PROJETO APOIO AOS DIÁLOGOS SETORIAIS EU-BRASIL GUIA DE ORIENTAÇÕES PARA CADASTRO DE PROPOSTA DE AÇÃO NO SISTEMA DO PROJETO Índice: 1. Cadastro de Usuário (Responsável Operacional da Ação) 02 2. Cadastro de Proposta de Ação 04 3. Cadastro de Serviços Requeridos na Proposta (Peritos, Missão, Evento, Participação em Evento e Publicação) 07 4. Cadastro da Contrapartida Nacional 18 5. Termo de Compromisso 20 6. Upload do Termo de Concordância ( De acordo ) 20 7. Visualização e Submissão da Proposta ao Projeto 21 Obs.: Todos os campos preenchidos neste manual são apenas para exemplificar situações. 1
1.Cadastro de Usuário (Responsável Operacional da Ação) Prezado Beneficiário, 1) Ao se cadastrar em nosso sistema, o cadastro será feito no perfil responsável operacional. 2) Caso já não seja cadastrado, por favor, acesse o domínio http://dialogossetoriais.org. No canto superior direito, clique em Cadastrar usuário : Preencha as informações do responsável operacional com e-mail, CPF, Nome, Telefone, CEP, País, Estado, Cidade, Endereço e Instituição/Órgão. Atenção: * Os campos marcados com asterisco são de preenchimento obrigatório. Contudo, recomenda-se que todos os campos sejam preenchidos. **Conforme já informado, esse cadastro é direcionado exclusivamente ao cadastro de responsável operacional da ação. Responsável pela ação: Servidor do órgão/entidade responsável, ocupante de DAS 6 ou Equivalente, e que responde formal e politicamente pela ação. Responsável operacional da ação: Servidor do órgão/entidade designado como responsável pela execução da ação. Ele será o contato direto com a Direção Nacional do Projeto para atividades rotineiras. 2
Para saber se o cadastro ocorreu, verifique a frase Você foi cadastrado com sucesso que aparecerá na tela. Após esse cadastro, um link para definição da senha será enviado ao e-mail informado. Ressalta-se que o login é o e-mail cadastrado. LOGIN = e-mail cadastrado SENHA = será definida quando receber um e-mail (após cadastro) 3
3) Caso já seja cadastrado a sua senha anterior está inválida para essa convocatória. Assim clique em esqueci a minha senha para receber uma nova: Na tela seguinte, digite seu e-mail para que um link de redefinição da senha seja enviado ao seu e-mail: 2. Cadastro de Proposta de Ação (Cadastrar + Detalhamento) Para o cadastro da Proposta de Ação, basta seguir as etapas demonstradas no sistema. As primeiras duas etapas são Cadastrar/Editar e Detalhamento. Em Cadastrar/Editar, o usuário deverá inserir o Título/Nome da proposta, indicar qual a diálogo a que pertence, e as instituições envolvidas, além de cadastrar o responsável da ação (DAS 6 ou equivalente). Ao cadastrar o responsável da ação será enviado um email a ele o informando que foi cadastrado no sistema. Ao selecionar um diálogo, aparece uma lista de instituições relacionadas a ele. No geral, são instituições que tradicionalmente vem atuando no diálogo. Se a sua instituição não aparece na lista envie um e-mail para a Direção Nacional do Projeto (dialogos.setoriais@planejamento.gov.br) solicitando o cadastro de sua instituição naquele diálogo. O mesmo raciocínio vale para a instituição externa (Direção Geral da União Europeia). 4
Instituição Externa/europeia: Contraparte europeia congênere à temática da ação. Responsável Externo: É o representante da instituição europeia responsável por fornecer o "de acordo" à proposta apresentada. Em seguida o usuário passará para a etapa de Detalhamento da Proposta, quando deverá informar: contextualização, descrição da ação, os objetivos e resultados esperados, bem como a previsão de data inicial e final da ação. Cada campo contém dicas sobre o seu preenchimento. Posicionando o mouse sobre o campo referido, a dica aparecerá à direita: 5
