Controle Patrimonial WEB

Cccc Controle Patrimonial WEB Manual Unidade de Guarda

Conteúdo 1. Acessar o Controle Patrimonial - Web... 4 1.1. Login... 4 1.2. Esquecer sua senha?... 5 2. Alterar a senha... 6 3. Cadastrar novo usuário... 7 4. Unidade administrativa... 9 4.1. Cadastro da Unidade Administrativa... 9 4.2. Localização... 11 4.2.1. Endereço... 13 4.2.2. Dependências... 14 4.3. Contatos... 16 5. Coletor de código de barra... 17 5.1. Instalação do coletor de código de barra... 17 5.2. Coletando os dados... 19 5.3. Transferindo os dados do coletor para o computador... 20 6. Recebimento de mercadoria... 22 7. Etiquetamento de bens... 25 7.1. Solicitação de etiquetas... 25 7.2. Recebimento das etiquetas... 28 7.3. Etiquetamento de bens sem coletor de código de barras... 29 7.4. Etiquetamento de bens com coletor de código de barras... 31 8. Alocar o bem em uma dependência... 36 9. Relatórios... 38 9.1. Apólice de Seguro... 38 9.2. Guia de passagem/remessa de bens... 39 9.3. Atestado de recebimento... 40 9.4. Termo de responsabilidade... 41 9.5. Bens cadastrados... 42 10. Dúvidas... 43 10.1. Downloads... 43 10.2. Contato... 44 11. Fluxos do sistema... 46 11.1. Aquisição direta da unidade gestora para outra unidade de guarda... 46 2

11.2. Aquisição indireta da unidade gestora para outra unidade de guarda... 47 11.3. Aquisição direta da unidade de guarda... 48 3

1. Acessar o Controle Patrimonial - Web Solicite a sua Unidade Gestora, um usuário e senha. Somente com essas informações em mãos você poderá acessar o sistema. Importante Para solicitar um usuário você deve informar o seu CPF e um e-mail ativo. Esse e-mail será utilizado para comunicação. O endereço para acessar o site oficial é http://gemat.fde.sp.gov.br O sistema para Gestão de Materiais, módulo Controle Patrimonial, base de homologação é acessada pelo endereço: http://rd-gematcp.fde.sp.gov.br/ onde será exibida a tela inicial: 1.1. Login Fig.1 No campo Usuário informe o seu CPF, sua senha no próximo campo Senha e para finalizar clique no botão Entrar. O sistema irá validar as informações digitadas e caso alguma delas não esteja de acordo, a mensagem abaixo será exiba: Confirme as informações e tente novamente. Você pode verificar com a sua unidade gestora as informações ou utilizar o link Esqueceu a senha?. 4

Ao obter sucesso, o sistema exibirá a tela principal com a mensagem de Bem-vindo ao usuário! 1.2. Esquecer sua senha? Informe o seu usuário corretamente e clique no link Esqueceu a senha?. O sistema exibirá uma nova tela, onde você deve informar o seu e-mail e clicar no botão Enviar. 5

Importante O e-mail digitado deve ser o mesmo informado no cadastro do usuário! O sistema irá enviar uma nova senha para o seu e-mail. O sistema solicitará que o usuário informe uma nova senha, no primeiro login com a senha enviada por e-mail. 2. Alterar a senha Após o login, na página inicial, você visualizará a barra de menu no topo da página. Selecione o módulo Segurança->Usuário 6

Será exibida a opção para Consulta de usuário, selecione o botão Pesquisar. Localize o seu usuário no resultado apresentado e clique no botão Alterar. Informe os campos Senha e Nova Senha. Para finalizar clique no botão Salvar para finalizar. 3. Cadastrar novo usuário Após o login, na página inicial, você visualizará a barra de menu no topo da página. Selecione o módulo Segurança->Usuário 7

Será exibida a opção para Consulta de usuário, selecione o botão Novo usuário. Preencha os campos conforme a tela abaixo: Para finalizar o cadastro de usuário, clique no botão Salvar. Descrição dos campos: Nome da Pessoa -> será exibido no topo da tela com a saudação de Bem-vindo. Login -> deve ser preenchido com o CPF do usuário e será utilizado para acessar o sistema. E-mail -> deve ser informado um e-mail ativo para que o usuário possa receber a comunicação do sistema, como por exemplo, nova senha. Senha-> informar uma senha com no mínimo quatro caracteres. O usuário não pode transferir essa senha para ninguém. Confirmar senha-> o usuário deve repetir a senha para sua conferencia. 8

