ISSN 1984-9354 Implementação do Gerenciamento da Configuração aliado a conceitos da Qualidade Leandro Lepesteur (LATEC / UFF) Resumo: A evolução tecnológica vem provocando a necessidade da indústria no desenvolvimento de métodos de controle e verificação cada vez mais rígidos e eficazes. Neste âmbito é reapresentado o conceito de gerenciamento da configuração de um projeto com uma nova visão adaptada para o novo século. Portanto, a razão para o estudo deste tema reside no fato de que o controle e análise da configuração incidirão diretamente nas características especificadas pelo cliente as quais foram definidas no momento de conquista do mesmo. Deste modo, este trabalho tem por objetivo no definir e recontextualizar as características do gerenciamento da configuração adaptando o mesmo para os modelos atuais de gerenciamento utilizados (Capítulo 2) e propor uma metodologia para a implementação do gerenciamento da configuração em um projeto aliando este a requisitos e conceitos de qualidade. Projetos, Qualidade. Palavras-chaves: Gerenciamento da Configuração, Gerenciamento de
1. FORMULAÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMA A evolução tecnológica da era atual bem como o crescimento de uma nova rede de consumidores / clientes cada vez mais exigentes quanto à customização e aos serviços exclusivos ofertados vem impactando diretamente na maneira como os projetos vem sendo gerenciados. Este gerenciamento vem se tornando sendo cada vez mais rígido quanto ao controle necessário a ser realizado, em virtude da criticidade (grau de exigência a ser atendido) e a complexidade dos produtos exigidos pelo cliente. Neste âmbito é apresentado o Gerenciamento da Configuração, que será um fator integrante e necessário para o Gerenciamento eficaz do Projeto. O controle e/ou gerenciamento da configuração é portanto uma variável que se faz necessária para o cuidado sobre quais incertezas do projeto devem ser controladas, desde os momentos de venda até a entrega do produto ao cliente, pois cada alteração que vier a ocorrer no projeto ocasionará em uma gama de combinações que implicarão em alterações das características básicas do projeto. De uma maneira mais direta um produto exigido pelo cliente deve ser igual ao projetado o que consequentemente deve ser igual ao produzido, permitindo assim garantir a repetibilidade dos processos de fabricação / montagem / manutenção. Além disso, em todo projeto existirão determinados itens / equipamentos mais críticos que devem ser rastreados pelo fato destes definirem características exclusivas do produto almejado, enquanto que outras partes menos nobres não exigirão tamanha rigorosidade para verificação devido a não afetarem a performance e a qualidade do produto. Em resumo, o gerenciamento da configuração deve ser iniciado determinando em um plano de configuração quais os itens relativos a um determinado projeto / item que devem ser acompanhados em suas diferentes versões, sendo cada configuração considerado um diferente projeto. Este artigo tem como objetivos apresentar um revisão de literatura a respeito do tema e propor uma metodologia para a implementação em uma indústria do conceito de Gerenciamento da Configuração baseada em uma visão voltada para os requisitos e políticas da qualidade. 2
2. REVISÃO DA LITERATURA Segundo Feller (1969) o gerenciamento da configuração tem como escopo identificar todas as etapas do projeto desde o menor processo no intuito de assegurar a repetibilidade, a performance, a qualidade e a confiabilidade do processo definindo sistemas e equipamentos e individuais, no intuito de identificar, controlar e registrar todas as mudanças e variações do produto. Para Juran e Gryna (1992) controlar a configuração em um projeto se refere a garantir as características físicas e funcionais de um produto específico até o momento de sua entrega, se dividindo em três etapas específicas: i. Identificação da configuração nesta etapa é definida uma baseline que será a aplicada a produção / construção do produto específico, ou seja, se trata de uma linha de referência a qual deve ser seguida para a realização do projeto. Esta ainda, pode ser subdividida em outros três tipos de baseline: Baseline funcional utilizada quando a linha de referência a ser utilizada se refere a aplicabilidade daquele produto; Baseline básica distribuída utilizada quando as características do produto são parte resultantes de um todo, ou seja, quando a linha de referência é dividida em itens de elevada importância que serão parte de uma linha de referência maior global; Baseline do produto utilizada quando a linha de referência