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Após o preenchimento dos campos acima, o usuário deverá clicar em Avançar para seguir para a próxima etapa. Contextualização: Descrever as circunstâncias em que se desenvolve a ação, indicando a pertinência da ação em relação aos objetivos e às prioridades do diálogo setorial. Importante evitar uma contextualização muito extensa que leve a tratar de elementos que deveriam compor o objetivo geral ou os objetivos específicos da ação. Descrição da ação: Detalhar, de forma objetiva, como será desenvolvida a ação e suas etapas como, por exemplo: elaboração de estudos, realização de eventos, missões, entre outros. Objetivo(s) e resultado(s) esperado(s): Defina, em linhas gerais, os principais objetivos e resultados esperados para a ação 3.Cadastro de Serviços Requeridos (Peritos, Missão, Evento, Participação em Evento e Publicação) Na etapa Serviços, devem-se inserir os serviços que gostariam de solicitar ao Projeto. Conforme já visto no Manual de Execução do projeto, há duas rubricas possíveis: Peritos e Despesas Acessórias. Peritos: Nesse momento o responsável operacional deverá informar QUANTOS peritos de CADA CATEGORIA precisa, indicando ainda QUANTOS DIAS DE TRABALHO os peritos de determinada categoria precisariam para realizar o estudo ou função que se espera dele. Perito local: é aquele que tem base de trabalho/residência habitual no Brasil. Perito externo: é aquele que tem base de trabalho/residência habitual em país estrangeiro. Perito júnior: é o que possui entre 3 e 9 anos de experiência profissional no tema relativo à ação. Perito sênior: é o que tem 10 ou mais anos de experiência profissional. No campo Total de Dias, a quantidade a ser informado é o total de dias para todos os peritos de determinada categoria. Por exemplo, se houver a solicitação de 2 peritos sênior externo, um para trabalhar 10 dias e outro para trabalhar 15, deverá ser solicitado um total de 25 dias de trabalho. 8
Após preencher os campos acima, o responsável operacional deverá clicar em Avançar. Eventos: O responsável operacional deverá clicar na aba Evento e em Adicionar Evento para iniciar o preenchimento dos itens logísticos para o evento. 9
Após clicar em adicionar, as opções para descrição do evento aparecerão: 1) Cadastro do Evento - Primeiramente deverão ser descritos o nome do evento, local (cidade) e data início e fim do evento: Nesse momento, basta indicar um nome provisório, a cidade em que será realizado o evento e datas provisórias. 2) Inserção de itens a serem custeados pelo Projeto para o evento cadastrado - Os itens estão organizados por categorias: AUDITÓRIO/SALA, ESTRUTURA/DECORAÇÃO, SONORIZAÇÃO, INFORMÁTICA, SERVIÇO DE TRADUÇÃO, VÍDEO E PROJEÇÃO, MATERIAL, ALIMENTAÇÃO, TRANSPORTE E RECURSOS HUMANOS. 10
O usuário deverá clicar na categoria desejada para inserir os itens: GUIA DE ORIENTAÇÕES PARA CADASTRO DE PROPOSTA Após clicar na categoria escolhida, o usuário deverá selecionar um item assim como seu quantitativo e confirmar clicando em Adicionar item. Após escolher o item, caso queira outro item da mesma ou de outras categorias basta repetir a operação conforme necessidade. Atenção 1: Uma pequena descrição aparece como mostrado na tela acima. Importante checar a descrição para verificar se é isso mesmo o que se deseja. Caso não seja esse o item desejado, basta voltar para a listagem e selecionar outro item. Em sendo o item procurado, deve-se indicar na coluna de quantidade o que se precisa. Atenção 2: Para remover os itens selecionados, basta clicar no ícone da Lixeira. 11
Por fim, ao final há o campo de Observações gerais. Campo não obrigatório que pode ser usado para inserir qualquer detalhamento que o usuário julgar necessário sobre os itens escolhidos acima. Terminada a inserção, o responsável operacional, NECESSARIAMENTE, deverá clicar em Salvar, para concluir o cadastro. Após cadastrado, o evento aparece na aba de eventos com o valor total. Esse evento pode ser editado ou removido mediante as figuras que aparecem na coluna de Ações. Desse modo, clicando na Lixeira o evento será excluído. Clicando em Editar, (ao lado da Lixeira), o evento poderá ser editado. Caso queira adicionar outro evento, clicar em Adicionar evento. Caso tenha sido concluída a etapa de cadastro de evento, o responsável operacional deverá clicar em Avançar. 12