Expirar senha no primeiro login-> o usuário pode ativar essa opção se desejar que o usuário obrigatoriamente altere a sua senha no primeiro login. Unidade-> informar qual ou em quais unidades o usuário é responsável. Tipo de usuário-> utilizar somente dois tipos: Responsável pela unidade de guarda ou Auxiliar da unidade de guarda. Importante Após selecionar a Unidade e o Tipo de usuário clicar no botão na listagem. para incluir Bloqueado -> marque essa opção para inativar o usuário, assim ele não conseguirá mais acessar o sistema. 4. Unidade administrativa O usuário deve verificar se o cadastro da sua unidade disponibilizado pelo sistema está correto, atualizálo se necessário, incluir contatos, conferir sua localização e cadastrar suas dependências. Uma unidade administrativa pode ter uma ou várias localizações físicas e cada localização deve ter suas dependências detalhadas. 4.1. Cadastro da Unidade Administrativa Após o login, na página inicial, você visualizará a barra de menu no topo da página. Selecione o módulo Administração->Estrutura organizacional-> Unidade Administrativa Será exibida a opção para Consulta de unidades, o preenchimento dos campos que serão utilizados na pesquisa, não é obrigatório. 9

Clique no botão Pesquisar. Logo abaixo, nos Resultados serão exibidas as unidades encontradas. Clique no botão Alterar da unidade para acessar o seu cadastro. O sistema exibirá o cadastro da unidade administrativa, sua localização e seus Contatos conforme a tela abaixo: Utiliza o botão Salvar para finalizar o cadastramento total: unidade, localização e contatos. Tipo de unidade administrativa-> deve estar preenchido com o tipo Escola. (Tipos disponíveis: Escola, Diretoria de Ensino, Órgão Central, Órgão Vinculado e SEE). Nome da Unidade Administrativa-> deve estar preenchido com o nome da Unidade. Sigla-> sigla utilizada para identificação da unidade. Código UGE-> código da unidade gestora executora, deve ficar em branco para as unidades de guarda. 10

Código UO-> código da unidade orçamentaria que a unidade gestora pertence, pode ficar em branco para as unidades de guarda. Código UA->código da unidade administrativa utilizada pela Secretaria da Fazenda. Não é obrigatório. Entidade Responsável-> entidade responsável pelo sistema: Secretaria da Educação do Estado de São Paulo. Unidade administrativa superior->selecionar a unidade administrativa superior à unidade que está sendo cadastrada, seguindo a hierarquia da rede. Para uma unidade de guarda, selecionar a sua unidade gestora. Situação-> Situação atual da unidade que pode ser: Ativa: unidade com o Sistema de Controle Patrimonial em uso. Bloqueada: unidade sem utilização do Sistema de Controle Patrimonial. Municipalizada: unidade de guarda (escola) municipalizada. Essa situação permite a utilização do movimento de Cessão de uso dos bens. Coletor-> indica se a unidade possui ou não o coletor de código de barras. Deve ser selecionado apenas se a unidade possuir o equipamento. Justificativa coletor-> deve ser preenchida uma justificativa quando a unidade não possuir o coletor de código de barras. Acesso à internet-> indica se a unidade possui ou não acesso a internet. Deve ser selecionado apenas se a unidade possuir internet. Unidade Gestora-> não deve ser selecionada pela unidade de guarda, porque indica se a unidade é gestora ou guarda. 4.2. Localização O sistema exibirá a localização cadastrada. Utilize o botão Adicionar localização para inserir novas localizações físicas que pertençam à unidade. O sistema exibirá a tela de Cadastro de Localização. Utilize o botão Alterar para conferencia das informações cadastras na localização. O sistema exibirá a tela de Cadastro de Localização. Para excluir uma dependência utilize o botão Excluir. O sistema permitirá a exclusão das localizações nas quais, não existam bens alocados. 11

A tela de cadastro de localização está dividida em três partes: Localização, onde o usuário de deve informar o nome da localização física da unidade e uma descrição, lembrando que o nome é necessário porque uma unidade pode ter várias localizações físicas diferentes. Endereço da localização. Dependências que localização possui e onde os bens serão disponibilizados. Utilize o botão Alterar para finalizar e salvar as alterações da localização, endereço e dependências. Descrição dos campos: Nome da localização-> Informe um nome para identificar a localização física da unidade. Descrição da localização-> Informe uma descrição mais detalhada da localização. Localização Padrão-> o sistema exige que uma localização seja selecionada como padrão. Essa localização padrão será utilizada nas transferências de bens. 12

