Treinamento Auditor Fiscal Instrutor: Jaime Naves Gestora: Adriana Nunes
Conceito: O Auditor Fiscal WEB é uma solução que permite a usuários de qualquer segmento empresarial realizar auditorias sobre os diversos tipos de escrituração que o contribuinte deve entregar a Receita Federal.
Objetivo Esta auditoria consiste na avaliação do arquivo a ser entregue, no cruzamento da escrituração com declarações e demonstrativos e até mesmo com outras escriturações. Através dos recursos oferecidos, a Mastermaq hoje se encontra em parceria com a QUIRIUS, com intuito de contribuir mais com os clientes, nas análises e diagnósticos dos arquivos magnéticos (SPED/EFD Contribuições).
Hospedagem e Parceria Este sistema é hospedado através de CloudComputing nos servidores da Amazon, com uma disponibilidade de aproximadamente 99,99%. Para melhor entendimento do uso da ferramenta, segue abaixo os procedimentos necessários.
Acesso e Login Ao acessar o endereço da ferramenta SPED Auditor será apresentada inicialmente a tela de login, onde o operador deverá digitar o usuário (CNPJ Principal da Empresa) e a senha padrão que recebeu para o seu primeiro acesso.
Navegação e Layout Uma vez registrado na ferramenta, será exibida a tela inicial de navegação aos menus. O sistema encontra-se divido por contextos, cada um com suas respectivas abas e funcionalidades.
Contextos: Auditor : Neste contexto é que serão criados e consultados os pedidos de auditoria sobre os arquivos. Ajuda: Neste contexto serão encontradas informações de apoio e documentações sobre a utilização da ferramenta.
Contexto "Auditor" Nesta tela será apresentado o monitor de pedidos de auditoria, que permite consultar histórico de pedidos, parâmetros e detalhes informados no momento de sua criação, bem como o status (processados, em processamento e os que aguardam na fila de processamento).
Filtros Na(s) tela(s) de consulta é possível criar e salvar filtros para consultas futuras. A ferramenta permite que o próprio usuário defina as suas regras de consulta, assim como quem poderá ter acesso aos seus filtros. O procedimento é simples, através da opção "Adicionar Filtros" poderá ser escolhido por quais campos deseja-se filtrar as informações na tela. Uma vez definidas as opções de campos e cláusulas, o filtro poderá ser armazenado clicando no botão "Salvar como".
Tipos de Filtros: Privado - Somente o usuário criador tem acesso; Público - Visualização por outros usuários; Iniciar pesquisando - Quando marcada, define que o filtro em questão será a opção inicial da tela.
Pedidos de Auditoria Pedidos de Auditoria após a seleção de filtros
Código - número seqüencial e único atribuído automaticamente pela ferramenta para distinguir um pedido do outro. Estabelecimento - exibe de qual estabelecimento foi o arquivo SPED processado. Data Solicitação - exibe qual foi a data em que o pedido de processamento foi criado. Status Processamento - exibe a condição em que o pedido de processamento se encontra.
Status de Processamento: Aguardando Processamento - está na fila de pedidos a processar; Em processamento - o processo já foi iniciado pelo servidor ; Processado - o processo já foi concluído com sucesso; Erro - o processo não foi concluído devido a erro(s)
Ícones: Detalhes da Auditoria Irá acessar o SPEDViewer, que exibirá todos os detalhes das consistências encontradas no arquivo submetido a auditoria. Observação: As funcionalidades do SPEDViewer serão detalhadas mais à frente neste manual. Arquivos Complementares Permite ao operador visualizar ou realizar o download dos arquivos complementares à auditoria. Estes arquivos são análises geradas com base no arquivo submetido e em sua maioria compreendem cruzamentos realizados pelo sistema. Detalhes do Pedido Permite consultar todos os parâmetros informados no momento da criação do pedido de auditoria.
Visualizador de Eventos Nesta opção poderão aparecer três diferentes ícones. O objetivo é diferenciar os processos que terminaram com sucesso, com alguma advertência ou com erro.
Contexto Ajuda Nesta seção, estarão liberados para consulta e download os arquivos de apoio disponíveis ao produto (manual, vídeos, FAQ's, etc).
Criando pedidos de auditoria Para incluir um novo pedido de auditoria, basta clicar no botão Incluir da tela abaixo.
Criando pedidos de auditoria Neste momento abrirá a tela de agendamento, onde serão preenchidas algumas informações necessárias para concluir o cadastro.
Continuação Estabelecimento: Informa-se o estabelecimento da empresa a qual o arquivo que será auditado pertence. Código: este campo será gerado automaticamente pela ferramenta, e corresponde ao código identificador do processamento. Data solicitação: campo também gerado de forma automática pela ferramenta, com a data e hora de criação do pedido de processamento. Observação:' este espaço é destinado para que o usuário alimente informações/descrições pertinentes ao processamento, que facilitem a consulta dos processamentos na tela "Monitor de Auditorias", posteriormente.
