ROTEIRO DE REQUERIMENTO COM E-PROCESSO Este roteiro orienta a como preparar os documentos para formalização de eprocessos na IRF/SP. Os pedidos que devem ser preparados desta maneira são: Habilitações no RADAR (exceto simplificada Pessoa Física e especial), desde 02/05/2011; Alteração ou inclusão de Responsável Legal no RADAR/SISCOMEX, desde 02/05/2011; Revisão de estimativa, desde 02/05/2011; Recursos contra indeferimentos dos assuntos acima, quando o pedido já foi apresentado em meio digital, desde 02/05/2011; Registro no cadastro de Despachantes e de Ajudante de Despachantes, a partir de 06/06/2011; Registro de Contratos de Vinculação por encomenda e por conta e ordem, a partir de 06/06/2011; Habilitação de Transportadora no SISCOMEX Trânsito, a partir de 06/06/2011. 1- PREPARAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO E DO(S) ARQUIVO(S) 1. Preparar a documentação nos mesmos moldes que se era exigido para a formalização em papel, ou seja, cópias autenticadas dos documentos e firmas reconhecidas nos requerimentos e declarações do contribuinte. Não carimbar ou escrever EM BRANCO no verso. Caso haja páginas com apenas o carimbo EM BRANCO no verso, não digitalizá-las ou apagar essas imagens antes da criação do PDF. ATENÇÃO: É obrigatória a inclusão, dentro da documentação digitalizada, da tela de comprovação da opção pela Caixa Postal Eletrônica. (Ver item 2 deste manual, na página 3.) 2. Ordenar a documentação seguindo a ordem estabelecida nos check-lists constantes neste CD. Depois, numerar as páginas e montar um índice, seguindo a lista de documentos (check-list) disponível neste CD, indicando em qual folha se inicia cada grupo de documentos. Por exemplo: 1
ÍNDICE DO REQUERIMENTO DE HABILITAÇÃO SIMPLIFICADA EMPRESA: LOJA DA ESQUINA CNPJ: 00123456/0001-12 Índice...folha 01 Requerimento...folha 02 Documento identificação do Responsável.........folha 05 Atos constitutivos.........folha 14 Ou: ÍNDICE DO REQUERIMENTO DE VINCULAÇÃO POR CONTA E ORDEM EMPRESA: LOJA DA ESQUINA CNPJ: 00123456/0001-12 Requerimento...folha 01 Documento identificação do Responsável...folha 05 Atos constitutivos.......folha 06 Índice......folha 23 E assim sucessivamente, até incluir todos os documentos. 3. Digitalizar todos os documentos, frente e verso, em resolução 300 dpi e preto e branco, salvando-os em um arquivo de extensão.pdf. 4. Tomar cuidado para não deixar de digitalizar as páginas que contenham etiquetas dos cartórios. Se possível, pedir no cartório que as etiquetas de autenticação e reconhecimento de firma sejam afixadas na frente do documento. 5. Cada documento incluído pelo atendente da RFB no e-processo demanda um procedimento que leva bastante tempo para ser feito. Por isso, deve-se criar APENAS um documento digital contendo todo o conjunto de documentos em papel, desde que menor do que 14 MB. 6. Verificar no software usado para a criação do arquivo pdf se há opções que permitam uma maior compactação do arquivo. Esses softwares normalmente possuem configurações como compactação, salvar em menor tamanho, etc. No link http://www.mhavila.com.br/topicos/mm/gspdf.html há uma lista de softwares gratuitos que podem ser usados para a geração do arquivo pdf. Há ainda os softwares que, a partir de um arquivo pdf já existente, de tamanho grande, o converte e cria um novo pdf de tamanho bem menor. 7. O e-processo não aceita arquivos maiores do que 14 MB. Caso o arquivo resultante tenha um tamanho maior do que 14 MB, fracioná-lo em arquivos menores, com no máximo 14 MB cada. Na hora da recepção, se o arquivo estiver maior do que 14 MB, o sistema irá recusá-lo e deverá ser feito outro arquivo. 2
8. Nunca criar um documento digital para cada folha do requerimento. Criar sempre o menor número de arquivos possível, respeitando o tamanho máximo de 14 MB por arquivo. 9. Nomear o arquivo da seguinte maneira: Razão social curta+cnpj básico+tipo de serviço.pdf. P. Ex.: Lojadaesquina00123456pqmonta.pdf Ou, no caso de mais de um arquivo: Lojadaesquina00123456pqmonta1-2.pdf Lojadaesquina00123456pqmonta2-2.pdf Obs.: NÃO UTILIZAR PONTOS NO NOME DO(S) ARQUIVO(S). ISSO IMPEDE SEU USO NO E-PROCESSO. 9. Gravar o arquivo em CD/DVD. 10. Fazer a validação dos arquivos, a partir do CD/DVD, pelo SVA (ler item 4 deste roteiro página 14). 