se baseia em requisitos específicos do produto. ii. Controle da Configuração neste momento o projeto original precisa ser reavaliado para a admissão de alguma mudança. Os autores neste ponto apresentam dois possíveis métodos de administração diferente quanto a responsabilidade da decisão das alterações, estas são: A decisão da alteração depende da parte responsável pelo projeto e ao controle de configuração depende unicamente a necessidade de adequação da documentação com os produtos alterados; A decisão de alteração depende da parte responsável pelo projeto e do controle de configuração, neste cenário ambos carregam a responsabilidade de garantir o produto final conforme os requisitos do cliente. Para os autores, este tipo de administração é o mais indicado e exercido atualmente, 3
pois nos projetos atuais qualquer mudança na execução de projeto é multiplicada quanto maior for a sua complexidade. Deste modo, se torna possível aumentar o nível de proteção para com o projeto. iii. Contabilização da Configuração É o momento final onde após a decisão de alteração todos os registros impactados são alterados, e um histórico destas evoluções são mantidos. Este registro tem por meio informar ao cliente do produto e de suas diversas necessidades de alterações que variam desde a erros de projeto a requisições específicas e complexas do cliente que devem ser contabilizadas no final do projeto. Os autores também apresentam o histórico como sendo uma fonte de consulta para procedimentos futuros de utilização e manutenção do produto. Jonassen Hass (2003, p. 5) apresenta uma sequência de atividades para um determinado item ter sua configuração gerenciadas passando por ciclos de análises; o primeiro ciclo ou inicial passaria pela parte relativa ao planejamento necessário para o item configurando os seus requisitos especificados inicialmente conforme Figura 1, este item será identificado, produzido, estocado e utilizado terminando assim a configuração versão 1 do produto. Em caso, de detectada alguma alteração necessária a ser aplicada a este item, se iniciará então o ciclo 2, o qual tem como início o registro de todas alterações necessárias (a exemplo dos registros tem-se as datas, as razões das alterações e de onde foram oriundas), então o produto tem reiniciado a sua vida útil de configuração, conforme Figura 2. Figura 1 Classe dos itens relacionados a suas diferentes especificações e revisões Jonassen Hass (2003, p. 6). 4
Figura 2 Linha de vida útil de um produto Jonassen Hass (2003, p. 6). Burgess et al. (2005) desenvolveram uma revisão de literatura e registraram em uma tabela, Figura 3, uma grande abismo nas pesquisas entre o gerenciamento da qualidade e o gerenciamento da configuração. Os autores sugerem que as bases do gerenciamento de configuração (CM) são as mesmas definidas a 10 e 20 anos atrás, mas que os abismos detectados na pesquisa da Figura 3 se devem a uma incorreta e ineficaz implementação do CM o qual tem de ser adaptado a uma nova realidade atual de trabalho nas novas empresas. Os autores concluíram que as organizações devem reconhecer e proporcionar estímulos ao estudo profissional a profissionais da área de gerenciamento da configuração, o qual deve ser tratado na organização com uma política similar a de gestão pela qualidade total (TQM) onde a integração das áreas da empresa elimina as funções interindependentes. Figura 3 Pesquisa realizada para o assunto Configuration Management Burgess et al. (2005). Para Wasson (2007) o gerenciamento da configuração é restrito em quatro etapas básicas, a qual é resumida no esquemático apresentado na Figura 4: Identificação elemento crítico da configuração. Se baseia na identificação de todos os itens do projeto, definindo o seu nível de criticidade quanto ao mesmo (os mais críticos classificar-se-ão em itens de configuração IC) e qual será a relação entre estes; Alteração de Configuração nesta etapa as responsabilidades serão dividas entre os seguintes responsáveis; 1) Responsável pelo controle este deverá imputar e 5
