Gestão de Eventos 5ª Câmara de Coordenação e Revisão - Combate à Corrupção Manual de Normas e Procedimentos - MNP 04
Sumário GESTÃO DE EVENTOS 1 Apresentação.3 GESTÃO DE EVENTOS.4 Elementos do processo 5 Evento de início. 5 1. Define realização dos eventos da CCR... 5. Planeja eventos 5 3. Negocia com CVE datas para o evento..5 4. Formata evento 5 5. Preenche formulário com necessidades do evento 6 6. Viabiliza local do evento 6 7. Formaliza evento.6 8. Comunica aos Membros 6 9. Elabora minuta programação do evento.. 7 10. Convida palestrantes.7 11. Cadastra SVs 7 1. Aprova arte do evento. 7 13. Encaminha lista completa com SV's...7 14. Confere ordem de serviço 8 15. Organiza pré-evento 8 17. Publica notícia 8 18. Consolida resultados.8 ALTERAÇÕES..10
Apresentação Este Manual de Normas e Procedimentos tem por objetivo ser um guia para os servidores que atuam no processo de trabalho Gestão de Eventos no âmbito da 5ª Câmara de Coordenação e Revisão do Ministério Público Federal (5ª CCR/MPF). Tem por propósito racionalizar e padronizar, formalmente, os procedimentos adotados pela 5ª CCR/MPF, objetivando uma atuação mais eficaz. O processo de trabalho de Gestão de Eventos está sob a gestão das Assessorias Administrativa e de Coordenação da 5ª CCR/MPF. O processo em questão envolve a preparação dos eventos regionais e nacionais a serem realizados pela Câmara para coordenar as atividades planejadas anualmente, além de acompanhar a execução do encontro. Este Manual de Normas e Procedimentos é o resultado do trabalho em conjunto da 5ª CCR/MPF com a Assessoria de Modernização e Gestão Estratégica do MPF (AMGE/MPF) com orientação do Escritório de Processos do MPF. Alterações e sugestões de melhorias devem ser encaminhadas ao Escritório de Processos do MPF.
G E S TÃ O D E E V E N TO S Fonte: Escritório de Processos do MPF-EPO/MPF. Fluxo do processo de trabalho Gestão de Eventos da 5ª Câmara de Coordenação e Revisão. Novembro/015. 4
G E S T Ã O D E E V E N T O S ELEMENTOS DO PROCESSO Evento de início 1. Define realização dos eventos da CCR Os eventos são definidos em sessão pelo colegiado da Câmara.. Planeja eventos Realiza reunião com o Coordenador da Câmara para selecionar os eventos que serão realizados durante o ano. Alguns eventos são realizados todos os anos, tais como Encontros Regional e Nacional e evento em comemoração ao Dia Internacional de Combate à Corrupção. 3. Negocia com CVE datas para o evento A Assessoria Administrativa agenda reunião com a Coordenadoria de Viagens e Eventos CVE para verificar a disponibilidade de datas e, assim, não haver choque com outros eventos da PGR (das demais Câmaras ou da Secretaria Geral, por exemplo). 4. Formata evento Para elaboração do cronograma é necessário fazer levantamento sobre os temas que serão pertinentes ao evento. Realizam-se diversas reuniões com o Coordenador e o Secretário Executivo para definição de formato, temas, palestrantes, entre outros. 5
5. Preenche formulário com necessidades do evento A CVE encaminha formulário para preenchimento das necessidades do evento, tais como computadores, microfones, projetores, copiadoras, coffee-break. Enfim, toda a estrutura necessária para a realização do evento. 6. Viabiliza local do evento A Assessoria Administrativa realiza pesquisa, em conjunto com a CVE, das opções de hospedagem no local em que será realizado o evento. Depois de verificada a disponibilidade dos hotéis escolhidos, a lista será apresentada ao Coordenador para a escolha final. 7. Formaliza evento Expede-se ofício ao Procurador-Geral da República, informando a data de realização do evento e solicitando apoio para sua realização. É expedido também memorando à Secretaria de Comunicação Social SECOM, com solicitação de identidade visual para o evento e material de divulgação (banners, programação, filipetas, cartaz e arte digital) 8. Comunica aos Membros Encaminha por e-mail comunicado aos membros sobre a realização do evento. É importante que o e-mail esclareça os temas que serão tratados, as datas e os horários, o local de realização, os critérios de seleção dos participantes e o prazo para o encaminhamento do formulário de viagens. 6
9. Elabora minuta programação do evento Realiza reunião com o Coordenador, o Secretário Executivo, as Assessorias de Coordenação e a Administrativa para definir os temas, horários e palestrantes. 10. Convida palestrantes É feito um contato prévio com a assessoria do palestrante a ser convidado para verificar a disponibilidade de agenda. Após essa confirmação, é elaborado ofício convite e enviado por meio eletrônico ou físico. 11. Cadastra SVs As opções de voo encaminhadas pelos participantes ao e-mail da 5ª CCR são cadastradas no Sistema de solicitação de viagens e aprovadas pelo Secretário Executivo ou pelo Coordenador da 5ª CCR para pagamento das diárias e emissão dos bilhetes pela CVE. 1. Aprova arte do evento A Assessoria de Comunicação entra em contato e agenda data com o Coordenador da Câmara para apresentação da arte do evento. Se o Coordenador aprovar o material, segue para impressão. Caso contrário, são solicitados ajustes à SECOM. O material do evento só deve ser produzido após aprovação da arte pelo Coordenador. 13. Encaminha lista completa com SV's Depois de autorizadas as solicitações de viagem, com confirmação dos participantes do evento, é encaminhada lista para o setor de eventos da CVE, para confirmação do número de hóspedes e horários de chegada e saída dos participantes. 7
14. Confere ordem de serviço A CVE encaminha a Ordem de Serviço (discriminação de todas as demandas do evento) para atesto da 5ª CCR. 15. Organiza pré-evento Um dia antes do início do evento a equipe da 5ª CCR visita o local para verificação da montagem da sala e da instalação dos equipamentos (áudio e vídeo) solicitados. A Assessoria Administrativa organiza todo o material de escritório que será necessário. 17. Publica notícia Durante a realização do evento há elaboração de relatório de atividades e deliberações. Após o evento, as informações são encaminhadas à SECOM para elaboração de matéria jornalística sobre o evento realizado. 18. Consolida resultados Com base na plenária realizada no evento é elaborado documento com a consolidação dos resultados. O documento é entregue ao Coordenador e publicado na página da 5ª Câmara da intranet. 8
ALTERAÇÕES Tabela 1 Alterações no Documento Data Versão Descrição Página 1 Fonte: Elaboração pelo Comitê da Qualidade do MPF Atualização do nome da revisora do Manual. Em vez da servidora Juliana Costa Arcúrio, a servidora quem revisou. Atualização do fluxo. 4 Alteração da descrição da atividade 1 Define realização dos eventos da CCR. Alteração da descrição da atividade 18 Consolida resultados. Retirada da atividade 19 (Cumpre providências), pois não faz parte do fluxo de eventos. - 5 8 8 9