Instruções para prestação de contas de auxílio

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1 Instruções para prestação de contas de auxílio Modalidade: Auxílio à Organização de Eventos APQ 2 1

2 DÚVIDAS: Auditoria Interna da FAPERJ: Rua Erasmo Braga, 118-6º andar Centro - Rio de Janeiro Tels: /1957/1976/1992 Ana Paula Ferreira Andrade Anísia Paula da Silva Campos Dayse do Espirito Santo Pinto (Auditora) Fellipe Madruga Barroso Joice Luzia Higino José Pereira Santos Maria Madalena Silva Oliveira Natália Simões Corrêa Suellen da Conceição Moraes Thiago Brito da Silva Vanessa Amorim da Silva 2

3 Índice O que o outorgado é proibido de fazer Documentos que deverão constar de todas as prestações de contas (todos em original) Passagem do Outorgado Passagem de terceiros ou professor visitante Diárias do Outorgado Diárias de terceiros ou professor visitante Serviços de terceiro de pessoa Física Serviços de terceiro de pessoa jurídica Material de Consumo Aluguéis Gráfi ca Comprovantes bancários obrigatórios Outros

4 O exame prévio da Prestação de Contas deverá ser agendado na Auditoria Interna pelos telefones e no horário de 10:00 às 17:00 horas. O que o outorgado é proibido de fazer - Alterar valores entre os grupos de despesas (remanejamentos) dos itens constantes do Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio sem a autorização prévia da FAPERJ. Uma vez comprovado na Prestação de Contas que o Plano de Aplicação do Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio foi alterado sem autorização da FAPERJ o Outorgado deverá recolher o valor devido a Fundação; - Transferir recursos ou saldos de um projeto para o outro, mesmo que sejam do próprio Outorgado como, por exemplo, fracionar valores de importação de um único bem com outro projeto FAPERJ; - Efetuar despesas fora do período de vigência fi xado no Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio/Bolsa como, por exemplo, adquirir materiais ou contratar serviços antes da liberação do fomento; - Prestar contas com pendências nas importações; - Deixar de prestar contas. Documentos que deverão constar de todas as prestações de contas (todos em original) - Ofício de encaminhamento (MODELO I); - Balancete de Prestação de Contas (MODELO II); - Relação dos documentos comprobatórios (MODELO III); - Comprovantes de despesas (Notas Fiscais e Modelos FAPERJ). 4

5 Passagem do Outorgado Passagens Aérea e Terrestre - Apresentar tickets (canhotos) de embarque utilizados (ida e volta) original e documento que certifi que o valor da compra da passagem; - Apresentar cópia do Certifi cado de Participação em Evento ou declaração da Instituição que o benefi ciário participou do evento, de trabalho de campo ou visita para contribuição científi ca/tecnológica ao Projeto; - Somente serão aceitas passagens na classe econômica; - Apresentar bilhetes de passagens originais utilizados (ida e volta); - Apresentar cópia do Certifi cado de Participação em Evento ou declaração da Instituição que o benefi ciário participou do evento, de trabalho de campo ou visita para contribuição científi ca/tecnológica ao Projeto; - Colar todos os documentos comprobatórios em folha de papel A4, uma vez que a Prestação de Contas será anexada ao processo Administrativo; - O Outorgado também poderá anexar à declaração de vôo da Companhia aérea com uma carta do Outorgado justifi cando o extravio do bilhete; - No caso de extravio da passagem e da não apresentação da declaração de vôo da Companhia aérea, o Outorgado deverá recolher o valor integral a FAPERJ; - NÃO SERÃO ACEITOS Despesas com seguro saúde, taxa de mudança de horário de vôo, vistos e multas/juros, etc. 5

6 Passagem de terceiros ou professor visitante Passagens Aérea e Terrestre - Apresentar originais ou cópias dos tickets (canhotos) de embarque utilizados (ida e volta) e documento que certifi que o valor da compra da passagem; - Apresentar cópia do Certifi cado de Participação em Evento ou declaração da Instituição que o benefi ciário participou do evento, de trabalho de campo ou visita para contribuição científi ca/tecnológica ao Projeto; - Somente serão aceitas passagens na classe econômica; - Apresentar bilhetes de passagens originais utilizados (ida e volta); - Apresentar cópia do Certifi cado de Participação em Evento ou declaração da Instituição que o benefi ciário participou do evento, de trabalho de campo ou visita para contribuição científi ca/tecnológica ao Projeto; - Colar todos os documentos comprobatórios em folha de papel A4, uma vez que a Prestação de Contas será anexada ao processo Administrativo; - O Outorgado também poderá anexar a declaração de vôo da Companhia aérea com uma carta do viajante justifi cando o extravio do bilhete; - No caso de extravio da passagem e da não apresentação da declaração de vôo da Companhia aérea, o Outorgado deverá recolher o valor integral a FAPERJ; - NÃO SERÃO ACEITOS Despesas com seguro saúde, taxa de mudança de horário de vôo, vistos e multas/juros, etc Diárias do Outorgado - Diárias são despesas com alimentação, hospedagem e locomoção do viajante como, por exemplo: hotéis/pousadas, restaurantes, táxi, combustível e etc. 6