controlar os dados referentes a vida útil do projeto registrando todas as alterações e linkado estas aos produtos especificados, 2) Responsável pela verificação este deverá analisar todas as alterações indicando e validando as mesmas quanto aos resquisitos especificados pelo cliente e quanto ao nível de impacto destas alterações, ou seja, se impactam em performance, segurança, design...; Contabilização e consulta a Configuração se trata do processo de consulta e disponibilização da Configuração a ser aplicada, bem como do meio a ser relacionada as variáveis respectivas de projeto; Auditorias de Configuração tem o objetivo de garantir que todos os requisitos foram corretamente especificados para cada status da Configuração em utilização. As auditorias deverão ser documentais e físicas contemplando as diferentes baselines de referência, aplicável e aplicada. Figura 4 Definição de Wassom (2007) para o método de Configuração de um produto. Xu et al. definem que em virtude da globalização e competitivo cenário global, as organizações necessitam cada vez mais integrar determinadas áreas do projeto e da qualidade de modo a se obter uma vantagem e rapidez perante as mudanças e controle das mesmas necessárias. Para este cenário então, os autores apresentam o modelo de CMII Configuration Manegement II para uma determinação organização aeroespacial, conforme a Figura 5 a seguir: 6
Figura 5 Definição esquemática de Xu et al. (2013) para o modelo de CMII. Xu et al. (2013) apontam que o processo de gerenciamento da configuração não deve apenas abordar o projeto e a produção de um produto, e sim determinadas variáveis administrativas que interferem diretamente nos processo que garantem a configuração de uma determinada obra, analisando e gerindo os desvios impactantes que sejam deletérios a conformidade de um produto. 3. ESTUDO DE CASO O estudo a seguir irá propor um modelo a ser seguido para a implementação do gerenciamento da configuração com ênfase para uma organização de projeto e construção naval, a qual se encontra em elevado renascimento depois das últimas duas décadas. O tema principal será apresentar e relacionar os conceitos de Gerenciamento, de Configuração e de Qualidade, de modo a definir um método prático para controlar e gerenciar um projeto. 7
A análise será subdividida em três momentos diferentes do projeto, que serão diferenciados conforme a Configuração utilizada, são estas: Configuração de Referência; Configuração Aplicável; Configuração Aplicada. 3.1 CONFIGURAÇÃO DE REFERÊNCIA A primeira etapa de todo projeto reside em uma organização identificar as necessidades de um cliente e atribuir a si mesmo a capacidade de sonhar o mesmo sonho, deste modo estabeler-seá uma relação de parceria e confiança entre ambos. E nesta parceria, são firmados os contratos para a realização do produto apresentado pelo cliente, com a exposição dos seus desejos, definindo assim todas as características individuais a serem executadas que definirão e configurarão o projeto. Neste ponto, é estabelecida a Configuração de Referência a qual será a primeira configuração do projeto a ser seguida, de acordo com a representação esquemática da Figura 6. Figura 6 Representação esquemática da elaboração da configuração de referência. Com base nesta configuração se torna possível pelo responsável do projeto a elaboração, por meio da análise dos itens necessários e requisitados pelo cliente, de um checklist contendo a sequência de atividades envolvidas e que devem ser realizadas pela organização. Neste mapeamento de atividades ficará definido por meio do método 5W / 2H qual o projeto, quem será o responsável, como será feito, por que será feito, quando será feito, onde será feito e quais os 8
custos envolvidos, e através de uma matriz SWOT, representado na Figura 7, (strenght, weakness, opportunities e threats) o gerente do projeto deve definir as bases para o desenvolvimento do projeto. Figura 7 Representação esquemática de uma matriz de análise SWOT (FOFA). Chega o momento ao qual o gerente e responsável pelo projeto deve decidir como será tratado o tema de gerenciamento da configuração, o qual poderá ser classificado conforme dois níveis diferentes: Gerenciamento da Configuração Passivo a equipe de configuração não interferirá nas características de projeto, sua principal função será a de atuar como um sistema interligando todos os dados relacionados a um produto, de modo a fornecer ao cliente a rastreabilidade necessária para garantir a perfeita entrega do mesmo. Esse modelo de Gerenciamento da Configuração é mais indicado para obras em que existem poucas variáveis críticas que possam impactar em uma alteração. Como um possível exemplo de organização com esse modelo de configuração teríamos uma construtora civil, a qual possui poucas variáveis críticas que causariam alteração (em comparação a demais projetos) e na qual a importância reside na entrega ao proprietário final um produto conforme requisitado; Gerenciamento da Configuração Ativo neste modelo a equipe estará preocupada com todas as variáveis de projeto variando desde o detalhamento e escolha de material até mesmo ao treinamento necessário para conferir a garantia dos entregáveis, pois uma mudança em qualquer uma delas tenderá a desencadear será exponencializada de acordo com a criticidade do projeto. A exemplo, teríamos uma empresa projetista e construtora de aeronaves, onde qualquer mudança necessita ser verificada e acompanhada. 9
