2011 Impressoras Multifunções Manual de Procedimentos Ctec ESES 13 08 2011
Impressoras Multifunções INDICE LIBERTAR AS IMPRESSÕES, COPIAR OU DIGITALIZAR 3 EFECTUAR CÓPIAS 5 EFECTUAR DIGITALIZAÇÕES ATRAVÉS DO Correio electrónico 8 EFECTUAR IMPRESSÕES 10 IMPRESSÃO, CÓPIA E DIGITALIZAÇÃO 12 CONTABILIZAR AS IMPRESSÕES EM VÁRIAS PÁGINAS NUMA 12 VERIFICAR A MINHA COTA DE IMPRESSÃO 14 TEMPO OS TRABALHOS FICAM PENDENTES PARA PODEREM SER LIBERTADOS 14 SE O PREÇO DO TRABALHO NÃO PARECER O CORRECTO 15 CARACTERÍSTICAS DAS IMPRESSORAS DISPONIBILIZADAS NA ESE 15 ALTERAR A QUALIDADE DA IMPRESSÃO 15 TAMANHOS DE PAPEL, TIPOS DE IMPRESSÃO SUPORTADOS 16 IMPRIMIR EM MODO DUPLO (FRENTE E VERSO) 17 CARREGAMENTO NO MOEDEIRO PARA CREDITOS DE IMPRESSÃO/CÓPIAS 17 2
Com este manual de procedimentos pretendemos dar as diversas instruções para uma boa utilização dos serviços de Impressão, cópia e digitalização das Multifunções na comunidade escolar. Este equipamento encontra se em localizado na Sala de alunos (bloco A r/c frente ao Bar), no CDI (Bloco B2 r/c), no r/c e no 2º andar do bloco B1 podendo o utilizador em qualquer local da escola aceder a elas. LIBERTAR AS IMPRESSÕES, COPIAR OU DIGITALIZAR Para imprimir os seus trabalhos ou ativar o serviço de cópia/digitalização, prima a tecla TECLADO no ecrã do equipamento, insira o seu User no equipamento e prima a tecla ENTRAR. Em seguida, é solicitada a introdução da Password. Digite a sua password e prima a tecla ENTRAR. O sistema identificará o utilizador, bem como vários elementos contabilísticos associados (o seu saldo). Nos postos multifunções são apresentadas três funções, cada qual com um botão associado: Nota: Após dar a ordem de impressão do (s) trabalho (s), o valor deste (s) é automaticamente descontado do seu saldo e não poderá ser devolvido, a menos que ocorra um problema imputável ao serviço de impressão. Digite o seu USER e prima a tecla ENTRAR. Em seguida, é solicitada a introdução da Password. Digite a Password e prima a tecla ENTRAR. 3
Nota: Para uma melhor utilização do serviço o USER (primary PIN) e a Password são iguais. Se, ao tentar validar se, aparecer um ecrã com a seguinte mensagem: "Erro de login Foi detetado um erro de login...", verifique por favor se tem quota disponível. Se tiver saldo e o erro persistir, contacte o HELPDESK. Após estar validado, são apresentadas três funções, cada qual com um botão associado: Copiar Email Serviços Personalizados Após terminar a utilização do equipamento deverá terminar a sessão, premindo para isso no botão com a chave. De seguida, selecionar a tecla Logout 4
TER EM ATENÇÃO Existe um tempo limite (time out) por cada operação a efetuar, no fim do qual o sistema ignora as operações e desliga a sua sessão. Só quando der ordem de impressão é que serão descontados os trabalhos. O prazo de 48 horas é o limite para os trabalhos serem levantados sem descontar quota no utilizador. EFECTUAR CÓPIAS Após libertar o equipamento, é apresentado o seguinte ecrã. No caso de não visualizar o ecrã deverá premir a tecla 1 seguida da tecla 2 e 3 da seguinte figura. 5
De seguida escolha o serviço COPIAR, será apresentado o seguinte ecrã. Neste ecrã tem a possibilidade de alterar os dados premindo os respetivos botões, poderá também aceder aos outros quatro separadores. Para iniciar as cópias, colocar as folhas dos documentos originais no alimentador localizado no topo do equipamento, com a face a copiar para cima conforme a imagem a baixo. Ou colocar a folha diretamente no vidro com a face a digitalizar voltada para baixo e alinhada no canto superior esquerdo, conforme a figura. 6