7 - Como comprovar? 1. Apresentar Modelo VI (Relatório de Viagem); 2. Apresentar cópia do Certifi cado de Participação em Evento ou declaração da Instituição que o benefi ciário participou do evento, de trabalho de campo ou visita para contribuição científi ca/tecnológica ao Projeto. - Valores para diárias: Ver tabela CNPq : ( / valores de diárias / exterior) Diárias de terceiros ou professor visitante - Diárias são despesas com Alimentação, hospedagem e locomoção do viajante como, por exemplo: hotéis/pousadas, restaurantes, táxi, combustível e etc. - Como comprovar? 1. Apresentar Modelo VII; 2. Apresentar cópia do Certifi cado de Participação em Evento ou declaração da Instituição que o benefi ciário participou do evento, de trabalho de campo ou visita para contribuição cientifi ca/tecnológica ao Projeto. - Valores para diárias: Ver tabela CNPq : ( / valores de diárias / exterior) - ATENÇÃO Em caso de Diárias pagas diretamente ao hotel/pousada SOMENTE SERÁ ACEITO a Nota Fiscal do Hotel. Deverá também ser apresentada a cópia do Certifi cado de Participação em Evento ou declaração da Instituição que o benefi ciário participou do evento, de trabalho de campo ou visita para contribuição científi ca/tecnológica ao Projeto. Os valores deverão respeitar a tabela do CNPq. 7

8 Serviços de terceiro de pessoa física - Modelo V (Detalhar ao máximo o tipo de serviço executado). - NÃO SERÃO ACEITOS 1. Pagamento de serviços de nenhuma natureza a bolsistas FAPERJ durante o período de vigência da bolsa; 2. Pagamento de despesa com demonstrações contábeis, elaboração da prestação de contas e outros que caracterizem serviços administrativos a não ser nos casos especiais autorizados no Projeto inicial. Serviços de terceiro de pessoa jurídica - 1ª via da Nota Fiscal de Serviço; - NÃO SERÃO ACEITOS Pagamento de banquetes, lanches, tradução simultânea, excursões turísticas, demonstrações contábeis, elaboração da prestação de contas e outros que caracterizem serviços administrativos a não ser nos casos especiais autorizados no Projeto inicial. - ATENÇÃO Todas as Notas Fiscais deverão ser emitidas em nome do OUTORGADO/ FAPERJ. Em casos excepcionais PODERÁ A NOTA FISCAL SER EMITIDA em nome da Instituição do Outorgado. - Colar a nota fi scal em folha de papel A4, uma vez que a Prestação de Contas será anexada ao processo Administrativo; - Declarar (atestar) na própria nota fi scal que o serviço foi prestado e o Outorgado deverá datar e rubricar esta informação. EXTRAVIO DE NOTA FISCAL O Outorgado poderá atender ao disposto no 1 do art. 91 da Lei Estadual n 287, de 04 de dezembro de 1979, a seguir transcrito: No caso de extravio ou inutilização da primeira via do documento 8

9 fi scal, poderá ser aceita cópia do documento devidamente autenticada pela repartição fi scal competente;.... Obs: Repartição fi scal competente é o órgão que controla o recolhimento dos impostos devidos da referida nota extraviada. No caso de extravio de Nota Fiscal e da não apresentação da copia autenticada pela repartição fi scal competente, o Outorgado deverá recolher o valor à FAPERJ. BANCO BRADESCO Agencia: Conta corrente: Código de identifi cação o CPF do(a) Outorgado(a) Material de Consumo - O que é material de consumo? É material que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua duração limitada no tempo. Limitação de utilização do bem no tempo aproximado de 02(dois) anos. - Como comprovar? 1. 1ª via da Nota Fiscal original; 2. ATENÇÃO Todas as Notas Fiscais deverão ser emitidas em nome do OUTORGADO/ FAPERJ. Em casos excepcionais PODERÁ A NOTA FISCAL SER EMITIDA em nome da Instituição do Outorgado. 2. Colar todas as notas fi scais, inclusive as do tamanho A4, em folha de papel A4, uma vez que a Prestação de Contas será anexada ao processo Administrativo; 3. Declarar (atestar) na própria nota fi scal que o material foi recebido e o Outorgado deverá datar e rubricar esta informação. 9