Para a análise de nossa organização que compreende desde o projeto e a construção, utilizaremos o modelo de Gerenciamento da Configuração Ativo no intuito de rastrear todas as alterações de projeto e construção que impactam no produto final. Todas as decisões a seguir a serem deliberadas devem obrigatoriamente ser registradas na forma de um Procedimento de Configuração do Projeto, podendo ser resumidas pelo método de análise 5W 2H conforme explicitado na Tabela 1, se obtendo assim as seguintes descrições: Projeto? Verificar, controlar e fornecer variáveis com relação aos produtos especificados pelo cliente Responsável? Gerente da Configuração do Projeto Onde? Organização Contratada Quando? Ao longo de toda vida útil do projeto, variando desde o momento da conquista até a fase de satisfação do cliente Por quê? Para verificar e rastrear todo o processo de projeto e construção de um determinado produto Como? Verificando e controlando todas as sete variáveis necessárias que configuram um produto Quanto custará? Função direta do nível de criticidade do projeto Tabela 1 Análise 5W 2H dos itens a serem propostos para a implementação do Gerenciamento da Configuração em um projeto. 3.2 CONFIGURAÇÃO APLICÁVEL Com base no que foi definido, se iniciará agora o segundo momento do ciclo de projeto e detalhamento, o qual neste momento se sucederá o controle das revisões e documentação a serem utilizadas, deste modo teremos na Figura 8 a representação esquemático do início da fase de análise da configuração aplicável em um determinado processo: 10
Figura 8 Definição das necessidades de projeto especificadas pelo cliente. Na fase de elaboração do projeto se iniciará o momento de verificação das sete necessidades que devem ser controladas de modo a se manter a configuração de um produto: Requisitos do cliente - itens de configuração; Disponibilidade de material; Equipamento necessário para a fabricação; Mão-de-obra e treinamento necessário para o mesmo; Normas e documentos aplicáveis; Prazo; Custo. Estas variáveis iniciais a serem registradas definirão a primeira parte de realização do produto para o cliente durante a etapa de detalhamento e devem ser controladas pelo gerenciamento da configuração conforme a Figura 9 a seguir: 11
Figura 9 Representação esquemática dos sete itens que configuram um projeto. Neste ponto, a Gestão de Configuração deverá coletar esses dados e relacioná-los por meio da criação de um banco de dados específico, onde serão cruzados dados posteriores referentes a fabricação / construção do projeto de modo a rastrear a gravidade de que múltiplos pequenos erros possam desencadear em um prejuízo maior no futuro. Por meio de uma matriz GUT, evidenciada na Tabela 2 (gravidade, urgência e tendência), esses itens supracitados serão enumerados e de modo a terem esses fatores críticos quantificados. Abaixo é apresentado um exemplo para uma empresa de construção naval, onde os pesos são de cada etapa são definidos e relacionados, onde o 1 equivale ao item de menor criticidade e o 5 o de maior. 12
ITEM GRAVIDADE URGÊNCIA TENDÊNCIA Prazo 2 2 2 Custo 2 2 2 Qualificação 4 3 3 Equipamentos 4 3 3 Itens de Configuração 5 5 4 Material 5 4 4 Normas aplicáveis 4 4 3 Tabela 2 Matriz GUT dos itens que definem um projeto na visão da configuração. Detalhando a quantificação acima temos que: Prazo tem baixa influência em alguma mudança característica do projeto, visto que o cliente estará diretamente ligado a esta variável, ou seja, é acompanhada de perto por este e sendo qualquer mudança característica será por ele conhecida; Custo também estará diretamente ligado assim como a variável Prazo com o cliente. Enfatiza-se que quanto mais detalhada e elaborada forem as etapas de análise do projeto pelo seu responsável, mais confiável e consequentemente menor serão os valores desses itens; Qualificação uma vez definido o projeto, que no caso se necessita definir quais as competências necessárias e quais devem ser desenvolvidas por meio de treinamentos para a performance correta do projeto, a exemplo teríamos o caso de um soldador mais qualificado que os demais, este consequentemente a sua experiência e treino entregará um produto, um cordão de solda, com melhores características de acabamento final; Equipamentos este item é diretamente referente as características, a manutenção e a calibração dos equipamentos que serão utilizados. a) Características estas definem a conformidade de um produto final, ou seja, um produto que foi realizado com determinada máquina com específicos tipos de consumíveis; b) Manutenção a correta utilização e aplicação do plano de manutenção garantirá neste caso cumprir o prazo pré-estabelecido para o cliente; c) Calibração um equipamento calibrado é o que garante a repetibilidade de processo e que o produto esteja dentro de padrões pré-estabelecidos. 13
