Processo de Análise de Assuntos do Conselho do Câmpus Restinga

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1 Ministério da Educação Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul Conselho do Campus Restinga Processo de Análise de Assuntos do Conselho do Câmpus Restinga Conselho do Câmpus IFRS Resitnga Porto Alegre, 04 de Abril de 2013.

2 Sumário 1 ANÁLISE DE SOLICITAÇÕES AO CONCAMP DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES INICIO ENCAMINHAR ASSUNTO PARA ANÁLISE DO CONSELHO POSSUI DOCUMENTOS PARA ANÁLISE? ANEXAR DOCUMENTOS PARA ANÁLISE APROVAR ASSUNTO PARA PAUTA DE REUNIÃO PAUTA APROVADA? ENCAMINHAR ASSUNTO PARA ANÁLISE DAS COMISSÕES EXISTE COMISSÃO PARA ANÁLISE? ENVIAR ASSUNTO PARA PAUTA DA PRÓXIMA REUNIÃO DELIBERAR SOBRE AO ASSUNTO QUAL ENCAMINHAMENTO? EMITIR MEMORANDO COM SUGESTÕES PARA O SOLICITANTE VISUALIZAR SUGESTÕES DO CONSELHO EMITIR RESOLUÇÃO DO CONSELHO DO CÂMPUS PUBLICAR RESOLUÇÃO DEFINIR PRESIDENTE, COMPONENTES E TEMPO DE TRABALHO EMITIR ORDEM DE SERVIÇO COM A CRIAÃO DO GRUPO DE TRABALHO ORGANIZAR CRONOGRAMA DE REUNIÕES REUNIR O GRUPO ENCAMINHAR RESULTADO DO GRUPO DE TRABALHO POSSUI DOCUMENTOS? ANEXAR DOCUMENTOS... 8

3 1 A N Á L I S E D E S O L I C I TA Ç Õ E S A O C O N C A M P Version: 1.0 Autor: Conselho do Câmpus Restinga IFRS Data: 03/04/2013 Este processo de negócio define o fluxo de trabalho para análise de assuntos pelo Conselho do Câmpus Restinga do IFRS. Todas as pautas encaminhadas ao conselho do câmpus devem respeitar os procedimentos e o fluxo de trabalho definidos neste documento. A seguir é apresentada uma figura contendo o fluxo de trabalho. Logo após é feita uma descrição textual de todas as atividades envolvidas neste processo. 3

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5 2 D E S C R I Ç Ã O D A S AT I V I D A D E S 2.1 Inicio O proceso pode ser iniciado a qualquer momento do ano. Todos os servidores do IFRS Câmpus Restinga podem encaminhar asuntos para análise do Conselho do Câmpus Restinga. 2.2 Encaminhar Assunto para Análise do Conselho A primeira atividade do proceso consiste no preenchimento de um formulário contendo o assunto a ser analisado pelo conselho do câmpus, uma descrição breve dos motivos da solicitação, outros servidores relacionados ao assunto e a data da solicitação. 2.3 Possui Documentos para Análise? Caso o assunto tenha relação com a análise ou aprovação de documentos, então estes documentos devem ser anexados ao proceso. Por exemplo, Projetos Pedagógicos de Cursos, ofícios, memorandos, calendários acadêmicos, entre outros. Não: não existem documentos para análise. Sim: existem documentos para análise. 2.4 Anexar Documentos para Análise Quando existem documentos para análise o servidor documentos nesta atividade. deve anexar os 2.5 Aprovar Assunto para Pauta de Reunião Após o envio da solicitação pelo servidor, o Presidente do Conselho do Câmpus (Diretor Geral) deve aprovar o assunto para entrar nas pautas de reuniões conselho. O presidente deve analisar se o assunto é adequado para apreciação no Conselho do Câmpus e se todos os dados necessários para análise encontram-se no processo. É importante observar que os assuntos devem chegar ao presidente, no mínimo 30 dias antes de uma determinada reunião. Por exemplo, para um assunto entrar na pauta de uma reunião agendada para 04 de junho, a solicitação deve chegar ao presidente do conselho até o dia 04 de maio. O cronograma de reuniões ordinárias pode ser acessado no site do Câmpus Restinga ( 2.6 Pauta Aprovada? O presidente aprova ou não o assunto para pauta do conselhoo do câmpus. 5