11. Preencher o Recibo Declaratório (anexo I da OS IRF/SPO Nº 5/2011), informando nele os dados obtidos no SVA. 12. Apresentar na recepção do pedido, o CD, o Recibo Declaratório (contido na pasta RECIBO DECLARATÓRIO - ANEXO I OS IRFSPO 05-2011 deste CD) e o Recibo do SVA, AMBOS EM PAPEL, assinados e com firma reconhecida. 13. Nos casos de habilitação ordinária no RADAR/SISCOMEX, apresentar também outro CD/DVD com os anexos 1 A, 1 B e 1C. Este CD não precisa de validação no SVA e nem de recibo declaratório. 2 - CAIXA POSTAL NO E-CAC Com o e-processo, o Contribuinte tem acesso ao conteúdo integral do seu processo pela internet, podendo ler os documentos digitalizados incluídos no processo, seja pelo próprio Contribuinte, sejas pela RFB. As comunicações para ciência do Contribuinte, acerca do andamento do e-processo, serão feitas pela Caixa Postal Eletrônica no e-cac. A visualização dos documentos no e-processo só ocorre se o Contribuinte tiver feito a opção pelo Domicílio Tributário Eletrônico, como a caixa postal eletrônica é oficialmente chamada. Por isso, será necessário incluir, na documentação que será digitalizada, o comprovante de adesão à caixa postal no e-cac. 3
A Caixa Postal Eletrônica deverá ser do contribuinte (Pessoa Física ou Jurídica) requerente da habilitação, nunca de seus representantes e a opção poderá ser feita pelo próprio Representante Legal do Contribuinte, através do e-cnpj ou e-cpf do Responsável legal no CNPJ ou de seu Procurador Eletrônico (através de certificado digital) desde que habilitado para tal (Ver o item 3 PROCURAÇÂO ELETRÔNICA deste roteiro, na página 8.). a - COMO FAZER A OPÇÃO Acessar o portal do e-cac, na tela abaixo: Selecionar a forma de acesso ao e-cac, ou seja, via certificado digital ou via código de acesso (as informações para acesso via código de acesso podem ser obtidas nos links abaixo do campo de senha do acesso). 4
Se o acesso tiver sido feito por e-cpf, o e-cac estará direcionado para o Contribuinte pessoa física detentora de e-cpf. Para que a opção seja feita em nome do Contribuinte pessoa jurídica, é necessário alterar o perfil de acesso, conforme a tela abaixo: Dentro da tela abaixo, selecionar a opção Caixa Postal : 5
Na tela seguinte, selecionar Termo de Opção Por Domicílio Tributário Eletrônico : Na sequência, aparece a tela com o termo de opção. Ler com atenção o conteúdo do TERMO DE OPÇÃO POR DOMICÍLIO TRIBUTÁRIO ELETRÔNICO e selecionar Enviar Opção : 6
A última tela é a confirmação do sucesso da transação. Esta tela deve ser impressa com CNPJ e Razão Social (copiar a tela inteira e colar em outro aplicativo, como o Paint ou mesmo o Word) e imprimir a partir deste último) e digitalizada junto com o restante dos documentos da petição. Nunca junte a tela anterior, pois nela ainda não se efetivou a opção pela Caixa Postal Eletrônica. Caso o Contribuinte já seja optante, anexar a tela de leitura das mensagens, sempre com CNPJ e Razão Social. Nesta tela, também, é possível fazer o cadastramento de celulares para recebimento de mensagens informando a chegada de novas mensagens na Caixa Postal Eletrônica. b - COMO ACESSAR AS MENSAGENS Acessando o e-cac com o certificado digital, dentro do perfil de acesso do contribuinte pessoa física ou jurídica, selecionar a opção Caixa Postal Mensagens : 7
3 - PROCURAÇÃO ELETRÔNICA A Procuração Eletrônica serve apenas para a representação do Contribuinte dentro do e-cac. Ela não substitui as procurações em papel dentro dos pedidos formalizados à RFB, mesmo que em e-processo, nem para confirmar a representação no despacho aduaneiro. Para os e-processos na RFB, a procuração eletrônica pode abranger os seguintes serviços: Caixa postal mensagens: Serve apenas para delegar competência ao procurador acessar a caixa postal e ler as mensagens contida lá. É necessário para que se possa ler o conteúdo dos documentos do e-processo; Caixa postal Termo de opção pelo Domicílio Tributário Eletrônico: Permite ao procurador eletrônico fazer a opção pela caixa postal eletrônica para o Contribuinte; Processos Digitais: Permite o acompanhamento do e-processo,com a possibilidade de leitura dos documentos que o compõe, desde que haja a opção pela caixa postal eletrônica. Há dois tipos de procurações eletrônicas na RFB. Cada uma atende a uma das situações abaixo: 1 PROCURAÇÃO ELETRÔNICA Outorgante e outorgado com certificado digital, e 2 PROCURAÇÃO PARA A RECEITA FEDERAL DO BRASIL Outorgante sem certificado digital e outorgado com certificado digital. 8
