UNIDADE PRESTAÇÃO DE CONTAS Fluxo do Processo de Prestação de Contas Workshop de Alinhamento Estratégico São Paulo Maio 2010
PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS PRESTAÇÃO DE CONTAS TÉCNICA FINANCEIRA Unidade de Projetos Unidade de Prestação de Contas Execução Física e Cumprimento dos Objetivos Correta e Regular Utilização e Aplicação dos Recursos
PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS FINANCEIRA - Intervenientes INTERVENIENTES Entidade Executora Unidade de Prestação de Contas Gerência de Negócios
FLUXO DO PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS FINANCEIRA Entidade Unidade de Prestação de Contas Gerência de Negócios Extratos bancários Conferência dos mapas OK? Mapas financeiros I a V Relatório Auditoria Externa Conciliação financeira Recálculo do rendimento / desp. bancária Sim Elabora Parecer Financeiro e/ou Não Devolve a PC para acerto Seleção de documentos Elabora Memorando de Baixa Solicita devolução de recurso Digitaliza documentos selecionados Solicita documentos para análise PC final? Sim Elabora carta de encerram. Assina a carta de encerram. Não Envia à UPC a documentação Analisa os documentos Fim Encaminha à Entidade
METODOLOGIA DE AMOSTRAGEM Recursos Alocados pela ApexBrasil a) Primeira Fase - Definição Amostra 1: Composição da amostra com base nos maiores valores, cuja soma corresponda ao percentual de participação da Agência no projeto, com base no valor alocado para a parcela sob análise. b) Segunda Fase - Definição Amostra 2: Após o realinhamento dos lançamentos não contemplados na primeira fase, utiliza-se ferramenta disponível no aplicativo Excel para selecionar, de forma aleatória, os lançamentos que terão a documentação comprobatória analisada pela Unidade. A quantidade mínima da amostra é de 20 documentos, podendo variar de acordo com a quantidade de lançamentos informados no Mapa Financeiro. Recursos de Contrapartida A amostra é escolhida por meio de ferramenta disponível no aplicativo Excel para selecionar, de forma aleatória, os lançamentos que terão a documentação comprobatória analisada pela Unidade. A quantidade mínima da amostra é de 10 documentos, podendo variar de acordo com a quantidade de lançamentos informados no Mapa Financeiro.
TIPO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS ANALISADA Parcial Julgamento provisório para liberação financeira da parcela seguinte; Execução de no mínimo 70% dos recursos recebidos da Apex-Brasil e de contrapartida na parcela atual. Final Conclusiva e conterá a demonstração financeira de toda a execução do convênio. Deve ser apresentada em até 60 dias contados do término da vigência do convênio.
1. Documentação comprobatória Documentos originais fiscais ou equivalentes, devendo as faturas, notas fiscais, invoices, recibos e quaisquer outros documentos comprobatórios serem emitidos em nome da Apex-Brasil ou do Executor. A discriminação do serviço prestado no documento fiscal deve ser detalhada. As despesas da contrapartida efetuadas pelas empresas beneficiárias do projeto serão comprovadas por meio de documentos cuja data seja posterior àquela em que se formalizou a adesão da respectiva empresa ao projeto. Identificados com título e número do convênio. (Exigência regulamentar e determinação do TCU) Carimbadas no anverso (frente) atestando que os serviços foram prestados (para serviços) e que os produtos foram entregues (para materiais).
2 - Remessa bancária a fornecedores no exterior Fatura (invoice) do fornecedor, descrevendo os bens entregues e/ou os serviços prestados, bem como o valor na moeda do país do fornecedor; Contrato de câmbio emitido por uma instituição financeira; Comprovante da isenção ou do pedido de isenção do imposto de renda sobre remessas ao exterior, emitido pelo MDIC. É do Executor a responsabilidade de pagar os tributos relacionados com essas despesas, caso não comprove o requerimento do benefício fiscal. Base normativa: Regulamento de Convênios item 12.2 e Manual de Procedimentos Celebração de Parcerias item 10.2
3 - Diárias Exterior observância aos parâmetros estabelecidos Base normativa: Parâmetros Orçamentários 2009 e 2010.
3.1 - Diárias País observância aos parâmetros estabelecidos Para ocasiões em que o período da estadia for inferior a 24 horas, deve-se considerar 50% do valor indicado como parâmetro da diária.
4 Transporte, Alimentação e Hospedagem Transporte e alimentação Recibo assinado, contendo o objetivo da viagem e a memória cálculo. Ex.: 3 dias x US$130,00 x 2,00 = R$ 780,00 de Hospedagem Preferencialmente faturado à Entidade. Neste caso, o técnico em viagem não terá direito à diária de hospedagem. Se o pagamento for feito para uma agência de turismo, é necessário além da apresentação da nota/fatura da agência de turismo, a apresentação da nota/fatura do hotel que prestou os serviços. Se optar por receber o recurso para hospedagem, o técnico deverá comprovar o gasto com o hotel e se a tarifa for menor que os parâmetros estabelecidos pela Apex-Brasil a diferença recebida deverá ser devolvida.
5 - Passagem aérea Comprovante físico/eletrônico de aquisição e pagamento à companhia aérea ou documento fiscal emitido por uma agência de turismo, conforme o caso. Cartão de embarque do passageiro (boarding pass). Na falta do boarding pass deverá ser apresentado uma declaração da companhia aérea, descrevendo no mínimo: o nome do passageiro; a data do voo; descrição do itinerário de viagem. Observar os valores estabelecidos nos parâmetros orçamentários.
6 - Despesas de pequeno valor em eventos no exterior Recomendável a utilizado de cartão VTM Visa Travel Money. Importante: recurso disponibilizado para despesas imprevisíveis ou de difícil pagamento antecipado por meio de remessa ao exterior. Limite de carregamento: R$ 10.000,00. Se for imprescindível levar montante superior a R$ 10.000,00, deverá ser preenchida uma Declaração Eletrônica de Porte de Valores e-dpv diretamente no site da Receita Federal.
6.1 - Despesas de pequeno valor em eventos no exterior Documentos necessários na prestação de contas de cartão VTM: documentação comprobatória hábil para cada despesa paga com o cartão; o extrato do cartão VTM desde o carregamento até a devolução dos recursos; relatório de utilização do cartão; os boletos de câmbio de carregamento e de descarregamento. A sobra de recursos deverá ser depositada na conta do convênio, bem como a receita auferida de diferença cambial, se for o caso. A utilização indevida poderá acarretar na cobrança de imposto a qualquer tempo
7 - Contrapartida Participação de Empresários (documentação a ser encaminhada ao executor) documentação comprobatória hábil relacionadas à participação dos associados em ações do projeto (notas fiscais, recibos, cartões de embarque, fatura de hotéis, recibos de taxi, de ônibus e trem); comprovantes de pagamentos efetuados para emissão de vistos, seguro saúde e confecção de material de divulgação; notas fiscais relacionadas ao envio de material para os eventos; e recibos de pagamento para serviços de recepcionistas e intérprete e locação de equipamentos, comprovando a utilização desses serviços como apoio à participação nos eventos do projeto.