10 EXTRAVIO DE NOTA FISCAL O Outorgado poderá atender ao disposto no 1 do art. 91 da Lei Estadual n 287, de 04 de dezembro de 1979, a seguir transcrito: No caso de extravio ou inutilização da primeira via do documento fi scal, poderá ser aceita cópia do documento devidamente autenticada pela repartição fi scal competente;.... Obs: Repartição fi scal competente é o órgão que controla o recolhimento dos impostos devidos da referida nota extraviada. No caso de extravio de Nota Fiscal e da não apresentação da copia autenticada pela repartição fi scal competente, o Outorgado deverá recolher o valor a FAPERJ. BANCO BRADESCO Agencia: Conta corrente: Código de identifi cação o CPF do(a) Outorgado(a) Alugueis - Exemplos de alugueis: Alugueis de salas, alugueis de som, alugueis de veículos, etc... - Como comprovar? 1ª via da Nota Fiscal de Serviço original; - ATENÇÃO Todas as Notas Fiscais deverão ser emitidas em nome do OUTORGADO/ FAPERJ. Em casos excepcionais PODERÁ A NOTA FISCAL SER EMITIDA em nome da Instituição do Outorgado. - Colar todas as notas fi scais, inclusive as do tamanho A4, em folha de papel A4, uma vez que a Prestação de Contas será anexada ao processo Administrativo; 10

11 - Declarar (atestar) na própria nota fi scal que o serviço foi prestado e o Outorgado deverá datar e rubricar esta informação. EXTRAVIO DE NOTA FISCAL O Outorgado poderá atender ao disposto no 1 do art. 91 da Lei Estadual n 287, de 04 de dezembro de 1979, a seguir transcrito: No caso de extravio ou inutilização da primeira via do documento fi scal, poderá ser aceita cópia do documento devidamente autenticada pela repartição fi scal competente;.... Obs: Repartição fi scal competente é o órgão que controla o recolhimento dos impostos devidos da referida nota extraviada. No caso de extravio de Nota Fiscal e da não apresentação da copia autenticada pela repartição fi scal competente, o Outorgado deverá recolher o valor a FAPERJ. BANCO BRADESCO Agencia: Conta corrente: Código de identifi cação o CPF do(a) Outorgado(a) Gráfica - 1ª via da Nota Fiscal de Serviço original; - ATENÇÃO Todas as Notas Fiscais deverão ser emitidas em nome do OUTORGADO/ FAPERJ. Em casos excepcionais PODERÁ A NOTA FISCAL SER EMITIDA em nome da Instituição do Outorgado. - Colar todas as notas fi scais, inclusive as do tamanho A4, em folha de papel A4, uma vez que a Prestação de Contas será anexada ao processo Administrativo; 11

12 - Declarar (atestar) na própria nota fi scal que o serviço foi prestado e o Outorgado deverá datar e rubricar esta informação. EXTRAVIO DE NOTA FISCAL O Outorgado poderá atender ao disposto no 1 do art. 91 da Lei Estadual n 287, de 04 de dezembro de 1979, a seguir transcrito: No caso de extravio ou inutilização da primeira via do documento fi scal, poderá ser aceita cópia do documento devidamente autenticada pela repartição fi scal competente;.... Obs: Repartição fi scal competente é o órgão que controla o recolhimento dos impostos devidos da referida nota extraviada. No caso de extravio de Nota Fiscal e da não apresentação da copia autenticada pela repartição fi scal competente, o Outorgado deverá recolher o valor a FAPERJ. BANCO BRADESCO Agencia: Conta corrente: Código de identifi cação o CPF do(a) Outorgado(a) Outros - Verba destinada para complementar somente as rubricas que foram aprovadas no Plano de Aplicação do Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio, como Passagens, Diárias, Serviços de Terceiros, Material de Consumo, Alugueis, Correio, Gráfi ca, material permanente, equipamento e/ou obras/instalação. Exemplo: Em caso de no Plano de Aplicação não constar valores para Diárias, o Pesquisador não poderá pagar diárias com a rubrica Outros. 12

13 Comprovantes bancários obrigatórios - Esta conta só poderá ser movimentada no prazo de execução do projeto, qualquer valor na conta corrente ou a ser depositado fora do prazo deverá ser recolhido a FAPERJ. 1. Extrato bancário com toda movimentação, desde a abertura da conta até o saldo fi nal zerado com toda a movimentação da conta corrente. 2. Todas as sobras de Cheques, assim como, todos os canhotos utilizados e o (s) cartão (ões) inutilizado (s). Colar todos os cheques e cartões em folha de papel A4, uma vez que a Prestação de Contas será anexada ao processo Administrativo; 3. Guia de recolhimento de saldo remanescente (recibo do depósito), se houver, devidamente colado ao centro da folha de papel A4. BANCO BRADESCO Agencia: Conta corrente: Código de identifi cação o CPF do(a) Outorgado(a) Colar todas as guias de depósitos em folha de papel A4, uma vez que a Prestação de Contas será anexada ao processo Administrativo; 4. Carta de encerramento de conta corrente assinada pelo Banco, com carimbo da agência bancária. 13