6 Não: assunto não é adequado para discussão no Conselho do Câmpus (deve ser analisado por outro órgão) ou faltam informações para análise. Sim: assunto aprovado e encaminhado para as comissões. 2.7 Encaminhar assunto para análise das comissões Neste momento a solicitação é encaminhada para avaliação de comissões externas do Conselho do Câmpus. Por exemplo, Comissão de Pesquisa e Inovação, Comissão de Extensão, entre outras. O envio para as comissões é definido pelo Presidente de Conselho, dependendo do conteúdo da solicitação. Se o assunto é relacionado a pesquisa, então será encaminhado para a Comissão de Gerenciamento de Ações de Pesquisa e Inovação. A avaliação das comissões externas para alguns assuntos são importantes para embasar as decisões tomadas pelo Conselho do Câmpus. Outra questão importante refere-se ao prazo para parecer das comissões. As comissões têm prazo de 15 dias úteis para encaminhar parecerr ao Presidente do Conselho. Portanto, ao encaminhar uma solicitação ao Conselho do Câmpus, o servidor deve estar ciente que o prazo de trâmite para um assunto entrar em pauta de reunião é de 20 dias úteis (cerca de 30 dias corridos). Ou seja, a solicitação deve ser encaminhada ao Conselho, com ao menos, 20 dias úteis de uma reunião ordinária. 2.8 Existe comissão para análise? O presidente do conselho aponta a necessidade de análise de comissão externa. Não: não existe necessidade de encaminhar o assunto para comissões externas. Sim: o assunto deve ser encaminhado para alguma comissão externa. 2.9 Enviar Assunto para Pauta da Próxima Reunião O assunto é encaminhado para a pauta da próxima reunião agendada para o conselho do câmpus. É importante ressaltar aqui, que o assunto deve chegar neste ponto do processo, com ao menos, cinco dias úteis de antecedência do dia agendado para a reunião do Conselho do Câmpus Deliberar sobre ao Assunto O Conselho do extraordinária. Câmpus analisa a solicitação em reunião ordinária ou 2.11 Qual Encaminhamento? Durante a reunião o Conselho do Câmpus escolhe entre três possíveis encaminhamentos: Parecer Final: é elaborado um parecer final sobre a solicitação. Este parecer será emitido através de uma Resolução do Conselho do Câmpus. 6

7 Grupo de Trabalho: o assunto é encaminhado para estudos mais detalhados por um grupo de trabalho criado pelo próprio Conselho do Câmpús. Sugestões para Solicitante: enviar sugestões do Conselho do Câmpus para o servidor que responsável pela solicitação. Estas sugestões são encaminhadas via memorando interno Emitir Memorando com Sugestões para o Solicitante Elaborar memorando com as sugestões deliberadas pelo Conselho do Câmpus Visualizar Sugestões do Conselho O servidor solicitante visualiza as sugestões deliberadas Câmpus. pelo Conselho do 2.14 Emitir Resolução do Conselho do Câmpus Elaborar resolução com o parecer final deliberado pelo Conselho do Câmpus Publicar Resolução O setor de comunicação publica a resolução no site do Câmpus Restinga Definir Presidente, Componentes e Tempo de Trabalho O Conselho do Câmpus define os componentes do grupo de trabalho, seu coordenador e o prazo para o grupo entregar o resultado do estudo Emitir Ordem de Serviço com a Criaão do Grupo de Trabalho O Presidente do Conselho elabora uma orden de serviço com a criação do grupo de trabalho Organizar Cronograma de Reuniões O coordenador do cronograma de reuniões. grupo de trabalho organiza uma metologia de trabalho e um 2.19 Reunir o Grupo Realizar as reuniões do grupo de trabalho. 7

8 2.20 Encaminhar Resultado do Grupo de Trabalho O grupo de trabalho encaminha o resultado do estudo para análise do Conselho do Câmpus. Este resultado entra novamente na fila de solicitações do Conselho do Câmpus Possui Documentos? O grupo produziu algum documento durante seu trabalho: Não: não existem documentos para análise. Sim: existem documentos para análise Anexar Documentos Quando existem documentos para análise o servidor documentos nesta atividade. deve anexar os 8