Após a colocação da/as folha/s bastará premir o botão VERDE. Poderá prosseguir com a cópia de outros documentos repetindo os passos anteriores. 7
Para terminar a cópia de todos os documentos e terminar a sessão terá de premir a tecla END (botão 3) seguido de Logout. EFECTUAR DIGITALIZAÇÕES ATRAVÉS DO CORREIO ELECTRÓNICO Ao inicializar o equipamento aparecerá o seguinte ecrã. Se não o visualizar basta premir a tecla 1 seguida da tecla 2 da seguinte figura. Escolher o serviço de Email como está apresentado na figura abaixo. 8
De seguida, na opção novos destinatários introduzir o endereço de e mail do seu destinatário. Se for necessário, poderá alterar os dados premindo os botões correspondentes e também utilizar os quatro separadores apresentados no ecrã (configurações gerais, configurações avançadas, ajuste de layout e opções de e mail). Antes de iniciar a digitalização, colocar todas as folhas dos documentos originais no alimentador do topo da multifunções, com a face a digitalizar voltada para cima (figura 1), ou colocada diretamente no vidro de exposição, com a face a face a digitalizar voltada para baixo e alinhada pelo canto superior esquerdo do vidro (figura 2). figura 1 figura 2 Para terminar estas operações basta premir o botão VERDE como indicado na figura abaixo. TER EM ATENÇÃO Existe um tempo limite (time out) por cada operação a efetuar, no fim do qual o sistema ignora as operações e desliga a sua sessão. Quando terminar as digitalizações dos seus documentos, deverá abandonar a sessão premindo a tecla AC no botão AMARELO da máquina. 9
TER EM ATENÇÃO Não esquecer de que existe um tempo limite (time out) por cada operação a efetuar, no fim do qual o sistema ignora as operações e desliga a sua sessão. EFECTUAR IMPRESSÕES Após seleccionar o botão SERVIÇOS PERSONALIZADOS terá de selecionar liberar documentos 10
Aparecerá o seguinte ecrã que mostra a lista de documentos que mandou imprimir, o nome do utilizador e o saldo correspondente. Para selecionar o/s documento/s basta clicar sobre o nome do/s documentos. Poderá também selecionar ou desseleccionar todos os documentos ao clicar no botão selecionar tudo. Após selecionar os documentos a imprimir verificará na janela os dados referentes à seleção: o seu saldo; o nº de documentos selecionados; o nº de páginas selecionadas e o seu custo; o formato da página Na parte inferior do ecrã encontram os botões para ativar os diferentes procedimentos que se podem realizar sobre o/s documentos: Botão Excluir: Elimina os documentos do servidor. Botão imprimir: imprime os documentos selecionados (e apaga os automaticamente após a impressão). Botão imprimir: imprime os documentos selecionados e matem por 48 horas o documento no servidor para poder usá lo mais tarde. Atualizar: permite refrescar a listagem de documentos existentes no servidor. Sair: Permite voltar ao ecrã inicial de Cópia, Print e Email. 11