Material todo material utilizado na fabricação de um produto ou um lote deste, deve obrigatoriamente ter sua origem rastreada para a determinação de possíveis não-conformidades futuras; Normas aplicáveis no intuito do processo ser rastreável e repetitivo, todo e qualquer documento utilizado na fabricação de um produto deve ser referenciado tendo suas revisões bem definidas. No caso específico de uma empresa responsável também pelo projeto, todos estes documentos devem ter, conforme a ISO 9001:2008, todos estes documentos deve além de terem suas revisões referentes indicadas, terem um fluxo de verificação, aprovação e reavaliação / reaprovação definidos; Itens de configuração estes são considerados de longe os itens mais críticos em todo projeto, seja este envolvendo a fase de detalhamento ou iniciando apenas na fase construtiva, existirão determinados itens que classificarão e definirão os requisitos especificados pelo cliente, são estes os itens de configuração (IC). Cabe ao gerente de projeto na fase de mobilização da organização estabelecer junto ao responsáveis pelo detalhamento, produção, qualidade / comissionamento e configuração um brainstorm para a definição de quais serão estes itens e quais métodos devem ser exercidos e aplicados para que o líder e responsável pela configuração possa coletar, aprovar (junto ao responsável da fase verificada) e registrar toda e qualquer mudança no produto ou no processo que defina este. Portanto, após esta definição o Gerente da Configuração deve elaborar um Plano de Itens de Configuração, que defina quais serão estes itens e o por que da escolha de cada um deles, como e em quais momentos serão feitas as suas verificações, como se dará o processo de tratamento em caso de encontrada uma não-conformidade, quais e como serão os registros e como será feito o envio destes entregáveis para o cliente. Salienta-se que este Plano deve ser submetido para a avaliação e aceitação do cliente, pois nele estarão definidos os requisitos básicos que definem o requisito do cliente. Com as variáveis de configuração definidas, deve ser iniciada a etapa de estabelecimento de como estas serão interligadas e coletadas para posterior entrega ao cliente, e é neste momento que definiremos não apenas os meios a serem utilizados no processo mas também como os fluxos da organização estarão subdivididos e como estes devem se falar. Deste modo, o gerenciamento da configuração também deve definir um meio, que em muitas vezes se tratará de um software 14
único, a ser utilizado entre todas as etapas diretas que envolvem a elaboração / construção de um produto. Este sistema terá por então o objetivo de proporcionar a interligação da organização em um cadeia única, diminuindo a redundância de tarefas e agilizando o processo produtivo. Com o sistema finalizada e em operação a Gestão de Configuração, iniciará o seu processo de análise o qual terá início na etapa de verificação da documentação e do conteúdo utilizado no projeto, garantindo a conformidade do mesmo conforme os requisitos especificados pelo cliente, criando a partir das informações aprovadas do detalhamento uma base de dados fixa que prediga e relacione todos os documentos com suas revisões a serem aplicados na fabricação / construção. Se porventura alguma alteração ou desvio do projeto for detectada por qualquer setor responsável, deverá ser realizada a análise desta necessidade de alteração pelo órgão técnico responsável pelo Projeto / Detalhamento juntamente com a Gestão de Configuração detalhando as ações a serem tomadas e os novos registros a serem controlados e submetidos ao controle. Com o produto detalhado se iniciará a fase de aquisição do material pela gerência responsável para posterior início da construção, neste momento todos os dados referentes ao material adquirido em relação ao detalhamento devem ser verificados pelo gerenciamento da configuração garantindo assim a conformidade dos produtos, ou seja, devem ser analisados se o material corresponde com o especificado no projeto. Neste ponto cabe a observação que não cabe ao responsável pela configuração auditar o fornecedor do material indicado nem verificar o processo de