a - COMO CADASTRAR PROCURADORES NA PROCURAÇÃO ELETRÔNICA O CONTRIBUINTE deve acessar, com o certificado digital ou senha de acesso, a tela abaixo: Selecionar o serviço Procuração Eletrônica : 9
Selecionar Cadastrar Procuração : Nesta tela, informar o CPF/CNPJ do Procurador, a data de validade daprocuração e o(s) poder(es) abrangidos pela procuração: 10
b - COMO SOLICITAR A PROCURAÇÃO PARA A RFB Não há necessidade de o outorgante possuir certificado digital para constituir a procuração. A procuração será emitida, exclusivamente, a partir do aplicativo disponível no sítio da RFB na Internet, e conterá a hora, a data de emissão e o código de controle a ser utilizado no processo de validação da procuração em unidade de atendimento da RFB. Essa procuração deverá ser impressa e assinada pelo outorgante ou por procurador constituído por procuração pública específica com poderes próprios para a realização desta outorga, na presença de servidor de unidade de atendimento da RFB. Quando se tratar de pessoa jurídica, deverá ser assinada pelo responsável da empresa perante o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ). A procuração deverá ser entregue em uma Unidade de Atendimento (no Estado de São Paulo, nos CACs das DRFs/DERATs), no prazo de 30 (trinta) dias contados da data de sua emissão, acompanhada de cópias autenticadas dos documentos de identidade do outorgante e outorgado, sendo que a autenticação das cópias também poderá ser efetuada pela própria unidade de atendimento da RFB, mediante apresentação dos documentos originais, para que ela seja conferida e validada no sistema. Somente a partir da aceitação da procuração na Unidade da RFB, é que o possuidor do certificado passará a ter acesso aos serviços, em nome do outorgante. Lista das Unidades de Atendimento: http://www.receita.fazenda.gov.br/aplicacoes/atbhe/unidadesatendimento/centroate ndimento.htm Essa procuração terá prazo de validade de 5 (cinco) anos, salvo se for fixado prazo menor pelo outorgante, sendo vedado o substabelecimento.conforme da Instrução Normativa RFB nº 944, de 29/05/2009, esta procuração terá a validade de 5 (cinco) anos. Entrar no link marcado na tela abaixo: 11
Selecionar a opção Solicitação de Procuração para a Receita Federal do Brasil : Nesta tela, o Contribuinte pode Cadastrar, consultar ou cancelar a procuração. Selecione Cadastro : 12
Nesta tela, informar os dados do Outorgante e do Outorgado: Depois, selecionar, dentro da lista de serviços disponíveis, a opção Processos Digitais, dentro dos serviços Destinados tanto a Pessoa Física quanto a Pessoa Jurídica : 13
4 - ORIENTAÇÕES SOBRE O USO DO SVA PARA VALIDAÇÃO DE ARQUIVOS DIGITAIS O aplicativo SVA (Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos) deverá ser utilizado para a emissão do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais que compõe os requerimentos relacionados à habilitação no SISCOMEX. O download do aplicativo pode ser feito no sítio http://www.receita.fazenda.gov.br, em Download de Programas, Programas para Empresas, Fornecimento de Programas Pessoa Jurídica. 14
UTILIZAÇÃO Na primeira tela do aplicativo, clicar em Editar : 15
Nesta tela, informar os dados da empresa e do Responsável Legal que irá assinar o Recibo de Entrega e depois salvar. Os demais campos devem ser deixados em branco: Selecionar a opção Autenticação de Documentos e depois Avançar : 16
Os arquivos a ser validados serão selecionados agora. Clicar em Adic. Arquivos e depois em Prosseguir : Em Examinar, indicar a Unidade de CD/DVD: 17
Selecionar os arquivos a ser validados: Prosseguir: 18
Clicar em Recibo de Entrega : Preencher as informações adicionais dos arquivos na tela a seguir: 19
Em Destino do Relatório, selecionar Imprimir : Apresentar o recibo em papel, assinado e com firma reconhecida, juntamente com o CD/DVD contendo os arquivos. 20
5 - ACOMPANHAMENTO DO E-PROCESSO NO E-CAC Com o e-processo, o Contribuinte tem acesso direto ao conteúdo do processo, via internet, pelo e-cac, dentro do sítio da RFB. Para tanto, o contribuinte ou seu representante, com procuração eletrônica, precisam acessar o e-cac com certificado digital. ATENÇÃO: O acesso ao e-processo por senha de acesso não permite a visualização do teor integral dos documentos do processo. Na próxima tela, selecionar Acessar o Portal e-cac: 21
E depois: Nesta tela, entrar em Alterar Perfil de Acesso e informar em qual situação abaixo se enquadra e o CPF/CNPJ do Contribuinte: 22
Nesta tela, selecione a opção Processo Digital : 23