4.2.1. Endereço O endereço da localização é obrigatório e organizado pelo CEP. Para alterar o endereço, altere o CEP primeiro. Se o sistema encontrar o CEP digitado, exibirá automaticamente os campos Endereço, Distrito, Zona, Bairro e Cidade para que o usuário informe somente o número e complemento se houver. No caso de um CEP novo, todos os campos serão disponibilizados para digitação do novo endereço. Para selecionar a cidade utilize o botão de pesquisa ao lado do campo: tela com o cadastro de cidades, para seleção. O sistema exibira uma 13

4.2.2. Dependências Cada localização deve ter suas dependências cadastradas no sistema. Para cadastrar uma nova dependência clique no botão Adicionar dependência O sistema exibira a tela de Cadastro de Dependências. Preencha todos os campos e para finalizar clique no botão Salvar. Descrição dos campos: 14

Tipo de dependência -> o usuário deve selecionar um tipo de dependência correspondente à nova dependência. O tipo de dependência é um cadastro elaborado pela equipe gestora do sistema buscando a padronização de toda a rede. Nome -> o usuário deve informar um nome pelo qual ele identifique a dependência dentro da sua unidade. Por exemplo: Tipo de dependência sala de aula e nome sala 21. Responsável -> nome do responsável pela dependência. Esse nome será impresso no relatório Termo de Responsabilidade que será fixado na dependência. Dica Utilize um nome que realmente identifique a dependência na unidade, isso facilitará o Inventário. Para consultar as dependências cadastradas no sistema clique no botão Pesquisar Clique no botão Alterar para visualizar as informações de uma dependência. Para excluir uma dependência utilize o botão Excluir. O sistema permitirá a exclusão das dependências nas quais, não existam bens alocados. 15

4.3. Contatos Ao selecionar a aba Contatos, o sistema exibirá uma lista com os contatos cadastrados na localização. Utilize o botão Adicionar contato para cadastrar novos. O sistema exibirá a tela de Cadastro de contatos. Utilize o botão Alterar para visualizar as informações do contato detalhadamente. O sistema exibirá a tela de Cadastro de contatos. Para excluir um contato utilize o botão Excluir. Tela de Cadastro de Contatos: Tipo de contato -> o usuário deve escolher entre os tipos E-MAIL, FAX ou TELEFONE. Contato -> o usuário deve inserir o endereço do e-mail, numero do fax ou número do telefone. Para salvar o contato, clique no botão Incluir. 16

5. Coletor de código de barra Para utilização do coletor de código de barra, o usuário necessita fazer a sua instalação primeiramente. 5.1. Instalação do coletor de código de barra Conecte a base do coletor a uma entrada USB da máquina. Coloque o cd de Instalação no drive de CD. Caso a tela de execução automática não apareça, abra o cd e entre na pasta Explore_this_CD e execute o arquivo Index.htm. Na tela que irá aparecer vá em USB VCOM Driver Installation e depois em Install USB VCOM Driver (escolha a opção de acordo com a versão do seu sistema operacional). Execute o arquivo que irá aparecer, e aperte Next na primeira tela. Selecione a opção I accept the terms of the license agreement e aperte Next. Na próxima tela aperte Next novamente e por fim Install. Quando terminar aperte Finish e volte para a Index.htm. 17

Agora selecione 8 Series Forge AG. Clique na opção Install 8 Series Forge Application Generator(Batch). Execute o arquivo que irá aparecer, na primeira tela aperte Next. Selecione a opção I accept the terms of the license agreement e aperte Next. Coloque o nome do Usuário e da Organização, selecione Anyone Who uses this computer e aperte Next. Aperte Next e depois Install, por fim aperte Finish e o coletor estará instalado na máquina; Botões mais utilizados: Leitura do Código de barras (foco). Confirma as informações. Liga/desliga. 18

5.2. Coletando os dados É importante certificar-se de que não há nenhuma informação anterior gravada no coletor, antes de iniciar uma nova coleta de dados. Ligue o coletor e selecione a opção 3.Utilities Depois selecione a opção 3.Delete Data para apagar os dados anteriores. Após a limpeza, volte ao menu inicial com a tecla ESC. Selecione a opção 1.Collect 19