Missões (MISSÃO BRASIL-EUROPA; MISSÃO EUROPA-BRASIL): Caso o beneficiário queira apoio do Projeto para custear uma MISSÃO, é possível solicitar esse serviço no cadastramento da proposta de ação. Quando estiver cadastrando os serviços, a aba MISSÃO será o local para se registrar a(s) missão (missões). Para cadastrar uma missão, clicar no botão Adicionar missão e incluir o título da missão e a quantidade de participantes. Nesse momento não é preciso indicar as pessoas. Isso será feito em momento posterior. O responsável operacional da ação deverá informar o título/nome da missão, o número de integrantes, o tipo de passagem, os países em questão com o número total de diárias, considerando os quantitativos de participantes. Por exemplo: Se forem 2 integrantes com 5 diárias cada um, nesse momento, deverão ser incluso o quantitativo de 10 diárias. O responsável operacional deverá escolher o tipo de passagem, podendo ser: Internacional (Brasil Europa Brasil) ou (Europa Brasil Europa) Internacional com Deslocamento (Brasil Europa Brasil) ou (Europa Brasil Europa) Se o destino for apenas um país da Europa, será uma passagem internacional. Se o destino for mais de um país da Europa, será uma passagem internacional com deslocamento interno. 13
Além disso, deve-se inserir a seguinte informação: quantas diárias em cada país serão necessárias para os participantes da missão. Se for uma missão para apenas 1 país da Europa, basta selecionar o país e incluir a quantidade de noites que os participantes ficarão nesse país. Se for uma missão a 2 ou mais paises da Europa, deve-se selecionar os países e incluir a quantidade de noites que os participantes ficarão em cada país. Após a inclusão do primeiro, clicar no botão adicionar outro item e inserir o próximo. Repetir a operação se necessário. Atenção: Se nesse momento não for possível saber os países que serão visitados, basta selecionar a definir e inserir a quantidade total de diárias na Europa que serão solicitadas ao Projeto. Posteriormente os países serão definidos dentro da quantidade de dias total solicitada. Atenção: A quantidade de dias a ser colocada é a quantidade total de diárias por participantes. O sistema multiplicará esse valor pela quantidade de participantes. Preenchidas as informações mencionadas acima, o responsável operacional deverá clicar em Salvar. 14
Feito isso, a Missão terá sido cadastrada e aparecerá na tela com o valor total. Esse registro pode ser editado ou excluído. Para tal basta, na coluna Operações, clicar em editar (página com lápis) ou excluir (Lixeira). Caso haja mais de uma missão prevista, o responsável operacional deverá clicar em Adicionar. Participação em evento (Palestrantes Internacionais ou Nacionais): Para iniciar o preenchimento, o responsável operacional deverá clicar na aba Participação em Evento. O responsável operacional deverá clicar em Adicionar participação para cadastrar uma participação em evento, ou seja, cadastrar passagens e diárias para determinado evento. O procedimento de preenchimento de Participação em Evento é similar ao de Missões, uma vez que também se trata de Passagens e Diárias. Portanto, o responsável operacional deverá informar o Título/Nome do evento em questão, o número de participantes, os tipos de passagens e as diárias. 15
Terminado o preenchimento, o usuário deverá clicar em Salvar e a participação em evento aparecerá cadastrada na tela com o valor correspondente, podendo também ser editado ou removido na coluna Operações. Publicações (Eletrônicas ou Impressas): Nessa etapa o responsável operacional poderá escolher entre uma publicação impressa e uma publicação eletrônica ( em pdf ). Assim como os cadastros de Eventos, Missões e Participação em evento, o responsável operacional deverá clicar em Adicionar publicação. 16