compras realizada, estes residem diretamente ao setor responsável pelas compras e ao sistema de gestão da qualidade da organização. Todos os registros referentes a estas etapas devem ser mantidos relacionados a cada um dos produtos. Como última etapa desta fase da configuração aplicável, reside o momento de programação da obra para a produção, neste momento serão relacionados as variáveis de equipamento e mão-de-obra necessários para a realização do processo produtivo. O gerenciamento da configuração nesta etapa deve continuar acompanhando todos os produtos que forem programados para a produção, e verificar se alguma alteração será ou está sendo realizada no documento de referência até o momento do término de sua fabricação. 3.3 CONFIGURAÇÃO APLICADA Este ponto se baseia na entrega dos dados do processo para o cliente, com base no que foi especificado pelas áreas responsáveis ao longo do processo todos os dados referentes ao produto devem ser coletados. Na Figura 10 é resumida todos estes responsáveis pelo processo que envolve a cadeia produtiva de configuração de um processo. 15
Figura 10 Representação esquemática dos sete itens que configuram um projeto e de seus respectivos responsáveis. Nesta etapa o responsável pela Configuração do produto deve realizar as verificações dos itens de configuração que caracterizam o projeto especificado pelo cliente. Esta verificação deve seguir as normativas apontadas no Plano de Itens de Configuração especificados durante a etapa de definição das variáveis, e nele estarão determinados os métodos para a análise (auditorias periódicas ou acompanhamento diário) e como serão tratados os desvios encontrados. Assim, será definida a configuração aplicada do projeto, na Figura 11 abaixo encontramos um exemplo esquemático do ciclo de configuração de um projeto e construção de um produto naval: 16
GERENCIAME NTO DA CONFIGURAÇ ÃO Figura 11 Ciclo de configuração de um projeto. Assim, segundo o ciclo acima temos resumidamente o escopo a ser aplicado o gerenciamento da configuração em um processo, que a partir de um orçamento previsto fechado iniciará a cadeia de análises que serão planejadas de acordo com a elaboração de um cronograma definindo a data de início e término de cada uma respectiva. 4. CONCLUSÃO Podemos concluir que o gerenciamento da configuração deve ser encarado no projeto como um processo utilizado para auxiliar a rastreabilidade e a conformidade de um produto, com o intuito de interligar áreas e verificar a informação por estas fornecidas. Este deverá ser utilizado como uma ferramenta de auxílio para o SGQ sistema de gestão da qualidade da organização, sendo por este último auditado diretamente no que se refere aos itens de análise crítica (7.3.4.), verificação (7.3.5.) e controle de alterações de projeto (7.3.7.), e 17
principalmente ao item 7.5.3. onde é conceituado o dever que toda organização tem de identificar e monitorar todos os requisitos especificados a realização de um produto. Enfatiza-se que durante anos o conceito de análise da configuração foi deixado de lado por haver sido confundido como similar aos paradigmas utilizados pela qualidade, mas ambos são e devem ser encarados como pensamentos ligados diretamente a momentos diferentes mas que irão convergir para a entrega de um produto conforme ao cliente. Para tanto, os conceitos de qualidade deverão atuar nas variáveis verificando e auditando os fluxos dos processos de uma organização determinando a rastreabilidade destes, enquanto que a configuração irá atuar única e exclusivamente como um corpo de ligação entre as áreas responsáveis e diretamente ligadas ao processo produtivo, verificando e controlando cada uma dessas variáveis de acordo com os requisitos especificados no momento da conquista do cliente pelo Gerente do Projeto. Finalizando, toda organização que necessita de um controle eficaz dos entregáveis deve fazer a utilização de uma área responsável pela configuração do produto, onde as sete variáveis apresentadas serão e deverão sempre passar pela customização necessária e inerente a cada projeto. REFERÊNCIAS FELLER, M N. IEEE Transactions on engineering management. V. 16, 2:1969. JURAN, J M; GRYNA, F M. Juran Controle da Qualidade Handbook, V.3 Ciclo dos Produtos do Projeto a Produção. Ed. Makron Books, 1992. JONASSEN HASS, A M. Configuration Management Principles and Practice. V. 1 : 2003. BURGESS, T F; MCKEE, D; KIDD, C. Configuration management in the aerospace industry: a review of industry practice. International Journal of Operations & Production Management V 25,3 : 2005. 18
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