. O coletor exibirá a tela com o campo Item e Quantidade, verifique no manual a operação desejada: Etiquetamento ou Contagem de inventario para saber a sequencia na qual os itens devem ser informados. Após coletar todas as informações, faça a transferência dos dados para o computador. 5.3. Transferindo os dados do coletor para o computador O coletor será utilizado em dois módulos no sistema de controle patrimonial: no Etiquetamento dos bens e no inventário. Em ambos os módulos, após a utilização do coletor é necessário transferir os dados coletados para o computador. Coloque o coletor na base. Entre em Iniciar-> Todos os programas->cipher Lab->Forge->Batch->Utilities->Data_read Em File Properties-> Directory escolha o local de destino do arquivo e em File Name coloque o nome do arquivo de saída 20

Entre em Painel de Controle-> Sistema-> Gerenciador de Dispositivos-> Portas COM e LPT e verifique em qual porta COM o coletor foi instalado Atenção, Interface deve ser Cradle-IR!! Em Communication Parameters-> COM port coloque o numero da porta Aperte OK para iniciar a transferência. Finalizando a transferência o computador perguntará se o usuário deseja ver o arquivo recebido. Após a transferência, o usuário pode voltar ao sistema de Controle patrimonial para realizar o etiquetamento de bens ou a contagem do inventário. 21

6. Recebimento de mercadoria O recebimento de mercadoria é a ação que gera a entrada do bem na conta contábil do almoxarifado. Essa ação é executada na pagina inicial do sistema, a Home no quadro Painel de solicitações abertas. A figura abaixo mostra um painel sem solicitações. Sugerimos ao usuário que diariamente monitore seu painel, porque toda vez que um bem for cadastrado no sistema de controle patrimonial e/ou transferido um workflow de envio de bens é criado. Ao clicar no link Envio de Bens o sistema exibira o status do envio na unidade: Aguardando recebimento. 22

Ao clicar no link Aguardando recebimento o sistema exibirá a lista de bens que estão aguardando o recebimento. Para visualizar os detalhes do envio por bem, clique no botão de expandir. Na visão detalhada o sistema informa para cada bem, a data, a unidade origem que enviou, o destino e o número da Guia que acompanhará o bem. Essa guia poderá ser GPB ou GRB e a unidade de guarda pode visualizá-la ou reimprimi-la no menu Relatórios->Guia de passagem/remessa de bens. 23

Dica Guia de Passagem de Bens é utilizada entre unidades gestoras diferentes. Guia de Remessa de Bens é utilizada entre unidades da mesma gestora. Para executar o recebimento de bens no sistema o usuário deve: a. Marcar item por item b. Selecionar o Status Bem recebido c. Para finalizar clicar no botão Mudar Status Essa operação deve ser efetuada para cada página exibida. a. b. c. Importante O envio de bens é monitorado também pela unidade de origem e ficará pendente até a unidade destino efetivar o recebimento! Se o item recebido já estiver incorporado à unidade deve apenas informar no cadastro do bem, em qual dependência ele será alocado. Se o item for rejeitado a unidade que enviou fará o cancelamento da transferência. 24

7. Etiquetamento de bens O etiquetamento ocorre após o recebimento, para as novas aquisições. As unidades gestoras serão responsáveis pela impressão das etiquetas e enviarão para as unidades guarda, utilizando um workflow de monitoramento no painel de solicitações. A unidade de guarda deve solicitar as etiquetas para a sua unidade gestora pelo sistema. A unidade gestora enviará as etiquetas impressas para a unidade de guarda, que vai recebê-las fisicamente e também no sistema, fazer a colagem física das etiquetas nos bens e finalizar, etiquetando os bens no sistema para isso teremos duas formas: manual ou utilizando o coletor de código de barras. Dica Observe o Quadro de avisos da página inicial ele indicará se houver itens recebidos, sem a solicitação de etiquetas conforme a figura abaixo. 7.1. Solicitação de etiquetas A unidade de guarda após efetivar o recebimento dos bens, deve solicitar as etiquetas para sua unidade gestora. Selecione o módulo Etiquetas->Solicitação de Etiquetas 25

Será exibida a tela para consulta de bens sem etiqueta com vários filtros de pesquisa, que o usuário deverá preencher conforme abaixo: Tipo de solicitação -> selecionar impressão para primeira vez ou reimpressão no caso de perda da etiqueta. Unidade de Guarda -> informar a unidade de guarda que está fazendo a solicitação. Localização -> informar qual a localização da unidade de guarda está fazendo a solicitação. Utilizar o botão para pesquisar. Grupo de bens -> não é obrigatório, mas o usuário pode selecionar um grupo específico de bens. O sistema irá exibir somente os bens desse grupo estão sem solicitação de etiqueta. Descrição-> não é obrigatória, mas o usuário pode informar uma descrição de bem. O sistema irá exibir somente os bens com essa descrição. Após o preenchimento dos campos, o usuário deve clicar no botão Pesquisar. 26