Tipo de Auditoria Neste campo será informado os tipos de auditoria e conciliações que poderão ser processadas pela ferramenta. Importante: Como o propósito da ferramenta é realizar auditorias complementares ao que o PVA da Receita Federal já faz, é necessário que o(s) arquivo(s) em questão, já tenha(m) sido validado(s) previamente no programa PVA em sua última versão.
Parâmetros Auditoria Percentual Diferença %: Neste campo poderá ser informado um percentual, para que a ferramenta não considere como uma inconsistência uma diferença de valor, que corresponde a um percentual menor que o informado.
Continuação: Valor Diferença: Este campo tem o mesmo princípio do campo acima, porém a comparação é feita pelo valor nominal, e não percentualmente. Nota explicativa: A ferramenta utiliza os dois campos em sua lógica, então, caso o valor da diferença seja maior ou igual ao valor informado, e o % da diferença seja maior ou igual ao % informado, será gerada uma inconsistência. ERP: Neste campo deverá ser selecionado o ERP (dentre as opções disponíveis) no qual o arquivo que será auditado foi gerado. A ferramenta SPED Auditor possui para os principais ERP's de mercado, o mapeamento de aonde a correção da inconsistência deve ser revista. E-mail: informar o e-mail para o qual a ferramenta deverá notificar, quando o pedido de processamento for concluído, com ou sem erro.
Importação de Arquivos Nesta opção poderão aparecer três diferentes ícones. O objetivo é diferenciar os processos que terminaram com sucesso, com alguma advertência ou com erro.
Importação de Arquivos Após definido o tipo de auditoria que será realizada, deverá ser importado o(s) arquivo(s) da obrigatoriedade em questão, aonde a ferramenta irá consistir se o formato do(s) mesmo(s) está correto. Observação: A ferramenta permite que sejam enviados os arquivos compactados (.zip), porém dentro deste arquivo devem conter apenas arquivos relacionados com o tipo de auditoria selecionada.
Continuação Após esta etapa, o pedido está pronto para ser gravado e submetido a fila de processamento (botão Gravar e Fechar).
Continuação A ferramenta ainda permite que sejam parametrizados quais registros/blocos do arquivo deverão ser auditados. Uma vez definida a parametrização, estes dados serão gravados ao estabelecimento em questão e serão reaproveitados numa próxima geração.
Continuação: Tendo concluído e gravado o cadastro, a ferramenta voltará para a tela Monitor de Auditorias. Clicando no botão pesquisar, ou todos, atualizará a lista de pedidos. Importante: Como a auditoria ocorre de forma agendada e obedece uma fila de pedidos, é indicado a atualização da tela pelos botões Pesquisar ou Todos com certa freqüência para que os dados sejam atualizados. Ou então, aguardar o recebimento do e-mail que a ferramenta irá enviar para o endereço informado no cadastro, avisando que o processamento foi concluído.
Monitor de Eventos e Processamento A ferramenta também disponibiliza ao usuário administrador uma consulta do log de eventos do processamento. Nesta tela ficará registrado todos os pontos pelo qual a ferramenta passou. Muito útil no caso de algum erro, pois com estas informações o suporte poderá identificar mais rapidamente qual o motivo.
Visualizando a auditoria - SPEDViewer Após o processamento com sucesso do arquivo, será disponibilizada a consulta das validações através da ferramenta SPEDViewer. De forma geral, serão apresentadas as seguintes informações: Na aba "Resumo": Estatísticas do processamento (ex: quantidade de linhas válidas e inválidas, validações efetuadas, linhas com inconsistências e linhas sem);
Na aba "Validações": poderão ser consultadas todas as inconsciências apresentadas pelo Auditor Web. Esta tela exibirá o identificador da validação, a descrição, a freqüência (quantidade de ocorrências dentro do arquivo) e a criticidade da mesma (Erro, Advertência de Alto, Médio ou Baixo Impacto na entrega do arquivo).
Selecionando uma linha na consulta, será habilitado o botão "Abrir Detalhes da Visualização" que exibirá a descrição detalhada da validação aplicada, as orientações de como interpretar e corrigir a consistência.
Após entendida a mensagem, a ferramenta possibilita visualizar as linhas auditadas por duas opções: Opção Visualizar Detalhes: serão exibidas as linhas auditadas na validação em questão de forma simplificada, ou seja, exibindo apenas informações relevantes e utilizadas para o processo da auditoria.
. Opção Visualizar Linhas: apresentará as linhas no formato do arquivo exigido pela Receita.