Em seguida, o responsável operacional deverá informar o título/nome provisório da publicação, com uma breve descrição do objetivo ou do conteúdo que se pretende ter na publicação. Necessário ainda indicar o tipo de publicação que se quer: Impressa ou Eletrônica. Também é importante indicar uma quantidade provisória de exemplares e páginas, apenas para auxiliar no dimensionamento de custos. Essa referência pode ser alterada posteriormente quando da execução. Atenção: No caso de publicação eletrônica, a quantidade de exemplares = 1. 17
O responsável deverá indicar também os serviços relacionados à publicação que deseja demandar do Projeto. São eles: TRADUÇÃO DE LAUDAS, PROJETO GRÁFICO COM EDITORAÇÃO (sem fotos/gráficos/tabelas ou com poucas ou muitas fotos/gráficos/tabelas) E IMPRESSÃO. Informações sobre os serviços podem ser acessados ao clicar no botão preto com o i ao lado do item. Caso haja a necessidade de inclusão de mais de 1 item, clicar em Adicionar outro item. Concluído o preenchimento, clicar em Criar e novamente em Salvar. 18
4. Cadastro da Contrapartida Nacional A etapa seguinte é o cadastro da Contrapartida Nacional. Contribuição mínima de 35% do valor total aportado pelo Projeto. O sistema, automaticamente, informará o valor mínimo a ser comprovado, conforme exemplo abaixo: O procedimento para cadastro da contrapartida nacional seguirá a lógica de cadastro de serviços, ou seja, para iniciar o responsável operacional deverá clicar na aba Contrapartida Nacional e depois em Adicionar Contrapartida. Assim, o beneficiário irá descrever o título a que se refere à contrapartida, além de definir quais as categorias, conforme pode ser observado na figura seguinte. 19
Atenção: Título: nome genérico como remuneração da equipe ou remuneração de 4 servidores Categoria: a) remuneração de servidores; b) custos com logística de eventos; c) diárias e/ou passagens; d) outros. OBS: os itens mais recorrentes já estão listados nas categorias. Caso haja outros itens, basta escolher a opção Outros (descrever). Valor Previsto: valor previsto para aquela categoria. Dessa maneira, após detalhada a contrapartida, clicar em Salvar. Terminado o preenchimento o usuário poderá clicar em Avançar para seguir à próxima etapa, chamada Termo de Compromisso. 20
Após ler o Termo, clicar em Eu aceito. Em seguida, deverá clicar em Avançar. 5. Termo de Compromisso Termos de Compromisso por parte do Parceiro Institucional junto à Direção Nacional do Projeto (DNP) O parceiro institucional declara e aceita o seguinte: a. Assumir a responsabilidade pela gestão da ação que solicita cofinanciamento do projeto Apoio aos Diálogos Setoriais UE-Brasil perante a DNP e à Delegação da UE no Brasil; b. Assegurar a execução integral da ação nos prazos constantes no termo de referência; c. Garantir o financiamento integral da contrapartida nacional da ação e das despesas não elegíveis; d. Disponibilizar à DNP, para efeito da apuração da contrapartida, cópia de todos os documentos comprobatórios da despesa realizada; e. Não proceder a qualquer alteração da ação objeto de cofinanciamento sem prévia autorização da DNP; f. Apresentar, no prazo de até 45 dias após o encerramento da ação, relatório de execução que evidencie os resultados alcançados, mostre os problemas existentes e apresente recomendações para futuras ações. 6. Upload da Concordância Na última etapa, deve-se fazer o upload do Termo de Concordância da contraparte europeia ( De Acordo ). Para fazer o ulpload, clicar em Procurar e selecionar o arquivo. Terminado o upload do arquivo, o responsável operacional deverá clicar em Avançar. 21
7. Visualização e Submissão da Proposta ao Projeto Na Visualizar/Submeter, poderão ser observadas todas as informações preenchidas. 22
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Caso não haja necessidade de revisão das informações ou do De acordo europeu, o responsável operacional poderá Submeter a proposta de ação. Após submeter, não será mais possível editar a proposta. Importante observar o calendário da convocatória e verificar qual o prazo para a submissão da proposta. Submeter = enviar formalmente a proposta ao Projeto. 25