acessória. Assim, cada estabelecimento do contribuinte deverá estar inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS e emitir os documentos fiscais previstos na legislação. A emissão da NF-e depende de prévio credenciamento do contribuinte junto à. O processo de geração e transmissão da NF-e é um processo eletrônico e pode ser realizado em qualquer local, desde que a NF-e seja emitida por um emissor credenciado e assinada digitalmente com o certificado digital do estabelecimento emissor credenciado ou do estabelecimento matriz do emissor credenciado. 3.3.2.6. A NF-e pode ser emitida antes do carregamento da mercadoria? E o DANFE? No caso de uma operação acobertada por NF-e, a mercadoria somente poderá circular quando houver autorização de uso da NF-e e o DANFE correspondente a estiver acompanhando. Desta forma, a NF-e deverá ser emitida e autorizada pela Secretaria de Estado da Receita antes da circulação da mercadoria, cabendo à empresa avaliar o melhor momento para emissão e autorização da NF-e. Página 25
Em relação ao DANFE é indiferente para a o momento de sua impressão dentro da rotina operacional interna, que poderá ser posterior ou não ao carregamento da mercadoria, desde que o DANFE correspondente à NF-e que acoberta a operação sempre acompanhe a mercadoria. 3.3.2.7. É possível o envio por lote de NF-e ou a emissão deve ser feita nota a nota? A NF-e é um documento autônomo e a sua emissão deve ser feita nota a nota, sendo que cada NF-e deve ter a sua assinatura digital individual. O processo de transmissão da NF-e deve ser realizado em lotes. O lote de NFe pode conter até 50 NF-e (ou seja, pode conter até mesmo uma única NF-e), não devendo, entretanto, exceder o tamanho máximo de 500 Kbytes. 3.3.2.8. Se alguma NF-e for objeto de rejeição, todo o lote será rejeitado também? Não. As NF-e podem ser transmitidas em lote, mas a validação é sempre individual, nota a nota. Desta forma, se num lote de 50 NF-e s 3 forem rejeitadas, a Secretaria de Estado da Receita retornará a autorização de uso de 47 NF-e s e a rejeição de 3. 3.3.2.9. A NF-e pode ser emitida também pela digitação no site na Internet da? Não, o modelo nacional da nota fiscal eletrônica pressupõe a existência de arquivo eletrônico com assinatura digital gerado pelo contribuinte a partir dos sistemas em seu próprio ambiente. 3.3.3. Correção, cancelamento e inutilização de NF-e 3.3.3.1. É possível alterar uma nota fiscal eletrônica emitida? Após ter sido recebida e autorizada pela, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital. A NF-e poderá, dentro de certas condições, ser apenas objeto de cancelamento por pedido do emitente, que deverá gerar um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento de NF-e também deverá ser autorizado pela. Página 26