O sistema exibirá nos resultados, uma lista com os bens que estão sem solicitação de etiqueta. O usuário deverá selecionar os bens, marcando a primeira coluna à esquerda. Para finalizar, clique no botão Solicitar. A unidade gestora receberá a solicitação enviada. A unidade escolar deverá monitorar o andamento da solicitação pelo Quadro de Avisos da página inicial. Para saber o status da solicitação, basta clicar no link Ver Mais, o sistema exibira um relatório com os possíveis status: Indica que a solicitação foi enviada. 27

Indica que a unidade gestora recebeu a solicitação. Indica que a unidade gestora imprimiu a etiqueta. Importante A mensagem do quadro de avisos de solicitação de etiquetas pendentes permanecerá até que a unidade gestora execute a ação de ENVIO para a unidade de guarda! 7.2. Recebimento das etiquetas O recebimento é a ação que confirma o recebimento físico das etiquetas pela unidade de guarda, encerrando o processo de solicitação para ambas as unidades. Essa ação é executada na pagina inicial do sistema, a Home, no quadro Painel de solicitações abertas. Sugerimos ao usuário que diariamente monitore seu painel, porque toda vez que a unidade gestora enviar as etiquetas no sistema de controle patrimonial um workflow de Impressão de etiqueta é criado. Ao clicar no link Impressão de etiqueta o sistema exibira o status do envio na unidade: Etiqueta patrimonial enviada para a unidade de guarda. 28

Ao clicar no link Etiqueta patrimonial enviada para a unidade de guarda o sistema exibirá a lista de bens que tiveram as etiquetas enviadas. Para executar o recebimento de bens no sistema o usuário deve: a. marcar item por item b. selecionar o Status Bem recebido c. para finalizar clicar no botão Mudar Status Essa operação deve ser efetuada para cada página exibida. a. b. c. Para visualizar os detalhes do envio por bem, clique no botão de expandir. Importante O workflow de impressão de etiqueta patrimonial continuara aberto até o etiquetamento dos bens, dessa forma o usuário não tem como esquecer! 7.3. Etiquetamento de bens sem coletor de código de barras O etiquetamento é a ação que aloca o numero da etiqueta colada no bem físico e a dependência, no cadastro do bem. Essa ação pode ser executada na pagina inicial do sistema, a Home, no quadro Painel de solicitações abertas ou no módulo Bens->Cadastrar etiqueta patrimonial. 29

Ao clicar no link Impressão de etiqueta, depois no link Etiqueta patrimonial enviada para a unidade de guarda o sistema exibirá a lista de bens que tiveram as etiquetas recebidas. Para executar o Etiquetamento de bens no sistema o usuário deve: d. Marcar item por item e. Selecionar o Status Bem recebido f. Para finalizar clicar no botão Mudar Status a. b. c. Essa operação levará o usuário automaticamente para a tela do módulo Bens->Cadastrar etiqueta patrimonial onde o sistema exibira a lista de bens para o usuário digitar um a um: a. Dependência -> dependência física onde o bem foi alocado. b. Etiqueta -> número da etiqueta colada no bem. a. b. Clique no botão Salvar para finalizar. Esse botão preenche o próximo número automaticamente! 30

Dica Após o Etiquetamento o Quadro de avisos da página inicial ele informará se os bens não forem incorporados pela unidade gestora! 7.4. Etiquetamento de bens com coletor de código de barras O etiquetamento é a ação que aloca o numero da etiqueta colada no bem físico e a dependência, no cadastro do bem. Essa ação pode ser executada na pagina inicial do sistema, a Home, no quadro Painel de solicitações abertas ou no módulo Bens->Cadastrar etiqueta patrimonial. Ao clicar no link Impressão de etiqueta, depois no link Etiqueta patrimonial enviada para a unidade de guarda o sistema exibirá a lista de bens que tiveram as etiquetas recebidas. Para executar o Etiquetamento de bens no sistema o usuário deve: g. Marcar item por item h. Selecionar o Status Bem recebido i. Para finalizar clicar no botão Mudar Status a. b. c. 31

Essa operação levará o usuário automaticamente para a tela do módulo Bens->Cadastrar etiqueta patrimonial onde o sistema exibira a lista de bens a etiquetar. Selecione os bens clicando na primeira coluna à esquerda. Clique no botão Gerar relatório. O sistema exibira um relatório com todas as dependências cadastradas e sua identificação em código de barras (figura abaixo) e......os bens que serão etiquetados, com sua identificação também em código de barras (fig. abaixo). O usuário deve imprimir o relatório, clicando na impressora exibida do lado direito. 32

