Gerenciamento Eletrônico de Documentos AMBIENTE GED Preparação de documentos 1
Preparação de Documentos Quais documentos digitalizar? Eliminação: remoção e destruição de duplicatas, materiais sem importância e materiais com mias antigos que o seu tempo de retenção; Essa tarefa deve ser realizado com muita atenção por pessoas capacitadas para que se evite a destruição de documentos que, mais tarde, venham a ser importantes e valiosos; Documentos maiores do que a largura do scanner devem ser digitalizado separadamente; Limpeza dos documentos remoção de clipes, grampos, prendedores Preparação de Documentos Cores alguns documentos contém informações que não podem ser comunicadas em preto e branco. Exemplo: números de contabilidade que demonstram os valores negativos em vermelho; Organização dos discos ópticos (CD, DVD) Definir uma estratégia; Colocar os registros vitais ou permanentes ou permanentes em um disco; Colocar documentos com período de guarda de 25 anos; Documentos com período de guarda inferior a 7 anos; 2
Digitalização Digitalização Ordem de digitação ordem de chegada; agrupar logicamente os documentos lotes por tamanho e cor, minimizando os ajustes no scanner; Qualidade da imagem é medida em pontos por polegada (dpi dots per inch) quantos mais dpi mais a qualidade (legibilidade) da imagem resultante da digitalização quanto menor a qualidade, menor o tempo de digitalização; quanto maior a qualidade, maior o arquivo resultante a digitalização em cores resulta um arquivo muito maior que a digitalização em preto e branco 3
Digitalização Formato GIF - Graphic Interchange Format JPEG - Joint Photographic Experts Group TIFF - Tagged Image File Format PNG - Portable Networks Graphic Algumas dicas Para publicar na Web: JPEG, PNG, or GIF Para impressão: TIFF Digitalização 4
Digitalização Formulários pré-impressos Geralmente apenas as informações manuscritas, datilografadas ou impressas (não o formulário em si) são importantes; Dependendo das cores, da densidade e da localização da parte colorida é possível digitalizar o documento de forma a capturar apenas os dados variáveis (campos) do formulário. Inspeção 5
Inspeção A inspeção das imagens pode ser realizada imediatamente após a digitalização; Imagens inclinadas, com dobras ou ilegíveis podem ser digitalizadas novamente em seguida. Podem também ser digitalizados em lotes para inspeção e indexação posteriores; Melhoria de imagens Existem alguns softwares para melhorar a aparência das imagens: supressão de pontos pretos isolados e aleatórios; reforço da imagem, que enfatiza as bordas e os pequenos detalhes da imagem; etc 6
indexação Indexação Para permitir a recuperação de um determinado documento, este precisa ter sido indexado de maneira precisa; A indexação é a chave para a localização dos documentos; Um índice pode apontar para uma pasta que contém um conjunto de documentos sobre um determinado assunto ou sobre um funcionário, por exemplo. Alguns tipos de documentos (atas, artigos, palestras) exigem indexação por assunto, tópico e palavras-chave; Alguns documentos exigem indexação mais complexa, utilizando quase todas as palavras do texto do documento. Por exemplo: depoimento e transcrições legais 7
Indexação Dependendo da natureza dos documentos e seus objetivos, os elementos de informação (metadados) pode ser: título do documento tipo do documento (carta, memorando, ofício) instituição de origem (autora) instituição de destino (alvo) número do documento data de geração do documento data de recebimento do documento palavras-chave Indexação O ato de indexar Realizada a partir da imagem na tela do computador; Identificação do documento com um número; Associar ao documento as informações capazes de permitir a sua recuperação; Indexação Automática Elimina em parte ou totalmente o processo de indexação manual; Alguma (ou todas) as informações que farão parte do índice já estão disponíveis em outro sistema e são importados para o sistema GED. 8
Indexação Precisão do índice Quanto mais informação inserida no índice de um documento, mais facilmente este documento será recuperado; Se nas ordens de compra (OC) você inserir apenas dois elementos, número e data da OC, um erro no número e você perde para sempre o documento; Se dez ou doze elementos são utilizados em uma apólice de seguros, por exemplo, mesmo com um erro no número da apólice ainda será possível localizar o documento pelo nome e/ou endereço do segurado. Indexação Em que momento fazer a indexação? Antes da digitalização A leitura e a indexação do documento é feita em papel; Digitalização posterior Depois da digitalização A qualidade da indexação pode ser verificada através da imagem na tela Armazenamento dos índices Na própria mídia (CD, DVD) Em banco de dados 9
Sistemas (ambiente) GED Sistemas GED: componentes Em um Sistema de GED um documento é digitalizado, transformado em arquivo eletrônico e enviado ao computador para armazenamento; Uma imagem que acaba de ser digitalizada pode ser exibida em um monitor para verificação da legibilidade, inclinação e dobras; Se não for satisfatória, a imagem digitalizada será apagada e o original digitalizado novamente, talvez com resolução mais alta; Se for satisfatória, a imagem é indexada 10
Sistemas GED: componentes Sistemas semi-automáticos Scanner, computador de controle, monitor, unidade de disco e software, tudo em uma única estação Sistemas GED: componentes O scanner digitaliza os documento A imagem do documento é enviada ao computador de controle O monitor permite que uma imagem seja visualizada para inspeção ou recuperação A unidade de disco óptico é utilizada para ler e gravar documentos em CD ou DVD A impressora produz uma cópia em papel da imagem do documento 11
Sistemas GED: componentes Sistemas distribuídos Inclui uma jukebox, uma rede local e muitas estações de trabalho Sistemas GED: componentes Juke box: armazena diversos discos ópticos e acrescenta uma capacidade automática de recuperação de discos. É também controlado pelo computador de controle; A rede local (LAN) une todos os computadores e permite que as estações de trabalho de visualização sejam posicionados em qualquer ponto de um prédio ou campus. Vários scanner e impressoras podem ser conectados através da LAN; Diversas estações de trabalho operando on-line; O Host permite que as estações de trabalho recuperem dados do mainframe, processem textos, enviem correio eletrônico e recuperem imagens em um mesmo monitor; 12