TER EM ATENÇÃO Após dar a ordem de impressão do (s) trabalho (s), o valor deste (s) é automaticamente descontado da sua conta e não poderá ser devolvido, a menos que ocorra um problema imputável ao serviço de impressão. IMPRESSÃO, CÓPIA E DIGITALIZAÇÃO Com este sistema, o conceito Follow you Print (O trabalho é enviado para uma fila de impressão e fica retido no servidor, podendo ser libertado, nas Multifunções existentes na ESE nos seguintes locais: Bloco A RCh (Sala de alunos frente ao Bar); Bloco B1 RCh e 2º Piso; Bloco B2 RCh CDI. Assim, com este conceito torna se possível ao utilizador: Enviar vários trabalhos para o servidor e libertar os mesmos horas depois; Imprimir a partir de qualquer computador da ESES e libertar o trabalho em qualquer impressora associada à fila de impressão. Os trabalhos não libertados num prazo de 48 horas são eliminados e não são debitados ao utilizador; Consultar o seu saldo; Ver a lista de trabalhos que tem para imprimir e quanto custa cada trabalho (ou a totalidade de trabalhos); Eliminar trabalhos que não pretende imprimir. Copiar e digitalizar, no caso dos multifunções. CONTABILIZAR AS IMPRESSÕES EM VÁRIAS PÁGINAS NUMA A contabilização depende se a impressão é feita em modo simples (frente) ou duplo (frente e verso). Segue se um exemplo para melhor especificar a contabilização: imprimir um trabalho com 6 páginas: 12
Modo simples (frente), 2 páginas por folha: Serão cobradas 3 impressões ao custo definido para o modo simples (frente). 13
Modo duplo (frente e verso), 2 páginas por folha: Serão cobradas 1 impressão ao custo definido para o modo duplo (frente e verso) e 1 impressão ao custo definido para o modo simples (frente). VERIFICAR A MINHA COTA DE IMPRESSÃO TEMPO OS TRABALHOS FICAM PENDENTES PARA PODEREM SER LIBERTADOS Durante 48 horas os trabalhos ficam pendentes, no fim deste período os trabalhos são eliminados e não será debitado o valor do trabalho. 14
SE O PREÇO DO TRABALHO NÃO PARECER O CORRECTO Se o custo de impressão não lhe parece correto NÃO imprima o trabalho. Deve apagar o mesmo e enviar novamente para a impressora, pois pode se ter enganado a escolher alguma opção. Se a situação se mantiver solicite esclarecimentos no CTec Informática. Em situações de erro de contabilização de páginas, a ESE, no âmbito das suas atribuições, procederá às correções necessárias. CARACTERÍSTICAS DAS IMPRESSORAS DISPONIBILIZADAS NA ESE Xerox WorkCentre 7242 Cores: o Velocidade: 40 páginas por minuto o Duplex (frente e verso) automático o Qualidade: 600x600 dpi ALTERAR A QUALIDADE DA IMPRESSÃO Nas propriedades da impressora... 15
Selecione na opção qualidade de impressão a Alta qualidade TAMANHOS DE PAPEL, TIPOS DE IMPRESSÃO SUPORTADOS Atualmente estão disponíveis os seguintes tamanhos de papel e tipos de impressão: Tamanho Tipo de impressão Impressora A4 A3 COR PRETO 16
72XX X X X X Para imprimir em formato A3, basta selecionar o tamanho A3 na respetiva impressora. Para imprimir acetatos, etiquetas ou envelopes deverá dirigir se à reprografia. Não existe limite para o nº de páginas que cada trabalho pode ter, sendo apenas necessário que tenha cota de impressão par o realizar. IMPRIMIR EM MODO DUPLO (FRENTE E VERSO) Ao imprimir premir o botão PROPRIEDADES da impressora. 17
No separador Layout/MD selecionar em opções de layout da página a opção pretendida Impressão em 2 Faces ou Impressão em 2 Faces, virar na borda curta. 18
CARREGAMENTO NO MOEDEIRO PARA CRÉDITOS DE IMPRESSÃO/CÓPIAS (LOCALIZADO NA SALA DE ALUNOS) Para efetuar os carregamentos de créditos no moedeiro visualize a figura abaixo: O seu código de acesso foi lhe enviado para seu Webmail da ESE no início do ano letivo. 19