Com o relatório em mãos e o coletor ligado e preparado para coletar os dados (5.2 Coletando os dados) o usuário deve seguir os passos abaixo: 1. Certifique-se que o coletor está na tela de coleta, aguardando a leitura do item. Se não estiver repita os passas do item 5.2 deste manual. A tela do coletor, o cursor deve estar no campo Item. 2. Identifique a dependência 2.1. Inicie coletando no relatório, o código de barras da dependência que o bem será alocado. Para coletar clique no botão amarelo do coletor que emitirá o foco, posicione o foco no código de barra e aguardo o aviso sonoro que indica que o código foi lido. Se o aviso sonoro não for emitido, digite os números abaixo do código de barra, utilizando o teclado do coletor e para confirmar clique no botão azul. Dica Se o aviso sonoro não for emitido, digite os números abaixo do código de barra, utilizando o teclado do coletor e para confirmar clique no botão azul. 2.2. Após a leitura do código, o coletor passa para o próximo campo que é a quantidade e estará sempre com o valor numérico um (não devemos alterá-lo porque cada etiqueta é única), apenas clique no botão azul para confirmar. 3. Identifique os bens que estão ou serão alocados na dependência identificada: 3.1. Colete primeiro no relatório, o código de barras do bem. Para coletar clique no botão amarelo do coletor que emitirá o foco, posicione o foco no código de barra e aguardo o aviso sonoro que indica que o código foi lido. 3.2. Após a leitura do código, o coletor passa para o próximo campo que é a quantidade e estará sempre com o valor numérico um (não devemos alterá-lo porque cada etiqueta é única), apenas clique no botão azul para confirmar. 3.3. Colete em seguida, o código de barras da etiqueta colada no bem. Para coletar clique no botão amarelo do coletor que emitirá o foco, posicione o foco no código de barra e aguardo o aviso sonoro que indica que o código foi lido. 3.4. Após a leitura do código, o coletor passa para o próximo campo que é a quantidade e estará sempre com o valor numérico um (não devemos alterá-lo porque cada etiqueta é única), apenas clique no botão azul para confirmar. 3.5. Repita o passo 3 até coletar todos os bens alocados nessa dependência. 4. Volte ao passo 2 a cada nova dependência utilizada até finalizar a coleta de todos os bens etiquetados. 5. Faça a transferência dos dados coletados para o computador, veja como no item 5.3 deste manual finalizando a coleta de dados. 33

Volte ao sistema de Controle Patrimonial acessando o módulo Bens->Cadastrar etiqueta patrimonial. Clique no botão Importar. O sistema exibirá a tela de importação de arquivo, onde o usuário deve clicar no botão Procurar para localizar o arquivo que foi transferido do coletor. Após localizar o arquivo, clique no botão Importar. 34

O sistema exibira uma mensagem para Aguardar até o fim do processo e ao final, exibira uma lista com os dados coletados: os bens, dependências e numero das etiquetas. Clique em Salvar para concluir o etiquetamento. Nesse momento o sistema atualizará no cadastro de cada bem sua dependência e seu registro patrimonial (número da etiqueta). 35

8. Alocar o bem em uma dependência Ao alocar o bem em uma dependência, o usuário deve registrar no sistema essa informação no cadastro do bem em módulo Bens->Cadastro de bens. O sistema exibirá a tela de Consulta de Bens, com vários campos que podem ser preenchidos para facilitar a pesquisa do bem desejado. Registro patrimonial -> número da etiqueta Data de entrada -> data que o bem foi cadastrado Grupo de bens -> grupo que o bem pertence Descrição -> descrição do bem Seguradora -> nome da seguradora Apólice de seguro -> número da apólice de seguro do bem Unidade gestora -> unidade gestora do bem Unidade de guarda -> unidade de guarda do bem Clique no botão Pesquisar para o sistema exibir a lista de resultados logo abaixo: Para visualizar o cadastro do bem, clique no link Alterar. Na aba Especificação do item, o sistema exibirá o campo Dependência. O usuário deve selecionar a nova dependência utilizando botão Para limpar o campo utilize o botão 36

Para os bens adquiridos em lote, usuário pode utilizar a opção Alterar lote disponível no cadastro. a. Informe os campos: Localização -> localização física da unidade Dependência -> dependência dentro da localização b. Selecione os itens que deseja alterar. c. Clique no botão Salvar Lote a. b. c. Dica O sistema permite que o usuário informe a dependência dos bens em mais dois processos automatizados (com uso de coletor): Etiquetamento Inventário 37