Conciliação EFD Contribuições x DACON O Quirius SPED Auditor disponibiliza uma funcionalidade que permite ao usuário do sistema cruzar as informações declaradas através do DACON com as informações contidas no arquivo do EFD Contribuições. Para utilizar esta funcionalidade, o usuário deve acessar a tela para a criação de um novo pedido de auditoria, conforme demostrado anteriormente. Para o campo Tipo de Auditoria, escolher a opção Conciliação: EFD Contribuições x Dacon, conforme abaixo:
Após selecionar o tipo de auditoria, o usuário deverá importar o arquivo da EFD Contribuições (extensão TXT) e o arquivo do DACON (extensão DBK ou DEC), ou então um arquivo compactado (.zip) contendo os dois 2 arquivos. Ao importar os arquivos, o sistema irá exibir o detalhamento destes dois arquivos importados, conforme abaixo:
Após o processamento do arquivo, o sistema disponibiliza uma funcionalidade para que seja feito o download de um arquivo contendo arquivos complementares a auditoria. Este arquivo é quem irá conter a planilha com a conciliação entre o EFD Contribuições e o DACON. Para realizar o download dos arquivos complementares, o usuário deve acessar o contexto Auditor e na lista de auditorias o mesmo deve clicar sobre o botão (Arquivos Complementares). O sistema irá solicitar se o usuário deseja abrir ou salvar o arquivo compactado(extensão ZIP). Dentro deste arquivo o sistema irá disponibilizar uma planilha (.xls) com a seguinte forma:
Colunas A, B, C e D - se referem as fichas e campos do DACON; Coluna E - se refere aos valores constantes na escrituração digital do arquivo EFD Contribuições, e a coluna F ao valor calculado pelo Auditor; Coluna G - se refere ao rateio proporcional de acordo com as parametrizações feitas nos registros 0110 e 0111 do EFD; Coluna H - se refere a diferença entre as colunas D e E (valor declarado no DACON x valor escriturado no EFD); Coluna J - se refere à linha do arquivo EFD Contribuições em que se encontra o valor que esta sendo considerado na coluna E.
Caso o usuário clique em uma célula da coluna E, que possui o valor encontrado no arquivo magnético, então a planilha apresentará todos os itens que compõem este valor, facilitando a análise dos dados existentes no EFD contra o que foi informado pela empresa para o DACON. Esta análise pode ser visualizada na figura abaixo:
Conciliação SPED Fiscal x EFD Contribuições Também é possível efetuar uma conciliação entre os arquivos do SPED Fiscal e a EFD Contribuições no sentido de garantir que os mesmos documentos escriturados no primeiro arquivo, estejam também na EFD. Para utilizar esta funcionalidade, o usuário deve acessar a tela para a criação de um novo pedido de auditoria, conforme demonstrado anteriormente. Para o campo Tipo de Auditoria, escolher a opção Conciliação: SPED Fiscal x EFD Contribuições. Após selecionar o tipo de auditoria, o usuário deverá importar os arquivos do SPED Fiscal e da EFD Contribuições (ambos com extensão TXT). Após o processamento do arquivo, o sistema disponibiliza uma funcionalidade para que seja feito o download de um arquivo contendo arquivos complementares a auditoria. Este arquivo é quem irá conter a planilha com a conciliação entre o SPED Fiscal e o EFD Contribuições.
Para realizar o download dos arquivos complementares, o usuário deve acessar o contexto Auditor e na lista de auditorias o mesmo deve clicar sobre o botão (Arquivos Complementares). O sistema irá solicitar se o usuário deseja abrir ou salvar o arquivo compactado (extensão ZIP). Dentro deste arquivo o sistema irá disponibilizar uma planilha (.xls) com a seguinte forma: na figura abaixo: Abas Resumo - contém um sumarização das divergências encontradas entre os arquivos;
Análise Detalhada - Contém a relação de todos os documentos conciliados entre os arquivos. As colunas A até R contém as informações referente aos documentos contidos na EFD Contribuições; As colunas T até AK contém as informações referentes aos documentos contidos no arquivo do SPED Fiscal; A coluna S contém o parecer da conciliação naquele documento que pode ser: 1) - DOCTO NÃO ENCONTRADO NO SPED FISCAL; 2) - DOCTO NÃO ENCONTRADO NO EFD CONTRIBUIÇÕES; 3) - DIFERENÇA NOS IMPOSTOS: ICMS/ICMS ST/IPI/PIS/COFINS/COFINS ST/PIS ST; 4) - DOCUMENTO OK
Exemplo:
Exemplo:
Dúvidas
Frase O maior benefício do treinamento não vem de se aprender algo novo, mas de se fazer melhor aquilo que já fazemos bem. Peter Drucker
Mensagem Obrigado! Núcleo do Conhecimento Mastermaq