9. Relatórios Vários relatórios estão disponíveis para a unidade de guarda no menu Relatórios. Falaremos sobre cada um deles em seguida. 9.1. Apólice de Seguro O relatório de Apólice de seguro tem como objetivo gerenciar o vencimento das apólices. Cada bem tem no seu cadastro as informações da sua apólice de seguro. Para executar o relatório, o usuário deve: Informar o período de vigência Clicar no botão Gerar relatório O sistema exibirá todas as apólices com a data de fim da vigência dentro do período selecionado e para imprimir basta clicar no link da impressora. 38

9.2. Guia de passagem/remessa de bens As guias de passagem de bens GPB e GRB agora são digitais, o usuário pode visualizá-las ou reimprimilas quando for necessário. Primeiramente o usuário deve selecionar o tipo da guia: GPB ou GRB Em seguida, preencher o tipo de solicitação como Reimpressão e informar o número da guia desejado, os demais campos são apenas filtros não obrigatórios. Clique no botão Pesquisar. O sistema exibira as guias disponíveis, selecione marcando a primeira coluna e clique no botão Gerar Relatório. A guia será gerada conforme abaixo: 39

9.3. Atestado de recebimento O relatório de atestado de recebimento lista todos os bens que foram recebidos na unidade de acordo com um dos documentos abaixo: Empenho, Documento de compra, GPB ou GRB. É necessário informar somente um dos documentos e clicar no botão Gerar Relatório. Todos os bens recebidos de acordo com o documento informado serão visualizados conforme abaixo e para imprimir basta clicar no link da impressora. 40

9.4. Termo de responsabilidade O relatório de termo de responsabilidade lista todos os bens alocados em uma dependência e o seu responsável. O usuário deve preencher a unidade de guarda, localização, dependência e clicar no botão Gerar relatório. Todos os bens alocados na dependência informada serão visualizados conforme abaixo e para imprimir basta clicar no link da impressora. 41

9.5. Bens cadastrados O relatório de bens cadastrados permite o gerenciamento das informações de cada bem que estão sob a guarda da unidade. O usuário pode preencher qualquer campo abaixo, porque todos são opcionais e funcionam como filtro. Para executar o relatório clique no botão Gerar relatório. Todos os bens cadastrados que atendam os filtros informados serão visualizados conforme abaixo e para imprimir basta clicar no link da impressora. ( Relatório de bens cadastrados parte 1/2) 42

( Relatório de bens cadastrados parte 2/2) 10. Dúvidas O sistema disponibiliza dois módulos no menu Dúvidas para atendimento ao usuário, são eles: Downloads Contato 10.1. Downloads Em Downloads você encontrará todo tipo de documentação disponível como manuais e legislação para poder visualizar ou salvar no seu computador. Para visualizar ou salvar o arquivo no seu computador, clique no link exibida com a opção Abrir ou Salvar conforme abaixo:. A janela do Windows será O usuário de selecionar uma das opções. No caso da opção Salvar, o usuário vai indicar o local/pasta onde o arquivo deve ser gravado para posterior visualização. 43

10.2. Contato Utilize o contato para enviar sua dúvida por e-mail. Os campos para envio do e-mail são: Nome -> o sistema exibirá o nome do usuário. E-mail -> o sistema exibirá o e-mail do cadastro do usuário. Nesse e-mail que o usuário receberá a resposta da sua dúvida. Unidade -> o sistema exibirá o nome da unidade em qual o usuário está logado. Tipo de dúvida -> o usuário deve selecionar um dos tipos abaixo: Técnica -> qualquer dúvida de instalação ou problemas com os equipamentos (impressora e coletor) ou internet. Legislação -> qualquer dúvida com a legislação e ou normatização dos processos de controle patrimonial. Utilização do Sistema -> dúvidas na utilização do sistema, ou seja, como executar um processo de controle patrimonial no sistema. Erro no Sistema -> qualquer mensagem de erro exibida durante a utilização do sistema de controle patrimonial. Prioridade -> prioridade na resolução da dúvida. Alta -> deve ser resolvido com a máxima urgência: pode gerar graves consequências. Média -> deve ser resolvido assim que possível, é necessário, mas não gera graves consequências. Baixa -> deve ser resolvido assim que possível, é possível utilizar o sistema sem nenhuma consequência. Anexar -> tem a função de anexar um arquivo para enviar junto com a sua dúvida. Como por exemplo, uma imagem da tela, onde ocorreu uma mensagem de erro. Solicitação -> espaço onde o usuário deve escrever a sua dúvida. 44

Após preencher todos os campos, clique no botão Enviar para finalizar. 45

11. Fluxos do sistema O objetivo desse módulo é alocar cada passa do fluxo ao módulo do manual. 11.1. Aquisição direta da unidade gestora para outra unidade de guarda Fluxo Manual Descrição Observação Unidade 1 Bens a cadastrar (novas aquisições) Importação da NE (SIAFEM) 2 Transferência sem incorporação Define as unidades destino. Gera workflow 3 Guia de passagem/remessa de bens Impressão da guia GPB ou GRB Pode ser utilizado o cadastramento manual de bens. Gera NL A guia deve acompanhar os bens. Gera NL e finaliza a transferência. Origem Gestora Origem Gestora Origem Gestora 4 Recebimento de mercadoria Entrada do bem no almoxarifado Destino Guarda 5 Atestado de recebimento Impressão do Destino relatório. Guarda 6 Solicitação de etiqueta Gera workflow Destino Guarda 7 Impressão de etiquetas Impressão da Origem etiqueta Gestora patrimonial. 8 Envio das etiquetas para unidade de guarda Apontar no workflow 9 Recebimento das etiquetas Apontar no workflow 10 Etiquetamento de bens com Inserir no cadastro coletor de código de barras do bem, o numero da etiqueta colada. 11 Incorporação de material permanente Movimentação que transfere o bem do almoxarifado para o imobilizado Pode utilizar a opção manual de etiquetamento. Gera NL Origem Gestora Destino Guarda Destino Guarda Origem Gestora 46

11.2. Aquisição indireta da unidade gestora para outra unidade de guarda Fluxo Manual Descrição Observação Unidade 1 Bens a cadastrar (novas aquisições) Automático Automático Transferência sem incorporação Guia de passagem/remessa de bens Importação da GPB (BENS_FDE) Define as unidades destino. Gera workflow Impressão da guia GPB ou GRB pelo BENS_FDE Pode ser utilizado o cadastramento manual de bens. Gera NL A guia deve acompanhar os bens. Gera NL e finaliza a transferência. Origem Gestora Origem Gestora Origem Gestora 2 Recebimento de mercadoria Entrada do bem no almoxarifado Destino Guarda 3 Atestado de recebimento Impressão de Destino relatório. Guarda 4 Solicitação de etiqueta Gera workflow Destino Guarda 5 Impressão de etiquetas Impressão da Origem etiqueta Gestora patrimonial. 6 Envio das etiquetas para unidade de guarda Apontar no workflow 7 Recebimento das etiquetas Apontar no workflow 8 Etiquetamento de bens com Inserir no cadastro coletor de código de barras do bem, o numero da etiqueta colada. 9 Incorporação de material permanente Movimentação que transfere o bem do almoxarifado para o imobilizado Pode utilizar a opção manual de etiquetamento. Gera NL Origem Gestora Destino Guarda Destino Guarda Origem Gestora 47

11.3. Aquisição direta da unidade de guarda Para qualquer aquisição de bens que a unidade de guarda executar, deve ser encaminhada toda a documentação para a unidade gestora. Fluxo Manual Descrição Observação Unidade 1 Cadastro de bens Cadastro do bem no sistema. 2 Transferência sem incorporação Define as unidades destino. Gera workflow 3 Guia de passagem/remessa de Impressão da guia bens GPB ou GRB Gera NL A guia deve acompanhar os bens. Gera NL e finaliza a transferência. Unidade Gestora Unidade Gestora Unidade Gestora 4 Recebimento de mercadoria Entrada do bem no almoxarifado Unidade Guarda 5 Atestado de recebimento Impressão do Unidade relatório. Guarda 6 Solicitação de etiqueta Gera workflow Unidade Guarda 7 Impressão de etiquetas Impressão da Unidade etiqueta Gestora patrimonial. 8 Envio das etiquetas para unidade de guarda Apontar no workflow 9 Recebimento das etiquetas Apontar no workflow 10 Etiquetamento de bens com Inserir no cadastro coletor de código de barras do bem, o numero da etiqueta colada. 11 Incorporação de material permanente Movimentação que transfere o bem do almoxarifado para o imobilizado Pode utilizar a opção manual de etiquetamento. Gera NL Unidade Gestora Unidade Guarda Unidade Guarda Unidade Gestora 48